Aktendigitalisierung im Detail
Der komplette Ablauf
In dieser neunteiligen Videoserie zeigen wir, wie aus Ihren Papierakten sichere, digitale und sofort nutzbare Unterlagen werden – von der Angebotsphase über Abholung, Inventarisierung und Scan bis hin zu Export und Aktenvernichtung.
Jeder Schritt wird anschaulich und praxisnah erklärt, sodass Sie einen vollständigen Einblick in unseren Digitalisierungsprozess erhalten.
Teil 1: Die Angebotsphase
Am Anfang jedes Archivierungsprojekts steht das persönliche Gespräch:
Kein Archiv gleicht dem anderen. Wir zeigen, wie wir gemeinsam mit Ihnen im Vorfeld die für Sie passende Lösung finden.
Per Kundenfragebogen oder Sichtung vor Ort ermitteln wir, welche Leistungen für Ihr Archiv sinnvoll sind.
Teil 2: Abholung und Transport
Wie gelangen Ihre Akten sicher zu uns?
Wie wir Ihre Akten vor Ort verpacken, protokollieren und sicher ins Scanzentrum bringen, erfahren Sie in diesem Video.
Teil 3: Inventarisierung
Welche Akten wurden abgeholt und wie sollen sie verarbeitet werden?
Mit eindeutiger AktenID und lückenloser Inventarliste: So geht bei uns keine Akte verloren.
Teil 4: Belegaufbereitung
Wie werden Ihre Dokumente optimal für den Scanprozess vorbereitet?
Heftungen lösen, Seiten glätten, Risse flicken: So bereiten wir Ihre Unterlagen von Hand für den Scan vor.
Teil 5: Der Scanvorgang
Wie genau werden Aktenordner gescannt?
Technik, Scanparameter und Organisation: So digitalisieren wir viele tausend Seiten schnell und sicher.
Teil 6: Der Workflow
Wie steuern wir unsere Workflows?
Ein Blick hinter die Kulissen: Wie unsere Prozessplattform Docyard alle Schritte der Digitalisierung verbindet.
Teil 7: Die Datenerfassung
Warum PDFs allein nicht reichen.
Wie Rechnungsnummer, Kundennummer oder Datum Ihre Dokumente auffindbar machen.
Teil 8: Der Export
Wie werden aus gescannten Unterlagen nutzbare digitale Daten?
Zielformate, Qualitätssicherung und Übergabe: So werden aus Scans Daten für Ihr DMS, ERP oder Archivsystem.
Teil 9: Die Aktenvernichtung
