Digitale Klientenakte

Die digitale Klientenakte ist die elektronische Alternative zur papierbasierten Klientenakte und ein wesentlicher Bestandteil der Digitalisierung im Pflege- und Sozialwesen.

Sie enthält alle wichtigen Informationen und Dokumente über Ihre Klienten wie beispielsweise persönliche Daten, medizinische Unterlagen, Diagnosen, Terminpläne und Fortschrittsberichten.

Die Dokumentation von Klientenbelangen gehört zu den täglichen Tätigkeiten in Pflege und sozialem Bereich. Hierbei werden alle gescannten Unterlagen zusammen mit elektronisch erstellten Dokumenten in einem zentralen Dokumentationssystem gespeichert.

Mitarbeiter haben ortsunabhängigen Zugriff auf die Akte, können Informationen einsehen, Unterlagen entnehmen, hinzufügen oder bearbeiten.

Effizienzsteigerung

Digital gespeicherte Akten ermöglichen schnellen und einfachen Zugriff auf alle relevanten Informationen. Dies reduziert den Zeitaufwand für das Suchen und Verwalten von Dokumenten erheblich. Zudem ermöglicht die digitale Klientenakte die Automatisierung von wiederkehrenden Prozessen, wodurch Fehler bei der manuellen Bearbeitung vermieden werden.

Erhöhte Sicherheit

Digitale Klientenakten bieten einen höheren Schutz vor Verlust, Beschädigung und unbefugtem Zugriff. Durch moderne Sicherheitsstandards und Verschlüsselungstechniken bleiben sensible Daten sicher. Nur Mitarbeiter mit den entsprechenden Berechtigungen haben Zugriff auf die Akten.

Platzersparnis

Im sozialen Bereich sammeln sich für jeden Pflegebedürftigen große Mengen an Dokumenten und Unterlagen an. Die Aufbewahrung physischer Aktenordner beansprucht viel Platz und führt zu erhöhten Kosten. Die Digitalisierung ihrer Klientenakten eliminiert den Bedarf an physischem Stauraum für Papierakten. Dies schafft mehr Platz in Ihren Räumlichkeiten und verringert die Kosten für Lagerung.

Verbesserte Zusammenarbeit

Mehrere Mitarbeiter können gleichzeitig und ortsunabhängig auf eine digitale Akte zugreifen. Dies fördert die Kollaboration und Koordination zwischen verschiedenen Abteilungen und Fachkräften. Ihre Mitarbeiter können zudem auch mit mobilen Endgeräten (Smartphone, Tablet etc.) auf die Akten Ihrer Klienten zugreifen und Daten zwischen einzelnen Anwendungen (z.B. Pflegesoftware) austauschen.

Kostenersparnis

Durch die Reduktion von Papier, Druck und Lagerung senken digitale Klientenakten langfristig die Betriebskosten.

Für die Umstellung auf digitale Aktenführung im Pflege- und Sozialbereich müssen große Bestände an Papierakten digitalisiert werden. Angesichts dieser Dokumentenmengen ist das eigenständige Scannen von Klientenunterlagen meist keine wirtschaftliche Lösung.

Mit unserem Scanservice bieten wir Ihnen ein umfassendes Servicepaket, sodass Sie sich um nichts kümmern müssen.

Die Digitalisierung von Klientenakten entfaltet ihre Vorzüge am besten, wenn Sie eine Software für die Verwaltung der Unterlagen einsetzen. Ein Dokumentenmanagement-System (DMS) dient als zentraler Speicherort für Ihre Klientendokumente und ermöglicht eine automatisierte, datenbankgestützte und sichere Verwaltung aller Informationen.

Wir empfehlen das DMS von DocuWare, erstellen jedoch Importdaten für jedes DMS auf dem Markt.

Warum Docuware für die digitale Klientenakte?

• Benutzerfreundlichkeit: DocuWare überzeugt durch eine intuitive Benutzeroberfläche, die eine einfache Nutzung und schnelle Einarbeitung ermöglicht.
• Integration: Die Software lässt sich nahtlos in bestehende Systeme (z. B. Pflegedokumentationssysteme) und Anwendungen integrieren, wodurch eine reibungslose Zusammenarbeit gewährleistet wird.
• Funktionen: DocuWare bietet umfangreiche Funktionen wie Dokumentenmanagement, Workflow-Automatisierung, Zugriffskontrollen und Berichterstellung.
• Sicherheit: Mit modernsten Sicherheitsstandards schützt DocuWare Ihre sensiblen Daten zuverlässig vor unbefugtem Zugriff.
• Flexibilität: Ob On-Premises oder in der Cloud – DocuWare passt sich flexibel an Ihre individuellen Bedürfnisse und IT-Strukturen an.
• Datenschutz: DocuWare erfüllt strenge Datenschutzrichtlinien und unterstützt Sie dabei, die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen.
• GoBD-Konformität: DocuWare ist GoBD-konform und stellt sicher, dass Ihre digitalen Dokumente revisionssicher und rechtskonform archiviert werden.

