Digitalisierung in der Personalverwaltung ? - Die Digitale Personalakte 16. November 2017

Personalakten sind in der Personalverwaltung oftmals chronologisch abgelegt. Das bedeutet entweder ist der aktuellste Vorgang als erstes oder als letztes Blatt in der Akte abgelegt. Bei der Einführung eines digitalen Personalarchivs, besteht häufig der Wunsch nach einer differenzierten Unterteilung der einzelnen Dokumente, z.B. nach Dokumentenart.

Mögliche Dokumentenarten sind hierbei:

• Vertragsunterlagen
• Bewerbungsunterlagen
• Weiterbildung
• Gesundheit (Krankenscheine, Mitgliedsnachweis usw.)
• Zertifikate
• Schriftverkehr

Für diese Unterteilung muss jede Personalakte nach unterschiedlichen Dokumentenarten vorsortiert werden, bevor sie eingescannt und in einem DMS (Dokumentenmanagementsystem) bzw. Personalarchiv archiviert werden kann. Nach unserer Erfahrung werden Personalunterlagen in sog. „Hängeregistern“ abgelegt, und umfassen meist 70-120 Blatt Papier. Bei der Vorsortierung muss jedes Dokument inhaltlich gesichtet und identifiziert werden, um es einer Kategorie (Dokumententyp / Dokumentenart) zuzuordnen. Berücksichtigt man, dass selbst bei Mittelständischen Unternehmen zwischen 200-500 Mitarbeiter tätig sind, so summiert sich der Bestand zur Vorsortierung der Belege schnell auf mehr als 50.000 Blatt. Ein Arbeitsaufwand der oft unterschätzt wird.

Warum soll nach Dokumentenarten kategorisiert werden?

Der Wunsch, eine bisher nach Datum, also chronologisch sortierte „Blattsammlung“ zu strukturieren, ist nachvollziehbar. Im Gegensatz zu Buchhaltungsunterlagen, wird bei Personalakten auch häufig nach sehr alten Belegen gesucht. Mal befindet sich der gesuchte Beleg zu Beginn einer Akte, mal mittendrin, mal ist es das zuletzt abgeheftete Schriftstück. In kaum einer Belegart wird so viel „geblättert“ wie in Personalakten. Hier eine Struktur zu erzeugen, die die Recherche vereinfacht ist generell sinnvoll und gerade im Zuge der Digitalisierung eines Personalarchivs effizient.

Der zeitliche Aufwand und die Fehlerquellen einer Vorsortierung

Selbst wenn es sich nicht um 50.000 Belege handelt, sondern „nur“ um 5.000 (vergl. 50 Mitarbeiter), kann die Vorsortierung aller Personalakten Wochen in Anspruch nehmen. Besonders, wenn diese Aufgabe von der Personalabteilung, neben der täglichen Arbeit erledigt werden soll. Unbedingt zu beachten ist auch, dass das Personalarchiv sich während dieser Übergangsphase, von analog zu digital, in einer Art „Schwebephase“ befindet. Der uneingeschränkte Zugriff auf Dokumente ist nur schwer zu gewährleisten.

Wird die Digitalisierung extern durch einen Scandienstleister durchgeführt, kann durch gut terminierte Übergaben, der Zeitraum ohne Zugriff auf die Akten, sehr kurz gehalten werden.

Gravierende Fehlerquellen stellen bei dieser manuellen Sortierung, zum einen die Anzahl der Kategorien, aber auch unzureichende Vorgaben dar. Je mehr Kategorien / Dokumentenarten (siehe Liste oben) digital abgebildet werden sollen, je schwieriger fällt einem Mitarbeiter die Zuordnung. Besonders, wenn die Kategorien nicht eindeutig definiert sind und theoretisch für einen Beleg mehr als eine Kategorie in Frage kommt. Die Wahrscheinlichkeit, dass ein Beleg falsch eingeordnet wird, steigt dadurch mit jeder weiteren Dokumentenart. Durch die Beteiligung mehrerer Mitarbeiter gibt es zusätzliches Fehlerpotenzial. Doch selbst, wenn nur ein Mitarbeiter die Sortierung übernimmt, steigt die Fehlerquote, je komplizierter die Sortierung ist.  Diese Fehler sind gravierend, denn jeder falsch zugeordnete Beleg, erschwert die spätere Recherche, anstatt sie zu erleichtern. Klare Vorgaben zur Struktur und eine gute Kommunikation bei der Vorbereitung, verhindern das, oder minimieren zumindest die Anzahl der falschen Zuordnungen.

Externe Scandienstleistung – Profi aber kein „Insider“

Soll der Vorgang der Vorsortierung an einen externen Scandienstleister vergeben werden, sind eine strukturierte Planung und klare Vorgaben noch wichtiger. Der Scandienstleister ist zwar ein Profi in der Verarbeitung von Akten, doch internes Firmenwissen und Praktiken bei der Ablage lassen sich nur schwer an Außenstehende transferieren. Beim Scandienstleister muss wirklich jeder Beleg intensiv gesichtet werden, bevor eine Zuordnung erfolgen kann. Die Aufteilung in zu viele Kategorien erschwert die Arbeit. Beziehen sich einige Kategorien nicht auf Standardsortierungen und sind ohne „Insiderwissen“ nicht zu erkennen, stößt der Dienstleister an seine Grenzen. Eine Arbeit die inhaltlich kaum geleistet werden kann und wirtschaftlich kaum gerechtfertigt ist.

