Digitale Fahrzeugakte für ein effizientes Fuhrparkmanagement

Eine Fahrzeugakte ist eine Sammlung aller relevanten Dokumente und Informationen, die den gesamten Lebenszyklus eines Fahrzeugs betreffen. Dazu gehören beispielsweise Unterlagen zur Zulassung, Wartung, Reparatur und Versicherungen. In der Regel werden diese Dokumente physisch in Papierform aufbewahrt und manuell verwaltet.

Die digitale Fahrzeugakte hingegen ist die moderne, elektronische Version dieser Sammlung. Alle Dokumente und Informationen zu einem Fahrzeug werden dabei digital erfasst und zentral gespeichert, sodass sie jederzeit und von überall aus zugänglich sind.

Im Unterschied zur papierbasierten Akte erfordert die digitale Fahrzeugakte keine physische Lagerung, erleichtert die Suche nach bestimmten Dokumenten und minimiert das Risiko von Verlust oder Beschädigung der Unterlagen. Die Digitalisierung sorgt für eine effizientere Verwaltung, indem alle Daten übersichtlich und systematisch in einem digitalen Archiv hinterlegt werden.

In der digitalen Fahrzeugakte werden sämtliche fahrzeugbezogene Dokumente und Informationen zentral gespeichert, die für die Verwaltung und den Betrieb eines Fuhrparks wichtig sind. Dazu gehören unter anderem:

• Fahrerinformation: Führerschein, Kontrollen
• Zulassungsdokumente: Fahrzeugbrief, Fahrzeugschein und alle relevanten Anmeldeunterlagen.
• Wartungs- und Reparaturprotokolle: Regelmäßige Inspektionen, Ölwechsel, Wartungsberichte und durchgeführte Reparaturen.
• TÜV- und AU-Berichte: Bescheinigungen über Hauptuntersuchungen (HU) und Abgasuntersuchungen (AU).
• Rechnungen: Belege für durchgeführte Wartungsarbeiten, Reparaturen und Ersatzteile.
• Versicherungsdokumente: Policen und Schadensmeldungen.
• Leasing- und Mietverträge: Verträge und Vereinbarungen, die den Besitz oder die Nutzung des Fahrzeugs betreffen.
• Garantieunterlagen: Nachweise über Garantieansprüche und -bedingungen.
• Fahrtenbücher: Protokolle über Dienstfahrten, Tankbelege und Kilometerstände.

Die digitale Fahrzeugakte fasst all diese Dokumente und Informationen an einem Ort zusammen, sodass sie jederzeit zugänglich sind. Dies erleichtert die Verwaltung erheblich und sorgt für eine klare, strukturierte Übersicht über den gesamten Fahrzeuglebenszyklus.

Die digitale Fahrzeugakte findet in vielen Branchen und Bereichen Anwendung, in denen eine effiziente Verwaltung von fahrzeugbezogenen Dokumenten ihres Fuhrparks von zentraler Bedeutung ist. Unternehmen, die auf einen reibungslosen Ablauf im Flottenmanagement angewiesen sind, profitieren besonders digitalen Lösungen. Hier sind einige der wichtigsten Einsatzgebiete und Anwender:

• Autohäuser und Kfz-Händler
• Speditionen und Logistikunternehmen
• Fahrzeug-Leasinggesellschaften
• Kfz-Werkstätten und Reparaturbetriebe
• Flottenmanager in Unternehmen
• Autovermietungen
• Behörden und öffentliche Institutionen (Polizei, Feuerwehr etc.)

Die digitale Aktenführung bietet eine Vielzahl an Vorteilen für Ihr Fuhrparkmanagement:

• Kostenersparnis: Reduzierung von Miet- und Lagerkosten für analoge Ordner
• Zeitersparnis: Schnelle Recherche und Datenzugriff
• Effizienzsteigerung: Automatisierung von Workflows
• Ortsunabhängiger Zugriff: Verbesserte Kollaboration auch im Homeoffice
• Sicherheit: Sicherheitsfunktionen schützen vor Fremdzugriff und Datenverlust
• Compliance: Anforderungen werden problemlos eingehalten

Je nach Anwender der digitalen Fahrzeugakte ergeben sich zusätzliche branchenspezifische Vorteile, wie beispielsweise:

• Automatisierte Überwachung von Wartungsterminen und TÜV-Fristen
• Digitale Erfassung von Fahrtenbüchern und Tankbelegen etc.
• Echtzeit-Übermittlung von Dokumenten an Versicherung im Schadensfall
• Dokumentation von Wartungs- und Reparaturhistorie
• Erleichterte Planung von zukünftiger Wartungsarbeiten
• Ortsunabhängiger Zugriff Servicehistorie
• Transparente Darlegung der Fahrzeugdaten z.B. an Autokäufer
• Erinnerungsfunktionen

Ein Dokumentenmanagement-System (DMS) bildet Ihr digitales Archiv und zentralen Speicherort für sämtliche fahrzeugbezogenen Dokumente sowie sonstigen Geschäftsunterlagen. Alle Dokumente lassen sich datenbankgestützt und ortsunabhängig verwalten.

Geschäftsunterlagen müssen für den Zeitraum der Aufbewahrungsfristen revisionssicher archiviert werden. Neben einer optimierten Effizienz Ihrer Dokumenten-Workflows sorgt die digitale Archivierung mit einem DMS für eine erhöhte Datensicherheit und erleichtert die Einhaltung gesetzlicher Anforderungen, insbesondere der GoBD-konformen Aufbewahrung von Geschäftsdokumenten.

DocuWare für die digitale Fahrzeugakte

Das DMS von DocuWare eignet sich ideal für das digitale Fuhrparkmanagement, da es eine zentrale, sichere Archivierung aller Fahrzeugdokumente ermöglicht und durch automatisierte Workflows die Verwaltung effizienter macht. Es integriert sich nahtlos in bestehende Fuhrparkmanagement-Systeme, ERP oder CRM etc. und bietet schnellen, ortsunabhängigen Zugriff auf alle relevanten Daten. Zudem gewährleistet es die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben wie die GoBD-konforme Archivierung.

Scanservice für jedes Dokumentenmanagement-System

Wir empfehlen das DMS von DocuWare, erstellen jedoch auf Wunsch Importdaten für alle gängigen DMS-Lösungen (d.velop, Amagno, Elo uvm.) auf dem Markt an.

Für die Umstellung auf digitale Kfz-Akte müssen umfangreiche Papierdokumente digitalisiert werden. Angesichts der großen Menge an Fahrzeugunterlagen ist das eigenständige Scannen oft keine wirtschaftliche Lösung.

Mit unserem Scanservice bieten wir Ihnen ein umfassende Lösungen, sodass Sie sich um nichts kümmern müssen