Anlagendokumentationen Scannen und Digitalisieren

Die Vorteile Digital Archivierter Anlagendokumentationen sind zahlreich, die wichtigsten Vorteile aus der Praxis und unseren Erfahrungen aus zahlreichen Projekten:

Platzersparnis

Ein Digital archivierter Aktenordner benötigt ca. 15MB Speicherplatz, auf eine DVD passen sp bis zu 400 Aktenordner. Die Originale dürfen vernichtet werden, und der Platz der bisher belegt wurde kann anderweitig genutzt werden.

Originale wie wichtige Verträge, können bei Bedarf aussortiert und weiterhin aufbewahrt werden.

Gesetzliche Aufbewahrungspflichten

Anlagendokumentationen unterliegen strengen Aufbewahrungspflichten. Solange es sich um eine aktive Anlage handelt müssen auch die notwendigen technischen Dokumente in Form der Anlagendokumentation aufbewahrt werden. Anlagendokumentationen als PDF-A Dateien sind Revisionssicher archiviert, und stehen für eine Langzeitarchivierung.

Schnelle Verfügbarkeit

Gerade bei technischen Unterlagen ist es oft entscheidend, Informationen schnell verfügbar zu haben.  In Digitalen Dokumenten finden Sie durch klare Strukturen jedes Dokument binnen Sekunden. Über eine Texterkennung kann auch nach Stichworten gesucht, und das Dokument zeitnah gefunden werden.

Digitale Dokumente lassen sich somit auch schnell an externe Stellen weiterleiten.

Klare Strukturen

Oft sind bei der Herstellung einer Anlage mehrere Dienstleister beteiligt, die Aktenstrukturen variieren stark. Fassen Sie dies mittels Digitalisierung in einer einheitlichen Struktur zusammen. Wir speichern Ihre Dokumente als PDF Dateien in einer übersichtlichen Baumstruktur, die im Grunde der bisherigen Ablagestruktur entspricht. So kann sich jeder Mitarbeiter schnell in den Dokumenten zurechtfinden und Informationen einfach recherchieren.

Einweisung von Mitarbeitern

Als Betreiber einer Anlage sind Sie verpflichtet Ihre Mitarbeiter umfassend in die Bedienung einer Anlage einzuweisen. Das beste Hilfsmittel – neben der Praxis – ist hier eine gut strukturierte Dokumentation. Geben Sie Ihren Mitarbeitern Digitale Dokumente an die Hand, in denen sie sich auf Basis eindeutiger Strukturen schnell zurechtfinden und einarbeiten können.

Kein Medienbruch

Durch Verwendung unterschiedlichster Komponenten und Beteiligung verschiedener Lieferanten, existieren wichtige Informationen und Dokumente oft auf unterschiedlichen Medien. Papier, Bücher, Pläne, Akten, Digitale Dokumente oder Proben. Eine Anlagendokumentation umfasst oft sehr inhomogene Unterlagen. Durch die Digitalisierung und Scannen können Sie alle diese Informationen zentral an einer Stelle verwalten.

Als Scandienstleister können wir alle Dokumente, die Teil einer Anlagendokumentation sind, scannen und Digital archivieren. Vorwiegend speichern wir die Digitalen Belege als PDF Dateien, wahlweise auch als PDF-A oder JPG.

Alles was in Papierform oder als PDF / Videomaterial vorliegt, können wir als Digitale Akte einer Anlagendokumentation speichern.

Als Fullservice Scandienstleister übernehmen wir alle Tätigkeiten für die Digitalisierung und Archivierung Ihrer Anlagendokumentationen:

Unsere Services sind nach DIN ISO9001:2015 zertifiziert und somit nicht nur auf Sicherheit sondern vor allem auch auf höchste Qualität ausgerichtet.

Wir arbeiten darüber hinaus streng nach den aktuellsten Datenschutzrichtlinien wie auch der DSGVO. Unsere Mitarbeiter sind alle zur Geheimhaltung verpflichtet und für den Datenschutz extrem sensibilisiert.

Unser technische Ausstattung und unsere Räumlichkeiten sind streng gesichert und verfügen über modernste Sicherheitsmechanismen.

Wir arbeiten für Kunden aus allen Branchen aus ganz Deutschland. Wir kommen Deutschlandweit vor Ort für erste Beratungen, genauso wie zum Verpacken und Transportieren Ihrer Akten.

Zu unseren Kunden zählen u.a. KUKA, Siemens und DOW Chemicals.

Sprechen Sie uns gerne an wenn Sie mehr über die Digitalisierung Ihrer Anlagendokumentationen erfahren möchten.