Bauakten Scannen und Archivieren

Bauakten Scannen und Archivieren

Wir Scannen und Archivieren Ihre Bauakten.

Bauakten müssen laut Gesetzgeber vom Bauunternehmer zwischen 6 bis 10 Jahre aufbewahrt werden. Viele Bauunternehmen bewahren und archivieren die Akten aber erheblich länger in Papierform auf. Architektur- und Ingenieurbüros müssen Bauakten bis zu 30 Jahre aufbewahren.

So ein Bauaktenarchiv kann mit der Zeit sehr viel Platz beanspruchen, und die Suche nach Dokumenten ist Zeitaufwendig.

Durch Scannen und Archivieren Ihrer Bauakten sparen Sie Platz, Zeit und Kosten.

Der Gesetzgeber erlaubt sogar eine Digitale Archivierung und Aufbewahrung von Bauakten, sofern diese bildlich und inhaltlich Originalgetreu wiedergegeben werden können. Als Scandienstleister haben wir uns unter Anderem auf die Digitalisierung und Archivierung von Bauakten spezialisiert.

Die Unterlagen einer Bauakte

  • Bauakten enthalten viele verschiedene Belege, wie das Bautagebuch, Statikunterlagen, Verträge, Baugenehmigungen und Gutachten. Aber auch Pläne und Zeichnungen sowie Schriftverkehr mit Bauträgern oder Subunternehmern. Hier ist es wichtig diese Aktenstruktur auch Digital klar und verständlich abzubilden. Enthalten Bauakten Inhaltsverzeichnisse so übernehmen wir diese als Digitale Struktur- und Inhaltsangabe. Wir sorgen bereits bei der Belegaufbereitung (Vorbereiten der Akten für den Scanvorgang) dafür, dass die vorgegebene Akten-Struktur 1:1 Digital abgebildet wird. Auch wenn sich ein Bauvorhaben oder Bauprojekt über viele Ordner erstreckt, die digitale Bauakte bildet das Bauprojekt als Gesamtprojekt ab.

Pläne & Zeichnungen

  • Die Besonderheit an Bauakten bilden aber die Pläne und Bauzeichnungen die nahezu immer enthalten sind. Beim Scannen und Digitalisieren ist dies eine spezielle Anforderung an uns als Scandienstleister. Denn Großformatige Bauzeichnungen ab Format DIN-A2 müssen an anderen Scannern Digitalisiert werden als beispielsweise DIN-A4 Schriftverkehr. Die Aufgabe eines Scanservice ist es dann, die gescannten Dokumente später wieder in der Reihenfolge Digital abzubilden, damit der Inhaltliche Zusammenhang nicht verloren geht.

Die Varianten zur Archivierung von Plänen und Zeichnungen in Bauakten:

  • a) Position der Zeichnung und Pläne innerhalb der Digitalen Datei an der ursprünglichen Stelle
  • b) Pläne und Zeichnungen als Digitale, separate Datei (Bsp. PDF) unter Benennung anhand der Legende („Grundriss Erdgeschoss“ „Abnahme Keller“ usw.)
  • c) Eine Kombination aus a) und b) = Digitale Pläne sowohl an identischer Position innerhalb der elektronischen Bauakte, als auch als separate Datei in einem Zeichnungsverzeichnis.

Mittels spezieller Barcodetechnik können wir Großformatige Bauzeichnungen und Schriftverkehr parallel verarbeiten und digital archivieren. Wir Scannen alle Formate, von DIN-A7 (Visitenkarte) bis DIN-A0 und Überlänge.

Nutzen Sie unseren Scanservice auch für die Digitalisierung Ihres Zeichnungsarchivs unabhängig von den Bauakten.

Weitere Informationen zu Großformaten

Wie finde ich meine Unterlagen wieder?

  • Wir Archivieren Ihre Digitale Bauakte entweder in einer Archivsoftware oder einem Dokumentenmanagement das in Ihrem Unternehmen im Einsatz ist. Haben Sie keine Software liefern wir Ihnen eine leicht zu bedienende und übersichtliche Verzeichnisstruktur (Verzeichnisbaum) mit PDF Dateien. Alternativ können Sie von uns auch eine Archivsoftware zur Nutzung erhalten. Die Verzeichnisstruktur orientiert sich dann 1:1 an dem Inhaltsverzeichnis Ihrer Bauakte, oder an der Beschriftung der Ordnerrücken und der enthaltenen Register/Trenner. Die oberste Ebene bildet meistens die Projektnummer und die Projektbezeichnung. In der 2. Verzeichnisebene folgt dann die Belegart (Baugenehmigung, Bauantrag, Statik usw.). Und schließlich die Digitalen Dokumente als PDF Dateien. Diese PDF Dateien sind alle mit einer Volltexterkennung (OCR) archiviert, und können somit vollständig nach Schlagwörtern, Daten und sogar Beträgen durchsucht werden.
Beispiel Digitale Bauakte

 

Auch ungeübte Benutzer finden sich in dieser Struktur leicht zu recht und können sehr schnell die gesuchten Informationen recherchieren und Anzeigen. Durch die Volltexterkennung ist auch eine Recherche nach einzelnen Begriffen Akten- und Projektübergreifend möglich.

