Jahresabschluss - Belege digital dank Scanservice
Der Jahresabschluss steht an. Dieser kaufmännische Abschluss eines Geschäftsjahres zeigt, wo ein Unternehmen wirtschaftlich nach dem Jahr steht. Nach den Vorgaben des Handelsgesetzbuches besteht der Jahresabschluss aus Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung und bei Kapitalgesellschaften sogar noch einem weiteren Anhang. Die gesamten Dokumente zur Rechnungslegung und Abrechnung eines Jahres werden geprüft, bestätigt und veröffentlicht.
Wozu ein Jahresabschluss ?
Muss jeder einen Jahresabschluss durchführen?
Wie bereits erwähnt wertet der Jahresabschluss die wirtschaftliche Lage eines Unternehmens aus. Neben der Informationsfunktion für zum Beispiel Teilhaber ist die Kenntnis über die wirtschaftlichen Fähigkeiten eines Unternehmens wichtig für die Planung des neuen Jahres. Banken und andere Geldgeber/Gläubiger stützen Ihre Entscheidungen auf diese Auswertung. Die Entscheidungen eines Unternehmens können dank des Jahresabschlusses getroffen oder abgewägt werden. Wichtig ist diese Darstellung der wirtschaftlichen Lage aber besonders auch für die Einstufung in steuerlicher Hinsicht. Finanzbehörden verlangen nachvollziehbare Dokumente und Vorgänge und bemessen anhand des Jahresabschluss die Besteuerung eines Unternehmens.
Generell muss jedes Unternehmen, also Kaufleute im Sinne des Handelsgesetzbuches, einen Jahresabschluss aufstellen. Ausnahme sind Einzelkaufleute, wie Klein- und Einzelunternehmer oder Freiberufler.
Was ist zu beachten und welche Fristen sind einzuhalten?
Die Aufstellung des Jahresabschluss muss in den ersten drei Monaten des neuen Geschäftsjahres für das vergangene Jahr erfolgen. Die Offenlegung muss in digitaler Form beim Betreiber des Bundesanzeigers eingereicht werden. Unabhängig von der Größe eines Unternehmens beträgt die Frist für diese Offenlegung 12 Monate nach dem Abschlussstichtags des Geschäftsjahres.
Welche Folgen hat eine versäumte Offenlegung?
Bei versäumter Offenlegung drohen Ordnungsgeldverfahren. Das Bundesamt für Justiz setzt je nach Größe und Art des Unternehmens ein Ordnungsgeld fest. Bis zu 25.000€, aber mindestens 2500€ kann das Versäumnis kosten. Nach Überschreitung der Frist erfolgt eine Androhung. Sechs Wochen später wird das Ordnungsgeld festgesetzt, sollte die Offenlegung nicht in dieser Zeit nachgeholt werden. Auch ein Einspruch gegen die Androhung hilft leider nicht und hat keine aufschiebende Wirkung.
Vorbereitung der Unterlagen und Optimierungsmöglichkeiten
Für die Aufstellung des Jahresabschluss werden sämtliche Geschäftsunterlagen benötigt. Denn die Erfassung von Belegen, Verträgen und anderen relevanten Dokumenten, ist neben Erfassung und Abgleich von Ausgaben und Vermögen, die wichtigste Vorarbeit. Alle Buchungen und Vorgänge müssen durch Belege nachgewiesen werden.
Das bedeutet, im Zweifelsfall müssen Sie Papiere sortieren und zusammentragen. Eine bestehende und gut sortierte Belegverwaltung, die für die Auswertung zum Jahresabschluss optimiert ist, erspart dabei viel Arbeit.
Vorteile bei der Vorbereitung durch Scanservice
Die digitale Verwaltung von Unternehmensbelegen hat besonders für die Vorbereitung des Jahresabschluss viele Vorteile. Lassen Sie regelmäßig Ihre Dokumente scannen, so sind alle Belege schnell und übersichtlich verfügbar. Dadurch haben Sie frühzeitig den Überblick und alle relevanten Daten und Dokumente im Zugriff.
Doch auch wenn Sie Ihre Belege nicht aktuell digitalisieren, können Sie durch einen Scanservice Ihre Arbeit zur Vorbereitung optimieren. Wir können Ihre Aktenordner nach dem Geschäftsjahr komplett scannen. Für Sie entfällt die mühselige Sortierung und durch unsere Datenerfassung und Volltexterkennung (OCR) können Sie in Sekunden benötigte Dokumente aufrufen und die Daten auswerten. Diese Arbeitsoptimierung erspart Ihnen enorm Zeit und hilft Ihnen die Fristen einzuhalten.
Interessiert? Dann melden Sie sich jetzt bei uns und fordern Sie ein unverbindliches Angebot an.
Lesen Sie hierzu auch unsere Infoseite: Archivierung von Akten
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