Wir scannen und archivieren Ihre Bauakten.
Bauakten müssen laut Gesetzgeber vom Bauunternehmer 6 bis 10 Jahre aufbewahrt werden. Viele Bauunternehmen bewahren und archivieren die Akten aber erheblich länger in Papierform auf. Architektur- und Ingenieurbüros müssen Bauakten bis zu 30 Jahre aufbewahren.
So ein Bauaktenarchiv kann mit der Zeit sehr viel Platz beanspruchen und die Suche nach Dokumenten ist Zeitaufwendig.
Scannen und der Gesetzgeber
Der Gesetzgeber erlaubt eine digitale Archivierung und Aufbewahrung von Bauakten, sofern diese bildlich und inhaltlich Originalgetreu wiedergegeben werden können. Als Scandienstleister haben wir uns unter Anderem auf die Digitalisierung und Archivierung von Bauakten spezialisiert.
Wenn Sie Ihre Papierakten digitalisieren lassen möchten, sind einige technische Kriterien und Anforderungen zu erfüllen, damit Sie Ihrer Aufbewahrungspflicht von bis zu 30 Jahren auch rechtlich nachkommen könen. Wir bearten Sie gerne welche Kriterien dies sind.
Die Unterlagen einer Bauakte
Bauakten enthalten viele verschiedene Belege, wie das Bautagebuch, Statikunterlagen, Verträge, Baugenehmigungen und Gutachten. Aber auch Pläne und Zeichnungen sowie Schriftverkehr mit Bauträgern oder Subunternehmern.
Hier ist es wichtig diese Aktenstruktur auch digital klar und verständlich abzubilden. Enthalten Bauakten Inhaltsverzeichnisse, so übernehmen wir diese als digitale Struktur- und Inhaltsangabe. Wir sorgen bereits bei der Belegaufbereitung (Vorbereiten der Akten für den Scanvorgang) dafür, dass die vorgegebene Akten-Struktur 1:1 digital abgebildet wird. Auch wenn sich ein Bauvorhaben oder Bauprojekt über viele Ordner erstreckt, die digitale Bauakte bildet das Bauprojekt als Gesamtprojekt ab.
Pläne A-2 bis A-0
Die Varianten zur Archivierung von Plänen und Zeichnungen in Bauakten:
a) Position der Zeichnung und Pläne innerhalb der digitalen Datei an der ursprünglichen Stelle
b) Pläne und Zeichnungen als Digitale, separate Datei (Bsp. PDF) unter Benennung anhand der Legende („Grundriss Erdgeschoss“ „Abnahme Keller“ usw.)
c) Eine Kombination aus a) und b) = digitale Pläne sowohl an identischer Position innerhalb der elektronischen Bauakte, als auch als separate Datei in einem Zeichnungsverzeichnis.
Mittels spezieller Barcodetechnik können wir großformatige Bauzeichnungen und Schriftverkehr parallel verarbeiten und digital archivieren. Wir scannen alle Formate, von DIN-A7 (Visitenkarte) bis DIN-A0 und Überlänge.
Nutzen Sie unseren Scanservice auch für die Digitalisierung Ihres Zeichnungsarchivs unabhängig von den Bauakten.
Weitere Informationen zu Großformaten
Wie finde ich meine Unterlagen wieder?
Wir archivieren Ihre digitale Bauakte entweder in einer Archivsoftware oder einem Dokumentenmanagement, das in Ihrem Unternehmen im Einsatz ist. Haben Sie keine Software, liefern wir Ihnen eine leicht zu bedienende und übersichtliche Verzeichnisstruktur (Verzeichnisbaum) mit PDF Dateien. Alternativ können Sie von uns auch eine Archivsoftware zur Nutzung erhalten. Die Verzeichnisstruktur orientiert sich dann 1:1 an dem Inhaltsverzeichnis Ihrer Bauakte oder an der Beschriftung der Ordnerrücken und der enthaltenen Register/Trenner. Die oberste Ebene bildet meistens die Projektnummer und die Projektbezeichnung. In der 2. Verzeichnisebene folgt dann die Belegart (Baugenehmigung, Bauantrag, Statik usw.). Und schließlich die digitalen Dokumente als PDF Dateien. Diese PDF Dateien sind alle mit einer Volltexterkennung (OCR) archiviert und können somit vollständig nach Schlagwörtern, Daten und sogar Beträgen durchsucht werden.
Auch ungeübte Benutzer finden sich in dieser Struktur leicht zurecht und können sehr schnell die gesuchten Informationen recherchieren und Anzeigen. Durch die Volltexterkennung ist auch eine Recherche nach einzelnen Begriffen in den Akten oder sogar Projektübergreifend möglich.
Ausgabe...
...auf DVD auch für den Bauherren.
Wenn Sie die digitale Bauakte als Bauunternehmen einführen, können Sie zukünftig den Bauherren oder Bauträgern die digitalen Daten ebenfalls als Kopie anbieten. Pro Bauprojekt kann problemlos ein Datenträger, wie eine DVD, erstellt und dem Auftraggeber übergeben werden. Ein zusätzlicher Service der für Kundenbindung sorgt.
Regelmäßig aktualisiertes Bauaktenarchiv
Viele Bauunternehmen oder Architektenbüros nutzen unseren Scanservice regelmäßig. Nach Abschluss der Baustellen und des Bauvorhabens senden sie uns Ihre Unterlagen und Bauakten oder nutzen unseren deutschlandweiten Abholservice. Wir scannen und digitalisieren und sorgen am Ende auch für die Vernichtung der Originale. Unseren Scanservice bieten wir nämlich nicht nur für komplette Bauaktenarchive an, sondern auch gerne für einzelne Bauprojekte.
Vorteile digitale Bauakten
- 99% Platzersparnis durch Vernichtung der Originale
- Sekundenschnelles Finden
- Die Daten sind weltweit auf jeder Baustelle digital verfügbar
- Langzeitarchivierung wichtiger Bauunterlagen
- Digitale Kopien auch für Bauherren und Bauträger
Bauakten archivieren und trotzdem Platz sparen und die Akten immer zur Verfügung haben? Mit unserem Scanservice gehts!
Wir freuen uns auf Ihre Anfrage!Ablauf Bauakten scannen
Wie läuft eine digitale Archivierung von Bauakten ab?
Unser Scanservice übernimmt alle anfallenden Tätigkeiten, sofern Sie dies wünschen.
Ein beispielhafter Ablauf:
Bauakten Scanservice deutschlandweit
Wir erbringen unseren Scanservice für die Digitalisierung und Archivierung von Bauakten für Bauunternehmen, Bauträger, Wohnungsbaugesellschaften und Wohnungsverwaltungen in ganz Deutschland. Unsere Kunden stammen aus Bremen, Hamburg, Hannover, Köln, München, Stuttgart und vielen weiteren Regionen.
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