
Bundesweite Abholung Ihrer Akten
Inklusive Verpackung und Material
Sortierung Ihrer Akten
Was soll gescannt werden, was eingelagert?
Insolvenzverfahren bringen nicht nur Aktenberge mit sich, sondern auch klare gesetzliche Aufbewahrungspflichten.
Wir unterstützen Sie dabei, Ihre Insolvenzakten revisionssicher zu archivieren – und bei Bedarf sekundenschnell wiederzufinden.
- Rechtssichere Digitalisierung & Archivierung (GoBD, DSGVO)
- Volltextsuche dank OCR
- Zugriff von überall
- Externe Einlagerung & Aktenvernichtung möglich
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Insolvenzen nehmen zu – und mit ihnen die Aktenberge
Insolvenzen erreichten 2024 in Deutschland mit rund 121.000 Fällen (davon rund 21.800 Unternehmensinsolvenzen) ihren höchsten Stand seit 2016. (Quelle: Destatis)
Mit jedem Verfahren wächst nicht nur der bürokratische Aufwand, sondern auch die Papierflut.
Verträge, Bilanzen, Gläubigerlisten, Personalunterlagen: All diese Dokumente müssen vollständig, gesetzeskonform und über Jahre hinweg sicher archiviert werden.
Ob Insolvenzverwalter, Kanzlei oder Sachbearbeitung: Sie alle stehen vor der Herausforderung, diese Aktenflut zu sichten, aufzubereiten, zu lagern – und im Zweifel schnell darauf zugreifen zu können. Der Stress wächst, wenn Akten unvollständig sind, falsch gelagert wurden oder bei einer Prüfung nicht auffindbar sind.
Die Verantwortung für rechtssichere Archivierung liegt beim Verwalter.
Fehler können teuer werden – rechtlich und finanziell.
Besonders kritisch:
-
Aufbewahrungsfristen von 6 bis 10 Jahren nach HGB und AO
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DSGVO-konformer Zugriffsschutz (z. B. bei Personalakten)
-
Pflicht zur Lesbarkeit & Nachvollziehbarkeit aller Unterlagen
-
Haftungsrisiken bei Versäumnissen
Deshalb: Insolvenzakten digital archivieren!
Auf dieser Seite erfahren Sie, welche Unterlagen zur Insolvenzakte gehören, wie lange sie aufbewahrt werden müssen und welche rechtlichen Vorgaben dabei gelten. Außerdem zeigen wir, wie unser Scanservice Ihnen hilft, Ordnung in die Aktenflut zu bringen.
Was ist digitale Archivierung?

Welche Unterlagen sind bei Insolvenz aufbewahrungspflichtig?
Auch bei Insolvenz gelten die handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen weiterhin. Die Aufbewahrung geschäftlicher Unterlagen bei einer Insolvenz hilft zudem, Ansprüche der Gläubiger zu klären, Haftungsrisiken zu vermeiden und eine geordnete Abwicklung zu gewährleisten.
Beachten Sie:
Während des Insolvenzverfahrens gehören Bücher, Aufzeichnungen und Geschäftsunterlagen zur Insolvenzmasse.
Aufbewahrungsfristen Insolvenzunterlagen
10 Jahre Aufbewahrungsfrist
-
Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse
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Inventare
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Buchführungsunterlagen
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Lohnkonten (soweit steuerlich relevant)
-
Organisationsunterlagen (z. B. Verfahrensanweisungen)
- Steuerbescheide, Steuererklärungen
8 Jahre Aufbewahrungsfrist*
- Buchungsbelege
6 Jahre Aufbewahrungsfrist
-
Handels- und Geschäftsbriefe (ein- und ausgehend)
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Verträge, Schriftwechsel mit Kunden oder Lieferanten
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Angebote, Rechnungen (ohne steuerliche Relevanz)
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E-Mails mit geschäftlichem Inhalt
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Personalunterlagen (ohne Lohnsteuerrelevanz)
* Seit dem 1. Januar 2025 gilt gemäß dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV) eine verkürzte Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege: Statt bisher zehn Jahre müssen diese nun nur noch acht Jahre archiviert werden.
Nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen
Auch nach Ablauf der regulären Aufbewahrungsfristen sollten gewisse Unterlagen nicht vorschnell vernichtet werden, wenn sie noch für laufende Verfahren wie steuerliche Außenprüfungen, vorläufige Steuerfestsetzungen oder Ermittlungsverfahren von Interesse sein könnten.
