FAQ

Machen Sie sich unser Wissen zunutze

Auf den folgenden Seiten versuchen wir die häufigsten Fragen zu beantworten. Nebenbei möchten wir anhand der Antworten auch ein wenig Hintergrund und Basiswissen zum Thema elektronische Archivierung vermitteln.

Sicherlich kann nicht jede Frage umfassend beantwortet werden – besonders in Einzelfällen ersetzt nichts das persönliche Gespräch. Sollten Sie hier eine Frage vermissen, die Sie unbedingt geklärt haben möchten...


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Grundwissen

Was kann archiviert werden?

Grundsätzlich alles, das in Papierform vorliegt – Rechnungen, Schriftverkehr, Personal- und Patientenakten usw..

Neben DIN-A4 Belegen natürlich auch Pläne, Zeichnungen und Großformate im Allgemeinen. Schriftverkehr auch gemischt mit Großformaten, hier setzen wir spezielle Techniken ein um Formate ab DIN-A2 und Standardformate bis DIN-A3 zwar an unterschiedlicher Hardware zu Scannen, aber im digitalen Archiv inhaltlich in der ursprünglichen reihenfolge abzubilden.

Auch ältere Unterlagen, beispielsweise vor 1970, ein Zeitraum in dem oft sehr dünnes Papier verwendet wurde, stellen kein Problem dar. Erst im Zeitalter der Schiefertafeln kann es problematisch werden.

Im Grunde gilt: Alles was steuerlich relevant ist oder für das Unternehmen von hohem Informationsgehalt, kann auch archiviert und somit gescannt werden.

Aber auch digitale Daten können in ein elektronisches Archiv übernommen werden. Formate und Zustand spielen kaum eine Rolle.

Wie finde ich die Daten wieder?

Im Grunde gibt es 3 gängige Varianten um Dokumente zu archivierenund recherchierbar (suchen) zu machen:

Variante 1: DMS (Dokumentenmanagementsystem)

Variante 2: PDF Dateien

Variante 3: Online Archiv (Cloud)

Allen Varianten gemeinsam ist die grundlegende Datenerfassung als Basis für die Recherche:

Sie als Kunde geben uns die Kriterien vor, die wir pro Vorgang in einer Datenbank erfassen. Im einfachsten Fall können Sie die Ordnerrücken verwenden oder auch dokumentenbezogene Suchfelder wie Rechnungsnummer, Datum oder Kundenname.

Diese daten übergeben wir an ein DMS das bei Ihnen im Einsatz ist, oder wir laden diese Daten in unser Online Archiv.

In beiden Fällen steht Ihnen eine Arbeitsoberfläche zur Verfügung.

Innerhalb der Archivierungssoftware (DMS oder Online Archiv) öffnen Sie mit einem Mausklick Ihre Suchmaske und geben diese Suchbegriffe ein. Die Felder können untereinander kombiniert werden. Wahlweise werden sog. „Auswahllisten“ angeboten, aus denen Suchbegriffe ausgewählt werden können.

Innerhalb von 1-2 Sekunden zeigt das System Ihnen ein Ergebnis zu Ihrer Anfrage und die zugehörigen digitalen Abbilder der Belege. Diese Abbilder können Sie direkt faxen, per Mail verschicken oder ausdrucken. Alle Daten sind selbstverständlich netzwerkfähig und können jederzeit von mehreren Personen gleichzeitig bearbeitet und eingesehen werden.

Im Falle der PDF Dateien stellen wir Ihnen eine Verzeichnisstruktur zur Verfügung, durch Sie sich hierarchisch zum Ziel klicken oder per Volltext nach einzelnen Begriffen suchen können.

Dürfen Originaldokumente nach der Archivierung vernichtet werden?

Wurde die digitale Archivierung auf Basis der gesetzlichen Vorgaben durchgeführt steht einer Vernichtung der Originale nichts im Wege. Ganz entscheidend ist die Revisionssicherheit des speichernden Systems.

