Aktuelles und Wissenswertes
NEWS
Wir berichten regelmäßig von den kleinen und großen Dingen,
die uns bewegen. Neuigkeiten, wichtige Themen und Wissenswertes rund um Scanservice, Archivierung und Digitalisierung.
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Jahresabschluss - Belege digital dank Scanservice
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Ein Jahr ist vorbei, ein neues beginnt. Doch bevor man sich ganz auf die guten Vorsätze für das neue Jahr stürzen kann, ist es besonders als Unternehmer wichtig zu wissen, dass der Jahresabschluss fertig ist und ohne Einwände geprüft werden kann. Da dieses Thema jedes Jahr wieder hoch aktuell ist, haben wir uns Gedanken dazu gemacht und wollen Ihnen die grundlegenden Fragen in diesem Beitrag beantworten. Sie fragen sich jetzt vielleicht: „Was hat der Jahresabschluss mit Scanservice zu tun?“ Lesen Sie jetzt den ganzen Beitrag und finden Sie es heraus!
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Akten-Archivierung im PDF Format
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Wer seine Akten digital archivieren möchte, benötigt nicht zwangsläufig ein DMS (Dokumentenmanagementsystem), eine simple Digitalisierung als vollindizierte PDF Dateien in Verzeichnisstruktur reicht für viele Anforderungen aus. Wie denken Sie darüber? DMS oder Verzeichnisstruktur? Erfahren Sie in unserem Beitrag mehr über die Vor und Nachteile der Archivierung im PDF Format in Verzeichnisstruktur und wie man damit im Büroalltag arbeiten und recherchieren kann.
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Digitalisierung in der Personalverwaltung ? - Die Digitale Personalakte
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Neben der Digitalen Archivierung von Buchhaltungsunterlagen oder technischen Dokumentationen, steht für uns als Scandienstleister die Digitale Personalakte in den letzten Jahren im Fokus unseres Scanservices. Dabei haben wir vor allem eines gelernt: Diese Belegart birgt ihre ganz speziellen Eigenarten bei der Transformation von der analogen Akte in das digitale Archiv und erfordert Erfahrung und Fingerspitzengefühl. In dem folgenden Beitrag geben wir Ihnen einen Einblick in die Besonderheiten und Anforderungen dieser speziellen Belegart. Lesen Sie jetzt mehr über die Digitale Personalakte.
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Was kostet die Digitalisierung meiner Dokumente?
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Die Digitalisierung von Dokumenten, egal ob Altarchiv oder regelmäßige Belege, löst in vielen Firmen geradezu einen Planungsmarathon aus. Es müssen Angebote eingeholt werden, Zahlen verglichen, Prozesse analysiert. Am Anfang steht die Idee der Optimierung durch Digitalisierung. Ein digitaler Dokumentenpool der gemeinsam Zugriff auf Alle Unternehmensdaten gewährleisten soll. Daten vor Verlust schützen, Verwaltungskosten und Platz sparen soll.
Viele Optimierungen, in der Arbeit mit Dokumenten, die zu noch viel mehr Verbesserungen führen sollen. Über allem schwebt aber auch immer die Frage: „Was kostet die Digitalisierung?“ bzw. „Was kostet das Scannen eines Ordners oder die Umstellung auf ein komplett digitales Archiv?“ Ein guter Preisrechner hilft einem da schnell bei der ersten Einschätzung der Projektkosten.
Erfahren Sie jetzt in unserem Artikel alles über die Kosten einer Digitalisierung und was einen guten Angebotsrechner ausmacht.
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Akten selber scannen oder einen Scanservice beauftragen ?
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Tagesaktuelle Belege, z.B. aus der Buchhaltung und komplette Aktenarchive, Bauakten, Insolvenzakten werden gescannt. Personaler stellen auf die digitale Personalakte um. Die Tagespost wird über den digitalen Posteingang organisiert. Die Digitalisierung ist allgegenwärtig. Die Planung der nötigen Prozesse für eine revisionssichere digitale Archivierung ist häufig umfangreich, aber der wichtigste Ausgangspunkt für eine erfolgreiche Umsetzung. Am Anfang steht dann die elementare Frage:„Selber Scannen oder einen Scanservice beim Scandienstleister beauftragen?“
Wir haben im folgenden Text versucht eine Übersicht der Faktoren zu erstellen, die bei der Entscheidung eine Rolle spielen. Lesen Sie jetzt mehr.
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