Haftungsrisiken vermeiden
Aus haftungsrechtlicher Sicht ist eine Aufbewahrung aller verfahrensbezogenen Unterlagen für mindestens zehn Jahre dringend zu empfehlen.
Insolvenzverwalter haften nach § 60 InsO für Pflichtverletzungen, wobei mögliche Schadensersatzansprüche gemäß § 199 Abs. 3 BGB noch bis zu zehn Jahre nach dem schädigenden Ereignis erhoben werden können. Um sich wirksam gegen solche nachträglichen Ansprüche abzusichern, ist eine langfristige Archivierung unerlässlich.
In besonderen Fällen (z.B. Nachlassinsolvenzen) kann sich aufgrund der 30-jährigen Verjährungsfrist nach § 199 Abs. 3a BGB sogar eine noch längere Aufbewahrung als notwendig erweisen.
Der Insolvenzverwalter: Die Pflichten
Der Insolvenzverwalter ist dafür verantwortlich, das gesamte Vermögen des Schuldners (Insolvenzmasse) zu sichern, zu verwalten und bestmöglich zu verwerten. Dabei handelt es sich um alle Vermögenswerte, die dem Schuldner bei Eröffnung des Verfahrens gehören oder währenddessen hinzukommen.
Zu seinen zentralen Aufgaben gehört es, ein vollständiges Verzeichnis dieser Vermögenswerte samt Bewertung zu erstellen. Im Verlauf des Verfahrens entstehen zahlreiche Dokumente und Akten, die dem Zweck dienen, Gläubiger transparent über den Stand und die Zusammensetzung der Insolvenzmasse zu informieren.
Dabei ist der Verwalter verpflichtet, mit der Sorgfalt eines ordentlichen Kaufmanns zu handeln.
Rechnungslegung vor Gläubigern
Laut § 66 Rechnungslegung der Insolvenzordnung (InsO) ist der Verwalter ist verpflichtet, bei Beendigung seines Amtes sowie auf Verlangen der Gläubigerversammlung während des Verfahrens eine geordnete Rechnungslegung vorzulegen, die vom Insolvenzgericht geprüft und den Beteiligten zur Einsicht bereitgestellt wird.
Schadensersatz bei Pflichtverletzung
Der Insolvenzverwalter muss nach § 60 der Insolvenzordnung den Beteiligten zudem Schadenersatz leisten, wenn er seine gesetzlichen Pflichten schuldhaft verletzt. Dabei muss er so sorgfältig und gewissenhaft handeln, wie es von einem verantwortungsvollen Verwalter erwartet wird.
Was kostet Insolvenzakten scannen lassen?
Preis ermitteln!Das bringt ein Scanservice im Insolvenzverfahren
Durch den Einsatz unseres spezialisierten Scanservices profitieren Sie als Verwalter gezielt in den Bereichen Recherche, Rechtssicherheit und Platzersparnis.
- Rechtssichere Archivierung: GoBD-, DSGVO- und TR-Resiscan-konforme Prozesse erfüllen alle gesetzlichen Anforderungen für eine digitale, revisionssichere Ablage.
- Schneller Zugriff auf digitale Akten: Dank OCR und strukturierter Verschlagwortung finden Sie wichtige Dokumente auch nach Jahren in Sekunden wieder.
- Platz- und Kosteneinsparung: Durch digitale Archivierung und datenschutzkonforme Vernichtung reduzieren Sie Lagerfläche und Verwaltungsaufwand erheblich.
- Haftungsrisiken minimieren: Durch langfristig nachvollziehbare Dokumentation sichern Sie sich gegen spätere Ansprüche gemäß § 60 InsO und § 199 BGB ab.
- Deutliche Entlastung im Verfahren: Wir übernehmen Abholung, Sortierung, Scan, Protokollierung und Aktenlagerung

Digitale Insolvenzakte: Die Lösung im Insolvenzverfahren
Entlastung für Insolvenzverwalter: Unser Scanservice löst Ihre Aktenprobleme
In Insolvenzverfahren entstehen oft binnen kurzer Zeit große Mengen an Unterlagen – unübersichtlich, aufbewahrungspflichtig und haftungsrelevant. Unser Scanservice bietet Ihnen eine strukturierte, rechtssichere und zeitsparende Lösung zur Digitalisierung und Verwaltung dieser Dokumente.
Logistik komplett
Wir übernehmen die komplette Logistik: Unsere geschulten Mitarbeiter holen Ihre Akten bundesweit ab, verpacken sie bei Bedarf vor Ort und protokollieren jeden Ordner zur lückenlosen Nachverfolgbarkeit.
