Scanservice Köln

Die Vorteile einer Digitalisierung Ihrer Aktenordner und Dokumente sind neben einem Papierarmen Büro zahlreich:

Unser Scanservice Köln liefert Ihnen Ihre Digitalen Dokumente entweder als vollindizierte PDF Dateien in einer übersichtlichen Verzeichnisstruktur, oder als Import Daten für Ihr DMS (Dokumentenmanagement System). Alternativ bieten wir Ihnen auch unser Online Archiv in der Cloud an, mit dem Sie zu monatlichen geringen Gebühren ein vollwertiges DMS nutzen können.

Der Einsatz einer Archivsoftware, wie einem DMS, ist nicht immer zwingen erforderlich um Elektronisch zu archivieren. Wenn die Platzersparnis im Vordergrund steht, weil das Unternehmen beispielsweise umzieht oder wertvoller Raum für weitere Arbeitsplätze geschaffen werden muss, bieten wir die effektive Lösung als PDF Verzeichnisaufbau.

Wie im unteren Bild zu sehen, erzeugen wir für Sie anhand der Ordnerrücken aus Belegarten, Jahrgängen und Betreff eine übersichtliche Verzeichnisstruktur, in der sich auch ungeübte Benutzer schnell zurechtfinden und in Sekunden jeden gewünschten Beleg recherchieren können.

Zusätzlich speichern wir jede PDF Datei mit einer Texterkennung (OCR) die es Ihnen ermöglicht auch nach Stichworten, einzelnen Werten oder Nummern zu suchen. Diese Form der Digitalen Archivierung ist auch vom Gesetzgeber anerkannt und entspricht der GOBD und AO.

Mit unserem Scanservice Köln Scannen wir für Sie nahezu alle Dokumente die in einem Unternehmen auf Papier anfallen:

Der Gesetzgeber hat mit einem Schreiben vom 08. März 2003 jedem Steuerpflichtigem die Erlaubnis erteilt, seine Unterlagen die der Aufbewahrungspflicht unterliegen, auch auf Bilddatenträgern vorzuhalten.

Natürlich müssen einige rechtliche Grundlagen eingehalten werden, die wir mit unserem Scanservice Köln selbstverständlich bei einer Digitalisierung Ihrer Akten & Dokumente streng einhalten:

•                Revisionssicherheit
•                Nachvollziehbarkeit
•                Dokumentation
•                Zeitnahe Verfügbarkeit
•                Berechtigungskonzept

Sowie einige weitere Regelungen und Vorgaben wie beispielsweise das Vorhandensein einer Verfahrensdokumentation die wir Ihnen als zertifizierter Scandienstleister ebenfalls erstellen können.

Was die Digitalisierung Ihrer Dokumente und Bestandsakten kostet, errechnen wir Ihnen idealerweise auf Basis einer kostenlosen Probearchivierung eines Ordner pro Belegart. Testordner können Sie uns gerne zusenden oder wir holen diese im Rahmen eines Erstgesprächs auch persönlich ab. Diese Testordner verarbeiten wir einmal komplett digital, die Originale erhalten Sie abgeheftet zurück, zusammen mit einem ausführlichem Angebot und den Digitalen Dokumenten & Indizes auf DVD oder zum Download bereitgestellt.

Diesen Service bieten wir jedem Interessenten im B2B Bereich kostenlos an.

Durchschnittlich liegen die Kosten

für die Digitalisierung eines Aktenordners

liegen zwischen 23,-€ bis 32,-€

Wenn unser Scanservice Köln für Sie das Scannen der aktuellen Ablage täglich, wöchentlich oder  monatlich übernimmt, berechnen wir unsere Scandienstleistung auf Basis der tatsächlich gescannten Blätter.

Durchschnittlich berechnen wir 0,02€ bis 0,04€ pro digitalisierten Vorgang.

Mit unserem Scan-Service bieten alle Leistungen die notwendig sind um Ihre Akten zu Digitalisieren:

Mit unserem Scan-service Köln bieten wir Digitalisierung und Elektronische Archivierung für Kunden aus allen Branchen und allen Größen. Zu unseren Kunden im Kölner Raum zählen Firmen wie WidgetLabs, IGUS GmbH, Lanxess oder auch GS1.

Wir Scannen für Kleinbetriebe ab 5 Ordner, oder auch für Konzerne mehrere Tausend Aktenordner.

Sprechen Sie uns gerne an und wir finden eine optimale Lösung für Ihre Digitale Archivierung.