4. Bürokratieentlastungsgesetz: Verkürzte Aufbewahrungsfrist ab 2025
Zum 1. Januar 2025 treten bedeutende Änderungen bei den handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen innerhalb des Handelsgesetzbuches (HGB) in Kraft.
Diese Änderungen sind Teil des Vierten Bürokratieentlastungsgesetzes (BEG IV), das darauf abzielt, die Bürokratie zu reduzieren und die Digitalisierung zu fördern.
8 statt 10 Jahre Aufbewahrungsfrist
Die Aufbewahrungsfristen für Buchungsbelege nach § 257 Abs. 1 Nr. 4, Abs. 4 HGB werden von bisher 10 Jahren auf 8 Jahre verkürzt. Dies betrifft unter anderem Rechnungen, Buchungsbelegen und andere buchhalterische Dokumente.
Gilt die Änderung auch für alte Belege?
Ja. Die neue Regelung gilt für alle Unterlagen, deren Aufbewahrungsfrist am 1. Januar 2025 noch nicht abgelaufen ist.
Für folgende Personen oder Gesellschaften greifen die Neuregelungen erst ein Jahr später:
- Institute nach §1 Abs. 1b Kreditwesengesetz sowie Zweigstellen nach §53 KWG
- Personen oder Gesellschaften, die nach §1 Abs. Versicherungsgesetz der Aufsicht unterliegen
- Wertpapierinstitute nach §2 Abs. 1 des Wertpapierinstitutsgesetzes
Gilt die Regelung für alle Belege?
Nein, Handelsbücher, Nebenbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Abschlüsse, Lageberichte sowie die dazugehörigen Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen sind von den Änderungen nicht betroffen. Diese Dokumente unterliegen weiterhin der üblichen Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren.
Wer ist von den neuen Regelungen ausgenommen?
Warum ist das wichtig?
Diese Verkürzung der Aufbewahrungsfristen bedeutet weniger Aufwand und Kosten für Unternehmen und Privatpersonen. Gleichzeitig wird die Digitalisierung von Dokumenten weiter vorangetrieben, da die kürzeren Fristen die Notwendigkeit der langfristigen physischen Lagerung reduzieren.
Wie können wir Ihnen helfen?
Als Ihr Partner für Digitalisierung von Akten und Dokumenten unterstützen wir Sie dabei, Ihre Unterlagen effizient zu scannen und digital zu archivieren. Mit den neuen Aufbewahrungsfristen können Sie Ihre physischen Archive schneller abbauen und Platz sowie Ressourcen sparen.
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