
Scanservice für Oldenburg
zertifiziert nach ISO 9001 & Revisionssicher
inklusive Abholservice
Papierlos arbeiten
Standortunabhängig in der Cloud
Zeit & Platz sparen
Verfügbarkeit der Informationen und Belege verbessern
Unser Scanservice für Oldenburg als ideale Lösung?
Es gibt viele Gründe, warum unsere Scanservice Leistungen echte Vorteile für Sie bieten.
- Wenn Aktenordner aufgrund der Aufbewahrungspflicht 10 Jahre aufbewahrt werden müssen und dabei wertvollen Platz belegen, der anderweitig genutzt werden soll, dann ist unser Scanservice Oldenburg die wirtschaftliche Alternative.
- Wenn sie viel Zeit mit der Suche nach Dokumenten verbringen, die Ablage einen Großteil der täglichen Arbeit ausmacht. Dann ist eine digitale Archivierung die optimale Lösung, um in das papierlose Büro zu starten und Ihre Prozesse zu optimieren.
Unseren Scanservice bieten wir nicht nur für die elektronische Archivierung von Bestandsakten an. Sondern auch als Scanservice für die tägliche, wöchentliche oder monatliche Ablage.
Wir bieten Ihnen als Scandienstleister das komplette Spektrum des Scanservice. Von der Aktenabholung, Belegaufbereitung dem Scannen über die Datenerfassung bis hin zur Aktenvernichtung, sind wir Ihr Partner für effektive Digitalisierung.
Unser Scanservice für Unternehmen in Oldenburg digitalisiert für Sie:
- Rechnungen
- Lieferscheine
- Buchhaltung
- Technische Dokumentationen
- Personalakten
- Schriftverkehr
- Pläne, Zeichnungen & Großformate
- Bauakten oder Grundstücksakten
- und viele weitere Arten von Akten und Dokumenten
Sie brauchen einen Scanservice für Ihr Unternehmen in Oldenburg? Wir helfen Ihnen gerne!
Jetzt Kontakt aufnehmen!Mögliche Schritte einer Digitalisierung:
Probearchivierung zur Preisermittlung
Neben einer Sichtung der zu scannenden Dokumente und Ordner vor Ort bieten wir zur Preisermittlung auch eine kostenlose Probearchivierung von 2 bis 3 Ordnern oder eines repräsentativen Belegquerschnitts an. Gemeinsam besprechen wir nach welchen Kriterien das digitale Archiv aufgebaut sein soll und machen darüber hinaus auch eigene Vorschläge zur digitalen Umsetzung. Auf Basis der Probearchivierung erhalten Sie ein ausführliches, individuelles Angebot. Durchschnittlich berechnen wir 18 € bis 21 € für die komplette Digitalisierung eines Aktenordners.
Aktentransport & Verpackung
Im Auftragsfall übernehmen wir gerne die Verpackung der zu scannenden Ordner in Ihrem Unternehmen in Oldenburg. Wir dokumentieren die verpackten Akten und Belege und Sie erhalten ein Übernahmeprotokoll.
Bei regelmäßigem Scanservice, also wenn es um tagesaktuelle Scandienstleistung der laufenden Ablage oder den digitalen Posteingang geht, kann unser Fahrdienst gerne ebenso persönlich vorbeikommen und die Papiere abholen.
Wir transportieren ausschließlich mit eigenem Personal und Transportern.
Akteneinlagerung und Scan-on-Demand
Bei einer Digitalisierung von Bestandsakten werden die Aktenordner zunächst in unserem Aktenlager zwischen gelagert. Ihre Akten sind dann zwar bei uns, aber Sie haben trotzdem zeitnahen Zugriff auf benötigte Belege. Wir nennen dies Scan-on-Demand. Also Scan, wenn Sie es brauchen bzw. auf Anforderung.
Aufbereitung: Dokumente auf den Scan vorbereiten
Vor der Digitalisierung, also dem Scannen der Belege, bereiten wir diese für den Scanvorgang vor. Das bedeutet wir entfernen Heftungen, kleben Risse, kleben Haftnotizen auf und nehmen ggf. Vorsortierungen vor. Für die spätere digitale Heftung bringen wir Barcodes an.
