Fünf erste grundlegende Schritte zum papierlosen Büro
Dokumente sind grundsätzlich erstmal schlecht zu durchsuchen. Analoge Papiere natürlich besonders. Auch wenn eine Ablage gut durchdacht und organisiert ist, gestaltet sich eine Suche nach dem richtigen Dokument als langwierig. Zumal eine Ablage nur eine Organisationsstruktur ist. Das Dokument selbst ist dabei nicht durchsuchbar.
Netzlaufwerke sind schlecht zu durchsuchen.
Erstaunlicherweise gilt das auch für Netzlaufwerke. Diese sind per Standard genauso schlecht zu durchsuchen, wie der Aktenschrank im Büro. Durch doppelt oder dreifach abgelegte Dokumente entstehen schnell teure Redundanzen. Dabei spielt der Speicherbedarf nicht die entscheidende Rolle, sondern die tägliche Suche in den Tiefen der Verzeichnisstruktur und der Identifizierung der jeweils aktuellen und richtigen Version eines Dokuments. Kommen Ihnen Dateinamen wie „Textentwurf04_final_korrektur05_ohnefreigabe.doc“ bekannt vor?
Mitarbeiter umgehen gerne vorgeschriebene Ablageorte.
Gerne umgehen Mitarbeiter auch Ablagestrukturen, weil sie Bedenken haben später wichtige Dokumente in den Tiefen des Netzlaufwerkes nicht wiederzufinden. Oder es handelt sich um eine oft verwendete Datei. Das führt dazu, dass Dokumente doch lokal abgelegt werden. Schon löst sich jede Backup-Strategie in Luft auf und bei einem Defekt der lokalen Festplatte ist der GAU eingetreten. Im Krankheits- oder Urlaubsfall stehen Kollegen vor Herausforderungen. Dringend benötigte Dateien befinden sich nur auf dem Rechner des abwesenden Kollegen und sind damit nicht verfügbar.
Der vermeintlich sichere Weg: Dokumente ausdrucken.
Die hier genannten Beispiele lassen sich leicht ergänzen. Grundsätzlich erfahren die Mitarbeiter bisher keinen wirklichen Mehrwert von elektronischen Dokumenten im Vergleich zu analogen Geschäftspapieren. Entsprechend gehen Mitarbeiter dann oft wieder den vermeintlich sicheren Weg und drucken Dokumente doch wieder aus. Es gilt also den Mitarbeitern einen wirklichen Mehrwert durch elektronische Dokumente zu bieten.
Modernes Dokumentenmanagement macht Vorteile elektronischer Dokumente nutzbar.
Alle modernen Dokumentenmanagementsysteme bieten inzwischen eine OCR-Texterkennung und eine gute Suchfunktion. Dringend benötigte Dokumente können dadurch sehr schnell und innerhalb weniger Sekunden gefunden werden. Aus Millionen von Dateien. Datensilos im Netzlaufwerk, Papierstapel auf dem Schreibtisch oder alte Aktenschränke müssen so zukünftig nicht mehr mühsam durchsucht werden. Ein hoher Frustanteil in der täglichen Arbeit der Mitarbeiter verschwindet und diese können sich wieder auf ihre Kernaufgaben fokussieren.
Die Auskunftsfähigkeit des Unternehmens wird enorm gesteigert.
Zudem wird die Auskunftsfähigkeit des gesamten Unternehmens enorm gesteigert. Eine Auflistung aller Bestellungen eines Kunden? Die Nachfrage nach einem lang zurückliegenden Auftrag? Innerhalb von Sekunden sind alle benötigten Informationen vorhanden und der Vorgang erledigt.
Die schnelle Wiederauffindbarkeit von Dokumenten ist nur einer von vielen Vorteilen eines modernen Dokumentenmanagements. Um diese Vorteile nutzen zu können, muss aber eine bestimmte Vorrausetzung gegeben sein: Alle Unternehmensdokumente müssen elektronisch vorgehalten werden.
Das ist aber gar nicht so kompliziert, geschieht teilweise automatisch und ist deutlich kostengünstiger als analoge Papiere zu verwalten und zu bearbeiten.
Folgende Fünf Schritte als erste grundlegende Handlungsmaßnahmen zum papierlosen Büro:
1. Das alte Aktenarchiv digitalisieren.
Hierbei muss nicht zwingend zehn Jahre zurückgegangen werden. Nach individuellen Gegebenheiten kann es durchaus reichen, die Ordner und Akten der letzten zwei Jahre zu digitalisieren. Ältere Dokumente können bei Bedarf gescannt und digital bereitgestellt werden. Für eine individuelle Beratung sprechen Sie uns gerne an.
2. Lieferanten und Geschäftspartner bitten Dokumente elektronisch bereitzustellen.
Viele Lieferanten senden Rechnungen inzwischen elektronisch per E-Mail. Das schont nicht nur die Umwelt, sondern spart auf beiden Seiten enorme Kosten. Pro eingehender E-Mail können bis zu elf Euro an Kosten eingespart werden. Das bezieht sich insbesondere auf den Vergleich zwischen analoger und elektronischer Eingangsrechnungsverarbeitung.
Wenn ein Lieferant nicht per Standard Dokumente elektronisch bereitstellt: Fragen Sie ihn doch einfach danach?!
3. Selbst keine anlogen Dokumente mehr bereitstellen.
Auch Ihr Unternehmen sollte zukünftig Geschäftsdokumente sicher, aber elektronisch bereitstellen. Das kann per E-Mail, lesender Zugriff auf Ihr DMS via Browser oder auch per sicheren Weblink zum Download erfolgen.
4. Medienumbrüche und analoge Prozesse vermeiden.
Kommen analoge Dokumente ins Unternehmen sollten diese direkt digitalisiert werden. Je nach Anzahl kann hier durchaus unsere Dienstleistung „Digitaler Posteingang“ lohnend sein. Es gibt jedoch inzwischen auch gute Dokumentenscanner für Unternehmen. Der Import in das Dokumentenmanagementsystem Ihrer Wahl erfolgt per sichererem FTP-Upload oder unternehmensintern via SMB.
5. Das Archiv nur noch elektronisch führen.
Seitdem 1. Januar 2017 sind Unternehmen dazu verpflichtet elektronische und steuerrelevante Dokumente auch elektronisch zu archivieren. Elektronisch empfangene Dokumente auszudrucken um sie anschließend zu archivieren, ist nicht mehr zulässig. Es kann jedoch zulässig sein ein ersetzendes Scannen durchzuführen. Das heißt, analoge Dokumente zu scannen und anschließend elektronisch zu verarbeiten und letztendlich auch elektronisch zu archivieren. Das Papieroriginal kann vernichtet werden.
6. Schalten Sie das Netzlaufwerk ab.
Moderne Dokumentenmanagementsysteme können das Netzlaufwerk vollständig ersetzen. So wird vermieden, dass weiterhin parallele Datensilos betrieben werden und weiter Redundanzen vorhanden sind. Mit einer klar strukturierten digitalen Ablage sind alle Dokumente jederzeit, den Berechtigungen entsprechend, für die Mitarbeiter verfügbar.
Diese sechs grundlegenden Handlungsempfehlungen können als grobe Orientierung dienen. Es sollten jedoch immer die individuellen Bedürfnisse des jeweiligen Unternehmens berücksichtigt werden. Dennoch ist ein papierloses Büro schon lange keine Vision mehr, sondern schnell umgesetzt und die Kosten klar zu benennen. Ebenso wie die Vorteile.
Zukünftig werden wir hier auf unserer Webseite die einzelnen Aspekte weiter und detaillierter betrachten.