Digitale Bauakte

Die Digitalisierung analoger Unterlagen, also die digitale Speicherung von Aktenarchiven bringt in vielen Bereichen Vorteile, für die Digitale Bauakte ist der Nutzen der elektronischen Archivierung besonders groß und vorteilhaft:

Die Digitale Bauakte speichert alle Belege und Dokumententypen eines Bauprojektes zentral in einem Elektronischen Archiv. Ob Bautagebuch, Baupläne und Zeichnungen, Statikunterlagen, Baustellendokumentation oder Verträge und Schriftverkehr. Alle Dokumente können und sollten elektronisch in der Digitalen Bauakte archiviert und verwaltet werden. Behalten Sie alle Informationen automatisch im Überblick. Als Scandienstleister bilden wir die bisherige Aktenstruktur digital 1:1 ab, und ermöglichen somit auch jedem ungeübten Benutzer eine schnelle Einarbeitung und Recherche seiner benötigten Dokumente.

Nutzen Sie beispielsweise unser Online Archiv zur Speicherung, können sie auch Mobil, auch auf der Baustelle, direkt auf alle Dokumente der Bauakte zugreifen.

Anhand von existierenden Ordner- Inhaltsverzeichnissen oder vorhandenen Strukturen durch beispielsweise Register oder Trenner, bringen wir die Bauakten in eine einheitliche Struktur. Die eigentliche Unterteilung nach Aktenordnern löst sich auf, und es entsteht eine übersichtliche, leicht zu bedienende Aktenstruktur nach Dokumentenarten.

Auch ungeübte Benutzer können sich schnell und einfach orientieren und benötigte Unterlagen innerhalb von Sekunden recherchieren und anzeigen.

Ist in Ihrem Unternehmen ein DMS (Dokumenten Management System) vorhanden, so erzeugen wir die Digitalen Daten und Belege in dem Format, das Ihr DMS benötigt um die Elektronischen Unterlagen automatisiert importieren zu können.

Aber auch wenn Sie keine Archiv- Software im Einsatz haben, können Sie die Digitale Bauakte mit uns umsetzen. Wir erzeugen eine übersichtliche Verzeichnisstruktur mit PDF Dateien. Gegliedert beispielsweise nach Projektnummer und Bezeichnung, Belegarten wie Statik, Vertrag und Schriftverkehr. Auf Wunsch kann pro Bauobjekt ein Datenträger erstellt werden.

Selbstverständlich können Sie die Digitalen-Bauakten bzw. die  Dateien aber auch auf Ihrem Server speichern, und so jedem Benutzer leicht zugänglich machen.

Bei jedem Bauprojekt sind unterschiedliche Gewerke und Lieferanten beteiligt, jeder steuert seine Unterlagen auf unterschiedlichste Weise zur Bauakte bei. Eine Digitale Bauakte kann Informationen aus digitalen Quellen wie E-Mail, Office oder CAD Anwendungen genauso übernehmen und speichern, wie analoge Unterlagen wie Schriftverkehr, Verträge, Bauzeichnungen und Pläne oder auch handschriftliche Baustellendokumentationen.

SAP

Setzen Sie beispielsweise SAP ein, so können selbstverständlich auch alle Daten aus dem SAP-System in die Digitale Bauket übernommen werden bzw. bei EInsatz eines entsprechenden DMS direkt aus SAP importiert werden.

Digitale Bauakte in der Cloud

Wenn Sie sich für unser Online Archiv entscheiden, können Sie allen am Projekt beteiligten einen Zugang bereitstellen, so das alle zu jedem Zeitpunkt auf dem aktuellsten Dokumentenstand sind. Ortsunabhängig, also auch direkt vor Ort auf den Baustellen, können Sie auf alle Daten der Bauakte zugreifen, bei Einsatz eines entsprechenden DMS (wie z.B. DOcuWare) selbstverständlich auch per App.

Mithilfe einer Elektronischen Bauakte können Sie ihre Verwaltung optimieren, und Ihre internen Prozesse Digital abbilden und somit besser und lückenloser Dokumentieren. Gerade bei Bauprojekten ist es wichtig, jederzeit den aktuellen Status abfragen zu können. Dokumente können in einem Elektronischen Archiv gesteuert und protokolliert bearbeitet werden, Dies gilt im besonderem Maße auch für Bauakten, hier können Freigabe Prozesse, Änderungen und Vereinbarungen durch schnelle Durchlaufzeiten optimiert werden.

Was die Digitalisierung einer Bauakte so speziell macht, sind die unterschiedlichen Formate. Schriftverkehr als DIN-A4 Unterlagen, und Pläne & Zeichnungen in den Formaten DIN-A2 bis DIN-A0. Als Scandienstleister haben wir uns auf solche Projektordner spezialisiert, und spezielle Techniken entwickelt um alle Formate in die Digitale Bauakte in der ursprünglichen Reihenfolge zu speichern. Der ursprüngliche Zustand der Bauakte wird 1:1 Digital abgebildet.

Zusätzlich können wir Ihnen aber auch parallel ein Digitales Zeichnungsarchiv aufbauen, in dem die Baupläne und Zeichnungen zusätzlich als separate PDF Dateien abgelegt sind.

So können Sie demnächst unhandliche Pläne auch direkt auf der Baustelle per Laptop oder Pad sichten.

Wir Scannen und Digitalisieren Ihre Baupläne farblich oder Schwarz-Weiß, mit Auflösungen von 100Dpi bis 600DPI. Wir können bis zu 1.000 Großformatige Pläne pro Tag scannen und digitalisieren.

Die Suche nach Dokumenten, Plänen und Belegen in einer Digitalen Bauakte gestaltet sich sehr einfach. Entweder geht man hierarchisch vor, (Siehe Beispielbild oben) oder Sie nutzen die komfortable Stichwortsuche.

Denn jedes Dokument in der Elektronischen Bauakte wird von uns mit einer Texterkennung (OCR) gespeichert, die es  Ihnen ermöglicht nach Daten, Texten oder Stichworten zu suchen und somit jeden Beleg der die benötigte Information enthält in wenigen Sekunden anzuzeigen.

Wie wir Ihr Archiv und Ihre Dokumente als Digitale Bauakte archivieren und Digitalisieren:

Wir archivieren Bauakten für Kunden aus ganz Deutschland und aus verschiedenen Branchen wie Bauunternehmen, Bauträger, Verwaltungen oder Architekturbüros. Wir Scannen kleinere Projekte ab 5 Ordnern bis hin zu kompletten Archiven bestehend aus mehreren Tausend Akten.

Zu unseren Kunden zählen Firmen wie Siemens, Holcim, Franzen Bauprojekte oder auch verschiedene Bauämter.

Sprechen Sie uns gerne an, und wir finden eine passende Lösung für Ihr Elektronisches Bauaktenarchiv.