Akten-Archivierung im PDF Format
Akten digital archivieren (Akten-Archivierung), aufgrund der immensen Platzersparnis und den schnellen Suchzeiten, ist in jedem Fall ein sinnvoller Gedanke. Zu Beginn stellt sich dann oft die Frage: Benötige ich direkt eine Software in Form eines DMS oder Cloud-Archivs oder gibt es günstige Alternativen?
Teure Software oder kostenlose Alternative?
Ein DMS bzw. eine Archivsoftware sollte immer dann in Erwägung gezogen werden, wenn später häufig mit den archivierten Dokumenten bzw. Aktenbeständen gearbeitet werden soll. Finden Recherchen nach Belegen öfter als 1 X pro Monat statt, ist ein Tool sehr hilfreich. Auch wenn dem digitalen Archiv später oder regelmäßig weitere Datenbestände hinzugefügt werden sollen, kommt man um den Einsatz einer professionellen Lösung nicht herum. Wenn Sie sich also mit dem Gedanken einer Digitalen Archivierung Ihres Archivs beschäftigen, sollten Sie bereits frühzeitig mit der Messung/Zählung der Zugriffe auf die analogen Akten beginnen.
TIP: Hängen Sie beispielsweise eine Liste an die Tür Ihres archivraumes, auf der Ihre Kollegen/Mitarbeiter strichliste für jeden Gang ins Archiv führen. Sie werden schnell sehen ob eine Digitalisierung auch Zeit Ersparnis bringen würde.
Geht es aber in erster Linie darum Platz zu sparen, und darf die Suche nach einem Beleg im Fall der Fälle auch mal 5 Minuten dauern, dann ist eine reine PDF-Lösung die wirtschaftliche Alternative. Denn für die Arbeit mit PDF Dateien, also der Suche nach Dateinamen oder Dateiinhalten (Volltext) benötigt man lediglich den Windows Dateimanager und den Adobe Reader. Alles kostenlose Tools über die jeder PC heutzutage verfügt.
Wie sieht so eine PDF Lösung dann in der Praxis aus?
Werden wir als Scandienstleister mit der Aufgabe betraut ein Bestandsarchiv an Akten zu digitalisieren, schauen wir uns zunächst die analoge Ablagestruktur an. Wir besprechen mit unseren Auftraggebern wie sie im analogen Aktenarchiv nach Belegen suchen.
In den meisten Fällen sind Archive nach ähnlichen Hierarchien aufgebaut:
Jahrgang
Belegart
Betreff
Dokumente
Diese Struktur bilden wir auch bei der elektronischen Archivierung digital 1:1 ab. Dies erreichen wir, indem wir in jedem Fall den kompletten Ordnerrücken als Indexkriterien (Suchbegriffe) erfassen. Im obigen Beispiel verfügen wir dann meistens bereits über die Kriterien JAHRGANG, BELEGART und BETREFF.
Enthalten die Aktenordner sog. „Trenner“, also Registerunterteilungen, bildet dies die Dokumentenebene. Das bedeutet pro Register erzeugen wir eine PDF Datei. Hierzu erfassen wir zusätzlich zu den obigen Kriterien noch die Registerbeschriftung.
Aus allen erfassten Indexkriterien bauen wir abschließend eine Verzeichnisstruktur auf, die in etwa so aussieht:
Schema: \Jahrgang\Belegart\Betreff\Register-Nr_Register.PDF
Konkret: \2015\Rechnungseingang\März\1-A.PDF
Die Register-Nummer wird pro Ordner bei 1 beginnend aufwärts gezählt und dient zur Sortierung innerhalb des Verzeichnisses.
Die Reihenfolge der einzelnen Kriterien im Verzeichnisbaum, sowie die eigentliche Benennung der Dateien, können nach Ihrem Wunsch variieren. Diese Details werden nach Auftragsvergabe besprochen und in einer Auftragsbestätigung.
Abhängig von der Struktur der Akten, können selbstverständlich auch weitere Felder erfasst werden. Bei Bauakten können weitere Felder beispielsweise Projektnummern sein. Im Falle von technischen Dokumentationen können auch Seriennummern erfasst werden usw.
Wie recherchiere ich in meinen digitalen Akten?
Die Recherche nach Belegen ist der Suche in den analogen Aktenordnern sehr ähnlich. Der Benutzer legt den Datenträger mit den archivierten Dokumenten ein, oder wechselt im Netzwerk in das Archiv Verzeichnis, in dem die digitalisierten Akten als PDF Dateien gespeichert sind. Er orientiert sich im ersten Schritt an der Jahreszahl, und klickt sich im Folgenden durch die einzelnen Instanzen bis zur eigentlich Datei, die dann dem Register im Ordner entspricht.
Innerhalb der Datei kann wiederum bis zum gesuchten Beleg gescrollt werden, oder eine Suche nach Stichworten (Texterkennung) führt direkt an die betreffende Stelle innerhalb der PDF Datei.
Wird der Verzeichnisbaum der Windows-Bibliothek zugefügt, so ist es sogar möglich nach Dateiinhalten (Stichworten oder ganzen Sätzen) innerhalb der PDF Dateien zu recherchieren. Als Ergebnis zeigt Windows alle Dateien an, in denen das gesuchte Wort existiert, nach Öffnen der Datei und einer erneuten Recherche springt der Adobe Viewer an die betreffende Fundstelle.
Vor / Nachteil
Das letzte Beispiel zeigt direkt eines der Nachteile einer reinen PDF Lösung: Die gezielte und schnelle Recherche. Zwar gelangt man mittels Textsuche auch ans gewünschte Dokument, jedoch sind oftmals 2-3 weitere Mausklicks notwendig. Ein DMS System wiederum zeigt bereits nach der Eingabe eines Suchbegriffs unmittelbar die gesuchte Seite an.
Finden aber, wie zu Beginn erwähnt, Recherchen nicht allzu häufig statt, ist die PDF Lösung im Verzeichnisbaum völlig ausreichend. Die Vorteile einer reinen PDF Archivierung ohne DMS Tool liegen klar im Preis. Außerdem ist die Platzersparnis nicht zu verachten. Gescannte Dokumente auf einem Datenträger nehmen nicht annähernd denselben Raum ein wie etliche Aktenordner. Das beste zum Schluss: Auch ohne DMS und digital ist die Revisionssicherheit gegeben.
Interessiert?
Wenn Sie sich für die Archivierung in einer reinen PDF Lösung interessieren, zeigen wir Ihnen gerne anhand einer kostenlosen Probearchivierung, wie dies mit Ihren Bestandsakten aussehen kann.
OHZ November 2017