Digitalisierung als Grundlage für Remote-Work (Homeoffice)
Nach 25 Jahren, in denen wir für die verschiedensten Kunden Akten digitalisiert haben, ist die Digitalisierung schon zur Routine für uns geworden. Trotzdem überraschen uns die Beweggründe für die Digitalisierung von Akten manchmal doch noch.
Bis vor 10 Jahren ging es noch hauptsächlich darum, mit der digitalen Archivierung Platz zu sparen. Heute sind die Gründe für ein digitales Aktenarchiv heute vielfältiger als je zuvor:
- -Schnelles & gezieltes Finden von Dokumenten & Informationen
- -Vernetzen von Abteilungen und Niederlassungen
- -Publikation & Verteilung von Dokumenten
- -Dokumentenprozesse per WorkFlow steuern
- -Gesetzliche Aufbewahrungspflichten erfüllen
Bei einem unserer letzten Kunden war die Idee noch eine andere. Wir haben das komplette Archiv einer Niederlassung digitalisiert und die Akten anschließend vernichtet. Der Beweggrund für die Digitalisierung ist nicht nur die einfachere Verfügbarkeit von Informationen, mögliche remote Arbeit. Digitalisierung ist hier die Grundlage für das Homeoffice.
Während der „Corona-Phase“ haben die Mitarbeiter sehr gute Erfahrungen mit der Arbeit im Homeoffice gemacht. Sie und auch die Geschäftsleitung sahen so viele Vorteile, dass man fast ausschließlich auf Remotearbeit von zu Hause umgestiegen ist.
So entstand der Gedanke, das Geschäftsmodell komplett so umzustellen und auch die Geschäftsräume aufzugeben.
Geschäftsräume aufgeben? Einfach so?
Nachdem alle etwaigen Bedenken geklärt waren, schaute man, was noch zu klären sei, um die Niederlassung räumlich zu schließen. Die technischen Voraussetzungen waren durch Corona bereits gegeben. Die Arbeitsabläufe waren schon alle entsprechend angepasst.
Schließlich kam aber das Thema des Archivs auf. Nicht nur in den Büros der Mitarbeiter, vor allem im Keller befanden sich große Mengen Akten, die zum einen für das Unternehmen von großer Bedeutung waren, aber auch laut gesetzlicher Aufbewahrungspflicht noch über Jahre vorgehalten werden müssen.
Eine kurze Google Recherche und ein Telefonat mit Smart-Store ergaben, dass sowohl die gesetzliche Aufbewahrungspflicht als auch das Eigeninteresse an der Aufbewahrung der Akten durch ein digitales Aktenarchiv vollumfänglich erfüllt werden können.
Scandienstleister unterstützt auf dem Weg ins Homeoffice
Nachdem Smart-Store gemeinsam mit dem Kunden eine digitale Archivstruktur sowie Speicherform erarbeitet hatte, wurden durch Smart-Store alle Akten der Niederlassung verpackt und ins Scanzentrum nach Osterholz-Scharmbeck transportiert. Dort wurden sie Akten für den Scan vorbereitet (entklammert usw.) und schließlich digitalisiert. Die Dateien wurden zudem auch mit entsprechenden Suchbegriffen indiziert.
Auf die digitalen Akten greifen die Mitarbeiter über eine gesicherte Cloud sekundenschnell aus Ihrem Homeoffice zu. Nachdem alle Daten entsprechend kontrolliert wurden, sind nun auch die Originale entsprechend vernichtet und ein räumliches Archiv wird nicht mehr benötigt.
Die Erfahrungen der Mitarbeiter im Homeoffice fließen inzwischen sogar in ein neues Projekt ein: Weitere Niederlassungen sollen ebenfalls digitalisiert, wenn auch nicht gleich ganz räumlich aufgegeben werden. Und auch die Akten der Hauptverwaltung sollen digital archiviert werden. Somit entsteht ein komplettes digitales Firmenarchiv, unabhängig von wo die Mitarbeiter zugreifen, ob Homeoffice oder Firmenbüro, alle Dokumente stehen allen Mitarbeitern (je nach Berechtigung) sofort digital am PC zur Verfügung.
Wenn auch Sie Interesse am Zugriff auf Akten & Dokumente für z.B. Remote-Arbeit aus dem Homeoffice oder für die reibungslose Zusammenarbeit mehrerer Niederlassungen haben, sprechen Sie uns gerne an.