Archivieren & Digitalisieren bei Insolvenz

Was geschieht mit den Akten eines Insolvenzverfahrens?

 

Archivierung bei Insolvenzverfahren: Unsere speziellen Angebote für Insolvenzverwalter

 

Eine Insolvenz kann oft das Ende eines Unternehmens bedeuten, aber nicht immer...

 

Zum Einen schreibt der Gesetzgeber auch nach abgeschlossener Insolvenz weiterhin die Aufbewahrung der Geschäftsdokumente vor, zum Anderen kann auch die Abwicklung eines Insolvenzverfahrens einen längeren Zeitraum in Anspruch nehmen.

 

Unser sehr spezielles Konzept

 

Als Scandienstleister haben wir bereits Jahre lang Erfahrungen in der Archivierung von Akten aus Insolvenzen gemacht, und haben spezielle Services für Insolvenzverwalter entwickelt.

Diese bestehen in erster Linie aus einer

 Kombination aus Aktendigitalisierung und Aktenlagerung.

 Das bedeutet, Akten aus denen noch wertvolle Informationen zur Abwicklung der Insolvenz zu gewinnen sind, werden bei uns Digitalisiert, also eingescannt. In den gescannten Akten kann sehr schnell und sehr leicht nach Informationen und Dokumenten gesucht werden. Kein langes Blättern und wühlen in Aktenbergen.

Auch eine vorherige Sortierung und Kategorisierung entfällt komplett, denn auch dies übernehmen wir mit unserem Scanservice für Insolvenzakten.

 

Ältere Akten, die keinen Mehrwert bei der Insolvenzabwicklung bieten, aber dennoch aufbewahrt werden müssen, werden von uns in unserem Sicherheits- Aktenlager eingelagert.

 Und jetzt kommt das Besondere:

 

Beide Aktenbestände (Digital & Aktenlager) werden

im selben Digitalen Datenbanksystem verwaltet.

 

Werden nun benötigte Dokumente gesucht, werden gescannte - also digitalisierte Dokumente - sofort angezeigt. Daten die sich lediglich im Aktenlager befinden werden als „Hinweis“ auf die Aktenlagerung angegeben und können umgehend bei uns zur Digitalisierung bzw. Übergabe angefordert werden.

 Im Ergebnis zahlen Sie nur die Akten, die gescannt wurden und die Sie auch wirklich noch nutzen.

Die Digitalisierung von Aktenordnern berechnen wir ab 14,-€ pro Akte, inklusive ALLER anfallenden Arbeitsschritte zur Digitalen Archivierung.

Eingelagerte Akten werden zu einer sehr günstigen monatlichen Lagerpauschale abgerechnet.

 

 

Die Recherche in Insolvenz Akten

 

In Digitalisierten Akten finden Sie Informationen zum Einen über die klare Verzeichnisstruktur die wir für Sie erzeugen. Entweder wird pro Akte ein Verzeichnis angelegt, oder zusätzliche Hierarchien nach Jahrgang und Belegart erzeugt. In jedem Fall orientiert sich die digitale Ablagestruktur an der bisherigen analogen Ablage. Jeder ungeübte Benutzer kann sich schnell und einfach zurecht finden. Somit ist es auch für Außenstehende möglich in „fremden Aktenstrukturen“ nach Informationen zu suchen und diese vor allem ZU FINDEN.

 

Jede Digitale Akte wird von uns mit einer Texterkennung gespeichert, diese ermöglicht es Ihnen auch nach Stichworten zu suchen. Alle Fundstellen in den Akten werden digital angezeigt und können nacheinander abgerufen werden.

Somit können Stichworte, Nummern & Daten innerhalb von Sekunden auch in sehr großen Aktenbeständen von mehreren hundert oder sogar tausend Akten gefunden werden.

 

Digitalisierung zu Beginn der Insolvenz

 

Unser Tip: Beauftragen sie uns so früh wie möglich mit der Digitalisierung der Akten, denn dann nehmen wir Ihnen einen Großteil der Arbeit im Handling der Akten ab. Wir verpacken die Ordner umgehend im Schuldnerischen Betrieb und lagern zunächst alle Akten katalogisiert in unserem Aktenlager ein. Sie erhalten sehr zeitnah eine exakte Aufstellung aller Akten.

Umgehend können Sie entscheiden welche Akten bereits entsorgt werden können.

Anhand der Aktenaufstellung entscheiden Sie in Abstimmung mit uns welche Akten zunächst digitalisiert werden sollen. Wir Scannen bis zu 200 Akten pro Tag, wir können Ihnen also sehr schnell Daten zur Verfügung stellen.

Sie können jederzeit weitere Akten zur Digitalisierung nachfordern, bis letztendlich alle verbliebenen Akten lediglich eingelagert werden.

 Insolvenzen haben Ihre eigenen Regeln im Umgang mit Akten & Dokumenten.

Bei abgeschlossener Insolvenz müssen leider alle Kosten „auf dem Tisch“ liegen. Aus diesem Grunde haben wir für diese Fälle spezielle Angebote entwickelt:

 

• Pauschalpreise bis zur endgültigen Vernichtung der letzten Akte
• Zugriff auf Originale und Aktenvernichtung im Pauschalpreis enthalten

 

Speziell, wenn es um den Zugriff auf abgeschlossene Personalakten geht, wissen wir um deren Bedeutung und bieten den gleichen Service des schnellen und komfortablen Zugriffs wie auf  aktuelle Daten an - alles zuvor kalkuliert und abgerechnet!

 

Sie sind Insolvenzverwalter und suchen einen kompetenten Partner?

 

Wir kennen die Prioritäten!

Deswegen können wir Ihnen im Speziellen besondere Angebote machen.

 

Gut Archiviert, sicher entsorgt

 

Kleinunternehmer, Mittelstand, Insolvenzverwalter - auch nach dem Ende eines Unternehmens ist leider JEDER verpflichtet, sich an die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten zu halten. Wir archivieren sicher und garantiert. Dessen können Sie sich sicher sein!