
Scanservice für Bau- & Immobilienakten
Mit Digitalisierung Platz, Zeit & Kosten sparen
Für DMS oder PDF-Archiv
Großformate bis DIN A0 scannen lassen
Baupläne, Zeichnungen, CAD
Digital in der Bauakte verwalten
Indizierung gescannter Dokumente
Klassifizierung nach Dokumententyp (IDP)
Volltexterfassung mit OCR
Full-Service-Scandienst
Bundesweiter Abholservice
Inklusive Verpackung & Transport
Digitale Transformation der Bauindustrie
Bauprojekte sind komplexe Vorgänge unter Beteiligung zahlreicher Akteure. Bauämter, Bauherren, Architekten, Ingenieurbüros und Baufirmen arbeiten mit einer großen Menge an Unterlagen und Dokumenten, welche häufig unstrukturiert in Papierform vorliegen. Feste Fertigstellungstermine erfordern einen enormen Aufwand an Kommunikation und Abstimmung unter allen Aktueren. Aktualität und Transparenz der Prozesse nehmen dabei eine herausragende Stellung ein.
Die digitale Bauakte bietet die Möglichkeit, sämtliche Informationen und Schriftstücke eines Bauvorhabens zentral und digital zu organisieren und zu verwalten. Die elektronische Speicherung eröffnet nicht nur die Option, Platz und Zeit zu sparen, sondern ermöglicht auch den Zugriff auf Bauakten von jedem beliebigen Ort aus und erleichtert die Übersicht über alle archivierten Inhalte.
Die Zielgerichtete Suche nach Schlagwörtern beschleunigt die Datenrecherche erheblich und verkürzt Durchlaufzeiten. Zudem haben alle Beteiligten stets Zugriff auf die aktuellsten Versionen einzelner Dokumentationen. Die Vermeidung von Medienbrüchen ermöglicht eine signifikante Effizienzsteigerung der Bauplanung und -überwachung. Büro und Baustelle werden vernetzt - standortunabhängig und in Echtzeit.
Was ist eine digitale Bauakte?
Eine Bauakte enthält alle Unterlagen, welche für die Realisierung eines Bauprojekts notwendig sind. Die digitale Transformation bewirkt eine tiefgreifende Veränderung aller Wirtschaftsbereiche und bietet auch für die Baubranche zahlreiche Möglichkeiten zur Prozessbeschleunigung, Effizienzsteigerung und Kostenersparnis.
Anstatt große Mengen an Papieren in Aktenordnern zu sammeln und zu verwalten, werden bei der digitalen Bauakten gescannte Dokumente zentral und digital gespeichert. In einem gemeinsamen Dokumentenpool können digitalisierte Unterlagen zusammen mit elektronisch erzeugten Aufzeichnungen gespeichert und verwaltet werden. Medienbrüche werden gänzlich vermieden.
Folgende Dokumente können unter anderem in einer elektronischen Bauakte gemeinsam archiviert werden:
- Schriftstücke
- Grundrisspläne
- Statiken
- Baupläne
- Fotos der Baustelle
- CAD
- Auszüge aus Geographischen Informationssystemen (GIS)
- Bautagebuch
Hinweis: Im Falle eines Rechtsstreits ist die Bauakte ein bedeutendes Mittel zur Sicherung von Beweisen. Nachvollziehbarkeit von Vorgängen spielt daher für Bauakten eine herausragende Rolle.
Datenerfassung für eine digitale Aktenführung
Unser Scanservice für die Einführung der digitalen Bauakte geht über das Einscannen von Papierbelegen weit hinaus. PDF-Dokumente sparen Platz im Vergleich zu analogen Aktenordnern.
Für ein effizientes Management Ihrer Projekte ist zusätzlich die Erfassung von Metadaten und Indizes von entscheidender Bedeutung. Durch die Datenerfassung wird aus einem Aktenarchiv eine Datenbank, welche gezielte Abfragen, Logikregeln und Filterfunktionen ermöglicht.
Die digitale Bauakte ist intelligent und ermöglicht darüber hinaus auch statistische Auswertungen aus dem Bereich Business Intelligence (BI) - besonders für das Controlling ihrer Projekte von großer Bedeutung.
