
Scanservice für Bau- & Immobilienakten
Mit Digitalisierung Platz, Zeit & Kosten sparen
Baupläne, Zeichnungen & Großformate
Digital in der Bauakte verwalten
Komplette Bauakten inkl. A0-Plänen
ab 18,-€ pro Aktenordner
Bundesweiter Abholservice
Inklusive Verpackung & Transport
In einer Bauakte werden alle Dokumente und Informationen gesammelt, die in einem Bauprojekt wichtig sind, und vor allem die laut Aufbewahrungspflicht vorgehalten werden müssen. Anstatt bergeweise Aktenordner mit Unterlagen zu füllen, in Kellerarchiven und Lagerhallen zu stapeln, setzen Sie lieber auf die elektronische Archivierung.
Ob Bauunternehmen, Architekturbüro oder Unternehmen mit großem Objektbestand - Wir scannen Ihre Bauakten nicht nur, wir helfen Ihnen bei der Umsetzung der digitalen Bauakte.
Bestandsakten oder laufendes Bauprojekt
Unabhängig davon, ob es sich um abgeschlossene Bauprojekte handelt, beispielsweise auch Akten aus einem Bauamt, oder um laufende Projekte, durch die Digitalisierung Ihrer Bauakten haben Sie sowohl im Baumanagement als auch in der späteren Verwaltung alle Daten & Informationen zu einem Bauprojekt sofort im Überblick und Zugriff.
Durchsuchen Sie Ihre Baudokumentation sekundenschnell nach wichtigen Daten und geben Informationen digital an Kunden und Gewerke. Für die Verwaltung aktueller Bauprojekte bieten wir Ihnen mit DocuWare ein passendes DMS zur Verwaltung der Dokumentation.
Für öffentliche Auftraggeber, wie beispielsweise Bauämter digitalisieren wir das komplette Aktenarchiv innerhalb kürzester Zeit (bis zu 300 Bauakten pro Tag) und liefern digitale Daten zum sofortigen Import in bestehen Verwaltungssystem oder digitale Ordnerstrukturen.
Vorteile & Nutzen im Überblick
Die Digitalisierung analoger Unterlagen, also die digitale Speicherung von Aktenarchiven bringt in vielen Bereichen Vorteile, für die Digitale Bauakte ist der Nutzen der elektronischen Archivierung besonders groß und vorteilhaft:
- Zentraler Dokumentenpool für alle Belege
- Alle Dokumente auch auf der Baustelle verfügbar
- 99% Platzersparnis
- FINDEN aller Informationen in Sekunden
- Alle Formate Digital: Von A4 bis A0
- Gemeinsamer, unternehmensweiter Zugriff auf Daten & Dokumente
Zentraler Dokumentenpool
Die Digitale Bauakte speichert alle Belege und Dokumententypen eines Bauprojektes zentral in einem Elektronischen Archiv. Ob Bautagebuch, Baupläne und Zeichnungen, Statikunterlagen, Baustellendokumentation oder Verträge und Schriftverkehr. Alle Dokumente können und sollten elektronisch in der Digitalen Bauakte archiviert und verwaltet werden. Behalten Sie alle Informationen automatisch im Überblick. Als Scandienstleister bilden wir die bisherige Aktenstruktur digital 1:1 ab, und ermöglichen somit auch jedem ungeübten Benutzer eine schnelle Einarbeitung und Recherche seiner benötigten Dokumente.
Nutzen Sie beispielsweise unser Online Archiv zur Speicherung, können sie auch Mobil, auch auf der Baustelle, direkt auf alle Dokumente der Bauakte zugreifen.
Einheitliche Struktur
Anhand von existierenden Ordner- Inhaltsverzeichnissen oder vorhandenen Strukturen durch beispielsweise Register oder Trenner, bringen wir die Bauakten in eine einheitliche Struktur. Die eigentliche Unterteilung nach Aktenordnern löst sich auf, und es entsteht eine übersichtliche, leicht zu bedienende Aktenstruktur nach Dokumentenarten.
Auch ungeübte Benutzer können sich schnell und einfach orientieren und benötigte Unterlagen innerhalb von Sekunden recherchieren und anzeigen.
