Scanservice für Hamburg

Mit unserem Scanservice für Hamburg bieten wir Digitalisierung für Hamburger Unternehmen.

Wir scannen Akten, Ordner und Dokumente und helfen Firmen in Hamburg beim Start ins papierlose Büro.

Abholung, Scan & Indizierung

zertifiziert nach ISO 9001: 2015

Sicher nach BDSG, GOBD & DSGVO

Dank unserem Scanservice

Digital arbeiten im papierlosen Büro

standortunabhängig, komfortabel & flexibel

Mit unserem Scanservice papierlos arbeiten

Wir sind Ihr Scandienstleister - Als echter Scanprofi übernehmen wir alle Arbeiten, um Sie auf dem Weg in das papierlose Büro zu unterstützen. Mit Hochleistungsscanner scannen wir bis zu 150.000 Dokumente und Bilder pro Tag und erzeugen Scans in höchster Qualität zu Archivierungszwecken. Wir scannen in Farbe, Schwarz-Weiß oder Graustufe. Wir digitalisieren Ihr Bestandsarchiv oder übernehmen den Scanservice für Ihren digitalen Posteingang.

Wir scannen Ihre Dokument:

Lieferschein
Eingangsrechnungen
Buchungsbelege
Schriftverkehr
Projektordner & Bauakten
Personalakten
Pläne, Zeichnungen & Großformate

Scanservice für Hamburg gesucht? Smart-Store ist Ihr Scanprofi!

Jetzt Kontakt aufnehmen!

Scanservice von der Abholung bis zur Vernichtung

Abholung Hamburg

Wir kommen mit eigenem Kurierdienst und verpacken Ihre Akten und Belege vor Ort und dokumentieren dies mittels Übergabeprotokoll. Unabhängig ob wir unseren aktuellen Scanservice erbringen und die aktuelle Ablage abholen oder ob wir ein Bestandsarchiv digitalisieren.

Belegaufbereitung

Ihre aktuelle Ablage müssen Sie genauso wenig vorbereiten wie die Altakten, die wir scannen sollen. Wir bereiten Ihre Aktenordner und Belege für den Scanvorgang vor. Wir entfernen Heftungen, bringen Barcodes für die Digitale Heftung an und kleben kleine Haftnotizen auf DIN-A4 Belege. Alles damit unsere Hochleistungsscanner Ihre Belege problemlos verarbeiten können.

Scan / Digitalisierung

Die vorbereiteten Einzelseiten scannen wir mit modernen Dokumentenscannern, Vorder- und Rückseite gleichzeitig (Leerseiten werden gelöscht), Farbe, Schwarz/Weiß oder auch Graustufe.

Durch sichere Scantechnik werden alle Informationen übernommen: Belege werden nach Leserichtung ausgerichtet, Scanqualität wird automatisch an die Vorlage angepasst. Durch die Doppeleinzugskontrolle und Formaterkennung gehen beim Digitalisieren keine Informationen verloren.

Zeichnungen & Pläne

Enthalten die zu digitalisierenden Akten auch großformatige Pläne & Zeichnungen in den Formaten DIN-A2 bis DIN-A0 so können wir auch diese problemlos Scannen. Diesen Service bieten wir nicht nur für Projektordner wie Bauakten oder technische Dokumentationen an, sondern auch als Scandienstleistung für die Digitalisierung von Zeichnungsbeständen.

Datenerfassung / Indizierung

Damit Sie Ihre Scans und digitalen Akten später schnell und einfach im elektronischen Archiv finden können, erfassen wir zu jedem digitalen Dokument die Suchbegriffe, die Sie uns vorgeben. Dies können Daten vom Ordnerrücken und den eingehefteten Trennbelegen/Registern sein; oder bei der tagesaktuellen Scandienstleistung auch Rechnungsnummern, Datum und Absender pro Vorgang.

