Was bedeutet GoBD?

Die Abkürzung GoBD steht für „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“.

Das Schreiben vom Bundesministerium der Finanzen vom 14.11.2014 befasst sich eingehend mit der Vereinbarkeit der gültigen Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung und der Aufbewahrung in digitaler Form.

Dabei geht es um Belege in Papierform, die für die Archivierung digitalisiert werden, aber genauso um bereits digital vorliegende Belege, wie zum Beispiel E-Mails oder digital erzeugte Rechnungen.

Das bedeutet, durch die GoBD ist genau festgelegt, welche Anforderungen die digitale Archivierung von steuerrechtlich relevanten Unterlagen für die rechtmäßige Aufbewahrung von steuerrelevanten Unterlagen erfüllen muss.

Auch wenn es auf den ersten Blick nach viel Arbeit und nach einer Flut aus Paragraphen aussieht, ist es nicht sehr schwer die Anforderungen der GoBD zu erfüllen. Es ist ganz einfach Fehlerquellen zu beseitigen oder gar nicht erst aufkommen zu lassen.

In diesem kurzen Auszug aus dem Schreiben des Bundesministeriums der Finanzen vom 14.11.2014 zu GoBD sind die wichtigsten Punkte einmal zusammen gefasst:

„…sind bei der Führung von Büchern in elektronischer oder in Papierform und sonst erforderlicher Aufzeichnungen in elektronischer oder in Papierform im Sinne der Rzn. 3 bis 5 die folgenden Anforderungen zu beachten:

• Grundsatz der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit
  Ein Betriebsprüfer muss die steuerrelevanten Buchungen verstehen und überprüfen können
• Grundsätze der Wahrheit, Klarheit und fortlaufenden Aufzeichnung
  Bei der Aufzeichnung dürfen keine Lücken vorhanden sein, die tatsächlichen Geschäftsvorfälle müssen unverändert dokumentiert und aufgezeichnet werden
• Vollständigkeit
  Alle steuerlich relevanten Buchungen müssen vollständig und lückenlos und korrekt aufgezeichnet werden
• Richtigkeit
  Alle Buchungen und Dokumente müssen korrekt sein, inhaltliche Fehler dürfen nicht enthalten sein
• Zeitgerechte Buchungen und Aufzeichnungen
  Alle Buchungen und Aufzeichnungen müssen zeitnah erfolgen
• Ordnung
  Unterlagen dürfen nicht planlos gesammelt werden, sondern müssen ordentlich und leicht nachvollziehbar gespeichert werden
• Unveränderbarkeit
  Buchungen und Aufzeichnungen müssen so gespeichert werden, dass man den ursprünglichen Zustand feststellen kann.

Wir als zertifizierter und erfahrener Dienstleister helfen Ihnen dabei Ihre Dokumente rechtssicher aufzubewahren. Unsere Leistungen, angefangen beim Scan Ihrer Belege inklusive Verfahrensdokumentation, bis zur Bereitstellung, erfüllen die Anforderungen zur rechtmäßigen Aufbewahrung nach der GoBD. Sie müssen sich um nichts weiter kümmern.

Tipp: Mit unserem Online-Archiv in der Smart-Cloud können Sie komfortabel mit Ihren Dokumenten arbeiten und erfüllen dank der zahlreichen Funktionen und Schnittstellen problemlos alle Anforderungen der GoBD.