d.velop Scanservice: Akten digitalisieren für d.velop documents

Das Scannen von Papierakten ist nur ein Teil der Aktendigitalisierung. Entscheidend ist die Übergabe der Daten in das Dokumentenmanagement-System, das Sie nutzen.

Smart-Store scannt Ihre Akten und liefert vollständig indexierte PDF-Dokumente direkt per API in d.velop documents. Ein manueller Import entfällt.

Wir übernehmen dabei den kompletten Ablauf ihres Scanauftrags: Dafür holen wir auf Wunsch alle Akten mit eigenem Personal bei Ihnen vor Ort ab. Anschließend bereiten wir die Unterlagen auf, scannen sie und erfassen die Indexdaten.

Kein manueller Dokumentenimport: Übergabe per API

Für d.velop bietet Smart-Store eine direkte API-Anbindung an. Gescannte Dokumente und ihre Indexdaten, zum Beispiel Rechnungsnummer, Datum oder Aktenzeichen, werden automatisiert an Ihr System übergeben.

Der Unterschied zu vielen anderen Digitalisierungsprojekten: Sie erhalten keine XML-Datei oder PDF-Sammlung, die Sie selbst importieren müssen. Die Daten landen direkt dort, wo sie gebraucht werden, durchsuchbar und einsatzbereit.

Für Cloud oder On-premise

Ob Cloud oder On-Premise: Die technische Übergabe passt sich Ihrem d.velop System an. In der Cloud läuft der Import automatisiert über die d.velop REST-API, abgesichert durch ein Token-basiertes Zugriffssystem.

Im On-Premise-Betrieb übernehmen strukturierte JPL-Dateien den automatisierten Import. In beiden Fällen entfällt für Sie die manuelle Zuordnung.

Diese Anforderungen erfüllen wir vollständig:

• GoBD-konform, mit Verfahrensdokumentation
• DSGVO-konform, mit Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) und technischen sowie organisatorischen Maßnahmen
• ISO 9001:2015 zertifiziertes Qualitätsmanagement
• Konform mit TR-Resiscan
• Elektronische Signatur auf Wunsch

Welches Format erhalte ich für d.velop?

Ihre Dokumente werden als PDF/A mit Volltexterkennung bereitgestellt. Im Cloud-Betrieb liefern wir die Indexdaten direkt per API, im On-Premise-Betrieb über eine strukturierte JPL-Datei.

Muss ich die Indexdaten selbst zuordnen?

Nein. Die Zuordnung übernimmt Smart-Store vollständig, unabhängig vom Dokumententyp.

Ich nutze noch d.3 oder d.3ecm, funktioniert der Scanservice auch damit?

Ja. d.3ecm ist der frühere Name des heutigen d.velop documents, die Systeme sind technisch identisch. Der Direktimport funktioniert unabhängig davon, ob Ihr System noch unter altem oder neuem Namen läuft.