Scanservice für Oldenburg

Neben einer Sichtung der zu scannenden Dokumente und Ordner vor Ort bieten wir zur Preisermittlung auch eine kostenlose Probearchivierung von 2 bis 3 Ordnern oder eines repräsentativen Belegquerschnitts an. Gemeinsam besprechen wir nach welchen Kriterien das digitale Archiv aufgebaut sein soll und machen darüber hinaus auch eigene Vorschläge zur digitalen Umsetzung. Auf Basis der Probearchivierung erhalten Sie ein ausführliches, individuelles Angebot. Durchschnittlich berechnen wir 18 € bis 21 € für die komplette Digitalisierung eines Aktenordners.

Im Auftragsfall übernehmen wir gerne die Verpackung der zu scannenden Ordner in Ihrem Unternehmen in Oldenburg. Wir dokumentieren die verpackten Akten und Belege und Sie erhalten ein Übernahmeprotokoll.  

Bei regelmäßigem Scanservice, also wenn es um tagesaktuelle Scandienstleistung der laufenden Ablage oder den digitalen Posteingang geht, kann unser Fahrdienst gerne ebenso persönlich vorbeikommen und die Papiere abholen.

Wir transportieren ausschließlich mit eigenem Personal und Transportern.

Vor der Digitalisierung, also dem Scannen der Belege, bereiten wir diese für den Scanvorgang vor. Das bedeutet wir entfernen Heftungen, kleben Risse, kleben Haftnotizen auf und nehmen ggf. Vorsortierungen vor. Für die spätere digitale Heftung bringen wir Barcodes an.

Die zuvor aufbereiteten und von Klammerungen befreiten Belege werden im Anschluss mit Dokumentenscannern digitalisiert. Das Scannen von Vorderseite und Rückseite geschieht gleichzeitig. Leerseiten werden gelöscht. Farbscans, Schwarz/Weiß Scans oder auch Graustufen können in Auflösungen von 150 DPI bis 600 DPI erzeugt werden. Durch eine Doppeleinzugskontrolle und die Ausrichtung nach Leserichtung gehen keinerlei Informationen digital verloren.

Nach dem Scanvorgang folgt die sog. Datenerfassung. Hier erfassen wir weitgehend manuell die Schlagwörter, die Sie benötigen um Ihre archivierten Dokumente schnell und zuverlässig finden zu können. Wir erfassen diese Indizes vom Ordnerrücken, von eingelegten Trennern und Registern oder auch von einzelnen Vorgängen. Suchfelder wie Rechnungsnummern, Datum oder Empfänger stehen später zur digitalen Recherche zur Verfügung.

Zusätzlich versehen wir die PDF Dateien mit einer Volltexterkennung. Eine automatische Texterkennung wertet jedes Wort und jede Zahl aus, die somit auch zur Suche nach Belegen zur Verfügung steht.