Was bedeutet „ Revisionssicher “? 25. September 2017

REVISIONSSICHER - ein Schlagwort das immer wieder fällt, aber weiß auch jeder der danach fragt, was man darunter versteht?

Und wissen die, die nicht Fragen, nicht was das bedeutet und verfügen deswegen vielleicht sogar nicht über ein revisionssicheres Archiv?

Lesen sie im folgenden Artikel wie Sie die Anforderungen der GOBS, AO und GOBD richtig erfüllen. Und ein Dokument Revisionssicher speichern.

Muss zur Revisionssicheren Aufbewahrung von Dokumenten eine Elektronische Archivierung umgesetzt werden?

Benöte ich ein Dokumenten Management ?

Wir klären auf: Der Begriff Revisionssicherheit bezieht sich auf die Archivierung von aufbewahrungspflichtigen Dokumenten. Das sind in erster Linie und mit besonderer Wichtigkeit, die Dokumente, die steuerlich im Sinne der AO Relevant sind. Im Allgemeinen also Rechnungen, Kontoauszüge, Bilanzen und alles was zur Bemessung von Steuern herangezogen werden kann.

Wenn Sie beispielsweise Ihre Kundenakten, technischen Unterlagen oder andere nicht steuerlich relevanten Dokumente in einem elektronischen Archiv speichern, so muss dieses Archiv im Sinne des Gesetzgebers nicht zwingend eine Revisionssichere Aufbewahrung sein.

Revisionssicher bedeutet einfach ausgedrückt, dass ein Dokument „unveränderbar“ gespeichert bzw. archiviert werden muss. Das ist für die Einhaltung der GoBD ganz wichtig. Belege müssen leicht zu prüfen sein und die Aufzeichnungen nachvollziehbar und eben unverändert, also revisionssicher archiviert.

Wie archiviere ich revisionssicher?

Sie müssen nicht zwangsläufig auf Elektronische Archivierung wie ein ECM oder DMS umsteigen um Ihre Dokumente Revisionssicher aufzubewahren. Eine Software wie ein Dokumenten Management System (DMS) oder auch ECM kann hier aber sehr hilfreich sein. Bei Analogen Archiven, also Papier Unterlagen, kann oft nur schlecht nachgewiesen werden das die Unveränderbarkeit sichergestellt ist. Vor allem wenn beispielsweise Rechnungen und andere Unterlagen zwar Digital erzeugt werden, aber lediglich die Ausdrucke, also die Originale aufbewahrt werden.

Als Best Pratice hat sich hier in der Tat die Umsetzung über ein Elektronisches Archiv bzw. einer Digitalisierung der Unterlagen und Dokumente erwiesen.

Technische Umsetzung der Revisionssicherheit

Für die revisionssichere Archivierung gibt es verschiedene Techniken. Alle Varianten haben ihre vor-und Nachteile. Im Folgenden die drei Möglichkeiten kurz zusammengefasst:

• DMS Software: Heutige Dokumentenmanagementsysteme stellen von Haus aus Revisionssicherheit her, durch Berechtigungskonzepte und das verschlüsselte Speichern von digitalen Dokumenten sorgen sie dafür, dass die Daten nicht verändert werden können. Trotzdem kann aktiv mit den Dokumenten gearbeitet werden. Informationen stehen in Sekunden zur Verfügung. Ein DMS stellt die effektivste und einfachste Möglichkeit dar eine Revisionssichere elektronische Aufbewahrung herzustellen.
• Dateiformate: Auch wer kein DMS einsetzt, kann Revisionssicher archivieren. Das PDF-A Format wurde zu diesem Zweck entwickelt. PDF-A Dateien sind grundsätzlich nicht veränderbar. Da kriminelle Energie aber nicht zu bremsen ist, könnten auch PDF-A Dateien manipuliert werden, eine PDF-A Datei „merkt“ dies aber, und speichert einen entsprechenden Hinweis. Da Manipulationen dadurch nicht unbemerkt bleiben, gibt sich ein Finanzprüfer in den meisten Fällen mit der Tatsache zufrieden, dass Sie Ihre Dokumente im PDF-A Format sichern. In kleinen Unternehmen ist die Archivierung als PDF-A in Verzeichnisstruktur eine schnelle und vor allem günstige Lösung.
• Datenträger: Eine DVD gilt als unveränderbar, also ist sie im Grunde dazu geeignet eine Revisionssicherheit zu gewährleisten. Hier gilt es aber entsprechende Sicherungskonzepte zu definieren, zum Beispiel sollte man ein simples Kopieren der DVD verhindern, mit dem eine neue, manipulierte Version der Dokumente gespeichert werden kann. Für Belege die archiviert werden sollen, ohne dass regelmäßig auf die Informationen zugegriffen werden muss, ist die Speicherung auf DVD eine gute Möglichkeit für die revisionssichere Archivierung.

 

Unsere Empfehlung: Gehen Sie auf Nummer sicher

Eine Kombination aus allen drei Techniken bildet die sicherste Grundlage, um eine Unveränderbarkeit zu gewährleisten. Wenn Sie beispielsweise Ihre Dokumente (Rechnungen, Kontoauszüge) in einem DMS wie Amagno, als PDF-A Dateien archivieren und den Datenbestand des DMS regelmäßig auf einem unveränderbarem Datenträger wie einer DVD sichern, sind Sie mehrfach gegen die bereits erwähnten kriminellen Energie abgesichert.

Revisionssicherheit – ein wichtiger Teil in der Einhaltung der GOBD / GOBS

Revisionssicherheit bedeutet noch mehr als nur Unveränderbarkeit der Daten. Es bezieht sich auf das gesamte Verfahren der Sicherung und Archivierung der steuerlich relevanten Dokumente. In erster Linie greifen hier die Grundsätze der GOBD und im speziellen die Vorgaben zur Verfahrensdokumentation die wir bereits in einem vorherigen Artikel erläutert haben.

Das Digitale Dokument uns seine Vorteile

Neben der Erfüllung der Revisionssicherheit bietet die Digitale Archivierung aber noch weitere Vorteile:

1. Platzersparnis 99% Vergleich Digitale Dokument <> analoge Ablage
2. Zeitersparnis : Informationen stehen in Sekunden bereit
3. Digitale WorkFlows zur Dokumenten Steuerung
4. Automatische Dokumentation aller internen Abläufe
5. Gemeinsamer Zugriff auf Dokumente, Unternehmensweit und Standortunabhängig

Wie Sie die Grundanforderungen der GOBD, im Zusammenhang mit der Revisionssicherheit in Ihrem Unternehmen erfüllen, können Sie gerne bei uns erfragen. Zahlreiche Kunden nutzen unseren Service für die Elektronische Archivierung Ihrer Dokumente bereits seit Jahren. Etliche Steuerprüfungen fanden bei unseren Auftraggebern bereits digital statt, und es kam zu keinerlei Beanstandungen. Durch unsere ISO Zertifizierung, sind alle unsere Prozesse genauestens Dokumentiert. Dies hilft uns auch Ihnen die notwendige Verfahrensdokumenatation für das ersetzende Scannen, und somit Sicherstellung der Revisionssicherheit ebenfalls zur Verfügung stellen zu können.

Wir bieten unsere Services für Kunden aus ganz Deutschland. Testen Sie uns gerne anhand einer Probearchivierung.

Wir freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme, gerne auch über unser Kontaktformular.

OHZ September 2017