Ein Beispiel aus der Praxis:

• Eine Personalakte enthält ein Dokument, die erste Seite enthält ein Anschreiben, mit dem der Versand eines Zertifikats bestätigt wird. Seite 2 enthält dann eben dieses Zertifikat. Der Scandienstleister ordnet das gesamte Dokument der Dokumentenart „Zertifikat“ zu.
• Dies war aus Kundensicht ein FEHLER.
• Korrekt wäre gewesen: Seite 1 als Anschreiben wird dem „Schriftverkehr“ zugeordnet, lediglich Seite 2, das eigentliche Zertifikat, wird der Dokumentenart „Zertifikat“ zugeordnet.

Dies ist nur ein Beispiel anhand der obigen Kategorienliste. Oftmals werden wir als Scandienstleister mit einer Struktur für digitale Personalakten beauftragt die 20-30 Dokumentenarten umfasst. Fehler sind hier vorprogrammiert.

Unser Praxisvorschlag für einen reibungslosen Ablauf im Scanservice

Für uns als Scandienstleister ist es durchaus realistisch umsetzbar, wenn wir die analoge Personalakte in bis zu 5 Dokumentenarten vorsortieren sollen. Eine höhere Anzahl halten wir für kritisch und später in der täglichen Arbeit für wenig praktikabel. Gerne können Personalabteilungen für die tägliche Ablage Ihrer Personalbelege eine hohe Anzahl von Dokumententypen vorgeben. Bei der meist überschaubaren täglichen Belegmenge und dem Fachwissen der eigenen Mitarbeiter, ist dies keine Hürde in der aktuellen Archivierungstätigkeit. Bei der Archivierung von Altarchiven sollte aber ein Kompromiss gefunden werden. Dieser kann entweder aus den genannten maximal 5 Rubriken bestehen, die auch im täglichen Einsatz durchaus ausreichend sein können, oder z.B. aus dem digitalen Merkmal „Altakte“.

Das bedeutet, die Personalakten werden in der ursprünglichen, chronologischen Reihenfolge digitalisiert und archiviert. Im Digitalen Personalarchiv erhalten sie den Zusatz „Altakte“. Diesen Zusatz erhalten aktuelle Belege bei der Ablage nicht. Den Mitarbeitern der Personalabteilungen ist dann bekannt das Belege, bis zu einem exakten Datum (Umstellung auf digitale Personalakte) in der „Altakte“ zu finden sind, und ab einem exakten Datum in der ihnen zugewiesenen Kategorie.

Man kann davon ausgehen das auf Altbelege nicht mehr häufig zugegriffen wird, je länger das digitale Personalarchiv im Einsatz ist, desto seltener finden Zugriffe auf Belege vor dem Umstellungsdatum statt. Der zeitliche Aufwand für die Recherche in Altbelegen hält sich also in Grenzen. Die meisten digitalen Archivsysteme verfügen außerdem über eine Volltextrecherche. Über diese Funktion lassen sich Altakten schnell nach Stichworten durchsuchen und man kommt oft genauso schnell an den gesuchten Beleg, wie vergleichsweise anhand einer digitalen Struktur.

Die goldene Mitte: Kompromiss für einheitliches Dokumentenmanagement

Selbstverständlich kann auch der Mittelweg gewählt werden. Für aktuelle Belege wird eine detaillierte Ablagestruktur definiert, diese ist aber in Oberbegriffe gegliedert. Die Altakten werden lediglich in Oberbegriffen archiviert.

Beispiel einer solchen Struktur:

                GESUNDHEIT                                                    (Oberbegriff)

                               Krankenschein                                 (Kategorie)

                               Mitgliedsbescheinigung

                BEWERBUNG                                                   (Oberbegriff)

                               Anschreiben                                     (Kategorie)

                               Lebenslauf

                               Zeugnisse

Die Belege der Altakte werden lediglich nach Oberbegriffen abgelegt, aktuelle Belege werden tagesaktuell in die Kategorien einsortiert.

Diese Struktur ist bei einer externen Archivierung für uns als Scandiensleister leicht zu erkennen und zu erzeugen, der zeitliche Aufwand und somit die Kosten bleiben überschaubar. Gleichzeitig können die Mitarbeiter später in der täglichen Arbeit die benötigten Belege schnell recherchieren.

Weitere Informationen finden Sie auch auf unserer Info Seite: Personalakten Scannen lassen

Wenn Sie Ihr Personalarchiv digitalisieren möchten, sprechen Sie uns gerne an. Wir verfügen über Erfahrung aus mehr als 30 Projekten bei der Umstellung auf die Digitale Personalakte und helfen Ihnen gerne, die für Sie optimale Lösung zu entwickeln. Schreiben Sie uns einfach über unser Kontaktformular.

OHZ November 2017