Ausgabe auf DVD auch für den Bauherren

  • Wenn Sie die Digitale Bauakte als Bauunternehmen einführen, können Sie zukünftig den Bauherren oder Bauträgern die Digitalen Daten ebenfalls als Kopie anbieten. Pro Bauprojekt kann problemlos ein Datenträger wie eine DVD erstellt, und dem Auftraggeber übergeben werden. Ein zusätzlicher Service der für Kundenbindung sorgt.

Regelmäßig Aktualisiertes Bauaktenarchiv

  • Viele Bauunternehmen oder Architektenbüros nutzen unseren Scanservice regelmäßig. Nach Abschluss der Baustellen und des Bauvorhabens senden sie uns Ihre Unterlagen und Bauakten oder nutzen unseren Deutschlandweiten Abholservice. Wir Scannen und Digitalisieren, und sorgen am Ende auch für die Vernichtung der Originale. Unseren Scanservice bieten wir nämlich nicht nur für komplette Bauaktenarchive an, sondern auch gerne für einzelne Bauprojekte.

Die Vorteile Digitaler Bauakten:

  • - 99% Platzersparnis durch Vernichtung der Originale
  • - Sekundenschnelles Finden
  • - Die Daten sind weltweit auf jeder Baustelle digital verfügbar
  • - Langzeitarchivierung wichtiger Bauunterlagen
  • - Digitale Kopien auch für Bauherren und Bauträger

Wie läuft eine Digitale Archivierung von Bauakten ab?

  • Unser Scanservice übernimmt alle anfallenden Tätigkeiten, sofern Sie dies wünschen. Ein beispielhafter Ablauf:
  • Probearchivierung

Damit Sie sich besser vorstellen können wie eine Digital gescannte Bauakte aussieht, und vor allem wie Sie damit arbeiten können, erstellen wir gerne im Vorfeld eine kostenlose Probearchivierung von 1-2 Bauprojekten. Wir ermitteln Aufwand und Preis pro Akte bzw. Projekt, und Sie testen die Arbeit mit dem Elektronischen Baukatenarchiv.

  • Transport, Verpackung und Zwischenabrufe

Im Auftragsfall verpacken wir Ihre Bauakten und transportieren diese zunächst in unser Sicherheits- Aktenlager. Während der Verarbeitung und Digitalisierung bei uns haben Sie somit jeder Zeit Zugriff auf die Akten bzw. können zeitnah Daten und Dokumente anfordern.

  • Aufbereitung

Wir bereiten Ihre Bauakten, Dokumente und Pläne sowie Bauzeichnungen für den Scanvorgang vor. Wir Entklammern, bringen Barcodes zur späteren Trennung an, separieren Pläne & Zeichnungen und sortieren ggf. Originalverträge aus, die zwar gescannt aber später nicht vernichtet werden sollen.

  • Scannen

Wir Scannen mit Hochleistungsscannern Blatt für Blatt der Bauakte ein, bis zu 150 Blatt pro Minute. Schriftverkehr zumeist in Schwarz/Weiß und die Bauzeichnungen in Farbe, damit keine wichtigen Informationen (Beispielsweise Strom & Wasser Leitungen) verloren gehen. Wir erzeugen hochwertige PDF Dateien die wenig Speicherplatz benötigen.

  • Datenerfassung und Archivierung

Wir erfassen die für Sie wichtigen Suchbegriffe zu jeder Bauakte. Dies sind meist Felder wie Projektnummer, Projektbezeichnung, Auftraggeber, Dokumentenart und teilweise auch Versionsnummern sowie Namen von Subunternehmern.

Aus diesen Daten erzeugen wir schließlich die  digitale Struktur für die Elektronische Archivierung im PDF Verzeichnisbaum oder zum Import in ein bestehendes Archivsystem.

  • Aktenvernichtung

Wenn Sie die Digitalen Daten Ihrer Elektronischen Bauakte ausgiebig kontrolliert haben, und uns die Erlaubnis zur Entsorgung der Originalunterlagen geben, übernehmen wir auch die Aktenvernichtung. Alternativ können wir Ihnen die Bauakten zurück liefern oder für einen längeren Zeitraum einlagern.

Wir erbringen unseren Scanservice für die Digitalisierung und Archivierung von Bauakten für Bauunternehmen, Bauträgern, Wohnungsbaugesellschaften und Wohnungsverwaltungen in ganz Deutschland. Unsere Kunden stammen aus Bremen, Hamburg, Hannover, Köln, München, Stuttgart und vielen weiteren Regionen.

Haben Sie Interesse an der Digitalen Bauakte oder dem Scannen und Archivieren Ihrer Bauakten und Bauunterlagen? Dann sprechen Sie uns gerne an.

 

Jetzt Bauakten Scannen

Wir beraten Sie gerne zum Thema Bauakten Scannen und Archivieren.

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