- Indizierung: Nach Ihren Vorgaben extrahieren wir Schlagworteaus den gescannten Dokumenten, um Daten schnell und einfach zu finden
- OCR-Texterfassung: Standardmäßig erfassen wir den Text in den Dokumenten mit einer optischen Zeichenerkennung und hinterlegen ihn hinter dem Bild oder als separate Textdatei. Der Inhalt lässt sich einfach per Volltextsuche durchsuchen
Wir arbeiten unabhängig von der Software, welche Sie für die Archivierung und Organisation Ihrer Bauakten einsetzen. Wir liefern erfasste Indizes und Metadaten strukturiert und maschinenlesbar in dem Dateiformat, welches für den Import über die Schnittstelle Ihres DMS erfordert wird.
Dazu zählen unter anderem:
- CSV, Excel
- XML
- JSON
- DAT-Datei
Folgende Indizes werden häufig angefragt:
- Straßennamen
- Gemarkung
- Flurstück
- Rechnungsnummern
- Vorgangsnummern
- Legende (z.B. Maßstab) bei Plänen etc.
- Kontaktdaten
Vorteile & Nutzen im Überblick
Die Einführung der digitalen Bauakte bietet allen Beteiligten zahlreiche Vorteile gegenüber der analogen Sammlung projektbezogener Informationen:
- Effizienzsteigerung: Relevante Unterlagen können dank Indizierung und Kategorisierung innerhalb von Sekunden gefunden, aktualisiert und geteilt werden. Der Arbeits- und für die Recherche wird drastisch gesenkt und Zeit gespart
- Verbesserte Zusammenarbeit: Alle Akteure haben in Echtzeit vollen Zugriff auf sämtliche benötigten Informationen. Alle Dokumente sind auf einer gemeinsamen zentralen Plattform abgelegt. Vorgänge können kommentiert und nachvollziehbar aktualisiert werden
- Kostenersparnis: Der Lageraufwand und damit zusammenhängende Mietkosten werden spürbar gesenkt
- Höhere Flexibilität: Planer in Büros und Mitarbeiter auf der Baustelle können ohne Verzögerung und auf allen Endgeräten (Laptop, Tablet, Smartphone) Dokumente austauschen
- Nachhaltigkeit: Der Verzicht auf Papier schont Ressourcen und verringert den CO2-Fußabruck
- Schutz vor Verlust: Digitale Informationen sind dank Backup-Funktionen deutlich sicherer geschützt als Papierdokumente
- Alle Formate digital archivieren: Von Schriftstücken im Format DIN A4 bis zu großfortartigen Plänen können alle Dokumente zentral abgelegt werden
Digitale Bauakte für optimierte Dokumentenverwaltung, schnellen Zugriff & zukunftssichere Projektabwicklung!
ANFRAGENBestandsakten oder laufendes Projekt
Unabhängig davon, ob es sich um ein abgeschlossenes Projekt handelt, beispielsweise Altakten aus einem Bauamt, oder um laufende Projekte, durch die Digitalisierung Ihrer Bauakten haben Sie sowohl im Baumanagement als auch in der späteren Verwaltung alle Kennzahlen & Informationen zu einem Bauprojekt sofort im Überblick und Zugriff.
Durchsuchen Sie Ihre Baudokumentation sekundenschnell nach wichtigen Angaben und geben Informationen einfach digital an Kunden und Gewerke. Für die Verwaltung aktueller Bauprojekte bieten wir Ihnen mit DocuWare ein passendes DMS zur Verwaltung der Dokumentation, oder liefern die digitalen Informationen in jedes andere DMS"
Für öffentliche Auftraggeber, wie beispielsweise Bauämter, digitalisieren wir das komplette Aktenarchiv innerhalb kürzester Zeit (bis zu 300 Bauakten pro Tag) und liefern digitale Dokumente zum sofortigen Import in bestehen Verwaltungssystem oder digitale Ordnerstrukturen.
Elektronisches Bauaktenarchiv mit DMS
Bei der Umstellung auf eine digitale Aktenführung bei Bauvorhaben ist der Einsatz eines Dokumentenmanagement System (DMS) von großem Vorteil. Für eine effiziente und vor allem sichere Archivierung von Baudokumenten sowie die Umstellung auf digitale Bauakten scannen wir Ihre Aktenordner und Belege mit unseren hochwertigen Produktionsscannern und speichern Images sowie erfasste Daten digital.
Alle Scans werden während des Digitalisierungsvorgangs am Monitor gesichtet und auf Lesbarkeit kontrolliert. Im Anschluss erfolgt eine weitere Qualitätskontrolle durch entsprechend geschultes Personal.
