Onlinezugangsgesetz - Digitalisierung in der Verwaltung
Vorteile der Digitalisierung in öffentlichen Verwaltungen
Die Digitalisierung von behördlichen Akten hat viele Vorteile. Zum einen können die Akten dadurch einfacher und schneller zugänglich gemacht werden, was die Bearbeitungszeit von Anträgen verkürzt. Zum anderen können die Daten durch die Digitalisierung besser gesichert und vor Verlust geschützt werden. Horrorszenarien wie im Stadtarchiv Köln sind nur ein Beispiel dafür, wie schnell trotz eines vermeintlich sicheren Archivs, der Verlust wichtiger und historischer Informationen droht.
Herausforderung bei der Digitalisierung
Allerdings müssen bei der Digitalisierung von Akten auch einige rechtliche und technische Anforderungen beachtet werden. So müssen beispielsweise die geltenden Datenschutzvorschriften eingehalten werden, um den Schutz personenbezogener Daten sicherzustellen. Auch müssen die digitalisierten Akten so gespeichert und archiviert werden, dass sie über einen längeren Zeitraum hinweg zugänglich und lesbar bleiben. In den meisten Verwaltungen fehlt dafür nicht nur oft das nötige Wissen, sondern oft auch einfach die Mitarbeiter für die Umsetzung.
Digitalisierung mit Unterstützung
Da kommen professionelle Scandienstleister wie die Smart-Store GmbH ins Spiel. Durch langjährige Erfahrung und die Spezialisierung auf den Bereich der Digitalisierung wird die Einhaltung aller Anforderungen gewährleistet. Es wird sich nicht nur nebenbei mit der Digitalisierung und den geltenden Gesetzen und Anforderungen beschäftigt. Digitalisierung ist unser Tagesgeschäft. Wir zählen bisher zahlreiche öffentliche Verwaltungen (Städte, Gemeinden & Landkreise) zu unseren zufriedenen Kunden. Melden Sie sich gerne für ein erstes Beratungsgespräch und ein unverbindliches Angebot zur Budgetermittlung. Direkt Kontakt aufnehmen
Fazit zur Digitalisierung
Insgesamt lässt sich sagen, dass die Digitalisierung von behördlichen Akten im Zuge des Online-Zugangsgesetzes sinnvoll und notwendig ist, um den Bürgern und Unternehmen einen schnellen und einfachen Zugang zu Verwaltungsleistungen zu ermöglichen. Dabei müssen jedoch alle relevanten rechtlichen und technischen Anforderungen beachtet werden. Ist das organisatorisch nicht möglich, macht es Sinn, bestimmte Aufgaben über Outsourcing an Spezialisten zu vergeben. Digitalisierung ist und sollte eine Aufgabe sein, die gemeinschaftlich für und mit der Bevölkerung geschultert wird.