Effiziente Arbeit & gute Work-Life-Balance durch Digitalisierung

Überarbeitung und fehlende Arbeitsmotivation

Am Ende des Tages ist noch zu viel Arbeit übrig und es sind generell einfach zu viele Aufgaben da. Vielleicht müssen die Aufgaben dann besser aufgeteilt werden. Vielleicht fehlen schlicht Mitarbeiter. Oft sind aber auch interne Prozesse „schuld“ an der Misere. Man beschäftigt sich zu viel mit Zeitfressern und unnötigen Zusatzaufgaben. Man arbeitet nicht effizient. Es fehlt das klassische Erfolgserlebnis am Ende eines Arbeitstages. Dieses ständige „nicht-fertig-werden“ raubt einem die Motivation. Das #Homeoffice macht das oft sogar noch schlimmer, da man auch räumlich immer auf der Arbeit ist und niemals in den Feierabend-Modus kommt. Dadurch entsteht selbst bei arbeitsverliebten Workaholics schnell eine Job-Frustration.

Was kann man dagegen unternehmen?

Den ersten Schritt in die richtige Richtung hat man getan, wenn man festgestellt hat, dass man etwas unternehmen muss und will. Damit ist der Anfang für eine Verbesserung schon gemacht.  

Jetzt gilt es ein nachhaltiges Konzept zu erstellen, um die Situation langfristig wirklich zu verbessern. Diese fünf Schritte sind dafür wichtig:

Ist Zustand erfassen – Der Prozess sollte einmal im aktuellen Zustand erfasst werden. Wer macht, wann was und wie. Tipp: Den Prozess am besten zu Papier bringen. Dann vergisst man einzelne Arbeitsschritte nicht so schnell und bekommt mal einen Überblick über die Arbeitsschritte und Zuständigkeiten.

Ist Zustand analysieren – Jetzt gilt es den aufgeschriebenen Prozess zu analysieren und zu bewerten. Wenn man den aktuellen Prozess genau notiert hat, dann sieht man häufig schnell an welchen Stellen es hakt und wo die Zeitfresser stecken.

Optimieren – Gemeinsam mit den beteiligten Mitarbeitern und am besten noch mit einem objektiven Mitarbeiter oder sogar einem externen Berater sucht man nach Optimierungsmöglichkeiten für die jeweiligen Arbeitsschritte oder sogar für den gesamten Prozess. An dieser Stelle kommt die Digitalisierung ins Spiel. Durch den Einsatz von Software zum Beispiel können viele Arbeitsschritte vereinfacht werden. Einige manuelle Arbeitsschritte können sogar ganz durch Automatisierung ersetzt werden. Wichtig ist an dieser Stelle, dass die neuen Prozesse zu den Mitarbeitern und dem Unternehmen passen.

Etablieren – Ist die richtige Lösung z.B. eine Software gefunden, dann ist eine strukturierte Einführung und Umstellung das A & O. Damit die Umstellung einwandfrei funktioniert ergibt es Sinn, die Mitarbeiter bei der Neuerung von Anfang an mitzunehmen und mit einzubinden. Dadurch wird die Akzeptanz verbessert. Müssen noch Papiere gescannt werden, um digital in der Software zur Verfügung zu stehen, ist es sinnvoll sich Unterstützung durch einen Scanservice zu suchen. Dadurch hat man die Zeit sich ganz auf die Prozessoptimierung und das Alltagsgeschäft zu konzentrieren und lädt sich nicht wieder zeitfressende Zusatzaufgaben auf.

Nachjustieren – Nach einer gewissen Laufzeit und Arbeit mit dem neuen Prozess sollte man ein Zwischenfazit ziehen. Was ist gut und funktioniert? Gibt es eventuell irgendwo Probleme? Müssen an dem Prozess noch einmal Änderungen vorgenommen werden? Prozesse darf man sich nicht zu statisch vorstellen. Sie sind wandelbar, aber eben auch lebendig und entwickeln sich durch die tägliche Praxis selbst weiter. Mal zum besseren, aber manchmal leider auch zum Schlechteren. Durch ein regelmäßiges Fazit und Hinterfragen der Prozesse kann man dem entgegenwirken.

 

Digitalisierung als Wunderwaffe in der Prozessoptimierung

Digitale Prozesse sind ein wichtiger Baustein in der Vereinfachung und Optimierung vieler Arbeitsschritte. Zwar bleibt die manuelle Arbeit immer ein wichtiger Bestandteil erfolgreicher Prozesse, doch durch Software und digitale Dokumente kann man an vielen Stellen Zeit sparen. Aufgaben werden vereinfacht. Absprachen und gemeinsames Arbeiten ist immer und viel einfacher möglich – ganz unabhängig vom Arbeitsort der einzelnen Mitarbeiter. Automatisierte Workflows unterstützen die Mitarbeiter bei wiederkehrenden Aufgaben. Es gibt so viele Einsatzmöglichkeiten für digitale Lösungen und alle haben das Ziel die Arbeitswelt einfacher und besser zu machen.

Scanservice unterstützt bei der Umsetzung

Ein absoluter Vorteil bei der Umstellung auf digitales Arbeiten sind digitale Dokumente. Leider liegen in vielen Firmen die meisten Dokumente und Akten noch in Papierform vor. Mit einem Scanservice wird man mit dieser Papierflut ganz einfach und sicher fertig.

Hier ein paar Beispiele, wo ein Scanservice bei der Digitalisierung unterstützen kann:

Einführung der digitalen Personalakte - Digitalisieren von Personalakten

Digitalisierung eines Bauaktenarchivs – Scan von Mischakten/Bauakten

Umstellung auf die digitale Patientenakte – Scan von Patientenakten

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