Scanservice Köln: Akten, Ordner und Pläne scannen lassen

Von der Digitalisierung profitieren Unternehmen jeder Größe, ganz gleich in welcher Branche. Sie gewinnen Platz, finden Dokumente in Sekunden statt in Minuten und behalten gesetzliche Aufbewahrungsfristen leichter im Blick. Besonders viel Erfahrung haben wir in diesen Branchen:

Versicherungen und Makler

Anträge mit Unterschrift, Policen, Nachträge, Schadenmeldungen mit Gutachten und Fotos, Vermittlerkorrespondenz: Viele Versicherungsunterlagen müssen Sie über Jahrzehnte aufbewahren. Wir indexieren jedes Dokument nach Versicherungsschein- oder Schadennummer. So landet es direkt in der richtigen digitalen Akte.

Hier erfahren Sie mehr über die Aufbewahrungsfristen für Versicherungsunternehmen.

Medien, Film und Produktion

Produktions- und Lizenzverträge, Rechteketten, Honorarabrechnungen, Drehgenehmigungen, Abnahmeprotokolle: Wer Rechte verwertet, muss die Verträge dazu schnell finden. Wir erfassen deshalb Produktionstitel, Vertragspartner und Laufzeit als Suchbegriffe.

Mehr dazu: Verträge archivieren.

Chemie und Industrie

Anlagenpläne im Großformat, Prüf- und Wartungsprotokolle, Sicherheitsdatenblätter, Genehmigungen, Chargendokumentation: Diese Unterlagen brauchen Sie bei jedem Audit und jeder Behördenprüfung. Pläne bis 1.500 mm Breite scannen wir auf eigenen Großformatscannern.

Mehr dazu: Technische Dokumentationen scannen

• Personalakten
• Mieterakten
• Patientenakten
• Bauakten
• Insolvenzakten
• Buchhaltungsordner

Mit DMS: Sie erhalten die Scans zusammen mit Importdateien in dem Format, das Ihr System erwartet. Der Import läuft automatisch.

Ohne DMS: Sie erhalten durchsuchbare PDF-Dateien in einer Ordnerstruktur, die Ihrer bisherigen Ablage folgt. Die Ordnerrücken werden zu Verzeichnissen, die Register zu Unterordnern. Jedes Dokument finden Sie per Volltext oder Stichwort.

Das Standardformat ist PDF/A für die Langzeitarchivierung. Auf Wunsch liefern wir TIF, JPG, reinen Text, JSON oder Markdown. Die drei letzten Formate brauchen Sie, wenn KI-Anwendungen mit Ihren Dokumenten arbeiten sollen.

Mehr dazu: Akten KI-ready

Der komplette Ablauf erklärt

In unserer 9-teiligen Videoserie "Aktendigitalisierung im Detail" erhalten Sie alle Informationen zum Ablauf unseres Scanservice.

Zu den Videos

Ein Scan hilft Ihnen bei einer Prüfung nur, wenn nachvollziehbar ist, wie er entstanden ist. Wir dokumentieren deshalb jeden Schritt. Unser Prozess folgt der TR-RESISCAN und schafft so die Grundlage für das ersetzende Scannen.

Dazu erhalten Sie:

• auf Wunsch eine Verfahrensdokumentation nach GoBD
• einen Auftragsverarbeitungsvertrag
• eine Geheimhaltungsvereinbarung

Mehr zu unserem Sicherheitskonzept.

Kann ich meine Akten in Köln abgeben?
Nein, in Köln haben wir keine Annahmestelle. Wir holen Ihre Unterlagen persönlich ab oder beauftragen einen Kurier. Gescannt wird in Osterholz-Scharmbeck bei Bremen.

Ab welcher Menge holt Ihr Team in Köln ab?
Ab rund 100 Aktenordnern kommen unsere eigenen Mitarbeiter. Kleinere Mengen transportiert ein Kurier.

Holen Sie auch im Kölner Umland ab?
Ja, im ganzen Rheinland, etwa in Leverkusen, Bergisch Gladbach, Pulheim oder Dormagen. Darüber hinaus bundesweit.

Wir brauchen während des Auftrags eine Akte. Was dann?
Dann scannen wir sie vorgezogen. Die Datei erhalten Sie innerhalb eines Arbeitstages.

Bekommen wir die Originale zurück nach Köln?
Ja, auf Wunsch liefern wir alle Unterlagen in Originalsortierung.