Aufbewahrungsfristen Insolvenzakten: Digital und rechtssicher archivieren

Insolvenzverfahren bringen nicht nur Aktenberge mit sich, sondern auch klare gesetzliche Aufbewahrungspflichten.
Wir unterstützen Sie dabei, Ihre Insolvenzakten revisionssicher zu archivieren – und bei Bedarf sekundenschnell wiederzufinden.

• Rechtssichere Digitalisierung & Archivierung (GoBD, DSGVO)
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• Zugriff von überall
• Externe Einlagerung & Aktenvernichtung möglich

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Auch bei Insolvenz gelten die handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen weiterhin. Die Aufbewahrung geschäftlicher Unterlagen bei einer Insolvenz hilft zudem, Ansprüche der Gläubiger zu klären, Haftungsrisiken zu vermeiden und eine geordnete Abwicklung zu gewährleisten.

Beachten Sie:

Während des Insolvenzverfahrens gehören Bücher, Aufzeichnungen und Geschäftsunterlagen zur Insolvenzmasse.

10 Jahre Aufbewahrungsfrist

• Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse

• Inventare

• Buchführungsunterlagen

• Lohnkonten (soweit steuerlich relevant)

• Organisationsunterlagen (z. B. Verfahrensanweisungen)

• Steuerbescheide, Steuererklärungen

8 Jahre Aufbewahrungsfrist*

• Buchungsbelege

6 Jahre Aufbewahrungsfrist

• Handels- und Geschäftsbriefe (ein- und ausgehend)

• Verträge, Schriftwechsel mit Kunden oder Lieferanten

• Angebote, Rechnungen (ohne steuerliche Relevanz)

• E-Mails mit geschäftlichem Inhalt

• Personalunterlagen (ohne Lohnsteuerrelevanz)

* Seit dem 1. Januar 2025 gilt gemäß dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV) eine verkürzte Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege: Statt bisher zehn Jahre müssen diese nun nur noch acht Jahre archiviert werden.

Nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen

Auch nach Ablauf der regulären Aufbewahrungsfristen sollten gewisse Unterlagen nicht vorschnell vernichtet werden, wenn sie noch für laufende Verfahren wie steuerliche Außenprüfungen, vorläufige Steuerfestsetzungen oder Ermittlungsverfahren von Interesse sein könnten.

Haftungsrisiken vermeiden

Aus haftungsrechtlicher Sicht ist eine Aufbewahrung aller verfahrensbezogenen Unterlagen für mindestens zehn Jahre dringend zu empfehlen.

Insolvenzverwalter haften nach § 60 InsO für Pflichtverletzungen, wobei mögliche Schadensersatzansprüche gemäß § 199 Abs. 3 BGB noch bis zu zehn Jahre nach dem schädigenden Ereignis erhoben werden können. Um sich wirksam gegen solche nachträglichen Ansprüche abzusichern, ist eine langfristige Archivierung unerlässlich.

In besonderen Fällen (z.B. Nachlassinsolvenzen) kann sich aufgrund der 30-jährigen Verjährungsfrist nach § 199 Abs. 3a BGB sogar eine noch längere Aufbewahrung als notwendig erweisen.

Der Insolvenzverwalter ist dafür verantwortlich, das gesamte Vermögen des Schuldners (Insolvenzmasse) zu sichern, zu verwalten und bestmöglich zu verwerten. Dabei handelt es sich um alle Vermögenswerte, die dem Schuldner bei Eröffnung des Verfahrens gehören oder währenddessen hinzukommen.

Zu seinen zentralen Aufgaben gehört es, ein vollständiges Verzeichnis dieser Vermögenswerte samt Bewertung zu erstellen. Im Verlauf des Verfahrens entstehen zahlreiche Dokumente und Akten, die dem Zweck dienen, Gläubiger transparent über den Stand und die Zusammensetzung der Insolvenzmasse zu informieren.

Dabei ist der Verwalter verpflichtet, mit der Sorgfalt eines ordentlichen Kaufmanns zu handeln.

Rechnungslegung vor Gläubigern

Laut § 66 Rechnungslegung der Insolvenzordnung (InsO) ist der Verwalter ist verpflichtet, bei Beendigung seines Amtes sowie auf Verlangen der Gläubigerversammlung während des Verfahrens eine geordnete Rechnungslegung vorzulegen, die vom Insolvenzgericht geprüft und den Beteiligten zur Einsicht bereitgestellt wird.

Schadensersatz bei Pflichtverletzung

Der Insolvenzverwalter muss nach § 60 der Insolvenzordnung den Beteiligten zudem Schadenersatz leisten, wenn er seine gesetzlichen Pflichten schuldhaft verletzt. Dabei muss er so sorgfältig und gewissenhaft handeln, wie es von einem verantwortungsvollen Verwalter erwartet wird.

Durch den Einsatz unseres spezialisierten Scanservices profitieren Sie als Verwalter gezielt in den Bereichen Recherche, Rechtssicherheit und Platzersparnis.

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Entlastung für Insolvenzverwalter: Unser Scanservice löst Ihre Aktenprobleme

In Insolvenzverfahren entstehen oft binnen kurzer Zeit große Mengen an Unterlagen – unübersichtlich, aufbewahrungspflichtig und haftungsrelevant. Unser Scanservice bietet Ihnen eine strukturierte, rechtssichere und zeitsparende Lösung zur Digitalisierung und Verwaltung dieser Dokumente.

Wir kennen die Besonderheiten im Umgang mit Insolvenzakten:

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Bei abgeschlossener Insolvenz müssen leider alle Kosten „auf dem Tisch“ liegen. Aus diesem Grunde haben wir für diese Fälle spezielle Angebote entwickelt:

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