Digitale Bauakte

Bauprojekte sind komplexe Vorgänge unter Beteiligung zahlreicher Akteure. Bauämter, Bauherren, Architekten, Ingenieurbüros und Baufirmen arbeiten mit einer großen Menge an Unterlagen und Dokumenten, welche häufig unstrukturiert in Papierform vorliegen. Feste Fertigstellungstermine erfordern einen enormen Aufwand an Kommunikation und Abstimmung unter allen Aktueren. Aktualität und Transparenz der Prozesse nehmen dabei eine herausragende Stellung ein.

Die digitale Bauakte bietet die Möglichkeit, sämtliche Informationen und Schriftstücke eines Bauvorhabens zentral und digital zu organisieren und zu verwalten. Die elektronische Speicherung eröffnet nicht nur die Option, Platz und Zeit zu sparen, sondern ermöglicht auch den Zugriff auf Bauakten von jedem beliebigen Ort aus und erleichtert die Übersicht über alle archivierten Inhalte.

Die Zielgerichtete Suche nach Schlagwörtern beschleunigt die Datenrecherche erheblich und verkürzt Durchlaufzeiten. Zudem haben alle Beteiligten stets Zugriff auf die aktuellsten Versionen einzelner Dokumentationen. Die Vermeidung von Medienbrüchen ermöglicht eine signifikante Effizienzsteigerung der Bauplanung und -überwachung. Büro und Baustelle werden vernetzt - standortunabhängig und in Echtzeit.

Eine Bauakte enthält alle Unterlagen, welche für die Realisierung eines Bauprojekts notwendig sind. Die digitale Transformation bewirkt eine tiefgreifende Veränderung aller Wirtschaftsbereiche und bietet auch für die Baubranche zahlreiche Möglichkeiten zur Prozessbeschleunigung, Effizienzsteigerung und Kostenersparnis.

Anstatt große Mengen an Papieren in Aktenordnern zu sammeln und zu verwalten, werden bei der digitalen Bauakten gescannte Dokumente zentral und digital gespeichert. In einem gemeinsamen Dokumentenpool können digitalisierte Unterlagen zusammen mit elektronisch erzeugten Aufzeichnungen gespeichert und verwaltet werden. Medienbrüche werden gänzlich vermieden.

Folgende Dokumente können unter anderem in einer elektronischen Bauakte gemeinsam archiviert werden:

• Schriftstücke
• Grundrisspläne
• Statiken
• Baupläne
• Fotos der Baustelle
• CAD
• Auszüge aus Geographischen Informationssystemen (GIS)
• Bautagebuch

Hinweis: Im Falle eines Rechtsstreits ist die Bauakte ein bedeutendes Mittel zur Sicherung von Beweisen. Nachvollziehbarkeit von Vorgängen spielt daher für Bauakten eine herausragende Rolle.

Unser Scanservice für die Einführung der digitalen Bauakte geht über das Einscannen von Papierbelegen weit hinaus. PDF-Dokumente sparen Platz im Vergleich zu analogen Aktenordnern.

Für ein effizientes Management Ihrer Projekte ist zusätzlich die Erfassung von Metadaten und Indizes von entscheidender Bedeutung. Durch die Datenerfassung wird aus einem Aktenarchiv eine Datenbank, welche gezielte Abfragen, Logikregeln und Filterfunktionen ermöglicht.

Die digitale Bauakte ist intelligent und ermöglicht darüber hinaus auch statistische Auswertungen aus dem Bereich Business Intelligence (BI) - besonders für das Controlling ihrer Projekte von großer Bedeutung.

• Indizierung: Nach Ihren Vorgaben extrahieren wir Schlagworteaus den gescannten Dokumenten, um Daten schnell und einfach zu finden
• OCR-Texterfassung: Standardmäßig erfassen wir den Text in den Dokumenten mit einer optischen Zeichenerkennung und hinterlegen ihn hinter dem Bild oder als separate Textdatei. Der Inhalt lässt sich einfach per Volltextsuche durchsuchen

Wir arbeiten unabhängig von der Software, welche Sie für die Archivierung und Organisation Ihrer Bauakten einsetzen. Wir liefern erfasste Indizes und Metadaten strukturiert und maschinenlesbar in dem Dateiformat, welches für den Import über die Schnittstelle Ihres DMS erfordert wird.

