Bestandsakten in das DMS übernehmen?
Mit der Anschaffung und Einführung eines Dokumentenmanagementsystems, kurz DMS ist der erste Schritt in eine papierarme Arbeitsumgebung schon geschehen. Es ist heute kein Geheimnis mehr, dass interne Prozesse dadurch optimiert werden und wie viel Zeit und auch Geld man mit der digitalen Verwaltung von Dokumenten sparen kann. Doch oft stellt sich dann die Frage“ Was macht man mit dem Altarchiv?“ Eine Lösung wäre, die Frist abzuwarten, bis die Dokumente vernichtet werden können. Eine spätere Einsicht ist dann aber nicht mehr möglich und unter Umständen gehen wichtige Informationen verloren. Die bessere Lösung ist die Integration der Bestandsakten in das DMS. Neben der einfachen Verwaltung, liegen die Dokumente sofort als digitale Kopie vor und sind schon während der Aufbewahrungsfrist vor Schäden oder Verlust geschützt.
Bestandsakten und aktuelle Belege zentral verwalten
Durch die Übernahme Ihres Archivs in Ihr DMS haben Sie neben der sofortigen Platzersparnis, einen weiteren entscheidenden Vorteil. Alle Belege sind an einem Platz revisionssicher archiviert. Die Zugriffszeiten sind minimal und Ihr gesamter Arbeitsprozess wird vereinfacht. Auf jeden Fall geht man durch ein digitales Archiv auf Nummer sicher. Durch Backups und andere Vorsichtsmaßnahmen, sind die Dokumente gesichert und vor allem brauchen Sie sich um Feuer, Wasserschäden oder andere Lagerschäden keine Gedanken machen. Die Zusammenführung der Altakten und der aktuellen Belege ermöglichen schnelle Recherchen. Sie haben in Sekunden alle relevanten Belege eines Projekts oder Kunden zusammen und verlieren nichts aus den Augen.
Ordner und Dokumente Softwareunabhängig Scannen
Die Integration von Bestandsakten in Ihre elektronische Aktenführung ist problemlos möglich. Die Digitalisierung von Dokumenten erfolgt durch einen guten Scandienstleister Software unabhängig. Das heißt es entstehen aus Ihren alten Ordnern und Dokumenten, elektronische Akten in dem von Ihrem DMS benötigten Format. Regelmäßig begleiten wir unsere Kunden bei der Zusammenführung von Dokumenten aus Ihrem Altarchiv und den laufenden, tagesaktuellen Belegen. In alle gängigen Dokumentenmanagementsysteme wie Docuware, Easy Archiv, D.velop, ELO und viele weitere können wir nach der Aktendigitalisierung Ihre digitalen Dokumente importieren oder die Dateien entsprechend zur Verfügung stellen, dass ein Import durch sie oder sogar automatisiert erfolgen kann. Neben dem Format wird in der Verarbeitung und Vorbereitung, für die Ausgabe Ihrer Daten auch die Struktur Ihres bestehenden elektronischen Archivs übernommen.
Wie genau kommen nun die Akten in Ihr DMS
Klare Strukturen und eine gute Planung sorgen von Anfang bis Ende dafür, dass Ihre alten Akten 1:1 in Ihr Dokumentenmanagementsystem übernommen werden. Wir unterstützen Sie vom ersten Tag an, wenn Sie das wünschen. Gerne erklären wir Ihnen hier einmal in Kurzfassung was das genau heißt:
Sie haben ein Archiv und möchten es in Ihr DMS übernehmen?
Nach Ihrer Anfrage bei uns, erfassen wir erst einmal die groben Daten dazu und machen eine kurze Bestandsaufnahme. Diese Daten helfen uns dabei Ihnen ein individuelles Angebot zu stellen. In einigen Fällen bietet sich eine Probearchivierung an. Probearchivierungen helfen uns bei der Einschätzung des Aufwandes und ermöglichen konkrete Preisangaben.
Unser Angebot gefällt Ihnen und Sie geben uns den Auftrag.
Die Details aus den Vorgesprächen und aus der Bestandsaufnahme übernehmen wir für unsere interne Projektplanung. Jetzt geht es richtig los. Wir holen Ihre Akten ab. Nachdem die Akten hier eingetroffen sind wird alles im Sicherheitslager zwischengelagert und die Aufbereitung beginnt. Tackernadeln, Verschmutzungen, Risse oder Haftnotizen werden umsorgt und die Belege werden auf den reibungslosen Scan vorbereitet. Danach verarbeiten unsere Hochleistungsscanner die Belege zu hochwertigen Scans in gewünschter Auflösung in Farbe oder auch schwarz/weiß. In diesem Schritt werden selbstverständlich parallele Sichtkontrollen und Qualitätsproben vorgenommen. Nach dem Scan geht es in die Datenerfassung. Ihre gewünschten Schlagworte zur Benennung oder für die spätere Recherche werden übernommen. Danach kommt der Export und es entstehen Dokumente, die Sie ohne großen Aufwand in Ihr Dokumentenmanagementsystem übernehmen können. Wollen Sie das nicht selber erledigen, übernehmen wir das natürlich auch. Wir arbeiten wie erwähnt softwareunabhängig und kennen uns mit allen gängigen DMS und deren Schnittstellen aus. Danach müssen Sie nur noch entscheiden, ob die alten Akten vernichtet werden sollen oder ob Sie eine Rücklieferung /Einlagerung wünschen.
Wenn Sie Beispielsweise Ihre Kundenakten Digita archivieren möchten, lesen SIe auch unsere Infoseite zum Thema: DIgitale Kundenakte
Sie finden das klingt gut? Dann melden Sie sich gerne bei uns, zum Beispiel über unser Kontaktformular. Wir freuen uns schon.
OHZ August 2017