Mit DocuWare als Ihre zentrale Plattform für die digitale Klientenakte profitieren Sie von optimierten Prozessen, gesteigerter Effizienz und höchster Datensicherheit.

Die Einführung der digitalen Klientenakte bietet viele Vorteile gegenüber der analogen Dokumentation von Vorgängen im Sozialwesen, allerdings gibt es bei der Umstellung auf digitale Aktenführung einige Herausforderungen zu beachten:

Datenschutz und Sicherheit

Es ist entscheidend, die Datenschutzgesetze einzuhalten und sensible Informationen vor Cyberangriffen zu schützen. Dies erfordert den Einsatz moderner Sicherheitsstandards und regelmäßiger Sicherheitsupdates. Dokumentenmanagement-Systeme wie DocuWare bietet zahlreiche Funktionen, um den Schutz personenbezogener Daten sowie die Datensicherheit zu gewährleisten.

Technische Infrastruktur

Eine zuverlässige IT-Infrastruktur ist notwendig, um die digitale Aktenführung effizient zu betreiben. Dies beinhaltet die Beschaffung geeigneter Hardware und Software sowie deren regelmäßige Wartung. On-Premise-Lösungen bieten die Möglichkeit, Software vollumfänglich zu nutzen, ohne eine eigene Serverinfrastruktur anschaffen zu müssen.

Mitarbeiterschulung

Die Umstellung von althergebrachten Systemen und Prozessen auf rein digitale Lösungen sorgt nicht selten für Skepsis oder sogar Ablehnung unter den Mitarbeitern. Um den Übergang zu digitalen Klientenakten erfolgreich zu gestalten und Widerstände aufzulösen, ist es sehr wichtig Mitarbeiter im Umgang mit der neuen Technologie gründlich zu schulen. Dies umfasst sowohl die technische Handhabung als auch die Einhaltung neuer Datenschutzrichtlinien.

Kosten und Budget

Die Umstellung auf digitale Klientenakten erfordert eine anfängliche Investition in Technologie und Schulungen. Langfristige Budgetplanung und Kostenmanagement sind entscheidend, um die finanziellen Anforderungen zu bewältigen.

Datenmigration

Bei der Umstellung auf die digitale Aktenführung im Sozialwesen ist die Zusammenführung von Unterlagen aus verschiedenen Quellen notwendig. Dazu zählen sowohl gescannte Papierakten als auch Informationen aus internen Dokumentationssystemen.

Dieser Prozess erfordert eine sorgfältige Planung und Durchführung, um sicherzustellen, dass alle Daten korrekt und vollständig migriert werden. Nur so können Datenverlust und -korruption vermieden und eine reibungslose Integration der neuen digitalen Akten gewährleistet werden.

Die elektronische Speicherung von Klienteninformationen mithilfe digitaler Akten hat bereits jetzt das Potenzial, das Pflegepersonal erheblich zu entlasten und die Qualität der Pflege zu verbessern.

Zukünftig könnte der Einsatz von künstlicher Intelligenz (KI) und maschinellem Lernen (ML) eine noch größere Bedeutung erlangen. Diese Technologien könnten eingesetzt werden, um Muster in den Klientendaten zu erkennen und darauf basierend personalisierte Betreuungspläne zu erstellen, die individuell auf die Bedürfnisse jedes Klienten zugeschnitten sind.

Ein weiterer bedeutender Fortschritt ist der Einsatz von Robotern in der Pflege. Roboter können Routineaufgaben wie die Verteilung von Medikamenten oder Unterhaltungsangebote übernehmen und dabei auf die Daten der digitalen Klientenakten zugreifen. Dies entlastet das Pflegepersonal und gewährleistet gleichzeitig eine kontinuierliche Aktualisierung der Klienteninformationen in Echtzeit.

Die Vernetzung verschiedener Akteure im Gesundheits- und Sozialwesen wird ebenfalls zunehmend wichtiger. Durch die Digitalisierung und Vernetzung von Systemen können Pflegekräfte, Ärzte und andere Fachkräfte effektiver zusammenarbeiten. Dies fördert eine ganzheitliche Betreuung der Klienten und schont zugleich personelle Ressourcen. Vernetzte Systeme ermöglichen zudem den Fernzugriff auf digitale Pflegeakten, was Telemedizin und Fernüberwachung unterstützt und besonders in ländlichen Gebieten von Vorteil ist.

Zwar bringt die Einführung der digitalen Klientenakte einige Herausforderungen mit sich, wie beispielsweise den Datenschutz, jedoch überwiegen langfristig die Vorteile eindeutig.

Der erste Schritt hin zu einer umfassenden Digitalisierung im Sozialwesen ist der Scan von Papierakten.