Die Unterlagen werden sicher in einem externen Aktenlager zwischengelagert – auf Wunsch mit Scan-on-Demand, falls Sie kurzfristig auf einzelne Dokumente zugreifen müssen.
Scan
Ihre Unterlagen werden dokumentenecht und rechtssicher gescannt. Unser Scanprozess ist konform mit TR-Resiscan für das ersetzende Scannen.
Auf Wunsch können wir Ihre digitalen Dokumente zusätzlich mit einer qualifizierten elektronischen Signatur (QES) versehen. So entsteht ein vollständig digitales Abbild Ihrer Akten mit gerichtsfester Beweiskraft.
Dokumentenerfassung
Nach dem Scanprozess erfolgt die strukturierte Indexierung Ihrer Dokumente. Durch OCR-Texterkennung, Verschlagwortung und Metadaten-Erfassung werden Ihre digitalen Akten durchsuchbar und sofort im gewünschten DMS auffindbar.
Die Organisation von Insolvenzunterlagen anhand von Metadaten ist ein entscheidender Vorteil bei Gläubigeranfragen, Prüfungen oder Nachverteilungen.
Rechtssichere digitale Archivierung
Wir übergeben Ihnen die digitalen Dokumente im Format PDF-A inklusive aller erforderlichen Importdaten für Ihr DMS.
Unsere Prozesse sind GoBD-konform, DSGVO-sicher und ermöglichen eine revisionssichere Langzeitarchivierung.
Externe Aktenlagerung
Falls Sie die Originale weiterhin benötigen oder Insolvenzakten auslagern möchten, lagern wir Ihre physischen Akten sicher und geschützt in einem professionellen Aktenlager.
Aktenvernichtung
Originale, die ersetzend und dokumentenecht gescannt wurden, können vernichtet werden.
Die Vernichtung erfolgt nach den Vorgaben des BDSG, mit vollständigem Nachweis und Protokoll. So handeln Sie rechtssicher und schaffen Platz für Neues.
Unser Tipp: Frühzeitig digitalisieren
Beauftragen Sie uns möglichst früh im Verfahren mit der Digitalisierung Ihrer Insolvenzakten. Sie ersparen sich einen großen Aufwand bei der Sichtung und Sortierung der aufzubewahrenden Unterlagen.
Wir übernehmen die Verpackung der Ordner direkt vor Ort im schuldnerischen Betrieb und lagern alle Unterlagen zunächst katalogisiert in unserem gesicherten Aktenlager ein. Kurz darauf erhalten Sie eine detaillierte Übersicht über alle eingelagerten Akten.
Flexible Digitalisierung nach Bedarf
Auf Basis dieser Aufstellung entscheiden Sie gemeinsam mit uns, welche Unterlagen relevant sind und digitalisiert werden sollen. Wir scannen bis zu 200 Akten pro Tag – so stellen wir Ihnen die benötigten Daten innerhalb kürzester Zeit zur Verfügung. Bereits beim Einlagern können Sie festlegen, welche Akten direkt vernichtet werden dürfen.
Sie können jederzeit weitere Akten zur Digitalisierung nachfordern. Alle übrigen Unterlagen lagern wir bis zum Ende der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist sicher ein.
Für Insolvenzverfahren gelten dabei besondere Anforderungen im Umgang mit Akten und Dokumenten – wir kennen diese genau und richten uns danach.
Liquidation und Firmenübernahme
Wird das Unternehmen aufgegeben oder verkauft, ist die Digitalisierung der Akten auch hilfreich. Die Übersicht über die Akten und Geschäftsvorfälle ist digital viel eher gegeben. Sie wollen mehr über die Digitalisierung bei Liquidation oder Firmenübernahme erfahren?
Dann besuchen Sie auch unsere Seiten:
Rundum-Service für Insolvenzakten
Wir kennen die Besonderheiten im Umgang mit Insolvenzakten:
- Bearbeiten Sie die Unterlagen digital und finden auch in großen Mengen Informationen in Sekunden.
