Scanservice Lübeck

Scanservice Lübeck

Unser Scanservice für Lübeck

Platz, Zeit & Kosten sparen durch Digitalisieren

Scanservice Lübeck: Wir Scannen Ihre Akten & Dokumente

 

Wenn Sie durch die Digitalisierung Ihrer Akten, Ordner und Dokumente nicht nur Platz sparen möchten, sondern Belege schneller finden und Ihre Ablage optimieren möchten, bietet unsere Scandienstleistung für Lübeck die optimale Alternative zur herkömmlichen Aktenaufbewahrung.

Unser Scanservice in Lübeck, wir digitalisieren Akten aufbauend auf Ihrer derzeitigen Ablagestruktur, damit Sie schnell und bequem im Elektronischen Archiv Informationen FINDEN statt SUCHEN.

Wie läuft eine Digitale Aktenarchivierung ab ? Was kostet der Scanservice und wie finde ich meine digitalen Daten schnell und einfach wieder?

Das erklären wir Ihnen anhand eines klassischen Ablaufs:

1. Was kostet der Scanservice in Lübeck?

  • Durchschnittlich berechnen wir zwischen 14€ bis 18€ für die komplette Digitalisierung eines Aktenordners. Eine recht breite Preisspanne wenn es um größere Mengen geht, daher bieten wir jedem Interessenten eine kostenlose Probearchivierung von 2-3 Ordnern an. Anhand einer solchen Probearchivierung kalkulieren wir exakt den Aufwand, der nötig ist um Ihre Ordner Elektronisch zu archivieren. Eine Probearchivierung bietet aber auch in erster Linie Ihnen die Möglichkeit die Arbeit mit digitalen Dokumenten in der Praxis zu testen.

2. Abholung und Verpackung der Akten

  • Im Auftragsfall, und sofern Sie nicht selber Spediteur sind, kommen wir in Ihr Unternehmen und verpacken die Akten. Wir dokumentieren die zu scannenden Ordner und übergeben Ihnen ein Übernahmeprotokoll.

3. Zwischenlagerung und Zwischenabfragen

  • Nachdem die Aktenordner bei uns eingetroffen sind, werden sie zunächst im Aktenlager zwischengelagert. Wir erfassen zunächst jeden Ordner in einer Datenbank, somit haben Sie die Möglichkeit dringend benötigte Unterlagen zeitnah bei uns abzufragen.

4. Vorbereitung für den Scanvorgang

  • Eine unserer wichtigsten Aufgaben bei der Digitalisierung von Beleggut ist die Vorbereitung der Dokumente für den Scanvorgang. Wir entfernen Tackernadeln, kleben Risse, bringen Barcodes zur späteren digitalen Heftung an und Sortieren ggf. die Belege vor.
Scanservice Lübeck

5. Scannen

  • Im Anschluss an die Vorbereitung der Belege, werden die Einzelseiten gescannt. Dokumentenscanner scannen bis zu 300 Seiten/150 Blatt pro Minute, denn wir Scannen Vorder- und Rückseite gleichzeitig. Leere Seiten werden automatisch gelöscht. Ob Farbe, Schwarz/Weiß oder Graustufen, wir digitalisieren in der optimalen Qualität. Wir bieten Auflösungen von 150DPI bis 600DPI, Doppeleinzugskontrolle und Ausrichtung nach Leserichtung sind dabei Standard.

6. Datenerfassung

  • Wie finde ich meine Belege wieder? Bei der an das Scannen anschließenden Datenerfassung klärt sich diese Frage: Wir erfassen zu jedem Dokument die Indizes die Sie benötigen um die Digitalen Dokumente im Elektronischen Archiv recherchieren zu können. Diese Indizes sind Suchbegriffe die wir sowohl vom Ordnerrücken, als auch von Trennern und Registern, oder sogar pro Beleg erfassen. Beispielsweise Rechnungsnummern, Jahrgang, Empfänger/Absender und Datum.

7. Texterkennung und OCR

  • Zusätzlich zu den Suchkriterien die wir individuell erfassen, können wir eine Texterkennung hinterlegen. In jedem Digitalem Dokument (Zumeist PDF Dateien) sind alle Texte durchsuchbar hinterlegt. Sie können nach einzelnen Wörtern, Artikeln oder Daten innerhalb des Elektronischen Archivs suchen.

8. Datenausgabe / Archiv

  • Schließlich erzeugen wir die Datenstruktur, mit denen Sie zukünftig Digital mit Ihren Belegen arbeiten. Setzen Sie in Ihrem Unternehmen bereits ein Dokumentenmanagement (DMS) ein, so liefern wir Ihnen die Daten in dem Format, das sofort in das DMS importierbar ist. Verfügen Sie noch nicht über eine Archivsoftware, ist dies nicht entscheidend. Wir liefern Ihnen die Digitalen Dokumente dann als PDF Dateien in einer übersichtlichen, und leicht zu bedienenden Verzeichnisstruktur.

9. Langzeitarchivierung auf Datenträger

  • Die Digitalisierten Akten liefern wir Ihnen entweder Online zum Abruf von unserem Archivserver, oder auf Datenträger wie DVD oder externer Festplatte.

10. Aktenvernichtung & rechtliche Aspekte

  • Dürfen die Dokumente im Anschluss vernichtet werden? Grundsätzlich JA, ABER: Gewisse rechtliche Grundlagen, hervorgehend aus der GOBD, müssen beachtet werden. Revisionssicher, Nachvollziehbar und weitere Kriterien müssen erfüllt sein. Als Scandienstleister sorgen wir für 100% Einhaltung dieser gesetzlichen Vorgaben, und übernehmen auf dieser Basis auch gerne abschließend die Aktenvernichtung für Sie.

Wir digitalisieren in Lübeck und Umgebung für Sie:

  • - Eingangs und Ausgangsrechnungen
  • - Lieferscheine und Frachtpapiere
  • - Zolldokumente und Ausfuhrbelege
  • - Technische Dokumentationen
  • - Projektunterlagen
  • - Personalunterlagen
  • uvm

Unsere Empfehlung für Lübeck:

Wenn Sie sich für die Digitale Archivierung Ihrer Akten und Dokumente interessieren, nutzen Sie unser Angebot einer kostenlosen Probearchivierung. Weitere Informationen dazu können Sie gerne per Telefon oder E-Mail, Kontaktdaten siehe unten, anfordern.

Wir sind in Lübeck bereits für unterschiedlich Kunden aus Moisling, Buntekuh oder Innenstadt tätig.

Angebote für Lübeck

Unsere Servicehotline für Lübeck hilft Ihnen gerne weiter

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