Die Digitale Kundenakte

Wenn Sie Ihre Kundenakten und Kundendaten durch unseren Scanservice Digitalisieren lassen, steigern Sie die Effektivität Ihres Kundenservice in vielen Bereichen. Ganze Prozesse können digital abgebildet werden, durch spezielle Software Lösungen im DMS (Dokumentenmanagement System) Bereich, sind bereits viele Prozesse digital abgebildet und müssen nicht neu definiert werden.

Weitere Vorteile digitaler Kundenakten:

Informationen und Kundendaten FINDEN und ANZEIGEN in wenigen Sekunden

Jedes digitale Dokument einer Kundenakte wird nach Ihren Vorgaben gespeichert. Wir erfassen Datenfelder wie Kundennummer, Kundenname, Betreff uvm. Nach diesen eindeutigen Kriterien lässt sich jedes benötigte Dokument (wie Rechnungen, Bestellung oder Schriftverkehr) gezielt und in Sekunden FINDEN und anzeigen.

Beantworten Sie die Anfragen Ihrer Kunden live am Telefon anstatt Rückrufe vereinbaren zu müssen.

Digitale Kundenakten sparen lehr als 99% des Platzbedarfs von analogen Akten

Die Verwaltung von analogen Kundenakten kostet nicht nur Zeit, vor allem nimmt sie auch wertvollen Platz in Anspruch. Digital auf dem Firmennetzwerk oder in unserer Smart-Cloud archiviert benötigen die Unterlagen keinen physischen Platz mehr. Denn die Original Dokumente dürfen vernichtet werden, für Kundenakten besteht keinerlei gesetzliche Aufbewahrungspflicht.

Mitarbeiter im Vertriebsaußendienst gewinnen die Möglichkeit, standortunabhängig auf Kundendaten in der Cloud zugreifen zu können. Durch die Archivierung der Kundenakten, beispielsweise in unserem Online Archiv, sind die Daten jederzeit, überall und auf jedem Endgerät verfügbar (Benutzer & Passwort gesichert!).

Durch die Indexierung digitalisierter Papierdokumenten können Informationen Ihrer Kunden aus der jeweiligen Kundenakte problemlos in Ihre CRM oder ECM Software migriert werden. Der Support für Ihre Kunden wird dadurch deutlich schneller und effektiver.

In einer Kundenakte werden zahlreiche personenbezogene Informationen zu der jeweiligen Person gespeichert. Der Schutz der Daten hat dabei einen hohen Stellenwert.

Laut DSGVO hat jeder Kunde, ob gewerblich oder Privat, das Recht auf Auskunft darüber, welche Daten beim Dienstleister über ihn gespeichert sind. Dieser Auskunft kann durch eine Software zur elektronischen Dokumentenverwaltung innerhalb weniger Sekunden und nur ein paar Mausklicks nachgekommen werden. Digitale Archivierungslösungen bieten die Möglichkeit der zielgerichteten Abfrage von Informationen

Geben Sie lediglich den Kundennamen oder Kundennummer im Digitalen Archiv als Suchbegriff ein, und sehen sofort alle diesen Kunden betreffenden Dokumente.

Durch Digitale Kundenakten stellen Sie das "Recht auf Vergessen" gemäß DSGVO mit wenigen Mausklicks sicher.

Basierend auf der Auskunftsfähigkeit, ist Ihr Unternehmen mit Hilfe einer Digitalen Kundenakte ebenso schnell in der Lage dem „Recht auf Vergessen“ nachzukommen, also die Kundendaten zeitnah zu löschen. Diese Löschung betrifft natürlich nur die Dokumente, die Sie nicht zwingend zur Erfüllung Ihrer Leistung benötigen. Und genau hier hilft ein Elektronisches Archiv ebenfalls, denn digitale Kundendaten können nach Priorität differenziert gespeichert, und entsprechend gelöscht werden.

Zur Verwaltung Ihrer Digitalen Kundenakten sollten Sie ein Dokumentenmanagement einsetzen, zumindest wenn es sich um aktuellere Kundendaten handelt. Ältere Unterlagen die Sie lediglich noch zu Servicezwecken aufbewahren, und auf die nur noch selten zugegriffen wird, können aber als PDF Dateien in einer Baumstruktur (Datei-Verzeichnisse) abgelegt und gespeichert werden.  