Das heißt, die Unveränderbarkeit der Daten muss sicher gestellt sein. Die digitalen Abbilder müssen dem Original entsprechen, Farbe ist jedoch nicht entscheidend. Wichtig sind die inhaltlichen Informationen zum Zeitpunkt der Archivierung. 

Darüber hinaus sollte das speichernde System (Archiv- oder DMS) die Prüfung mittels der IDEA Software bestanden haben. IDEA ist eine Software, die vom Finanzamt zur Prüfung digitaler Daten eingesetzt wird. Vor dem Gesetz entsprechen digitale Dokumente der gleichen Beweisfähigkeit wie ein „Papier-Original“.

Als Dienstleister tragen wir dafür Sorge, dass Ihre Archivierung alle Kriterien für eine spätere Vernichtung der Originale erfüllt.

Siehe auch: Aktenvernichtung

Wann entscheide ich mich für ein digitales Archiv, und wann für eine Aktenlagerung?

Die Entscheidung zwischen einem digitalen Archiv, und einer physischen Aktenlagerung unterliegt vielen Kriterien. Anhand folgender Tabelle werden die Vor-/Nachteile beider Lösungen gegenüber gestellt. Die Angaben beziehen sich jeweils auf 1 Aktenordner.

    •  
    • Digital
    • Aktenlager
    • Verfügbarkeit
    • 1-2 Sekunden
    • 1-2 Stunden
    • Investition
    • Einmalig
    • Laufende Kosten
    • Platzersparnis
    • 99%
    • 99%
    • Abgabenordnung konform
    • Zu 100%
    • nur für Eingangsbelege

Unser Aktenlager bietet sich an, wenn in Unterlagen kaum noch Recherchen stattfinden – die Aufbewahrung also in erster Linie aufgrund der gesetzlichen Auflagen stattfindet. Eine Digitalisierung der Unterlagen setzt meist schon zu einem früheren Zeitpunkt an. Die Aktualität und schnelle Verfügbarkeit der Informationen stehen hier im Vordergrund. Ein digital archivierter Ordner verursacht nur einmalig Kosten.

Ein Ordner für 10 Jahre eingelagert, verursacht hingegen laufende Kosten, diese können variieren, je öfter Sie auf Akten aus dem Aktenlager zugreifen:

Siehe auch: Ihre Sicherheit, Scan/Digitalisierung, Aktenlagerung

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Scan Dienstleistung

Wie werden meine Dokumente abgeholt?

Je nach Menge übernehmen wir den kompletten Transport. Bei Bedarf bringen wir entsprechende Transportbehältnisse mit, verpacken die Dokumente sortiert und transportieren mit unseren Transportern. Mit unserem eigenen Kurierdienst holen wir Akten aus dem gesamten Bundesgebiet. Sollte es sich um größere Mengen handeln, arbeiten wir mit einem erfahrenen und günstigen Speditionsunternehmen zusammen.

Wie schnell werden die Dokumente verarbeitet?

Wir verarbeiten alle aktuellen Belege innerhalb von 24 Stunden. Meist erhält der Kunde seine Daten von uns zum sofortigen Einsatz noch am selben Tag zurük. Derzeit sind wir in der Lage, bis zu 100.000 Seiten pro Tag zu verarbeiten – inklusive aller Tätigkeiten wie Belegaufbereitung, Digitalisierung, Datenerfassung. Akten Archivierungen dauern entsprechend länger. Die Gesamtauftragsdauer wird bei größeren Ordnermengen mit dem Kunden abgestimmt.

Siehe auch: Online-Archivierung, Aktenlagerung

Wie bekomme ich meine Daten?

Sie geben das System vor und wir liefern die fertigen Daten. In der Regel fällt beim Kunden keinerlei Aufwand mehr an. Der Import der gescannten und fertig indizierten Daten in das Kundensystem läuft weitgehend automatisiert. Nach der Onlineübergabe der Daten können automatisch interne WorkFlows angestoßen werden.

