Scanservice Berlin: Akten und Dokumente digitalisieren lassen

 

Unternehmen aller Branchen und Größen profitieren von einem digitalen Archiv. Sie gewinnen Platz, finden jedes Dokument per Suche und halten die Aufbewahrungsfristen leichter ein.

Drei Bereiche sind in der Hauptstadt besonders stark vertreten:

 

Behörden, Verbände und Institutionen

Als Hauptstadt ist Berlin Sitz von Bundesministerien, Landesbehörden und zahlreichen Verbänden. Typisch sind Bestandsakten, Verwaltungsakten, Personalakten und Bauakten inkl- Baupläne. Viele dieser Unterlagen haben lange Aufbewahrungsfristen und müssen im Notfall schnell zur Hand sein.

Mehr dazu:

Aufbewahrungsfristen Personalakten

Aufbewahrungsfristen Bauakten

 

Wohnungswirtschaft und Hausverwaltungen

Berlin ist eine Mieterstadt. Entsprechend groß sind die Archive von Wohnungsunternehmen und Hausverwaltungen. Typisch sind Mietverträge, Übergabeprotokolle, Betriebskostenabrechnungen, Modernisierungsunterlagen, Grundrisse und der Schriftverkehr mit Mietern. Bei Mieterwechsel, Rückfragen zur Abrechnung oder dem Verkauf eines Bestands muss jede Akte greifbar sein. Wir indexieren z.B. nach Objekt, Wohnung, Mieter und Vertragsdatum.

Wie lange Vermieter Unterlagen aufbewahren müssen, erfahren Sie auf Aufbewahrungsfristen für Vermieter.

 

Kanzleien, Steuerberatung und Wirtschaftsprüfung

Typisch sind Handakten, Mandantenakten, Vollmachten, Schriftsätze, Jahresabschlüsse, Steuerbescheide und Korrespondenz. Handakten unterliegen berufsrechtlichen Aufbewahrungspflichten und enthalten vertrauliche Mandantendaten. Deshalb arbeiten wir mit AVV, auf Wunsch zusätzlich mit einer Geheimhaltungsvereinbarung. Wir indexieren nach Mandant, Aktenzeichen, Mandatsnummer oder Veranlagungsjahr.

Mehr dazu:

Handakten scannen und archivieren

Wir liefern Ihre Daten so, wie Sie damit weiterarbeiten: für Ihr DMS, als PDF-Archiv oder für KI-Anwendungen.

Mit DMS:

Sie erhalten die Scans zusammen mit passenden Importdateien, etwa als CSV, XLS, XML oder JSON. Wir übergeben alles per SFTP oder über eine API.

Ohne System:

Sie erhalten durchsuchbare PDFs in einer Ordnerstruktur, die Ihre bisherige Ablage nachbildet. Aus Ordnerrücken werden Verzeichnisse, aus Registern Unterordner. Gesucht wird per Volltext oder Stichwort.

Formate: Standard ist PDF/A für die Langzeitarchivierung. Auf Wunsch liefern wir TIF, JPG, Rohtext, JSON oder Markdown. Die letzten drei eignen sich für KI-Anwendungen.

Mehr dazu: Akten für KI vorbereiten

Ihre Akten enthalten personenbezogene Daten. Und digital müssen sie bei jeder Prüfung Bestand haben. Deshalb arbeiten wir nach einem eigenen Sicherheitskonzept, das Datenschutz nach DSGVO und Revisionssicherheit in jedem Schritt absichert:

• Vertrag: Vor Auftragsbeginn schließen wir einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach DSGVO. Für Fragen steht Ihnen unser Datenschutzbeauftragter zur Verfügung.
• Transport: Wir protokollieren jeden Ordner. Das Protokoll können Sie jederzeit einsehen.
• Scanzentrum: Zutritt haben nur berechtigte Mitarbeiter, die Zugänge sind videoüberwacht. Bis zum Scan liegen Ihre Akten im Sicherheitslager.
• Mitarbeiter: Alle sind schriftlich zur Verschwiegenheit verpflichtet.
• Revisionssicherheit: Wir dokumentieren jeden Schritt des Scanprozesses. Dabei orientieren wir uns an den Anforderungen der TR-RESISCAN und schaffen wichtige Voraussetzungen für das ersetzende Scannen. Auf Wunsch erstellen wir eine Verfahrensdokumentation nach GoBD.
• Originale: Sie entscheiden, ob wir sie einlagern, zurücksenden oder über unseren Partner nach DIN 66399 vernichten.
• Qualität: Unser Qualitätsmanagement ist nach ISO 9001:2015 zertifiziert.

 

 

Kann ich meine Akten in Berlin persönlich abgeben?
Nein, in Berlin haben wir keine Annahmestelle. Wir holen Ihre Akten ab oder Sie schicken sie per Kurier. Gescannt wird in unserem Scanzentrum in Osterholz-Scharmbeck bei Bremen.

Ab welcher Menge holen Sie Akten in Berlin ab?
Ab etwa 100 Aktenordnern kommt unser eigenes Team zu Ihnen. Kleinere Mengen bringt ein Kurier zu uns.

Holen Sie auch im Berliner Umland ab?
Ja, zum Beispiel in Falkensee, Oranienburg, Bernau bei Berlin und Königs Wusterhausen. Darüber hinaus holen wir bundesweit ab.

Wie sicher ist der Transport von Berlin zu Ihnen?
Wir protokollieren jede Verpackungseinheit, das Protokoll können Sie jederzeit einsehen. Größere Bestände fährt unser eigenes Personal in GPS-überwachten Fahrzeugen.

Wie schützen Sie personenbezogene Daten aus unseren Akten?
Vor Auftragsbeginn schließen wir einen AVV nach DSGVO, und wir haben einen eigenen Datenschutzbeauftragten. Nur berechtigte Mitarbeiter haben Zutritt zum Scanzentrum, alle haben eine Geheimhaltungsvereinbarung unterschrieben.

Was passiert, wenn unser Team in Berlin während der Digitalisierung eine Akte braucht?
Mit Scan-on-Demand ziehen wir den Scan dieser Akte vor. Sie erhalten die Datei innerhalb eines Arbeitstages.

Bekommen wir die Originale nach dem Scan nach Berlin zurück?
Ja, auf Wunsch liefern wir sie in der Originalsortierung zurück. Alternativ lagern wir sie ein oder vernichten sie nach Ihrer Freigabe nach DIN 66399.