Was ist „Ersetzendes Scannen“ ?
Das Wort ERSETZEND ist hier das entscheidende.
Wer seine Dokumente ersetzend scannt, also digitalisiert, möchte zukünftig ausschließlich mit den digitalen Dokumenten arbeiten. Das macht natürlich nur wirklich Sinn, wenn die Originale auch entsprechend vernichtet werden.
Dazu muss man wissen, dass vom „ersetzenden Scannen“ oft nur im Zusammenhang mit Rechnungen und Tagespost, also sogenannten „steuerlich relevanten“ Dokumenten spricht. Diese unterliegen natürlich der Aufbewahrungspflicht. Von der ist man als Steuerpflichtiger Unternehmer auch nicht entbunden, wenn man sie digital aufbewahrt. Die Aufbewahrungspflicht geht dann auf die digitalen Daten über. Die digitale Aufbewahrung unterliegt gewissen Pflichten und technischen Vorgaben, alle geregelt nach GoBD.
Aber was ist nun mit den Originalen? Vernichten oder nicht?
Klare Antwort: JA ABER: Unter einer Bedingung: Es existiert eine Verfahrensdokumentation
Im Falle einer Steuerprüfung, speziell wenn die zu prüfenden Dokumente nur digitalisiert vorhanden sind, muss eine solche Verfahrensdokumentation vorgelegt werden. Existiert sie nicht, kann der Prüfer eine Prüfung ablehnen.
Dies gilt aber nur für Belege, die zu Beginn des Bearbeitungsprozesses (Eingang, Buchen, Kontieren usw.) gescannt wurden. Belege die diesen internen Ablauf komplett durchlaufen haben, in Ordnern abgelegt, und erst dann digital archiviert wurden, fallen nicht unter diese Regelung.
Wir halten fest: Ersetzendes Scannen hat zum Ziel die Belege möglichst früh zu digitalisieren, und im zukünftigen Prozessablauf die Originale zu ersetzen, diese dürfen vernichtet werden, sofern eine Verfahrensdokumentation existiert.
Details zur Verfahrensdokumentation können Sie auf unserer Webseite nachlesen, und geben wir Ihnen auch in einem demnächst erscheinendem NEWS Artikel.
Zeit, Platz und Geld sparen durch ersetzendes Scannen
Die Vorteile des ersetzenden Scannens liegen aber nicht nur darin die Originale zu vernichten, was ohne Frage sehr viel Platz spart. Das ersetzende Scannen spart in erster Linie viel Zeit bei der Ablage und dem Durchlauf von Dokumenten im internen Prozess.
Ersetzendes Scannen und Dokumenten-Management-System ein perfektes Team
Ein Vorsortieren entfällt gänzlich, moderne Dokumenten Management Systeme (DMS) wie bspw. Amagno, erkennen Belegspezifische Daten automatisch, der Ablageaufwand reduziert sich nahezu auf „0“. Außerdem werden Belege digital innerhalb von Sekunden von Bearbeiter zu Bearbeiter per Workflow weitergeleitet. Somit lassen sich Durchlaufzeiten auf ein Minimum reduzieren, Skonti ausnutzen und Kundenanfragen ohne Wartezeit bearbeiten.
Bei Fragen sprechen Sie uns gerne an.
OHZ August 2017