Archivierung & Ausgabe

Die digitalisierten Dokumente erhalten Sie entweder in einer einfach zu bedienenden Verzeichnisstruktur und PDF Dateien oder als umgehend importierbare Datenbestände für Ihr Dokumentenmanagement (DMS). Die Daten stellen wir auf unserem Online Server zum Download bereit (Zugangs-gesichert). Alternativ übergeben wir Ihnen einen Datenträger wie DVD oder externe Festplatte.

OCR = Texterkennung

Neben den eindeutigen Suchbegriffen, die wir zu jedem digitalen Dokument erfassen, können wir PDF Dateien zusätzlich mit einer Texterkennung speichern. Die Dateien sind somit nach einzelnen Begriffen oder Daten durchsuchbar. Die PDFs werden dabei nicht verändert. Der erkannte Text wird nur als zusätzliche Information an die Datei angeheftet.

Aktenvernichtung & rechtliche Grundlagen

Da wir ausschließlich auf Basis der rechtlichen Vorgaben in Bezug auf Revisionssicherheit, Auswertbarkeit und den Grundlagen der GOBD arbeiten, können Ihre Papier-Akten nach der Digitalisierung vernichtet werden. Den Service der Aktenvernichtung übernehmen wir auch gerne für Sie. Nach einer Zwischenlagerung von 4 Wochen nach der Digitalisierung, führen wir Ihre Belege nach schriftlicher Freigabe der Vernichtung nach ISO 66399 zu und erstellen Ihnen ein entsprechendes Zertifikat für Ihre Unterlagen.

Tageaktueller Scanservice oder Bestandsakten digital archivieren

Unser Kurierdienst holt die täglich zu digitalisierenden Dokumente in Hamburg persönlich ab. Wir scannen alle Belege bis zu einer Menge von 50.000 Seiten noch am selben Tag und stellen Ihnen die Daten tagesaktuell zur Verfügung.

Zu einem Seitenpreis ab 0,03 € die ideale Lösung, wenn Sie nicht selber scannen möchten.

Der Gesetzgeber erkennt auch digitale Akten und Belege an die erst „spät“ digitalisiert werden, aber noch der Aufbewahrungsfrist unterliegen. Durch die Digitalisierung von Bestandsakten lassen sich im täglichen Ablauf viel Zeit und Kosten sparen. Die Platzersparnis liegt bei mehr als 99 % und die Belege liegen Ihnen und Ihren Mitarbeitern in Sekunden vor.

Wir digitalisieren Ihre Aktenordner für einen Preis von ca. 23 € bis 32 € pro Akte. Einen exakten Preis für die digitale Archivierung Ihrer Akten kalkulieren wir Ihnen gerne anhand einer kostenlosen Probearchivierung.

Unser Scanservice für Hamburg

Unsere Kunden stammen aus allen Teilen von Hamburg. Zum Beispiel Hamburg - Altona, Mitte, Bergedorf, Wandsbek. Im Hamburger Umland sind wir auch regelmäßig unterwegs und besuchen Kunden oder holen Akten zur Digitalisierung ab. Dürfen wir Sie mit unserem Scanservice auch unterstützen? Sprechen Sie uns jetzt gerne an und überzeugen sich durch eine kostenlose Probearchivierung und Testscans von unserer Qualität und unserem Service.

Übrigens sind wir nicht nur im Raum Hamburg unterwegs. Unsere Kunden kommen aus ganz Deutschland. Mehr Informationen dazu finden Sie auch auf unserer Infoseite Scanservice-deutschlandweit

Was wir nicht scannen

Wir erbringen unsere Scandienstleistung und unseren Scanservice für Dokumente, Akten und Ordner sowie Großformatige Vorlagen. Wir scannen keine Fotos, Dias oder negative.

Wenn Sie ausschließlich Fotos, Dias oder Negative scannen lassen möchten, wenden Sie sich bitte an einen anderen Anbieter.

Scanservice Hamburg

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