Wir liefern Daten für nahezu jedes am Markt erhältliche System, wie EASY-Archiv, DocuWare, D3, ELO, SAP usw.. Die Daten stellen wir entweder online auf Ihrem Server ab, oder Ihr System „holt“ die Daten automatisch von unserem FTP Server. Akten Archivierungen werden meist auf CD-ROM oder DVD gespeichert. Natürlich liefern wir bei Bedarf auch aktuelle Belege auf Datenträger wie CD-ROM oder DVD.

Siehe auch: Online-ArchivierungAktenlagerung

Wann werden meine Dokumente vernichtet?

Nachdem wir Ihnen die digitalen Daten übergeben haben, lagern wir die Originale für mind. weitere 4 Wochen in unserem Aktenlager. Frühestens nach Ablauf der 4 Wochen erhalten Sie von uns eine schriftliche Freigabe zur Vernichtung. In dieser Freigabe führen wir explizit auf, welche Dokumente zur Vernichtung anstehen. Durch Ihre Unterschrift erteilen sie uns die Erlaubnis die Dokumente zu vernichten.

Siehe auch: Aktenlagerung, Aktenvernichtung

Wie läuft die Vernichtung der Originale ab?

Anhand der Vernichtungsfreigabe (siehe „Wann werden meine Dokumente vernichtet?“) vernichten wir die Dokumente, für die wir eine Freigabe haben. Bei einem lokalen Entsorger bestellen wir einen entsprechenden Container. Dieser Container ist mit Schlössern versehen, zu denen nur wir und der Entsorger Zugang haben. Der Container wird mit Ihren Dokumenten und ggf. denen anderer Kunden gefüllt und noch am selben Tag vom Entsorger abgeholt.

Die Vernichtung beim Entsorger geschieht streng nach BDSG (Bundesdatenschutzgesetz) Vorgaben. Hiervon haben wir uns im Vorfeld überzeugt. In geschlossenen, videoüberwachten Räumen werden die Dokumente „geschreddert“ und anschliessend zusätzlich verwirbelt, dadurch werden sämtliche Informationen unbrauchbar und unmöglich rekonstruierbar. Über die erfolgreiche Datenvernichtung erhalten wir ein Zertifikat, das wir Ihnen ebenfalls zukommen lassen.

Siehe auch: Aktenvernichtung

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Software

Brauche ich eine spezielle Software?

Das hängt von Ihren Anforderungen an. Wenn es lediglich um sog. Altdaten geht, also beispielsweise komplette Jahrgänge aus Platzgründen zu archivieren, bekommen Sie die notwendige Software kostenlos und unbefristet von uns zur Verfügung gestellt. Alternativ können die Dokumente als PDF Dateien gespeichert werden.

Für aktuelle Archivierung können sie entweder ein eigenes System installieren, oder gegen eine geringe Monatsgebühr unseren Online-Archiv-Server nutzen. Dieses Online Angebot umfasst nahezu die volle Funktionalität eines Vollsystems und ist für jeden über Benutzername und Passwort per Internet zugängig.

Siehe auch: Online-Archivierung, Aktenlagerung

Binde ich mich an eine Software?

Gerade bei Altdaten, die aus Platzgründen archiviert werden sollen, stellt sich oft die Frage, welche Software zukünftig im Unternehmen zum Dokumentenmanagement eingesetzt werden soll. Fällt diese Entscheidung erst später, aber die Altdaten sollen zuvor archiviert werden, berücksichtigen wir diese Planung und machen die Archivierung „offen“. Indem wir ausschließlich Standardformate, sowohl bei der Datenbank als auch bei den Images (Scandaten) einsetzen, ermöglichen wir Ihnen alle archivierten Daten in vollem Umfang in nahezu jedes System zu integrieren, für das Sie sich nachfolgend entscheiden.

Bis dahin nutzen Sie gerne unsere kostenlose Recherchesoftware – den späteren Import in ein festinstalliertes Vollsystem erstellen wir Ihnen zu günstigsten Konditionen. Im Allgemeinen sind aber alle uns bekannten Systeme in der Lage, unsere Daten problemlos und schnell zu importieren.

Siehe auch: Aktenlagerung

Wie funktioniert ein Online Archiv?

