Wieviel Zeit verschwenden Sie für die Suche nach Dokumenten?
Verschiedene Studien behaupten, dass Mitarbeiter täglich bis zu 20 Minuten ihrer Arbeitszeit auf die Suche nach benötigen Dokumenten verschwenden. Das klingt erstmal nicht nach viel, aber rechnen Sie das mal auf eine Woche hoch. Oder auf einen Monat. Auf ein Jahr. Pro Jahr und Mitarbeiter bedeutet das 80 Arbeitsstunden die bei der Dokumentensuche in Rauch aufgeht.
2 Wochen pro Jahr auf der Suche nach Dokumenten werden verschwendet
Natürlich beziehen sich solche Zahlen auf den Arbeitsplatz im klassischen Büro. Sprich in der Verwaltung, Buchhaltung, Vertrieb oder Disposition. Aber sind 20 Minuten am Tag überhaupt realistisch oder komplett übertrieben?
Starten Sie doch mal einen Selbstversuch und achten einen Tag genau darauf, wann und wie lange Sie wo Dokumente suchen. Sie werden schnell feststellen, dass Sie Dokumente nicht nur an einem Ort suchen. Das fängt damit an, dass viele der Dokumente in analoger Papierform und viele elektronisch z.B. im Netzlaufwerk vorliegen. Hier spricht man von sogenannten Medienumbrüchen.
Aber egal ob analog oder elektronisch – selbst hier clustern sich die Ablageorte noch weiter auf.
Analog: Aktenschränke im eigenen Büro, verschiedene Papierstapel auf dem eigenen Schreibtisch, verschiedene Papierstapel auf den Schreibtischen der Kollegen, Posteingangsordner, das Archiv für länger zurückliegende Vorgänge…
Elektronisch: Eigene Ordnerstruktur auf dem eigenen PC, Ordnerstrukturen auf den PC der Kollegen, E-Mail Postfach, ERP-System, Netzlaufwerk…
Dokumente werden in Unternehmen in einer Vielzahl von Orten abgelegt
Die in der eben genannten Aufzählung kann man sicher noch weiterführen. Sie macht vor allem eines sehr deutlich: Mitarbeiter legen Dokumente an einer Vielzahl von Orten ab. Und auch elektronische Dokumente sind hiervon nicht ausgenommen.
Natürlich kommt hier oft das Argument: „Ich weiß genau wo meine Dokumente liegen und finde diese innerhalb weniger Sekunden.“
Das mag solange stimmen, wie Sie allein in einem Unternehmen arbeiten. Sobald mehrere Menschen zusammenarbeiten entsteht in den klassischen Ablagestrukturen unweigerlich ein gewisser Wildwuchs. Spätestens wenn Sie auf Dokumente Ihrer Kollegen angewiesen sind, wird es kompliziert. Fatal, wenn dann das Dokument auf dem PC lokal abgespeichert ist und der Kollege im Urlaub oder krank Zuhause.
Um auf die täglichen 20 Minuten zurückzukommen: Die Verschwendung hierbei bezieht sich also nicht nur auf die eigene Suche, sondern auch darauf, dass Kollegen Sie nach Dokumenten fragen. Das ist genauso eine Verschwendung, denn es hält Sie von Ihrer eigentlichen Arbeit ab.
Plötzlich erscheinen die 20 Minuten täglich nicht mehr so abwegig. In Einzelfällen dürften die sogar eher konservativ kalkuliert sein.
Alle Dokumente an einem einzigen Ort.
Elektronisch und voll durchsuchbar
Der Verschwendung kann man nur begegnen, wenn alle Dokumente elektronisch an einem Ort abgelegt werden. Das bedeutet, der erste Schritt muss sein alle analogen Dokumente zu digitalisieren. Denn analoge Dokumente sind durchsuchbar und können nicht gleichzeitig mehreren Mitarbeitern zur Verfügung gestellt werden.
Den Aufgabenbereichen entsprechend müssen Mitarbeiter in der Lage sein, dringend benötigte Dokumente jederzeit aufrufen zu können. Hier kommt es aber auch darauf an, dass diese Dokumente per OCR-Volltexterkennung analysiert und damit per Volltextsuche durchsuchbar sind. Denn dann kommt es nicht mehr darauf an, wie die Dokumente benannt und wo diese abgelegt sind. Es zählt welchen Inhalt sie haben und sind so viel schneller auffindbar.
Die Auskunftsfähigkeit des Unternehmens enorm erhöhen
Sind die richtigen Dokumente jederzeit verfügbar sind damit auch dringend benötige Informationen schnell abrufbar. Der Vorteil liegt klar auf der Hand: Statt in Papierstapel oder im Netzlaufwerk Informationen zu suchen, sind Sie in der Lage Informationen innerhalb von Sekunden bereitzustellen. Ein enormer Wettbewerbsvorteil!
Und wieviel Zeit verschwenden Sie?
OHZ Juni 2017