Scanservice Oldenburg

Scanservice Oldenburg

Unser Scanservice für Oldenburg

Akten & Ordner Digitalisieren

Durch Elektronische Archivierung Platz, Zeit & Kosten sparen

 

Wenn Aktenordner aufgrund der Aufbewahrungspflicht 10 Jahre aufbewahrt werden müssen und dabei wertvollen Platz belegen der anderweitig genutzt werden soll, dann ist unser Scanservice Oldenburg die wirtschaftliche Alternative.

Oder auch wenn sie viel Zeit mit der Suche nach Dokumenten verbringen, die Ablage einen Großteil der täglichen Arbeit ausmacht, ist eine Digitale Archivierung eine optimale Lösung um in das papierlose Büro zu starten.

Unseren Scanservice bieten wir nicht nur für die elektronische Archivierung von Bestandsakten an, sondern auch als Scanservice für die tägliche, wöchentliche oder monatliche Ablage.

Wir bieten Ihnen als Scandienstleister das komplette Spektrum des Scanservice, von der Aktenabholung, Belegaufbereitung dem Scannen über die Datenerfassung bis hin zur Aktenvernichtung.

Unser Scanservcie für Unternehmen in Oldenburg digitalisiert für Sie:

  • - Rechnung
  • - Lieferscheine
  • - Buchhaltung
  • - Technische Dokumentationen
  • - Personalakten
  • - Schriftverkehr
  • uvm.

Probearchivierung zur Preisermittlung

  • Neben einer Sichtung der zu Scannenden Dokumente und Ordner vor Ort, bieten wir zur Preisermittlung auch eine kostenlose Probearchivierung von 2-3 Ordnern oder eines repräsentativen Belegquerschnitts an. Gemeinsam besprechen wir nach welchen Kriterien das Digitale Archiv aufgebaut sein soll und machen darüber hinaus auch eigene Vorschläge zur Digitalen Umsetzung. Auf Basis der Probearchivierung erhalten Sie ein ausführliches, individuelles Angebot. Durchschnittlich berechnen wir 14€ bis 18€ für die komplette Digitalisierung eines Aktenordners.

Aktentransport und Verpackung

  • Im Auftragsfall übernehmen wir auch gerne die Verpackung der zu scannenden Ordner in Ihrem Unternehmen in Oldenburg. Wir dokumentieren die verpackten Akten und Belege und Sie erhalten ein Übernahmeprotokoll. Auch wenn es um tagesaktuelle Scandienstleistung der laufenden Ablage geht, kommt unser Fahrdienst persönlich vorbei, wir transportieren ausschließlich mit eigenem Personal und Transportern.

Aktenlagerung und Scan-on-demand

  • Bei einer Digitalisierung von Bestandsakten, werden die Aktenordner zunächst in unserem Aktenlager zwischen gelagert. Sie haben von nun an zeitnah Zugriff auf dringend benötigte Belege. Wir nennen dies Scan-on-demand, also immer wenn Sie es brauchen.

Belegaufbereitung

  • Vor der Digitalisierung, also dem Scannen der Belege, bereiten wir diese für den Scanvorgang vor. Das bedeutet wir entfernen Heftungen, kleben Risse, kleben Haftnotizen auf und nehmen ggf. Vorsortierungen vor. Für die spätere digitale Heftung bringen wir Barcodes an.
Scanservice Oldenburg

Scannen und Digitalisieren

  • Die zuvor aufbereiteten und von Klammerungen befreiten Belege werden im Anschluss mit Dokumentenscannern Digitalisiert. Das Scannen von Vorderseite und Rückseite geschieht gleichzeitig, Leerseiten werden gelöscht. Farbscans, Schwarz/Weiß Scans oder auch Graustufen können in Auflösungen von 150DPI bis 600DPI erzeugt werden. Durch eine Doppeleinzugskontrolle und die Ausrichtung nach Leserichtung gehen keinerlei Informationen Digital verloren.

Suchbegriffe erfassen

  • Nach dem Scanvorgang folgt die sog. Datenerfassung. Hier erfassen wir weitgehend manuell die Schlagwörter die Sie benötigen um Ihre Archivierten Dokumente schnell und zuverlässig finden zu können. Wir erfassen diese Indizes vom Ordnerrücken, von eingelegten Trennern und Registern oder auch von einzelnen Vorgängen. Suchfelder wie Rechnungsnummern, Datum oder Empfänger stehen später zur Digitalen Recherche zur Verfügung.

Texterkennung OCR

  • Zusätzlich versehen wir die PDF Dateien mit einer Volltexterkennung. Eine automatische Texterkennung wertet jedes Wort und jede Zahl aus, die somit auch zur Suche nach Belegen zur Verfügung steht.

Speicherung & Langzeitarchivierung

  • Im nahezu letzten Arbeitsschritt werden die Digitalisierten Daten endgültig archiviert. Setzen Sie ein Dokumentenmanagement ein, so liefern wir die Daten in dem technischen Format, das es Ihnen ermöglicht die Dateien umgehend zu importieren. Alternativ, wenn keine Archivsoftware im Einsatz ist, liefern wir das Elektronische Archiv als PDF Dateien die hierarchisch in einer übersichtlichen Verzeichnisstruktur abgelegt sind. Die Daten übergeben wir idealerweise Online zum Abruf auf unserem FTP Server oder erstellen Ihnen Datenträger wie DVD oder externe Festplatte.

Rechtssicherheit

  • Wir arbeiten nicht nur streng nach Datenschutzvorgaben, sondern achten auch besonders darauf die gesetzlichen Vorgaben zu erfüllen. Diese umfassen u.a. Revisionssicherheit, Auswertbarkeit und Nachvollziehbarkeit. Von uns Digitalisierte Dokumente entsprechen diesen, und noch weiteren Kriterien die durch die GOBD geregelt sind. Auf Wunsch erhalten Sie auch eine Verfahrensdokumentation die zur Digitalen Archivierung vorgeschrieben ist.

Scanservice für Oldenburg

Viele Oldenburger Unternehmen wie Westfa Gas, Amagno, Hanken & Hanken uvm. vertrauen uns bereits Ihre Akten & Dokumente zur DIgitalisierung an.

Was können wir für Sie tun?

 

 

Angebote für Oldenburg

Unsere Servicehotline für Oldenburg hilft Ihnen gerne weiter

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