Die effektivste und kostengünstigste Lösung zur Einführung eines Archivsystems bieten wir über unseren Archiv-Server. Dieser ist Online über das Internet erreichbar und lässt sich problemlos per Browsertechnik in die bestehende EDV Umgebung integrieren. Über Benutzername und Passwort geschützt können alle Dokumente sekundenschnell recherchiert werden. Auch die Ablage neuer Belege ist möglich. Sie erhalten von uns eine entsprechende URL (Internet-Adresse) genannt und geben diese in der Titelzeile Ihres Browsers ein. Die Bedienung & Recherche ist intuitiv, aber beim ersten „Suchen“ sind wir gerne behilflich.

Sehr effektiv – weil wir lediglich geringe Monatsmieten pro Kunden berechnen (zwischen 50 € und 100€). Sie müssen nicht mehr in Software investieren, und auch die Datenvorhaltung bei Ihnen entfällt – also keine Risiken bei den Sicherungsmechanismen oder Investitionen in Speicherkapazitäten.

Siehe auch: Online-Archivierung

Wann nutze ich TIF und wann PDF?

Das PDF Format zur Langzeitarchivierung einzusetzen ist leider ein weit verbreiteter Irrtum. Zwar gibt es mittlerweile das PDF-A Format – dabei handelt es sich um eine spezielle Entwicklung für den Archivierungsbereich, deren Entwicklung noch nicht komplett abgeschlossen ist. Das Standard PDF dient selten zur Archivierung – beispielsweise steuerlich relevanter Unterlagen. Das liegt daran, das PDF in erster Linie der Publikation von Dokumenten dienen soll. Sollen beispielsweise technische Unterlagen, Bedienungsanleitungen oder Texte im Internet zur Verfügung gestellt werden, wird das weitgehend im PDF Format erfüllt. Für Dokumente, die einem Kunden zu einem Produkt als Hilfestellung oder Information übergeben werden, empfiehlt sich ebenfalls das PDF Format.

Im PDF können nicht nur weitere Daten wie Texterkennung, Lesezeichen oder Markierungen gespeichert werden – durch die freie Verfügbarkeit des Viewers (Anzeigeprogramm) gibt es auch keine Probleme mit der Anzeige der Dokumente. Allerdings ist PDF nur schwer gegen Manipulationen im Inhalt zu sichern. Des Weiteren unterliegt es einer ständigen Weiterentwicklung – anders das TIF. Bei einer Archivierung muss u.a. sicher gestellt sein, dass die Dokumente auch in 30 Jahren noch problemlos reproduzierbar sind. Diese Anforderung erfüllt TIF als nahezu einziges Format im EDV Bereich. Abschließend lässt sich sagen, dass im steuerlichen Bereich – Buchhaltung – in erster Linie TIF als Format eingesetzt wird, meist in Verbindung mit einem entsprechenden Softwaresystem.

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Technik

In welchem Format wird gescannt?

Digitalisiert (gescannt) wird grundsätzlich immer im TIF Format. Das TIF Format wird von nahezu jedem Dokumentenscanner erzeugt. TIF hat sich im Archivierungsbereich quasi als Standard etabliert. Nahezu alle am Markt erhältlichen, professionellen Archiv- und DMS (Dokumentenmanagement) Systeme setzen das TIF Format zum Speichern der Bilddaten ein.

Wird später ein anderes Format benötigt, wie beispielsweise PDF oder JPG werden die TIF Dateien im Anschluss in das jeweilige Format konvertiert. Wir speichern sämtliche TIF Daten bei uns als Backup, so dass es zukünftig jederzeit möglich ist, Archivierungen komplett neu aufzubauen – entweder bei Verlust oder bei Übernahme für ein anderes System.

Siehe auch: Scan/Digitalisierung

In welchem Format wird archiviert?

Prinzipiell ist das Format immer vom eingesetzten Archiv- bzw. DMS (Dokumentenmanagement) System abhängig. Die meisten Systeme setzen jedoch das TIF Format ein (siehe „in welchem Format wird gescannt?“). TIF hat sich quasi als Standard im Archivierungsbereich etabliert. Das TIF Format entspricht im Übrigen dem weltweit gültigem Format, in dem Faxe versendet werden. Daher gehen Experten davon aus, dass es sich bei TIF um das momentan langlebigste Format im EDV Bereich handelt.

