Wir machen Ihre Akten KI-ready

Eine künstliche Intelligenz ist nur so gut wie die Daten, auf die sie zugreift. Ohne solide Datenbasis fehlt ihr der Rohstoff. Wie bei einem Sterne-Koch mit leerer Speisekammer: Seine Fähigkeiten nutzen wenig, wenn ihm die Zutaten fehlen.

Die Datengrenze? Der Aktenordner

Was nicht in den Daten steht, kann eine KI nicht wissen. Fehlen ihr Informationen, liefert sie lückenhafte Antworten oder füllt die Lücken im schlimmsten Fall mit Vermutungen. Und auswerten kann sie nur, was sie lesen kann. Liegt ein Teil Ihres Unternehmenswissens noch auf Papier, bleibt er für die KI unsichtbar.

Viele Dokumente liegen heute ohnehin elektronisch vor: E-Mails, E-Rechnungen, digital erstellte Angebote.

Aber was ist mit den Aktenordnern und Papierdokumenten im Archiv? Mit all den Verträgen, technischen Dokumentationen und der Korrespondenz aus den Jahren davor? Wie viele Jahrzehnte Unternehmenswissen schlummern ungenutzt im Archiv?

Manche Unternehmen verfügen über einen Datenschatz, von dessen Existenz sie noch gar nichts wissen.

Platzsparen, schnelle Suche: Das kennen Sie schon. KI-Anwendungen eröffnen neue ungeahnte Möglichkeiten, die darüber weit hinausgehen.

Seit 1997 digitalisieren wir Akten – vom einzelnen Aktenordner bis zum großen Archivbestand, vom Kassenbon bis zum Bauplan.

Diese langjährige Erfahrung übertragen wir jetzt auf das KI-Zeitalter. Wir bereiten Ihre Akten für KI vor: Wir scannen alle Papierunterlagen vollständig und liefern Ihnen damit den Rohstoff für die Integration künstlicher Intelligenz in Ihre Prozesse:

• Hochwertige Dokumentenscans
• Optische Texterkennung (OCR)
• Indexdaten
• Passende Dateiformate für die KI-Nutzung

Der Scan: Ein Bild macht noch keinen Inhalt

Ein gescanntes Dokument ist zunächst nichts anderes als ein Foto: Man sieht das Dokument, aber es ist kein direkter Zugriff auf die Informationen möglich.
Der Inhalt, also der Text, eines Dokuments muss zunächst maschinenlesbar gemacht werden.

Texterkennung (OCR): Aus dem Bild wird maschinenlesbarer Text

Durch optische Texterkennung lässt sich ein Scan wie jede Textdatei per STRG + F durchsuchen, und der Inhalt wird maschinenlesbar. Das reicht aber noch nicht, um ein Dokument automatisch einzuordnen.

Indexdaten für KI: Mehr als durchsuchbarer Text

Eine Texterkennung allein ist noch nicht ausreichend für die Weiterverarbeitung Ihrer gescannten Akten mit künstlicher Intelligenz.

Für die Zuordnung von Dokumenten und Informationen, benötigt die KI zusätzliche beschreibende Angaben, sogenannte Indexdaten oder Metadaten: Um welche Art von Dokument es sich handelt, von wann es ist, zu welchem Vorgang es gehört.

Ohne diesen Kontext bleibt selbst ein durchsuchbarer Scan schwer nutzbar.

Nicht jede KI und nicht jedes System verarbeitet dieselben Formate gleich gut. Manche Anwendungen kommen mit durchgehendem Text zurecht, andere benötigen einzelne, klar getrennte Datenfelder wie Betrag, Datum oder Absender, also strukturierte Daten aus Ihren Papierdokumenten.

Gerade bei großen Archiven mit hunderten oder tausenden Ordnern kommt es zusätzlich darauf an, dass jedes Dokument einzeln erfasst und zugeordnet bleibt, statt in einer unstrukturierten Textmasse zu verschwinden.

Wir liefern das passende Dateiformat

Standard ist bei uns das durchsuchbare PDF. Für die KI-Nutzung kann aber ein anderes Format sinnvoller sein, je nachdem, was Sie mit den Daten vorhaben und welches System sie verarbeitet. Das klären wir vor Auftragsbeginn mit Ihnen. Auf Wunsch liefern wir auch mehrere Formate parallel.

• Durchsuchbares PDF oder PDF/A: Erhält das Original-Layout und enthält zusätzlich eine Textebene aus der Texterkennung. PDF/A eignet sich außerdem für die Langzeitarchivierung.
• Markdown: Text mit erhaltener Gliederung wie Überschriften und Listen. Geeignet für KI-Systeme, die gezielt in Dokumenten suchen (z.B. RAG).
• JSON: Die zuvor erfassten Datenfelder wie Betrag, Datum oder Absender, direkt maschinenlesbar.
• Reine Textdateien: Die einfachste und am breitesten kompatible Form, allerdings ohne Layout und Gliederung.

Ihre Akten werden im Zwei-Personen-Team transportiert und in unserem 3.500 m² großen, gesicherten Lager verwahrt. Die Digitalisierung und Verarbeitung erfolgen ausschließlich auf eigenen Servern in Deutschland.

• ISO 9001 zertifiziert, ISO 27001 in Vorbereitung
• Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) nach Art. 28 DSGVO standardmäßig inklusive
• Alle Mitarbeitenden sind vertraglich zur Vertraulichkeit verpflichtet
• Lückenlose Nachverfolgung jeder Akte über ihre Akten-ID

Ihre Daten werden nicht für das Training von KI-Modellen verwendet. Welches KI-System später damit arbeitet, entscheiden allein Sie.