Rechnungen verschicken – digital oder auf Papier? 09. Oktober 2017

Rechnungen auf Papier verschicken ? Für eine Firma die sich das Wort Digitalisierung groß auf die Flagge geschrieben hat, eigentlich ein Unding. Doch auch wir haben bis vor kurzem noch alle Rechnungen per Post, auf Papier verschickt. Warum? Man könnte jetzt meinen, wir wollen nicht, dass uns die Arbeit ausgeht. Doch die wahren Gründe sind Unternehmensstrukturen und gesetzliche Vorgaben. Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Buchführung verlangen eine lückenlose Aufzeichnung und eine leichte Nachvollziehbarkeit der Buchhaltung. Das schließt seit der GoBD digitale Rechnungen zwar mit ein, aber die Regelung zur Zusammenführung der digitalen und analogen Belege, war zu Beginn nicht so ganz klar. Der Hauptteil der Rechnungen lag  in Papierform vor. Somit wäre man zur Einhaltung der lückenlosen Nachweisführung, quasi gezwungen gewesen, für die elektronischen Rechnungen ein zweites Archiv zu führen. Zwei Archive bedeuten mehr Aufwand und eine schlechte Übersicht.

Das Management und die Buchhaltung vieler Firmen waren einfach noch nicht soweit. Besonders die Unsicherheit gegenüber den Finanzbehörden, hemmte die Digitalisierung.  Doch der Umbruch kommt und die Zeit ist reif für den nächsten Schritt in Richtung „Papierloses Büro“.

Was hat sich geändert?

In den letzten Jahren hat sich viel getan. Die Anforderungen an das Dokumentenmanagement und die Prioritäten haben sich geändert. Networking, globale Geschäftsbeziehungen und optimierte Workflows bestimmen den Firmenerfolg. Firmen sparen durch eingescannte Akten und digitale Belege viel Zeit und Geld. Die Rechnung geht auf. Selbst wenn die originalen Akten weiterhin gelagert werden. Allein durch die Möglichkeit, dass Mitarbeiter als Team von verschiedenen Standorten aus, gemeinsam mit denselben Belegen arbeiten und auf denselben Belegfluss Zugriff haben, werden Geschäftsprozesse vereinfacht. In vielen Firmen werden dazu bereits Dokumentenmanagementsysteme benutzt. Stück für Stück stellen die Unternehmen die gesamte Belegverwaltung um. Akten werden gescannt und digital archiviert. Der digitale Posteingang bekommt immer mehr Aufmerksamkeit. Doch warum hat es so lange gedauert, bis die Geschäftswelt diese Vorteile für sich erkannt hat?

Behörden und die GoBD ebnen den Weg für die Digitalisierung

Die komfortable Handhabung der Belege, wie beschrieben, war natürlich schon immer das Hauptargument für die Digitalisierung. Erkannt haben diese Vorteile viele Unternehmen auch früher schon. Doch vor allem das Interesse der Behörden und anderer öffentlicher Stellen treibt die Digitalisierung voran. Durch die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) wurden die Grundpfeiler dafür gelegt. Früher war es nicht genau definiert, wie die digitale Archivierung, aufbewahrungspflichtiger Unterlagen erfolgen darf, bzw. unter welchen Umständen auch digitale Belege die Nachweispflicht erfüllen. Diese Unsicherheit sorgte für eine zögerliche Annäherung. Durch das Schreiben der Bundesfinanzbehörde zur GoBD wurde diese Lücke geschlossen. Seit dem Behörden zur Digitalisierung stehen und bereits einige Finanzbehörden ankündigen, ganz auf digital umstellen zu wollen, wagen Firmen mehr und mehr den Schritt in die Digitalisierung.

Lange Rede, kurzer Sinn – Das Problem der doppelten Archive besteht heutzutage nicht mehr. Akten und aktuelle Belege, wie die Tagespost und Lieferscheine können gescannt und digital aufbewahrt werden. Somit steht auch der Übermittlung von digitalen Rechnungen per Mail nichts mehr im Weg!

Scandienstleister und Archivmanager ohne Papier?

Papiere, Dokumente und Ordner verwalten und das Scannen Ihrer Akten ist unser Hauptgeschäft. Das stimmt natürlich. Trotzdem wollen wir die Digitalisierung voranbringen. Wir schwärmen nicht nur von den vielen Vorteilen, die ein digitales Dokumentenmanagement mit sich bringt, um Sie zu überzeugen und damit Geld zu verdienen. Wir leben diesen Gedanken und gehen sogar noch weiter. Wir sind von dem papierarmen Büro, ja vielleicht sogar papierlosen Büro überzeugt. Das könnte natürlich dazu führen, dass es irgendwann keine Akten mehr zu scannen gibt, aber arbeitslos sehen wir uns auch in Zukunft nicht. Als professioneller Archivmanager und Digitalisierungsdienstleister wissen wir, dass Digitalisierung mehr ist, als nur Akten scannen und bis es soweit ist, dass alle Papiere gescannt sind, scannen und archivieren wir weiter für Sie und helfen Ihnen bei der Einrichtung der nötigen Prozesse, um auf digitales Dokumentenmanagement umzustellen.

Digitalisierung ohne Scannen -

direkte Archivierung im DMS oder revisionssicher archivieren ohne Papierkrieg

„Bei der Eroberung des Weltraums sind zwei Probleme zu lösen: die Schwerkraft und der Papierkrieg. Mit der Schwerkraft wären wir fertig geworden.“ - Wernher von Braun

Schon der bekannte Raketeningenieur Wernher von Braun erkannte den üblichen Papierkrieg als Problem. Seit der Erfindung der Schrift, hatte der Mensch das Bedürfnis zu dokumentieren. Die Erfindung des Papiers war ein Meilenstein in der Wissenschaft und ist trotz der vielen fortschrittlichen Errungenschaften, wohl teilweise mit Schuld an unserer bürokratischen Gesellschaft. Eine Gesellschaft, in der wir uns mit mehrfachen Durchschlägen irgendwelcher Papiere und schriftlichen Anträgen in hundert Ausführungen, herumschlagen müssen.

Das geht aber auch anders. Mit der heutigen Technik und grundlegenden Kenntnissen zu den Anforderungen an die revisionssichere digitale Archivierung, können Sie den Schritt über das Papier einfach ausklammern. Rechnungen und andere wichtige Belege können über sichere Verbindungen im PDF-A Format per E-Mail versendet werden. Die Belege haben dieselbe Gültigkeit und Beweiskraft, wie ein Beleg auf Papier.

Wir nutzen diesen Weg jetzt auch und freuen uns, die Welt damit ein wenig digitaler zu machen. Sie möchten Ihre Rechnungen von uns auch als PDF per Mail erhalten? Dann teilen Sie uns das bei Ihrer Bestellung einfach mit. Haben Sie noch kein System, um die digitalen Belege revisionssicher zu verwalten? Schauen Sie sich doch mal unser Dokumentenmanagementsystem in der Smart-Cloud an. Sie bekommen aber immer noch viele Rechnungen auf Papier geschickt? Keine Sorge, dafür gibt es unseren digitalen Posteingang.

Nehmen Sie einfach Kontakt mit uns auf. Wir beraten Sie gerne.

OHZ Oktober 2017