Im Vergleich zu ADOBE-PDF, welches einer ständigen Weiterentwicklung unterliegt, hat sich TIF seit seiner Entstehung kaum verändert und wird im heutigen Format auch auf Jahre hinaus Bestand haben. Vereinzelt setzen Archivsysteme auch JPG oder PDF ein.

Wie lange hält sich eine CD/DVD?

Antwort: Genauso lange wie ein Stück Papier. Leider gibt es auf diese Frage keine abschließend klärende Antwort. Selbst die Hersteller der CD/DVD Rohlinge scheuen sich davor, hier konkrete Angaben zu machen. In Tests hat sich zwar herausgestellt, das eine qualitativ hochwertige CD ROM bis zu 99 Jahren datensicher ist, jedoch wurden dazu optimale Bedingungen zugrunde gelegt. Einzig Verbatim gibt Zertifikate aus, nach denen bestimmte Rohlinge mindestens 30 Jahre die Daten verlustfrei speichern. Garantie gewährt auch Verbatim leider nicht.

Wir setzen diesbezüglich auf ein anderes Konzept, das nicht einzig auf die Hoffnung beruht, das die CD/DVD lange genug die Daten sicher speichert. Zunächst einmal setzen wir ausschließlich qualitativ hochwertige Datenträger zur Speicherung ein. Darüber hinaus bekommt jeder Kunde von uns IMMER eine Sicherungskopie jedes Datenträgers.

Wird diese Sicherungskopie sicher verwahrt, und nicht außergewöhnlichen Klimabedingungen ausgesetzt, dürfte die Haltbarkeit gewährleistet sein. Ist die Arbeitskopie des Datenträgers beschädigt, wird von der Sicherungskopie eine neue Kopie angefertigt, welche von da an als neue Sicherungskopie gilt, während die ursprüngliche Sicherungskopie fortan als Arbeitskopie eingesetzt wird. Darüber hinaus verwahren wir ebenfalls eine Sicherungskopie, außer der Kunde widerspricht dieser zusätzlichen Kopie. Unsere Sicherungskopien lagern in einem feuerfesten Sicherheitsschrank in unserem gesicherten Aktenlager.

Siehe auch: Aktenlagerung

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Preise / Kosten

Auf welcher Basis werden Angebote erstellt?

Im Allgemeinen geben wir konkrete Angebote nur nach durchgeführten Probearchivierungen ab. D.h., wir archivieren einen Ordner bzw. einen Belegquerschnitt pro Belegart kostenlos zur Probe. Die an uns übergebenen Dokumente erhalten Sie im Originalzustand wieder zurück.

Zusätzlich erstellen wir eine CD-Rom mit den digitalen Images sowie der Datenbank mit den vom Interessenten gewünschten Indizes. Diese CD-Rom enthält eine Recherchesoftware, die ohne Installation einen Einblick in unsere Qualität und Leistungsfähigkeit gibt. Letztendlich beinhaltet eine solche Probearchivierung auch einen detaillierten Bericht über die durchgeführten Arbeiten und den daraus resultierenden Kosten. Aufgrund dieses Berichtes unterbreiten wir gerne Festpreisangebote zur Archivierung kompletter Altdatenbestände oder regelmäßiger Volumen.

Was kostet eine Archivierung?

Diverse Studien belegen, dass ein elektronisches Archiv bis zu 70% der Kosten eines analogen Archivs einsparen kann. Die Einsparungen ergeben sich zum einen natürlich durch die immense Platzersparnis (99%!) und zum anderen durch den stark sinkenden Personalaufwand bei Recherche und Ablage. Wie und Wo Sie sparen kalkulieren wir gerne einmal für Sie durch. In fast allen Fällen liegen die Ausgaben für eine Archivierung weit unter den Kosten des bisherigen Archivs!

Siehe auch: Scan/Digitalisierung, Aktenlagerung

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