Sind meine Akten beim Scanservice sicher?

Digitalisierung & Sicherheit – Früher und heute

Als die Firma Smart-Store noch in den Kinderschuhen steckte und die Digitalisierung von analogen Informationen nur von großen Konzernen umgesetzt wurde, verwendeten wir noch 90 % der Zeit auf das Aufbereiten und Scannen der Akten. Heutzutage sind zum reinen Scanservice noch etliche Aufgaben dazu gekommen. Ungefähr 30 % der Arbeit bestehen heute in Verwaltungsaufgaben rund um die Akten. Unterlagen zur DSGVO, Vernichtungsbescheinigungen, Vertraulichkeitsvereinbarung.

Warum? Weil die Sicherheits- Ansprüche und Anforderungen es erfordern! Im Laufe der Zeit hat sich bei Smart-Store daraus ein komplettes Sicherheitskonzept entwickelt und es entstanden Arbeitsplätze deren einzige Aufgabe es ist, sich um die Sicherheit der Kundenakten zu kümmern.

Woher kommen die Sicherheits-Ansprüche?

Archivierung und Digitalisierung sind eng gebunden an die geltenden Sicherheitsanforderungen und Gesetze nach dem Bundesdatenschutzgesetz. Aufgrund der Verordnungen zu Aufbewahrungspflicht und Datenschutz müssen im Umgang mit Akten und Aufzeichnungen besondere Vorkehrungen getroffen werden. Aktenordner bzw. die enthaltenen Informationen sind weitaus mehr wert, als das Papier auf dem sie stehen. Gehen Akten oder Belege verloren, kann für eine Firma schnell ein massiver finanzieller Schaden entstehen. Das möchte man natürlich vermeiden.

Scanservice – Retter oder mögliche Sicherheitslücke?

Durch einen Scanservice können ganze Archive vor Schäden, wie Wasserschäden oder Brand, geschützt werden. Sicherheitskopien von einem digitalen Archiv sind schnell erstellt und im Safe sicher aufbewahrt. Rechtesysteme, sichere personalisierte Zugangsdaten und Versionierung der marktüblichen Dokumentenmanagementsysteme helfen Ihnen dann nach dem Scan sicher mit den digitalen Daten zu arbeiten.

Doch die Sicherheit, die man durch diese Dienstleistung erhält, hat auch eine Schwachstelle. Für die Digitalisierung verlassen die Akten das Haus und werden unternehmensfremden Personen zur Verarbeitung anvertraut. Besonders wichtig ist deswegen neben einem vertrauenswürdigen Auftreten des auserwählten Scandienstleisters auch, dass ein nachvollziehbares Konzept zur sicheren Verarbeitung Ihrer Akten vorhanden ist und auch gelebt wird. Persönliche Ansprechpartner statt einer gesichtslosen Firma und der offene Umgang mit den Prozessen zur Verarbeitung sollten Sie bei der Auswahl Ihres Scanservice unbedingt berücksichtigen.

Unser Tipp: Verschwiegenheit hat einen hohen Wert, aber wenn es um die Arbeitsweise und Prozesse zur Verarbeitung Ihrer Akten geht, ist Transparenz wichtig!

Sicherheitslücke Transport schließen

Bei aller Sicherheit, die ein Aktenlager, interne Strukturen und IT technischen Maßnahmen bieten, bleibt immer eine kleine Schwachstelle: Der Transport der Akten. Dieser Weg von Ihnen zum Sicherheitsaktenlager sollte keine Schwachstelle oder Sicherheitslücke sein. Durch ein paar Maßnahmen kann diese Lücke geschlossen werden.

Wir sind uns dieser Verantwortung bewusst und bieten neben den Standard Sicherheitsmaßnahmen, wie doppeltes Personal (Bewachung), sichere Behälter, GPS Überwachung und eigene Fahrzeuge zusätzlich erweiterte Sicherheitsstufen an.

Auf unserer Seite zu unserem Sicherheitskonzept können Sie mehr zu unserem sicheren Transport lesen und welche Maßnahmen wir außerdem zur Sicherheit Ihrer Akten ergreifen. Vom ersten Kontakt bis zur Vernichtung.

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