Scanservice für Lübeck
zertifiziert nach ISO 9001: 2015 & datenschutzkonform
inklusive sicherer Abholung durch unser Personal
Elektronisches Archiv in der Cloud oder lokal
Finden statt Suchen - Alle Belege in Sekunden digital zur Hand
Mit unserem Scanservice für Lübeck die Ablage optimieren
Wenn Sie durch die Digitalisierung Ihrer Akten, Ordner und Dokumente nicht nur Platz sparen möchten, sondern Belege schneller finden und Ihre Ablage optimieren möchten, bietet unsere Scandienstleistung für Lübeck die optimale Alternative zur herkömmlichen Aktenaufbewahrung.
Unser Scanservice in Lübeck, wir digitalisieren Akten aufbauend auf Ihrer derzeitigen Ablagestruktur, damit Sie schnell und bequem im elektronischen Archiv Informationen FINDEN statt SUCHEN.
Wie läuft eine Digitale Aktenarchivierung ab? Was kostet der Scanservice und wie finde ich meine digitalen Daten schnell und einfach wieder?
Das erklären wir Ihnen anhand eines klassischen Ablaufs.
Ablauf einer Digitalisierung durch unseren Scanservice:
Was kostet der Scanservice für Lübeck?
Durchschnittlich berechnen wir zwischen 23 € bis 32 € für die komplette Digitalisierung eines Aktenordners. Eine recht breite Preisspanne, wenn es um größere Mengen geht, daher bieten wir jedem Interessenten eine kostenlose Probearchivierung von 2 bis 3 Ordnern an. Anhand einer solchen Probearchivierung kalkulieren wir exakt den Aufwand, der nötig ist um Ihre Ordner Elektronisch zu archivieren. Eine Probearchivierung bietet aber auch in erster Linie Ihnen die Möglichkeit die Arbeit mit digitalen Dokumenten in der Praxis zu testen.
Abholung und Verpackung der Akten
Im Auftragsfall und sofern Sie nicht selber Spediteur sind oder den Transport selber übernehmen wollen, kommen wir in Ihr Unternehmen und verpacken die Akten. Wir dokumentieren die zu scannenden Ordner und übergeben Ihnen ein Übernahmeprotokoll.
Zwischenlagerung und Zwischenabfragen
Nachdem die Aktenordner bei uns eingetroffen sind, werden sie zunächst im Aktenlager zwischengelagert. Wir erfassen jeden Ordner in einer Datenbank, somit haben Sie die Möglichkeit dringend benötigte Unterlagen zeitnah bei uns abzufragen.
Vorbereitung für den Scanvorgang
Eine unserer wichtigsten Aufgaben bei der Digitalisierung von Beleggut ist die Vorbereitung der Dokumente für den Scanvorgang. Wir entfernen Tackernadeln, kleben Risse, bringen Barcodes zur späteren digitalen Heftung an und Sortieren ggf. die Belege vor.
Scannen der Akten
Im Anschluss an die Vorbereitung der Belege, werden die Einzelseiten gescannt. Dokumentenscanner scannen bis zu 300 Seiten/150 Blatt pro Minute, denn wir Scannen Vorder- und Rückseite gleichzeitig. Leere Seiten werden automatisch gelöscht. Ob Farbe, Schwarz/Weiß oder Graustufen, wir digitalisieren in der optimalen Qualität. Wir bieten Auflösungen von 150DPI bis 600DPI, Doppeleinzugskontrolle und Ausrichtung nach Leserichtung sind dabei Standard.
Datenerfassung
Wie finde ich meine Belege wieder? Bei der an das Scannen anschließenden Datenerfassung klärt sich diese Frage: Wir erfassen zu jedem Dokument die Indizes, die Sie benötigen, um die digitalen Dokumente im elektronischen Archiv recherchieren zu können. Diese Indizes sind Suchbegriffe die wir sowohl vom Ordnerrücken, als auch von Trennern und Registern, oder sogar pro Beleg erfassen. Beispielsweise Rechnungsnummern, Jahrgang, Empfänger/Absender und Datum.
Texterkennung und OCR
Zusätzlich zu den Suchkriterien, die wir individuell erfassen, können wir eine Texterkennung hinterlegen. In jedem digitalen Dokument (Zumeist PDF Dateien) sind alle Texte durchsuchbar hinterlegt. Sie können nach einzelnen Wörtern, Artikeln oder Daten innerhalb des elektronischen Archivs suchen.
Datenausgabe / elektronisches Archiv
Schließlich erzeugen wir die Datenstruktur, mit denen Sie zukünftig digital mit Ihren Belegen arbeiten. Setzen Sie in Ihrem Unternehmen bereits ein Dokumentenmanagement (DMS) ein, so liefern wir Ihnen die Daten in dem Format, das sofort in das DMS importierbar ist. Verfügen Sie noch nicht über eine Archivsoftware, ist das nicht tragisch. Wir liefern Ihnen die digitalen Dokumente dann als PDF Dateien in einer übersichtlichen, und leicht zu bedienenden Verzeichnisstruktur. Eine Bereitstellung von Importdateien kann zusätzlich für einen späteren Zeitpunkt vereinbart werden.
Langzeitarchivierung auf Datenträger
Die digitalisierten Akten liefern wir Ihnen entweder Online zum Abruf von unserem Archivserver oder auf Datenträger wie DVD oder externer Festplatte.
Aktenvernichtung und rechtliche Aspekte
Dürfen die Dokumente im Anschluss vernichtet werden? Grundsätzlich JA, ABER: Gewisse rechtliche Grundlagen, hervorgehend aus der GOBD, müssen beachtet werden. Die Daten müssen z.B. revisionssicher und nachvollziehbar sein. Außerdem müssen ein paar weitere Kriterien erfüllt sein. Als Scandienstleister sorgen wir für 100 % Einhaltung dieser gesetzlichen Vorgaben und übernehmen auf dieser Basis auch gerne abschließend die Aktenvernichtung für Sie.
Scanservice für ihr Unternehmen in Lübeck gesucht? Wir sind Ihr Partner für die Digitalisierung!
Jetzt Kontakt aufnehmen!Wir digitalisieren für Lübeck und Umgebung:
- Eingangs- und Ausgangsrechnungen
- Lieferscheine und Frachtpapiere
- Zolldokumente und Ausfuhrbelege
- Technische Dokumentationen
- Projektunterlagen
- Personalunterlagen
- Pläne, Zeichnungen & Großformate
- Bauakten oder Mietakten
- und viele weitere Belegarten
Unsere Empfehlung für Lübeck
Wenn Sie sich für die digitale Archivierung Ihrer Akten und Dokumente interessieren, nutzen Sie unser Angebot einer kostenlosen Probearchivierung.
Weitere Informationen dazu können Sie gerne per Telefon oder E-Mail, Kontaktdaten siehe unten, anfordern.
Wir sind in Lübeck bereits für unterschiedliche Kunden zum Beispiel aus Moisling, Buntekuh oder Innenstadt tätig.
Scanservice Lübeck
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