Was kostet die Digitalisierung meiner Dokumente?
„Was kostet das Scannen meiner Akten?“ Oft eine der ersten Fragen im Kundengespräch. Wie vieles, ist auch dies schwer einzuschätzen, für die exakte Berechnung eines Preises benötigen wir bereits im Vorfeld weitere Informationen. Durch unsere Erfahrung wissen wir mittlerweile, dass jede Belegart ihre Besonderheiten in der Ablage hat. Das Alter und der Zustand einer Akte sind auch zwingend zu beachten, denn Preise ermitteln kann man nur mit entsprechenden Daten zum tatsächlichen Aufwand. Trotz Digitalisierung stehen hinter den Prozessen, von der analogen Akte bis zu digitalen Dokumenten, qualifizierte Mitarbeiter, die gemeinsam mit leistungsfähiger Hardware und professioneller Software für einwandfreie Ergebnisse sorgen.
Mit einer Probe den Preis für das Akten scannen ermitteln
Für die möglichst konkrete Berechnung individueller Preise macht eine Probearchivierung von 1-2 Akten je Belegart Sinn. Eine Probe fungiert quasi als erstes Kennenlernen, sowohl für uns als auch für Sie den Interessenten. Eine Testarchivierung gibt uns wertvolle Daten zum Aufwand und Umsetzung, und Ihnen einen ersten Eindruck in die digitale Qualität und Recherche Ihrer Daten. Der gesamte Ablauf von der Registrierung, über die Aufbereitung, bis zur Ausgabe in gewünschtem Format wird durchlaufen. Die protokollierten Werte wie z.B. Bearbeitungszeit, Blattanzahl und Aufwand bei der Datenerfassung ergeben dann einen relativ exakten Preis. Dieser Preis dient später als Berechnungsgrundlage für die Budgetplanung eines möglichen Auftrags.
Erfahrungswerte und Statistik als Preisrechner & Berechnungsgrundlage
Ist eine Probearchivierung aus Zeit Gründen, Datenschutzrechtlichen Gründen nicht möglich oder nicht erwünscht. Dann sind Erfahrungswerte und die Abfrage möglichst vieler Informationen, die einzige Möglichkeit eine realistische Einschätzung abzugeben. Unsere Erfahrungswerte beruhen dabei auf mehr als 400 Projekten, im Bereich der Aktenarchivierung aus den vergangenen 20 Jahren. Akten der selben Belegart haben in vielen Fällen die gleiche Struktur und Sortierung. Das liegt häufig in den gesetzlichen Anforderungen begründet. So ist Beispielsweise die Form zur Aufbewahrung von Buchhaltungsunterlagen nach dem BDSG und der GOBD ziemlich genau definiert. Aber auch andere Akten- bzw. Belegarten erfüllen nahezu einheitliche Strukturen, die meistens mit den Abläufen der jeweiligen Branchen zusammen hängen. So kann man bei Fahrzeugakten, Patientenakten, Personalakten und auch Bauakten immer wieder vergleichbare Strukturen erkennen. Um auf Basis seiner Erfahrungswerte eine Einschätzung vorzunehmen ist es natürlich wichtig, dass es auch schon ausreichend Daten gibt, die man auswerten kann.
Wie setzt sich der Preis für die Aktendigitalisierung zusammen?
Akten scannen klingt zunächst nicht sehr spektakulär. Man kennt Scannen ja schließlich von zu Hause oder eventuell von seinem Arbeitsplatz. Papier auf den Scanner oder auch in den automatischen Dokumenteneinzug (ADF) des Multifunktionsgerätes legen, auf den Knopf drücken und schon hat man das Dokument digital auf dem Rechner. So einfach geht es besonders bei großen Aktenmengen natürlich nicht. Der Digitalisierungsprozess beginnt bereits bei der Registrierung der Akten bei Eingang bzw. bei der Abholung und durchläuft mehrere Bearbeitungsschritte. Die Aufbereitung ist die Vorbereitung der Akten auf den Scan. Es ist der Erste grundlegende Arbeitsschritt und bildet die Grundlage für alle folgenden.Preislich macht die Aufbereitung nahezu die Hälfte Gesamtpreises aus. Wird Ihnen also ein Angebot ohne Belegaufbereitung erstellt, fragen Sie unbedingt noch einmal nach, wenn Sie die Belege nicht selber vorbereiten möchten oder können. Der Scan der Dokumente erfolgt durch Hochleistungsscanner in Stapelverarbeitung. Dadurch können große Mengen in kurzer Zeit digitalisiert werden. Der Scan wird pro Blatt berechnet, da er trotz der ständigen Mitarbeiter Kontrolle, größtenteils automatisiert, durch die hochwertigen Geräte erfolgt. Nach dem Scan werden die Daten indiziert und so zur Ausgabe vorbereitet. Der Preis der Datenerfassung hängt von der Menge der manuell zu erfassenden Schlagwörter (Indizes) pro Dokument ab. Die Datenerfassung macht für gewöhnlich nur einen kleinen Teil des Preises pro Akte aus. Generell gilt aber: Ausnahmen bestätigen die Regel. Weitere Faktoren, die den Preis beeinflussen, sind neben der Menge auch Sonderwünsche wie z.B. Expresszuschläge, Sonderformate oder eine aufwendige Nachbereitung.
Preisrechner zur Berechnung der Kosten einer Digitalisierung
Preisrechner im Internet sollen den Vorgang für eine erste Kostenübersicht vereinfachen. Nach der Eingabe von einigen Eckdaten, gibt es auf Basis von Durchschnittsannahmen ein schnelles Ergebnis. Ob diese Standardwerte auch den persönlichen Bedarf abdecken, sollte man dabei allerdings unbedingt beachten. Generell ist ein Preisrechner aber ein schneller und komfortabler Weg die eigenen Anforderungen zu formulieren und daran orientiert eine erste Größenordnung für die Budgetplanung zu erhalten. Besonders für Akten, die den Durchschnittsannahmen entsprechen, eignet sich diese simple Berechnung und man erhält ein relativ zuverlässiges Ergebnis.
Was macht einen guten Preisrechner aus?
Preisrechner und Angebotsrechner zur Ermittlung von Scan Preisen, gibt es einige im Internet. Für ein möglichst realistisches Angebot sollte ein Preisrechner allerdings einige Voraussetzungen erfüllen. Die Annahmen auf denen die Berechnung basiert, sollten einem realistischen Durchschnitt entsprechen. Das bezieht sich besonders auf Blattanzahl und Aufbereitung. Die genausten Werte erhält man durch variable Rechner. Die Blattanzahl kann dabei entsprechend verändert werden. Mögliche Angaben zu Format und Alter oder Belegart sind Indizien für eine genaue und statistische Auswertung. So bleibt einem später die böse Überraschung erspart und der ermittelte Preis entspricht eher den tatsächlichen Kosten der Digitalisierung. Trotzdem sollte auch ein guter Preisrechner kein persönliches Beratungsgespräch ersetzen und allenfalls als Orientierungshilfe dienen.
Weitere Informationen finden Sie auch auf unserer Infoseite: Dokumente Digitalisieren
Testen Sie doch einmal unseren Preisrechner. Mit ein paar einfachen Angaben erhalten Sie Ihr erstes Angebot zur Digitalisierung Ihrer Dokumente. Sie hätten lieber eine individuelle Beratung? Dann rufen Sie uns gerne an oder schreiben uns direkt über unser Kontaktformular.
OHZ November 2017