Aktendigitalisierung im Detail

Am Anfang jedes Archivierungsprojekts steht das persönliche Gespräch:

Gemeinsam mit Ihnen ermitteln wir, was Sie mit der Digitalisierung Ihrer Akten erreichen wollen und welche Leistungen dafür tatsächlich sinnvoll sind. Da kein Archiv wie das andere ist, gehen wir auch bei der Angebotserstellung individuell vor.

Die dafür nötigen Informationen holen wir uns entweder über unseren Kundenfragebogen ein oder sichten Ihr Archiv direkt vor Ort. Das Ergebnis dieser ersten Phase: eine nachvollziehbare Auftragsbestätigung, in der jeder einzelne Projektschritt festgehalten ist – ohne offene Fragen.

 

 

 

 

Wie gelangen Ihre Akten sicher zu uns?

Darum geht es im zweiten Teil unserer Serie. Kaum ein Schritt im Digitalisierungsprozess ist so sensibel wie die Abholung selbst – schließlich müssen Datenschutz, Vollständigkeit und ein geschützter Transport gleichermaßen gewährleistet sein.

Wir zeigen Ihnen, nach welchem erprobten Sicherheitskonzept wir dabei vorgehen, wie unser Team die Verpackung und Protokollierung vor Ort übernimmt und welche Schutzmaßnahmen Ihre Unterlagen auf dem Weg ins Scanzentrum begleiten.

 

 

 

 

Wie sorgen wir dafür, dass keine Akte verloren geht?

Sobald die Ordner in unserem Scanzentrum eintreffen, bekommt jeder eine eindeutige AktenID und wird vollständig in einer Inventarliste erfasst.

Diese Liste ist das Herzstück eines strukturierten und zuverlässigen Digitalisierungsprozesses: Zu jedem Ordner halten wir sämtliche Arbeitsschritte, die verwendeten Scanparameter sowie die zuständigen Scanmitarbeiter lückenlos fest.

Wie AktenID und Inventarliste so die Basis für einen nachvollziehbaren Scanprozess bilden, erfahren Sie im Video.

 

 

 

 

Wie werden Ihre Dokumente optimal für den Scanprozess vorbereitet?

Diese Frage steht im Zentrum von Teil vier unserer Serie. Damit der Inhalt eines Aktenordners zuverlässig durch unsere professionellen Dokumentenscanner mit Einzelblatteinzug läuft, braucht es eine sorgfältige Vorbereitung.

Diese Belegaufbereitung ist reine Handarbeit und ein entscheidender Baustein unseres Scanservice: Unser Team löst sämtliche Heftungen wie Klammern oder Tackernadeln, glättet geknickte und beschädigte Seiten und flickt Risse, damit der Scanprozess anschließend reibungslos abläuft.

 

 

 

 

Wie genau werden Aktenordner gescannt?

Im fünften Teil unserer Serie geht es um das Herzstück des gesamten Prozesses: den eigentlichen Scanvorgang. Wir zeigen, wie wir die Digitalisierung vieler tausend Seiten effizient organisieren, welche Technik dabei zum Einsatz kommt und welche Scanparameter zur Wahl stehen.

Das Video gibt einen umfassenden Einblick in die Leistungsfähigkeit unseres Scanservice und zeigt, wie wir große Dokumentenmengen schnell, sicher und in höchster Qualität digitalisieren.

 

 

 

 

Wie steuern wir unsere Workflows?

Teil sechs unserer Serie wirft einen Blick hinter die Kulissen: Wie steuern wir sämtliche Schritte der Aktendigitalisierung zentral, effizient und sicher? Die Antwort liegt in DocYard, unserer modular aufgebauten Prozessplattform, die alle Verarbeitungsschritte der Digitalisierung miteinander verzahnt.

Zu den Kernfunktionen zählen unter anderem die Texterkennung, die Einbindung von Großformaten, die strukturierte Datenerfassung sowie durchgängige Qualitätskontrollen – ergänzt um Export und nahtlose Übergabe Ihrer Daten an nachgelagerte Systeme.

 

 

 

 

Warum reichen PDFs allein nicht aus, um Dokumente wiederzufinden?

Nach dem Scannen liegen Unterlagen meist als fortlaufend nummerierte PDFs vor – für die gezielte Suche reicht das nicht. Erst eindeutige Merkmale wie Rechnungsnummer, Kundennummer oder Datum machen sie schnell auffindbar.

Dieses Video zeigt, welche Aufgaben die Datenerfassung übernimmt, mit welchen Methoden wir arbeiten und nach welchem Prinzip wir vorgehen.

 

 

 

 

Wie werden aus gescannten Unterlagen nutzbare digitale Daten?

Sind alle Dokumente gescannt und die Metadaten vollständig erfasst, folgt der letzte entscheidende Schritt: der Export. Erst hier entstehen die finalen Dateien, die Sie anschließend in Ihrem System einsetzen.

Dieses Video zeigt, welche Zielformate wir erzeugen, wie die Qualitätssicherung vor dem Export abläuft und wie die Daten für Ihr DMS-, ERP- oder Archivsystem aufbereitet werden.

 

 

 

 

Was geschieht nach dem Scan mit den Originalen?

Sobald die digitalen Daten übermittelt sind und Ihnen vollständig vorliegen, stellt sich eine wichtige Frage: Was passiert mit den analogen Originalunterlagen – dürfen sie vernichtet werden, und wenn ja, unter welchen Bedingungen?

Dieses Video beleuchtet die rechtlichen und organisatorischen Aspekte der Aktenvernichtung. Wir zeigen, wie mit besonders sensiblen Dokumenten wie Urkunden umzugehen ist, wie Ihre Daten während des gesamten Prozesses geschützt bleiben und wer die datenschutzkonforme Vernichtung übernimmt.

Außerdem stellen wir Alternativen vor – etwa die sichere externe Lagerung oder die Rückgabe der Originale.