Scanservice D-Velop DMS
Scanservice für D.3ECM Dokumentenmanagement von D-Velop
Wenn Sie….
… D.Velop als DMS in Ihrem Unternehmen oder Cloud einsetzen
… neben der täglichen Ablage auch Ihre bestehenden Akten in D.Velop archivieren möchten
…der Personal & Zeitaufwand für das Scannen alter Akten zu hoch ist
...Sie einen zuverlässigen Scandienstleister für die Digitalisierung Ihrer Belege suchen
Dann ist unser Scanservice für D.Velop das richtige für Sie
Als Scandienstleister Scannen wir Ihre Akten, Ordner und Dokumente, und das für jedes am Markt erhältliche Dokumentenmanagement System, natürlich auch für das d.3ecm System von D-Velop.
D.Velop ist einer der führenden Dokumentenmanagement Systemanbieter Deutschlands und bietet für uns als Scandienstleister mit dem d.3ecm System umfangreiche Möglichkeiten Digitale Daten zur Archivierung zu liefern. Aus zahlreichen Archivierungsprojekten für Unternehmen unterschiedlichster Branchen und Größen, haben wir umfangreiche Erfahrungen mit dem Scanservice für D.3ecm sammeln können. Nur wenige DMS Systeme bieten eine so ausgereifte und leistungsfähige Schnittstelle zum Import extern erzeugter Elektronischer Archive wie D.Velop.
Zur Übergabe von digitalisierten Dokumenten und Akten liefern wir PDF Dateien und JPL Dateien in klar definierten Aufbau, die einen vollautomatisierten Importvorgang sicherstellen.
Von allen Dokumentenmanagement Systemen, für die wir als Scandienstleister Akten und Dokumente digitalisieren, zählt D.Velop bzw. d.3ecm für uns zu den von uns favorisierten Systemen, wenn es um den Import von großen Datenmengen in ein bestehendes System geht.
Lassen Sie Ihre Aktenordner und Dokumente durch unseren Scanservice für Ihr D3-Develop System Digitalisieren und sparen Zeit & Kosten.
Unsere Digital-Services für DMS:
1. Akten & Beleglogistik
- Als Fullservice Anbieter kümmern wir uns auch um die Abholung und den Transport der Akten und Dokumente. Tagesaktuell holen wir Ihre Dokumente mit unserem Kurierdienst ab. Komplette Archive verpacken wir mit eigenem Personal vor Ort und transportieren mit eigenen Fuhrpark. Die komplette Akten- und Beleglogistik wird protokolliert.
2. Vorbereiten der Dokumente
- Vor der eigentlichen Digitalisierung ist viel Handarbeit nötig. Wir bereiten Ihre Dokumente für den Scanvorgang vor. Klammerungen werden entfernt, Notizzettel separiert, ggf. Vorsortierungen vorgenommen sowie Barcode zur späteren Digitalen Heftung angebracht.
3. Scannen & Digitalisieren
- Die vorbereiteten Belege werden mit Hochleistungs- Dokumentenscannern digitalisiert. Wir Scannen:
- - Farbe, Schwarz/weiß oder Graustufe
- - Auflösungen von 100DPI bis 600DPI
- - Vorder- und Rückseite gleichzeitig (Leere Rückseiten werden entfernt)
- - Ausrichtung der Scans nach Leserichtung
- - Optimale Qualität durch intelligente Scantechnik
- - 100% Ausschluss von Doppeleinzügen
An insgesamt 5 Scanarbeitsplätzen werden bis zu 50.000 Blatt pro Stunde digitalisiert. Wir garantieren eine tagesaktuell Digitalisierung Ihrer aktuellen Ablage.
4. Datenerfassung / Indizierung
- Im Anschluss an das Scannen, erfassen wir zu jedem digitalen Dokument die Indizes, unter denen das Dokument im d.3ecm System abgelegt werden soll. Vorhandene Barcodes werten wir aus, wir klassifizieren die Belege nach Dokumentenarten und erzeugen ebenfalls hochwertige Texterkennungen über OCR. Um Ihnen ein 100% vollständiges und inhaltlich korrektes Ergebnis zu liefern, findet ein Großteil der Datenerfassung manuell statt. Im Bedarfsfall führen wir automatische Datenabgleiche mit bestehenden Datenbanken durch.
5. Archivierung
- Nachdem die digitalisierten Dokumente und Indizes von unserem Qualitätsbeauftragten nach zahlreichen Kriterien überprüft wurden, erzeugen wir das für d.3ecm benötigte Importformat. Wir erzeugen pro Digitalem Vorgang eine PDF-Datei (Auf Wunsch auch PDF-A und weitere). Zu jeder PDF Datei liefern wir eine sog. JPL Datei, die in einem klar definiertem Aufbau die Indexkriterien enthält, die D.Velop zur Speicherung der Daten und Dokumente benötigt.
6. Datenübertragung
- Die digitalen Daten liefern wir zum Abruf von einem unserer Server oder für den direkten Dateiimport (sofern möglich) in Ihr System oder Cloud ein. Größere Archivierungen von beispielsweise Altakten liefern wir auf externen Datenträgern wie DVD oder HD (Festplatte).
7. Aktenvernichtung / Rücklieferung
- Auf Wunsch übernehmen wir im Anschluss auch die Vernichtung Ihrer gescannten originale nach BDSG oder liefern Ihnen die Aktenordner zurück. Alternativ können wir die Originale auch für einen längeren Zeitraum in unserem Aktenlager einlagern.
Rechtliche Aspekte des Scanservice
Wir arbeiten streng nach Datenschutz Vorgaben und nach GOBD Grundlagen. Wir liefern revisionssichere digitale Dokumente. Als ISO zertifizierter Scandienstleister erstellen wir Ihnen ebenfalls eine Verfahrensdokumentation, welche zur Archivierung und dem ersetzendem Scannen vom Gesetzgeber vorgeschrieben sind.
Preise & Angebot
Gerne erstellen wir Ihnen nach Sichtung oder kostenloser Probearchivierung einiger Aktenordner ein auf Ihre Anforderungen zugeschnittenes Angebot. Für die aktuelle Scandienstleistung verarbeiten wir gerne einen Belegquerschnitt inklusive Erstellung der entsprechenden Importdaten für d.3ecm.
Angebot zu D.3ECM
Wir beraten Sie gerne zu unserem D.3ECM Scanservice. Kontaktieren Sie uns.