Auch Mischordner, bestehend aus Unterlagen verschiedener Formate von DIN A7 bis DIN A0 stellen dabei kein Problem dar.
Großformatige Dokumente werden mit hochwertigen Großformatscannern digitalisiert.
Dazu zählen beispielsweise:
- Baupläne
- Pläne
- Zeichnungen
- Karten
Zentraler Dokumentenpool
Die Digitale Bauakte speichert alle Belege und Dokumententypen eines Bauprojektes zentral in einem elektronischen Archiv. Ob Bautagebuch, Baupläne und Zeichnungen, Statikunterlagen, Baustellendokumentation inkl. Fotos oder Verträge und Schriftverkehr, Sie behalten stets den Überblick.
Als Scandienstleister bilden wir die bisherige Aktenstruktur digital 1:1 ab, und ermöglichen somit auch jedem ungeübten Benutzer eine schnelle Einarbeitung und Recherche seiner benötigten Dokumente.
Nutzen Sie beispielsweise unser Cloud-Archiv zur Speicherung. So können sie auch mobil, auf der Baustelle direkt auf alle Dokumente der Bauakte zugreifen.
Anhand von existierenden Ordner- Inhaltsverzeichnissen oder vorhandenen Strukturen durch Register oder Trenner, bringen wir die Bauakten in eine einheitliche Struktur. Die eigentliche Unterteilung nach Aktenordnern löst sich auf, und es entsteht eine übersichtliche, leicht zu bedienende Aktenstruktur nach Dokumentenarten.
PDF-Archivierung
Ist der Einsatz eines DMS nicht gewünscht oder erst später angedacht, liefern wir Ihnen Ihre digitale Bauakte als übersichtlichen, hierarchisch aufgebauten Verzeichnisbaum mit voll indizierten PDF Dateien.
Wir erzeugen eine übersichtliche Verzeichnisstruktur mit PDF-Dateien. Gegliedert beispielsweise nach Projektnummer und Bezeichnung, Belegarten wie Statik, Vertrag und Schriftverkehr. Auf Wunsch kann pro Bauobjekt auch ein Datenträger erstellt werden.
Bauaktenarchiv in der Cloud - jetzt DocuWare einführen
Sie setzen noch keine Archivierungssoftware ein? Als DocuWare Cloud Partner beraten wir Sie gerne bei der Einführung eines der leistungsstärksten und renommiertesten DMS am Markt.
Dafür benötigen Sie keine eigene Server-Infrastruktur, Ihr Bauaktenarchiv wird in der Cloud gesichert.
Insbesondere in Bezug auf Datensicherheit und Einhaltung rechtlicher Anforderungen (Revisionssicherheit) überzeugt DocuWare:
- Zugriffskontrollen: Zugriff auf sensible Daten nur mit entsprechender Berechtigung
- Verschlüsselung: Verschlüsselung von Daten während der Übertragung
- Revisionssicherheit: Protokollierung von Zugriffen, Uploads und Änderungen
- Backup und Wiederherstellung: Schutz vor Datenverlust und Möglichkeit der Wiederherstellung
Teamsware - Software für Kollaboration
Digitale Bauunterlagen ermöglichen eine transparente Zusammenarbeit und Nachvollziehbarkeit über den gesamten Zeitraum eines Projekts. Um Vorgänge zu steuern und Aufgaben der Beteiligten zu koordinieren, ist der Einsatz geeigneter Kollaborations-Software von großem Vorteil.
Teamsware (basierend auf Microsoft Teams) stellt z.B. eine Software-Lösung für Projektemanagement in der Baubranche dar. Berechtigte Akteure können Dokumente hochladen und mit anderen Nutzern teilen.
Archivierung und Kommunikation werden dadurch kombiniert und sorgen für eine effiziente und nahtlose Zusammenarbeit.
- Chat-Funktion, Video-Calls und gemeinsame Dokumentenbearbeitung
- Aufgaben erstellen und delegieren, Fristen setzen und Fortschritte dokumentieren
- Durch eine mobile App können Nutzer von Teamsware flexibel und standortunabhängig zusammenarbeiten - im Büro oder direkt auf der Baustelle
Bautagebuch in der Cloud
Darüber hinaus eignen alle Cloud-basierte Lösungen dafür, Projekte zu dokumentieren. Ein Bautagebuch kann beispielsweise in Microsoft Sharepoint einfach durch alle Beteiligten gepflegt werden.