Scannen & Digitalisieren
Die zuvor aufbereiteten und von Klammerungen befreiten Belege werden im Anschluss mit Dokumentenscannern digitalisiert. Das Scannen von Vorderseite und Rückseite geschieht gleichzeitig. Leerseiten werden gelöscht. Farbscans, Schwarz/Weiß Scans oder auch Graustufen können in Auflösungen von 150 DPI bis 600 DPI erzeugt werden. Durch eine Doppeleinzugskontrolle und die Ausrichtung nach Leserichtung gehen keinerlei Informationen digital verloren.
Suchbegriffe erfassen
Nach dem Scanvorgang folgt die sog. Datenerfassung. Hier erfassen wir weitgehend manuell die Schlagwörter, die Sie benötigen um Ihre archivierten Dokumente schnell und zuverlässig finden zu können. Wir erfassen diese Indizes vom Ordnerrücken, von eingelegten Trennern und Registern oder auch von einzelnen Vorgängen. Suchfelder wie Rechnungsnummern, Datum oder Empfänger stehen später zur digitalen Recherche zur Verfügung.
Texterkennung / optical character recognition (OCR)
Zusätzlich versehen wir die PDF Dateien mit einer Volltexterkennung. Eine automatische Texterkennung wertet jedes Wort und jede Zahl aus, die somit auch zur Suche nach Belegen zur Verfügung steht.
Speicherung & Langzeitarchivierung
Im nahezu letzten Arbeitsschritt werden die digitalisierten Daten endgültig archiviert. Setzen Sie ein Dokumentenmanagement ein, so liefern wir die Daten in dem technischen Format, das Ihnen ermöglicht die Dateien umgehend zu importieren. Alternativ, wenn keine Archivsoftware im Einsatz ist, liefern wir das elektronische Archiv als PDF Dateien, die hierarchisch in einer übersichtlichen Verzeichnisstruktur abgelegt sind. Die Daten übergeben wir idealerweise online zum Abruf auf unserem FTP Server oder erstellen Ihnen Datenträger wie DVD oder externe Festplatte.

Rechtssicherheit & Datenschutz
Wir arbeiten nicht nur streng nach Datenschutzvorgaben, sondern achten auch besonders darauf die gesetzlichen Vorgaben zu erfüllen, bzw. Ihnen Ergebnisse zu liefern, die Ihnen ermöglichen alle Vorgaben einzuhalten. Das umfasst unter anderem die Revisionssicherheit, Auswertbarkeit und Nachvollziehbarkeit. Von uns digitalisierte Dokumente entsprechen diesen und noch weiteren Kriterien, die durch die GOBD geregelt sind. Auf Wunsch erhalten Sie auch eine Verfahrensdokumentation, die zur digitalen Archivierung vorgeschrieben ist.
Zusätzlich ist die Erfüllung der DSGVO eine Aufgabe, die wir und unsere Kunden erfüllen müssen. Wir nehmen diese Verordnung sehr ernst und gehen mit sämtlichen uns anvertrauten Daten sorgsam und diskret um. Zur Erfüllung gehört neben der Transparenz über die Verwendung und Verarbeitung der Daten auch die entsprechenden Dokumente wie ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) und unsere datenschutzrelevanten Dokumente.
TIPP: Wussten Sie schon, dass die Digitalisierung Ihnen dabei hilft die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) einzuhalten? Durch die zentralisierte, digitale und übersichtliche Speicherung aller Daten, können Sie zum Beispiel Löschfristen oder auch der Auskunftspflicht viel schneller und komfortabler nachkommen.
Referenzen Scanservice
Viele Oldenburger Unternehmen wie Westfa Gas, Hanken & Hanken und viele mehr vertrauen uns bereits Ihre Akten & Dokumente zur Digitalisierung an.
Was können wir für Sie tun?
Scanservice Oldenburg
Unsere Scanservice Hotline hilft Ihnen gerne weiter
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