Mithilfe von Digitalisierung & Archivierung Aufbewahrungspflichten bei einer Insolvenz erfüllen

Als Scandienstleister haben wir bereits Jahre lang Erfahrungen in der Archivierung von Akten aus Insolvenzen gemacht und haben spezielle Services für Insolvenzverwalter entwickelt.

Diese bestehen in erster Linie aus einer Kombination aus Aktendigitalisierung und Aktenlagerung.

Das bedeutet, Akten aus denen noch wertvolle Informationen zur Abwicklung der Insolvenz zu gewinnen sind, werden bei uns digitalisiert, also eingescannt. In den gescannten Akten kann sehr schnell und sehr leicht nach Informationen und Dokumenten gesucht werden. Kein langes Blättern und wühlen in Aktenbergen.

Auch eine vorherige Sortierung und Kategorisierung entfällt komplett, denn auch dies übernehmen wir mit unserem Scanservice für Insolvenzakten.

Ältere Akten, die keinen Mehrwert bei der Insolvenzabwicklung bieten, aber dennoch aufbewahrt werden müssen, werden von uns in unserem Sicherheits-Aktenlager eingelagert.

Und jetzt kommt das Besondere:

Beide Aktenbestände (digital & Aktenlager) werden im selben digitalen Datenbanksystem verwaltet.

Werden nun benötigte Dokumente gesucht, werden gescannte - also digitalisierte Dokumente - sofort angezeigt. Daten, die sich lediglich im Aktenlager befinden, werden als „Hinweis“ auf die Aktenlagerung angegeben und können umgehend bei uns zur Digitalisierung bzw. Übergabe angefordert werden.

Im Ergebnis zahlen Sie nur die Akten, die gescannt wurden und die Sie auch wirklich noch nutzen.

Die Digitalisierung von Aktenordnern berechnen wir ab 18,-€ pro Akte, inklusive ALLER anfallenden Arbeitsschritte zur digitalen Archivierung.

Eingelagerte Akten werden zu einer sehr günstigen monatlichen Lagerpauschale abgerechnet.

Die Recherche in Insolvenz Akten

Variante 1: PDF-Verzeichnisstruktur

Wir erzeugen PDF Dateien und bauen eine Verzeichnisstruktur auf. Entweder wird pro Akte ein Verzeichnis angelegt oder zusätzliche Hierarchien nach Jahrgang und Belegart erzeugt. In jedem Fall orientiert sich die digitale Ablagestruktur an der bisherigen analogen Ablage. Jeder ungeübte Benutzer kann sich schnell und einfach zurecht finden. Somit ist es auch für Außenstehende möglich in „fremden Aktenstrukturen“ nach Informationen zu suchen und diese vor allem ZU FINDEN.

Variante 2: Kostenloses DMS Tool

Die digitalen Unterlagen werden zusammen mit einer READ-ONLY Version eines DMS (Dokumenten Management Systems) auf einen Datenträger gespeichert. Über dieses Tool steht Ihnen eine Benutzeroberfläche zur Verfügung, und Sie können über Suchfelder gezielt nach Dokumenten suchen. Der Vorteil dieser Variante liegt u.a. darin, das auch mehrere Kopien angefertigt werden können, und die Unterlagen können somit auch möglichen Käufern unkompliziert zur Verfügung gestellt werden.

Für beide Varianten gilt: Jede digitale Akte wird von uns mit einer Texterkennung gespeichert. Diese ermöglicht es Ihnen auch nach Stichworten zu suchen. Alle Fundstellen in den Akten werden digital angezeigt und können nacheinander abgerufen werden.

Somit können Stichworte, Nummern & Daten innerhalb von Sekunden auch in sehr großen Aktenbeständen von mehreren hundert oder sogar tausend Akten gefunden werden.

Wir kennen die Besonderheiten im Umgang mit Insolvenzakten und haben unseren Service darauf ausgerichtet:

• Bearbeiten Sie die Unterlagen digital und finden auch in großen Mengen Informationen in Sekunden.
• Kalkulieren Sie die Aufbewahrung der Geschäftsdokumente in die Insolvenzmasse und senken die steuerlichen Restschulden
• Zahlen Sie pauschal inklusive Zugriff und Aktenvernichtung bis zum Ende der Aufbewahrungspflicht aus der Insolvenzmasse
• Lagern Sie alle erledigten Vorgänge ein, wenn Sie nicht mehr vor Ort benötigt werden. Wir kalkulieren vorher und berechnen erst, wenn Sie abgeschlossen haben

Bei abgeschlossener Insolvenz müssen leider alle Kosten „auf dem Tisch“ liegen. Aus diesem Grunde haben wir für diese Fälle spezielle Angebote entwickelt:

• Pauschalpreise bis zur endgültigen Vernichtung der letzten Akte
• Zugriff auf Originale und Aktenvernichtung im Pauschalpreis enthalten

Speziell, wenn es um den Zugriff auf abgeschlossene Personalakten geht, wissen wir um deren Bedeutung und bieten den gleichen Service des schnellen und komfortablen Zugriffs wie auf  aktuelle Daten an - alles zuvor kalkuliert und abgerechnet!

Sie sind Insolvenzverwalter und suchen einen kompetenten Partner?

Wir kennen die Prioritäten!

Deswegen können wir Ihnen im Speziellen besondere Angebote machen.

Kleinunternehmer, Mittelstand, Insolvenzverwalter - auch nach dem Ende eines Unternehmens ist leider JEDER verpflichtet, sich an die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten zu halten. Wir archivieren sicher und garantiert. Dessen können Sie sich sicher sein!

Nach der Aufbewahrungsfrist und nach Freigabe durch Sie kümmern wir uns um die rechtskonforme Vernichtung Ihrer Akten. Sie brauchen sich um nichts weiter kümmern und brauchen sich keine Sorgen machen, dass Informationen verloren gehen oder in fremde Hände fallen.

Wir konnten bereits einige Kunden, bei der Verwaltung ihrer Akten, während einer Insolvenz unterstützen und arbeiten mit Insolvenzverwaltern und Kanzleien im Insolvenzrecht zusammen. Bei Interesse können wir gerne einen Kontakt zu einem Referenzkunden herstellen. Bitte haben Sie Verständnis dafür, dass wir bei diesem sensiblen Thema diskret vorgehen und öffentlich keine Namen nennen.