Ein Team nimmt vor Ort Fotos auf und fügt sie in Echtzeit hinzu. Alle Beteiligten werden auf den neusten Stand gebracht, Bestellungen ohne Verzögerungen getätigt, Abweichungen vom Plan registriert und entsprechend behoben. Darüber hinaus müssen keine Papierdokumente durch Mitarbeiter mitgeführt werden. Alle Pläne, Schriftstücke oder Fotos können auf der Baustelle abgerufen werden.
Lassen Sie jetzt Ihr Bauaktenarchiv von uns scannen und starten Sie ein vernetztes und flexibles Management von Bauprojekten!

Zeichnungen und Baupläne
Was die Digitalisierung einer Bauakte so speziell macht, sind die unterschiedlichen Formate. Schriftverkehr als DIN-A4 Unterlagen, und Pläne & Zeichnungen in den Formaten DIN-A2 bis DIN-A0. Als Scandienstleister haben wir uns auf solche Projektordner spezialisiert, und spezielle Techniken entwickelt um alle Formate in die Digitale Bauakte in der ursprünglichen Reihenfolge zu speichern. Der ursprüngliche Zustand der Bauakte wird 1:1 Digital abgebildet.
Zusätzlich können wir Ihnen aber auch parallel ein Digitales Zeichnungsarchiv aufbauen, in dem die Baupläne und Zeichnungen zusätzlich als separate PDF Dateien abgelegt sind.
So können Sie demnächst unhandliche Pläne auch direkt auf der Baustelle per Laptop oder Pad sichten.
Wir Scannen und Digitalisieren Ihre Baupläne farblich oder Schwarz-Weiß, mit Auflösungen von 100Dpi bis 600DPI. Wir können bis zu 1.000 Großformatige Pläne pro Tag scannen und digitalisieren.
Bauakte einsehen
Bei begründetem Interesse ist es dem Grundeigentümer bzw. Erwerber möglich, die betreffende Bauakte beim zuständigen Bauamt einzusehen. Bisher war es dafür häufig nötig, die Akte aus dem Archiv beschaffen zu lassen und vor Ort Einsicht zu nehmen. Immer mehr Behörden bieten auch die Option, elektronische Bauakten online einzusehen. Dafür ist meist eine Verifizierung sowie Online-Anmeldung ausreichend. Gleiches gilt, wenn Sie eine Kopie der Bauakte anfordern.
Dieser Trend wird sich angesichts der Digitalisierungsbemühungen in der öffentlichen Verwaltung weiter fortsetzen. Ein Grund mehr alle Komponenten der Bauakte jetzt digitalisieren zu lassen.
Dokumenten Quellen
Bei jedem Bauprojekt sind unterschiedliche Gewerke und Lieferanten beteiligt, jeder steuert seine Unterlagen auf unterschiedlichste Weise zur Bauakte bei. Eine Digitale Bauakte kann Informationen aus digitalen Quellen wie E-Mail, Office oder CAD Anwendungen genauso übernehmen und speichern, wie analoge Unterlagen wie Schriftverkehr, Verträge, Bauzeichnungen und Pläne oder auch handschriftliche Baustellendokumentationen.
SAP
Setzen Sie beispielsweise SAP ein, so können selbstverständlich auch alle Daten aus dem SAP-System in die Digitale Bauket übernommen werden bzw. bei EInsatz eines entsprechenden DMS direkt aus SAP importiert werden.
Digitale Bauakte in der Cloud
Wenn Sie sich für unser Online Archiv entscheiden, können Sie allen am Projekt beteiligten einen Zugang bereitstellen, so das alle zu jedem Zeitpunkt auf dem aktuellsten Dokumentenstand sind. Ortsunabhängig, also auch direkt vor Ort auf den Baustellen, können Sie auf alle Daten der Bauakte zugreifen, bei Einsatz eines entsprechenden DMS (wie z.B. DOcuWare) selbstverständlich auch per App.
Ablauf Scanservice
Wie wir Ihr Archiv und Ihre Dokumente als digitale Bauakte archivieren und digitalisieren:
Preisermittlung
Anhand einer kostenlosen Probearchivierung eines kompletten Bauprojektes ermitteln wir den Aufwand, und können Ihnen die Digitale Umsetzung präsentieren. Anhand der Ergebnisse einer Probearchivierung, können Sie auch gerne weitere Wünsche und Änderungen für den Auftragsfall vornehmen. Wir kalkulieren Ihnen einen Preis pro Aktenordner, beziehen dabei die zu verarbeitende Gesamtmenge mit ein und können Ihr Archiv zu vorher vereinbarten Investitionen komplett digitalisieren.
