Scanservice Hannover

Scanservice Hannover

Unser Scanservice für Hannover

Unser Scanservice für Hannover digitalisiert Ihre Aktenordner, Belege und Dokumente.

Sie benötigen dringend Platz, der von Ihren Akten belegt wird?

Sie möchten Digital Archivieren um Ihre Dokumentenablage zu optimieren?

Das Papierlose Büro ist Ihr Wunsch?

Egal ob es um das tagesaktuelle Scannen von Eingangsbelegen oder die Digitale Archivierung von Bestandsarchiven geht, als Scandienstleister übernehmen wir den Scanservice in Hannover und Umgebung.

Anhand eines Testordners oder Belegquerschnitts, den wir kostenlos zur Probe Archivieren, kalkulieren wir den Aufwand für das Scannen Ihrer Unterlagen und erstellen ein individuelles, umfangreiches Angebot. Wir bieten mit unserem Scanservice-Hannover das komplette Spektrum der Dienstleistung für die Elektronische Archivierung:

1. Belegabholung

  • Wir kommen täglich, auf Abruf oder einmalig in Ihr Unternehmen und holen persönlich die zu scannenden Dokumente und Akten ab. Wir dokumentieren die Verpackung genauestens und übergeben Ihnen abschließend ein Übernahmeprotokoll. Unser eigener Fahrdienst ist wöchentlich in Hannover unterwegs, unsere Kunden kommen aus Herrenhausen, Mitte, Buchholz, Anderten und der weiten Umgebung Hannovers. Sie müssen sich für die Verpackung und Transport um nichts kümmern.

2. Zwischenlagerung / Scan on demand

  • Sind die Belege und Akten bei uns eingetroffen, und Sie benötigen dringend Unterlagen, so stellen wir Ihnen diese auf Abruf umgehend digital zur Verfügung. Wir lagern die Belege und Ordner dazu in unserem Sicherheits-Aktenlager ein.

3. Belegaufbereitung

  • Um die Belege mittels Dokumentenscanner digitalisieren zu können, bereiten wir die Unterlagen vor: Wir entklammern, bringen Barcodes zur Dokumententrennung an und sortieren ggf. nach Ihren Wunschkriterien vor.

4. Scanservice / Digitalisierung

  • An Hochleistungsscannern der neuesten Genration digitalisieren wir bis zu 150 Blatt pro Minute. Vorder- und Rückseite gleichzeitig (Leerseiten werden auf Wunsch gelöscht). Unsere Scanner sorgen wir optimale Qualität, die Belege werden nach Leserichtung ausgerichtet, automatischer Abgleich von Helligkeit und Contrast sowie Doppeleinzugskontrolle sind Standard. Wir scannen in Auflösungen von 100DPI bis 600DPI, in Schwarz/Weiß, Graustufen oder Farbe.
Scanservice Hannover

5. Großformate & Projektordner

  • Neben dem Scanservice für Schriftverkehr in den Formaten bis DIN-A3, Digitalisieren wir auch Großformate in den Formaten DIN-A2 bis DIN-A0. Sowohl Zeichnungsarchive (bspw. Zeichnungsschränke) als auch Pläne und Zeichnungen als Teil von Projektordnern wie Bauakten oder technischen Dokumentationen, digitalisieren wir problemlos.

6. Datenerfassung

  • Nach dem Scannen erfassen wir die für Sie relevanten Kriterien um die Digitalen Dokumente später schnell finden zu können. Bei Bestandsakten sind dies meist Suchbegriffe vom Ordnerrücken sowie der eingehefteten Register/Trenner. In der Aktuellen Scandienstleistung erfassen wir pro Vorgang eindeutige Kriterien wie Rechnungsnummer, Datum, Empfänger uvm.

7. OCR / Texterkennung

  • Bei der Archivierung in PDF Dateien hinterlegen wir auf Wunsch eine Texterkennung, die es Ihnen ermöglicht innerhalb der Dateien oder auch über den gesamten Datenbestand nach einzelnen Stichwörtern und Daten zu suchen.

8. Ausgabe / Archivierung

  • Die Digitalen Daten, also die Scandateien sowie die erfassten Indizes liefern wir Ihnen entweder in einer übersichtlichen PDF Verzeichnisstruktur, oder als sofort importierbare Datenbestände für Ihr DMS (Dokumentenmanagement). Zur Datenübertragung bieten wir Zugangsgeschütze Downloads von unserem FTP Server an oder stellen Ihnen die Daten auf einem Ihrer Server Online zur Verfügung. Alternativ erhalten Sie die Archivierten Daten auf Datenträger wie DVD oder externer Festplatte.

9. Aktenvernichtung

  • Nach einer Zwischenlagerung von mind. 4 Wochen nach dem Scannen, können wir auf Wunsch und nach schriftlicher Freigabe die Originaldokumente für sie gemäß BDSG vernichten. Sie erhalten ein entsprechendes Zertifikat über die Aktenvernichtung. Alternativ bieten wir an die Originale wieder abzuheften und an Sie zurück zu liefern.

Wir Scannen und Digitalisieren in Hannover für unsere Kunden:

  • Rechnungen
  • Lieferscheine
  • Buchhaltung
  • Zollpapiere
  • Personalakten
  • Projektunterlagen
  • uvm

Gesetzliche Vorgaben: Revisionssicherheit & Co.

Wir arbeiten streng nach Datenschutzrechtlichen Vorgaben und auf Basis der Deutschen Gesetzgebung zur Digitalen Archivierung von steuerlich relevanten Unterlagen. Die von uns gelieferten Elektronischen Archive können problemlos einer Finanz- und Wirtschaftsprüfung unterzogen werden, Originale dürfen somit entsorgt werden. Wichtigste Grundlage für die Digitale Archivierung Ihrer Dokumente ist eine Verfahrensdokumentation, die wir Ihnen ebenfalls gerne erstellen.

Preise für unseren Scanservice Hannover

Wir eingangs erwähnt kalkulieren wir anhand kostenloser Probescans exakte Preise nach tatsächlichem Aufwand für die Digitalisierung.

Durchschnittlich berechnen wir für die Digitalisierung eines Aktenordners zwischen 14€-18€

Für den aktuellen Scanservice (täglich/wöchentlich/monatlich) berechnen wir 0,03€ bis 0,05€ pro Blatt.

Was können wir als Dienstleister für die Digitale Archivierung für Sie tun?

Nehmen Sie jetzt gerne Kontakt zu uns auf.

 

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Unsere Servicehotline für Hannover hilft Ihnen gerne weiter

Kostenlose Info Hotline0800 396 76 00
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