- Kalkulieren Sie die Aufbewahrung der Geschäftsdokumente in die Insolvenzmasse und senken die steuerlichen Restschulden
- Zahlen Sie pauschal inklusive Zugriff und Aktenvernichtung bis zum Ende der Aufbewahrungspflicht aus der Insolvenzmasse
- Lagern Sie alle erledigten Vorgänge ein, wenn Sie nicht mehr vor Ort benötigt werden. Wir kalkulieren vorher und berechnen erst, wenn Sie abgeschlossen haben
Bei abgeschlossener Insolvenz müssen leider alle Kosten „auf dem Tisch“ liegen. Aus diesem Grunde haben wir für diese Fälle spezielle Angebote entwickelt:
- Pauschalpreise bis zur endgültigen Vernichtung der letzten Akte
- Zugriff auf Originale und Aktenvernichtung im Pauschalpreis enthalten
Speziell, wenn es um den Zugriff auf abgeschlossene Personalakten geht, wissen wir um deren Bedeutung und bieten den gleichen Service des schnellen und komfortablen Zugriffs wie auf aktuelle Daten an - alles zuvor kalkuliert und abgerechnet!
FAQ Aufbewahrungsfristen von Insolvenzakten
Was ist eine Insolvenzakte?
Die Insolvenzakte ist die vollständige Dokumentation eines Insolvenzverfahrens. Sie enthält alle relevanten Unterlagen und Informationen, die zur Verwaltung, Prüfung und Abwicklung des Falls notwendig sind:
- Gläubigerlisten
- Verträge & Bilanzen
- Nachweise zur Insolvenzmasse
- Schriftwechsel mit Gerichten & Gläubigern
- Berichte des Insolvenzverwalters
- Personalakten, Steuerunterlagen u. v. m.
Kurz gesagt: Die Insolvenzakte ist das zentrale Beweis- und Arbeitsmittel im Verfahren – für Gerichte, Gläubiger und vor allem den Insolvenzverwalter.
Was ist eine Insolvenz?
Von einer Betriebsinsolvenz spricht man, wenn ein Unternehmen zahlungsunfähig ist, also seine finanziellen Verpflichtungen gegenüber Gläubigern nicht mehr erfüllen kann. Rechnungen bleiben offen, Löhne können nicht gezahlt und Kredite können nicht mehr bedient werden. Der Betrieb steht somit wirtschaftlich vor dem Aus.
Was ist ein Insolvenzverfahren?
Ein Insolvenzverfahren wird eingeleitet, um zu prüfen, ob das Unternehmen noch gerettet werden kann, etwa durch eine Sanierung und einen Schuldenabbau – oder ob die Liquidation, also die geordnete Abwicklung, der einzige gangbare Weg ist.
Ein Insolvenzverfahren wird eingeleitet, um zu prüfen, ob das Unternehmen noch gerettet werden kann, etwa durch eine Sanierung und einen Schuldenabbau oder ob die Liquidation, also die geordnete Abwicklung, der einzige gangbare Weg ist.
Ziel des Verfahrens ist es, die Gläubiger aus der sogenannten Insolvenzmasse, also dem noch vorhandenen Vermögen möglichst gerecht zu bedienen.
Wohin mit Unterlagen nach dem Insolvenzverfahren?
Nach Abschluss eines Insolvenzverfahrens durch den Schlussbeschluss des Insolvenzgerichts (§ 200 InsO), in der Regel nach vollständiger Verwertung der Insolvenzmasse, stellt sich die Frage, was mit den Unterlagen aus dem Verfahren geschehen soll.
Rückgabe an Schuldner
Grundsätzlich geht die Verfügung über die Unterlagen wieder auf den Schuldner über, sofern dieser noch existiert, etwa bei natürlichen Personen oder fortbestehenden Gesellschaften.
In solchen Fällen kann die Aktenführung an den Schuldner zurückgegeben werden, sofern das Verfahren ordnungsgemäß beendet ist und keine steuerlichen, haftungsrechtlichen oder sonstigen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
Verbleib beim Insolvenzverwalter
Existiert der Schuldner hingegen nicht mehr (z.B. durch Löschung einer juristischen Person oder nach Restschuldbefreiung einer natürlichen Person) verbleibt die Aufbewahrungspflicht beim Insolvenzverwalter.
In diesem Fall ist er weiterhin verpflichtet, die Unterlagen gesetzes- und datenschutzkonform zu verwahren, in der Regel für einen Zeitraum von mindestens zehn Jahren.
Akteneinsicht - Wer darf die Insolvenzakte einsehen?
Akteneinsicht in die Insolvenzakte erhalten Verfahrensbeteiligte wie Gläubiger, Schuldner oder der Insolvenzverwalter ohne Einschränkung. Dritte (z. B. Presse oder Angehörige) dürfen nur dann Einsicht nehmen, wenn sie ein rechtliches Interesse glaubhaft machen. Über die Zulassung der Akteneinsicht entscheidet das Gericht nach pflichtgemäßem Ermessen (§ 299 Abs. 2 ZPO).
Insolvenzakten scannen lassen
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