Aktenabholung
Auf Wunsch holen wir dann die zu Scannenden Aktenordner bei Ihnen ab. Wir kommen mit eigenem Personal und Fahrzeugen, und bringen alle Materialien zur Verpackung. Wir protokollieren die verpackten Akten und Sie erhalten noch vor Ort ein Übernahmeprotokoll.
Aktenlagerung
Größere Mengen an Akten (ab 100 Ordner) lagern wir zunächst in unserem Sicherheitsaktenlager ein. Dadurch haben Sie die Möglichkeit jederzeit Akten und Dokumente bei uns anzufordern die Sie während der Digitalisierung dringend benötigen.
Belegvorbereitung
Die eigentliche Digitalisierung beginnt immer mit der Vorbereitung der Dokumente für den Scanvorgang. Wir entfernen Heftungen, markieren Großformate, und kleben ggf. kleine Haftnotizen und Quittungen auf Leerseiten oder Rückseiten.
Digitalisierung / Scan
Wir Scannen im Anschluss Ihre Dokumente Seite für Seite mit Hochleistungs- Dokumentenscannern, mit bis zu 150 Blatt pro Minute. Vorder- und Rückseite gleichzeitig, in Farbe oder Schwarz-Weiß. Wir garantieren eine hohe Qualität und vollständige Lesbarkeit aller Informationen. Wir erzeugen PDF, TIF oder JPG.
Datenerfassung
Im nächsten Arbeitsschritt werden zu den Digitalen Dokumenten die Suchbegriffe erfasst die Sie benötigen um die Dokumente der Digitalen Bauakte recherchieren zu können. Daten wie Projektname und Nummer, Standort, Belegart und Kundenname stehen als Indizes später zur Verfügung.
Ausgabe / Speicherung
Die Digitale Bauakte stellen wir Ihnen als PDF Verzeichnisstruktur auf Datenträgern zur Verfügung, oder liefern Ihnen das Format das beispielsweise Ihr DMS oder andere Verwaltungs- Software benötigt um die Dokumente importieren zu können.
Aktenvernichtung / Rückgabe
Auf Wunsch übernehmen wir im Anschluss die Vernichtung der Originale, aber erst nach schriftlicher Freigabe durch Sie, den Auftraggeber. Alternativ können wir die Original Aktenordner auch für einen längeren Zeitraum bei uns einlagern oder Ihnen zur weiteren Lagerung oder Verwendung zurück liefern.
Wie viele PDFs pro Akte?
Der Detailgrad der Dokumententrennung ist in erster Linie vom Anwendungszweck abhängig.
Sofern Sie lediglich die Altakten platzsparend aufbewahren möchten, könnte ein einzelnes PDF pro Akte ausreichend sein.
Doch wenn Sie die Einführung einer digitalen Bauakte planen, empfehlen wir Variante 4, um eine reibungslose Integration einzelner Belege in Workflows und den Informationsaustausch mit anderen Anwendungen zu gewährleisten.
Folgende Varianten bieten wir Ihnen an:
- Pro gescannter Bauakte wird eine PDF-Datei erstellt.
- Für jedes Register oder jeden Trenner wird eine eigene PDF-Datei erstellt, wobei die bestehende Struktur beibehalten wird.
- Für jeden Vorgang wird eine separate PDF-Datei erstellt
- Zusätzlich zu Variante 3 bieten wir die Möglichkeit, jeden Vorgang nach Dokumententyp zu klassifizieren und als eigenständige PDF-Datei zu speichern. Dabei werden entsprechende Metadaten dem PDF hinzugefügt.
Referenzen
Wir archivieren Bauakten für Kunden aus ganz Deutschland und aus verschiedenen Branchen wie Bauunternehmen, Bauträger, Verwaltungen oder Architekturbüros. Wir Scannen kleinere Projekte ab 5 Ordnern bis hin zu kompletten Archiven bestehend aus mehreren Tausend Akten.
Zu unseren Kunden zählen Firmen wie Siemens, Holcim, Franzen Bauprojekte oder auch verschiedene Bauämter.
Sprechen Sie uns gerne an, und wir finden eine passende Lösung für Ihr Elektronisches Bauaktenarchiv.




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