Mithilfe eines Dokumenten Management Systems (kurz: DMS) können Kundenakten differenzierter archiviert, und somit noch schneller und effektiver recherchiert werden. Außerdem dient ein DMS dazu, die Kundenakten auch regelmäßig um aktuelle Dokumente und Belege zu erweitern.   

Mit unserem Online Archiv, der Smart-Cloud bieten wir Ihnen ein vollwertiges DMS als CLOUD Variante zu geringen monatlichen Nutzungsgebühren an. Gerne richten wir Ihnen einen Testzugang ein, damit Sie live testen können wie einfach und effektiv sich Kundenakten und Kundendaten verwalten und recherchieren lassen.

Ein bestehendes Kundenakten Archiv, mit abgeschlossenen Vorgängen, kann wiederum als PDF Dateien mit Volltexterkennung gespeichert werden, auch hier lassen sich Kundendaten innerhalb kürzester Zeit finden und anzeigen. Eine Archivierung in einer PDF Baumstruktur kann beispielsweise zum Einsatz kommen wenn Sie eine Firma übernommen haben und die Kundenakten in Ihr Archiv übernehmen müssen/wollen. Nutzen Sie zur Digitalisierung und Archivierung bestehender Kundenarchive in Akten und Ordnern unseren Scanservice.

Binden Sie die Digitale Kundenakte in Ihre CRM,  ERP oder sonstige Software für die Verarbeitung von Kundendaten ein, und erhalten somit alle benötigten Hintergrundinformationen in einer Übersicht zu jedem Vorgang. Auch Daten & Dokumente aus einem CRM oder ERP System können in eine Digitale Kundenakte übernommen werden, so das diese zu einem zentralen Dokumentenpool wird.

Auch wenn Sie in in Ihrem Unternehmen ein klassisches DMS (Dokumenten Management System) einsetzen, können wir Ihnen die digitale Kundenakten zum sofortigen Import erstellen.

Optimieren Sie durch diesen zentralen Dokumentenpool Ihren Vertrieb und Support.

Datenintegration in CRM-Anwendungen

Extrahierte Kundendaten können unter anderem in folgende Systeme importiert werden:

• Salesforce
• Microsoft Dynamics 365
• HubSpot CRM
• Zoho CRM
• Bitrix24

Wir Scannen und Archivieren Ihre Kundenakten und Kundendaten, die in Ordnern und Akten vorliegen, damit Sie alle Vorteile der Digitalen Archivierung nutzen können, um Ihren Kundenservice und Support zu optimieren und digital umzustellen.

Für die Digitalisierung und Elektronische Archivierung Ihrer Kundenakten & Kundendaten bieten wir folgende Services & Leistungen:

Kundenakten und Kundendaten unterliegen grundsätzlich NICHT der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht, außer es handelt sich um Auftragsbezogene Dokumente. Wie Sie also diese Unterlagen aufbewahren, ob Digital oder Analog in Papierform, bleibt Ihnen überlassen. Sind allerdings Personenbezogene Daten enthalten, unterliegen die Dokumente dem Datenschutzvorgaben, und somit auch der DSGVO. Die DSGVO unterstützt grundsätzlich die Digitale Archivierung von Dokumenten, es sollten lediglich einige Kriterien beachtet werde. Hierzu zählen klar definierte Zugriffsberechtigungen, und unmittelbare Verfügbarkeit der Dokumente.

Durch Anpassung des §147 Abs.1 Nr.4a vom 08.03.2003 hat das Bundesfinanzministerium jedem Steuerpflichtigen die Erlaubnis erteilt, seine Aufbewahrungspflichtigen Unterlagen auch bildlich & digital auf Datenträgern aufzubewahren.

Als Scandienstleister mit mehr als 20 Jahren Erfahrung im Umgang mit Kundenakten und Kundendaten, können wir Ihnen eine 100% Erfüllung der gesetzlichen Vorgaben bzgl. Datenschutz und DSGVO garantieren.

Wir arbeiten für Kunden und Unternehmen in ganz Deutschland. Unseren Scanservice für die Archivierung von Kundenakten und Kundendaten bieten wir Deutschlandweit an, ebenso wie die Aktenverpackung und den Transport.

Kontaktieren Sie gerne unseren Support, wenn Sie Ihre Kunden Daten digital archivieren möchten.

Wir sind Ihr Partner für Digitalisierung & Archivierung.