PDF Datei oder DMS
Ist in Ihrem Unternehmen ein DMS (Dokumenten Management System) vorhanden, so erzeugen wir die Digitalen Daten und Belege in dem Format, das Ihr DMS benötigt um die Elektronischen Unterlagen automatisiert importieren zu können.
Aber auch wenn Sie keine Archiv- Software im Einsatz haben, können Sie die Digitale Bauakte mit uns umsetzen. Wir erzeugen eine übersichtliche Verzeichnisstruktur mit PDF Dateien. Gegliedert beispielsweise nach Projektnummer und Bezeichnung, Belegarten wie Statik, Vertrag und Schriftverkehr. Auf Wunsch kann pro Bauobjekt ein Datenträger erstellt werden.
Selbstverständlich können Sie die Digitalen-Bauakten bzw. die Dateien aber auch auf Ihrem Server speichern, und so jedem Benutzer leicht zugänglich machen.

Dokumenten Quellen
Bei jedem Bauprojekt sind unterschiedliche Gewerke und Lieferanten beteiligt, jeder steuert seine Unterlagen auf unterschiedlichste Weise zur Bauakte bei. Eine Digitale Bauakte kann Informationen aus digitalen Quellen wie E-Mail, Office oder CAD Anwendungen genauso übernehmen und speichern, wie analoge Unterlagen wie Schriftverkehr, Verträge, Bauzeichnungen und Pläne oder auch handschriftliche Baustellendokumentationen.
SAP
Setzen Sie beispielsweise SAP ein, so können selbstverständlich auch alle Daten aus dem SAP-System in die Digitale Bauket übernommen werden bzw. bei EInsatz eines entsprechenden DMS direkt aus SAP importiert werden.
Digitale Bauakte in der Cloud
Wenn Sie sich für unser Online Archiv entscheiden, können Sie allen am Projekt beteiligten einen Zugang bereitstellen, so das alle zu jedem Zeitpunkt auf dem aktuellsten Dokumentenstand sind. Ortsunabhängig, also auch direkt vor Ort auf den Baustellen, können Sie auf alle Daten der Bauakte zugreifen, bei Einsatz eines entsprechenden DMS (wie z.B. DOcuWare) selbstverständlich auch per App.
Prozesse Digitalisieren
Mithilfe einer Elektronischen Bauakte können Sie ihre Verwaltung optimieren, und Ihre internen Prozesse Digital abbilden und somit besser und lückenloser Dokumentieren. Gerade bei Bauprojekten ist es wichtig, jederzeit den aktuellen Status abfragen zu können. Dokumente können in einem Elektronischen Archiv gesteuert und protokolliert bearbeitet werden, Dies gilt im besonderem Maße auch für Bauakten, hier können Freigabe Prozesse, Änderungen und Vereinbarungen durch schnelle Durchlaufzeiten optimiert werden.
Zeichnungen und Baupläne
Was die Digitalisierung einer Bauakte so speziell macht, sind die unterschiedlichen Formate. Schriftverkehr als DIN-A4 Unterlagen, und Pläne & Zeichnungen in den Formaten DIN-A2 bis DIN-A0. Als Scandienstleister haben wir uns auf solche Projektordner spezialisiert, und spezielle Techniken entwickelt um alle Formate in die Digitale Bauakte in der ursprünglichen Reihenfolge zu speichern. Der ursprüngliche Zustand der Bauakte wird 1:1 Digital abgebildet.
Zusätzlich können wir Ihnen aber auch parallel ein Digitales Zeichnungsarchiv aufbauen, in dem die Baupläne und Zeichnungen zusätzlich als separate PDF Dateien abgelegt sind.
So können Sie demnächst unhandliche Pläne auch direkt auf der Baustelle per Laptop oder Pad sichten.
Wir Scannen und Digitalisieren Ihre Baupläne farblich oder Schwarz-Weiß, mit Auflösungen von 100Dpi bis 600DPI. Wir können bis zu 1.000 Großformatige Pläne pro Tag scannen und digitalisieren.
Jetzt Informationen zur Digitalen Bauakte anfordern
ANFRAGENDokumente FINDEN
Die Suche nach Dokumenten, Plänen und Belegen in einer Digitalen Bauakte gestaltet sich sehr einfach. Entweder geht man hierarchisch vor, (Siehe Beispielbild oben) oder Sie nutzen die komfortable Stichwortsuche.