Dazu zählen unter anderem:

• CSV, Excel
• XML
• JSON
• DAT-Datei

Folgende Indizes werden häufig angefragt:

• Straßennamen
• Gemarkung
• Flurstück
• Rechnungsnummern
• Vorgangsnummern
• Legende (z.B. Maßstab) bei Plänen etc.
• Kontaktdaten

Die Einführung der digitalen Bauakte bietet allen Beteiligten zahlreiche Vorteile gegenüber der analogen Sammlung projektbezogener Informationen:

• Effizienzsteigerung: Relevante Unterlagen können dank Indizierung und Kategorisierung innerhalb von Sekunden gefunden, aktualisiert und geteilt werden. Der Arbeits- und  für die Recherche wird drastisch gesenkt und Zeit gespart
• Verbesserte Zusammenarbeit: Alle Akteure haben in Echtzeit vollen Zugriff auf sämtliche benötigten Informationen. Alle Dokumente sind auf einer gemeinsamen zentralen Plattform abgelegt. Vorgänge können kommentiert und nachvollziehbar aktualisiert werden
• Kostenersparnis: Der Lageraufwand und damit zusammenhängende Mietkosten werden spürbar gesenkt
• Höhere Flexibilität: Planer in Büros und Mitarbeiter auf der Baustelle können ohne Verzögerung und auf allen Endgeräten (Laptop, Tablet, Smartphone) Dokumente austauschen
• Nachhaltigkeit: Der Verzicht auf Papier schont Ressourcen und verringert den CO2-Fußabruck
• Schutz vor Verlust: Digitale Informationen sind dank Backup-Funktionen deutlich sicherer geschützt als Papierdokumente
• Alle Formate digital archivieren: Von Schriftstücken im Format DIN A4 bis zu großfortartigen Plänen können alle Dokumente zentral abgelegt werden

Bei der Umstellung auf eine digitale Aktenführung bei Bauvorhaben ist der Einsatz eines Dokumentenmanagement System (DMS) von großem Vorteil. Für eine effiziente und vor allem sichere Archivierung von Baudokumenten sowie die Umstellung auf digitale Bauakten scannen wir Ihre Aktenordner und Belege mit unseren hochwertigen Produktionsscannern und speichern Images sowie erfasste Daten digital.

Alle Scans werden während des Digitalisierungsvorgangs am Monitor gesichtet und auf Lesbarkeit kontrolliert. Im Anschluss erfolgt eine weitere Qualitätskontrolle durch entsprechend geschultes Personal.

Auch Mischordner, bestehend aus Unterlagen verschiedener Formate von DIN A7 bis DIN A0 stellen dabei kein Problem dar.

Großformatige Dokumente werden mit hochwertigen Großformatscannern digitalisiert.

Dazu zählen beispielsweise:

• Baupläne
• Pläne
• Zeichnungen
• Karten

Wie wir Ihr Archiv und Ihre Dokumente als digitale Bauakte archivieren und digitalisieren:

Der Detailgrad der Dokumententrennung ist in erster Linie vom Anwendungszweck abhängig.

Sofern Sie lediglich die Altakten platzsparend aufbewahren möchten, könnte ein einzelnes PDF pro Akte ausreichend sein.

Doch wenn Sie die Einführung einer digitalen Bauakte planen, empfehlen wir Variante 4, um eine reibungslose Integration einzelner Belege in Workflows und den Informationsaustausch mit anderen Anwendungen zu gewährleisten.

Folgende Varianten bieten wir Ihnen an:

1. Pro gescannter Bauakte wird eine PDF-Datei erstellt.
2. Für jedes Register oder jeden Trenner wird eine eigene PDF-Datei erstellt, wobei die bestehende Struktur beibehalten wird.
3. Für jeden Vorgang wird eine separate PDF-Datei erstellt
4. Zusätzlich zu Variante 3 bieten wir die Möglichkeit, jeden Vorgang nach Dokumententyp zu klassifizieren und als eigenständige PDF-Datei zu speichern. Dabei werden entsprechende Metadaten dem PDF hinzugefügt.

Wir archivieren Bauakten für Kunden aus ganz Deutschland und aus verschiedenen Branchen wie Bauunternehmen, Bauträger, Verwaltungen oder Architekturbüros. Wir Scannen kleinere Projekte ab 5 Ordnern bis hin zu kompletten Archiven bestehend aus mehreren Tausend Akten.

Zu unseren Kunden zählen Firmen wie Siemens, Holcim, Franzen Bauprojekte oder auch verschiedene Bauämter.

Sprechen Sie uns gerne an, und wir finden eine passende Lösung für Ihr Elektronisches Bauaktenarchiv.