Archivanalyse und Digitalisierungsberatung

Wir haben bereits zahlreiche Archive mit vielfältigen Ablagestrukturen analysiert. In vielen Fällen standen wir vor der Herausforderung, eine über viele Jahre gewachsene und gut funktionierende analoge Ablage in ein digitales Format zu überführen, wobei der Ausschluss jeglichen Datenverlusts oberste Priorität hatte.

Jedes Archiv ist einzigartig und eine pauschale Beantwortung vieler Fragen kaum möglich. Im Rahmen einer Archivanalyse suchen wir daher nach individuellem Optimierungspotenzial in Ihrer Ablagestruktur und passgenauen Lösungen speziell für Ihr Archiv.

Obwohl Google bei der Klärung einiger Unklarheiten behilflich sein kann, bleibt oft eine gewisse Unsicherheit bestehen, insbesondere in Bezug auf rechtliche und datenschutztechnische Aspekte. Als Ihr verlässlicher Partner für Digitalisierung stehen wir Ihnen zur Seite und klären sämtliche offenen Fragen.

In unseren über 25 Jahren als Dienstleister für digitale Archivierung haben wir bereits eine Vielzahl von innovativen Ansätzen für unsere Kunden erarbeitet.

Ein Archiv hat üblicherweise den Zweck, Dokumente, Aufzeichnungen sowie andere schriftliche, analoge oder digitale Materialien langfristig und systematisch aufzubewahren und zu schützen. Neben der Sammlung und Lagerung ist auch die erleichterte Auffindbarkeit und Zugänglichkeit der archivierten Unterlagen von entscheidender Bedeutung. Auch wenn ein Dokument nur äußerst selten benötigt wird, ist es wichtig, dass es in kürzester Zeit gefunden und angezeigt werden kann.

Die digitale Archivierung Ihrer geschäftlichen Unterlagen ermöglicht die revisionssichere Aufbewahrung großer Aktenbestände bei minimalem Platzbedarf. Durch gezielte Datenabfragen können Sie jedes archivierte Dokument innerhalb von Sekunden finden.

Die Digitalisierung von Ablage und Archiv bietet ein breites Spektrum an Vorteilen und Optimierungspotential.

Eine genaue Zieldefinition bildet das Fundament unserer Digitalisierungsberatung.

Vom aktuellen IST-Zustand ausgehend entwickeln wir klare Ziele und planen deren zeitliche Umsetzung.

Was genau möchten Sie mit unserer Hilfe erreichen?

• Möchten Sie Ihre Aktenordner scannen lassen, um Platz zu sparen?
• Die Suche nach wichtigen Dokumenten soll innerhalb von Sekunden erfolgen?
• Möchten Sie einzelne Abteilungen oder auch ganze Firmenstandorte stärker vernetzen?
• Sie möchten einen gemeinsamen Dokumentenpool schaffen und Zugriffsberechtigungen verteilen?
• Möchten Sie gesetzliche Aufbewahrungsfristen und Anforderungen der Revisionssicherheit einfacher umsetzen?

Wir finden die optimale Lösung, um Ihre individuellen Ansprüche an eine digitale Ablagestruktur zu erfüllen. Wir bauen ein elektronische Archiv auf und geben Ihnen alle notwendigen digitalen Tools an die Hand, um Ihre Dokumentenverwaltung smart, effizient und papierarm zu gestalten.

Die Strukturen für Archivierung und Ablage sind in der Regel individuell und nicht nach einem Standardisiertem Schema gestaltet.

Zur Ausarbeitung einer Digitalisierungsstrategie für Ihr Archiv führen wir zunächst eine Analyse des aktuellen Zustands durch.

Die nachstehenden Fragestellungen liefern uns u.a. einen Ausgangspunkt für die Optimierung Ihres Archivs:

• Welche Dokumententypen gibt es in Ihrem Archiv?
• Wie erfolgen derzeit Ablage und Bearbeitung von Dokumenten sowie die Suche nach Archivstücken?
• Welche rechtlichen Aspekte sind speziell für Ihre Branche zu beachten?

Nach einem persönlichen Gespräch, sei es vor Ort oder online, präsentieren wir Ihnen Empfehlungen und einen zeitlich festgelegten Ablaufplan für die Digitalisierung Ihrer Akten und Ihres Archivs. Auf Grundlage der Ausgangssituation werden die Ziele sowie realistisch erreichbare Ergebnisse und Einsparungen eindeutig festgelegt.

Die Implementierung einer Archivsoftware, beispielsweise in Form eines Dokumentenmanagement-Systems (DMS), erweist sich bei der Digitalisierung eines Aktenarchivs in verschiedener Hinsicht als sinnvoll. Falls Sie bisher kein DMS verwenden, bieten wir Ihnen gerne praxisnahe Beispiele, wie Sie mit einfachen Maßnahmen die Effizienz Ihrer Dokumenten-Workflows als auch die Sicherheit Ihrer Daten deutlich verbessern können.

Als DocuWare Cloud Partner bieten wir die Möglichkeit eines der leistungsstärksten DMS am Markt für einen Zeitraum von 30 Tagen kostenlos zu testen.

PDF-Archiv

Obwohl ein DMS oft Vorteile bietet, ist es nicht in jedem Anwendungsfall unbedingt notwendig. Die Erstellung eines PDF-Archivs mit einer entsprechenden Verzeichnisstruktur kann gerade bei älteren Akten, die nicht regelmäßig benötigt werden, erheblichen Nutzen bringen. Sie profitieren von einer enormen Platzersparnis und können Ihre Akten per Volltextsuche durchsuchen.

Wir finden in jedem Fall die für Ihre Anforderungen passende Lösung.

Sie profitieren einerseits von unserer langjährigen Erfahrung, die wir nutzen, um Ihre Ablagestruktur effizienter und sicherer zu gestalten. Darüber hinaus bieten wir als Scandienstleister die Digitalisierung Ihres gesamten Archivs an, inklusive einer detaillierten und aussagekräftigen Preisübersicht für die praktische Umsetzung Ihres Projekts.

Sie erhalten einen Full-Service bestehend aus Strategieberatung sowie der Digitalisierung, auf Wunsch von der Aktenabholung über den Scan bis hin zur Aktenvernichtung oder externen Lagerung Ihres Archivbestands.

Für eine Archivanalyse steht Ihnen ein Online-Termin zum Pauschalpreis von nur 175 € zur Verfügung.

Bei einer Archivanalyse vor Ort fallen einmalige Anfahrtskosten an. Kontaktieren Sie uns gerne, und wir erstellen Ihnen ein individuelles Angebot für die Archivanalyse vor Ort.

Unsere Archivanalyse und Expertise dient Ihnen auch als Ausgangspunkt für einen Marktvergleich oder eine Umsetzung in Eigenregie.