Denn jedes Dokument in der Elektronischen Bauakte wird von uns mit einer Texterkennung (OCR) gespeichert, die es Ihnen ermöglicht nach Daten, Texten oder Stichworten zu suchen und somit jeden Beleg der die benötigte Information enthält in wenigen Sekunden anzuzeigen.
Unser Scanservice
Wie wir Ihr Archiv und Ihre Dokumente als Digitale Bauakte archivieren und Digitalisieren:
Preisermittlung
Anhand einer kostenlosen Probearchivierung eines kompletten Bauprojektes ermitteln wir den Aufwand, und können Ihnen die Digitale Umsetzung präsentieren. Anhand der Ergebnisse einer Probearchivierung, können Sie auch gerne weitere Wünsche und Änderungen für den Auftragsfall vornehmen. Wir kalkulieren Ihnen einen Preis pro Aktenordner, beziehen dabei die zu verarbeitende Gesamtmenge mit ein und können Ihr Archiv zu vorher vereinbarten Investitionen komplett digitalisieren.
Aktenabholung
Auf Wunsch holen wir dann die zu Scannenden Aktenordner bei Ihnen ab. Wir kommen mit eigenem Personal und Fahrzeugen, und bringen alle Materialien zur Verpackung. Wir protokollieren die verpackten Akten und Sie erhalten noch vor Ort ein Übernahmeprotokoll.
Aktenlagerung
Größere Mengen an Akten (ab 100 Ordner) lagern wir zunächst in unserem Sicherheitsaktenlager ein. Dadurch haben Sie die Möglichkeit jederzeit Akten und Dokumente bei uns anzufordern die Sie während der Digitalisierung dringend benötigen.
Belegvorbereitung
Die eigentliche Digitalisierung beginnt immer mit der Vorbereitung der Dokumente für den Scanvorgang. Wir entfernen Heftungen, markieren Großformate, und kleben ggf. kleine Haftnotizen und Quittungen auf Leerseiten oder Rückseiten.
Digitalisierung / Scan
Wir Scannen im Anschluss Ihre Dokumente Seite für Seite mit Hochleistungs- Dokumentenscannern, mit bis zu 150 Blatt pro Minute. Vorder- und Rückseite gleichzeitig, in Farbe oder Schwarz-Weiß. Wir garantieren eine hohe Qualität und vollständige Lesbarkeit aller Informationen. Wir erzeugen PDF, TIF oder JPG.
Datenerfassung
Im nächsten Arbeitsschritt werden zu den Digitalen Dokumenten die Suchbegriffe erfasst die Sie benötigen um die Dokumente der Digitalen Bauakte recherchieren zu können. Daten wie Projektname und Nummer, Standort, Belegart und Kundenname stehen als Indizes später zur Verfügung.
Ausgabe / Speicherung
Die Digitale Bauakte stellen wir Ihnen als PDF Verzeichnisstruktur auf Datenträgern zur Verfügung, oder liefern Ihnen das Format das beispielsweise Ihr DMS oder andere Verwaltungs- Software benötigt um die Dokumente importieren zu können.
Aktenvernichtung / Rückgabe
Auf Wunsch übernehmen wir im Anschluss die Vernichtung der Originale, aber erst nach schriftlicher Freigabe durch Sie, den Auftraggeber. Alternativ können wir die Original Aktenordner auch für einen längeren Zeitraum bei uns einlagern oder Ihnen zur weiteren Lagerung oder Verwendung zurück liefern.
Referenzen
Wir archivieren Bauakten für Kunden aus ganz Deutschland und aus verschiedenen Branchen wie Bauunternehmen, Bauträger, Verwaltungen oder Architekturbüros. Wir Scannen kleinere Projekte ab 5 Ordnern bis hin zu kompletten Archiven bestehend aus mehreren Tausend Akten.
Zu unseren Kunden zählen Firmen wie Siemens, Holcim, Franzen Bauprojekte oder auch verschiedene Bauämter.
Sprechen Sie uns gerne an, und wir finden eine passende Lösung für Ihr Elektronisches Bauaktenarchiv.




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