Kundendaten elektronisch verwalten
In der Ära der Digitalisierung ist für Unternehmen es unerlässlich, Kundendaten effizient zu verwalten und einen direkten standortunabhängigen Zugriff zu ermöglichen.
Dies wird besonders im Kundenservice deutlich. Kunden erwarten eine reibungslose Kommunikation mit schnellen Antworten und zeitnahen Reaktionen auf ihre Anfragen. Häufig haben Kunden Interaktionen mit verschiedenen Ansprechpartnern und Abteilungen innerhalb eines Unternehmens.
Der Zugriff auf Kundendaten muss daher schnell, ortsunabhängig und abteilungsübergreifend erfolgen, um ein umfassendes Verständnis für ein Anliegen zu ermöglichen.
Die Digitale Kundenakte bündelt alle relevanten Kundeninformationen an einem zentralen Ort. Dabei werden nicht nur grundlegende Angaben wie Name und Adresse erfasst, sondern auch Details zu Bestellungen, Produkten, Reklamationen sowie Kundenkommunikation über verschiedene Kanäle hinweg integriert.
Für die Implementierung digitaler Lösungen in Ihr Kundenmanagement, digitalisieren wir Ihre Akten und Dokumente und speichern Kundenunterlagen in elektronischen Formaten.
Digitalisierte Kundendokumente können umgehend in Ihr DMS und CRM integriert werden.
Vorteile & Nutzen der elektronischen Kundenakte im Überblick
Wenn Sie Ihre Kundenakten und Kundendaten durch unseren Scanservice digitalisieren lassen, steigern Sie die Effektivität Ihres Kundenservice in vielen Bereichen. Ganze Prozesse können digital abgebildet werden. Mit Hilfe spezieller Software-Lösungen im Bereich DMS (Dokumentenmanagement System), sind bereits viele Prozesse digital abgebildet und müssen nicht neu definiert werden.
Weitere Vorteile digitaler Kundenakten:
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Informationen und Kundendaten FINDEN und ANZEIGEN in wenigen Sekunden
Jedes digitale Dokument einer Kundenakte wird nach Ihren Vorgaben gespeichert. Wir erfassen Indexfelder wie Kundennummer, Kundenname, Betreff uvm. Nach diesen eindeutigen Kriterien finden Sie jedes benötigte Dokument (wie Rechnungen, Bestellung oder Schriftverkehr) gezielt und in Sekunden und haben direkten Zugriff.
Zusätzlich implementieren wir in jeder Akte eine optische Zeichenerkennung (OCR), die es Ihnen ermöglicht, eine bequeme Volltextsuche über den gesamten Aktenbestand in Ihrem Unternehmen durchzuführen.
Beantworten Sie die Anfragen Ihrer Kunden live am Telefon anstatt Rückrufe vereinbaren zu müssen.
Platzersparnis dank digitaler Aktenführung
Digitale Kundenakten sparen mehr als 99% des Platzbedarfs analoger Akten.
Das Verwalten analoger Kundenakten kostet nicht nur Zeit, vor allem nimmt sie auch wertvollen Platz in Anspruch. Digital auf dem Firmennetzwerk oder einem Cloud-DMS archiviert benötigen die Unterlagen keinen physischen Platz mehr. Denn die Original Dokumente dürfen vernichtet werden, für Kundenakten besteht keinerlei gesetzliche Aufbewahrungspflicht.
Vertrieb & Kundensupport optimieren
Mitarbeiter im Vertriebsaußendienst erhalten standortunabhängigen Zugriff auf Kundendaten in der Cloud und haben stets einen Überblick über laufende Vorgänge. Durch die Archivierung der Kundenakten, beispielsweise in einem cloudbasierten Archiv, sind die Daten jederzeit, überall und auf jedem Endgerät verfügbar (Benutzer & Passwort gesichert!).
Durch die Indexierung digitalisierter Papierdokumenten können Informationen Ihrer Kunden aus der jeweiligen Akte problemlos in Ihre CRM oder ECM Software migriert werden.
Die Qualität des Kundensupports und -services verbessert sich dank digitaler Lösungen signifikant.
Kundendaten & DSGVO
In der Kundenakte werden eine Vielzahl personenbezogener Kundendaten gespeichert, wobei der Schutz dieser Daten von höchster Bedeutung ist.
Laut DSGVO hat jeder Kunde, ob gewerblich oder Privat, das Recht auf Auskunft darüber, welche Daten beim Dienstleister über ihn gespeichert sind. Dieser Auskunft kann durch eine Software zur elektronischen Dokumentenverwaltung innerhalb weniger Sekunden und nur ein paar Mausklicks nachgekommen werden. Digitale Lösungen zur Archivierung von Kundendaten ermöglichen eine gezielte Abfrage von Informationen.
Geben Sie lediglich den Kundennamen oder Kundennummer im Digitalen Archiv als Suchbegriff ein, und sie erhalten sofort einen Überblick über alle diesen Kunden betreffenden Dokumente.
„Recht auf Vergessen“
Mit der digitalen Kundenakten stellen Sie das "Recht auf Vergessen" gemäß DSGVO mit wenigen Mausklicks sicher.
Basierend auf der Auskunftsfähigkeit, ist Ihr Unternehmen mit Hilfe einer Digitalen Kundenakte ebenso schnell in der Lage dem „Recht auf Vergessen“ nachzukommen, also die Kundendaten zeitnah zu löschen. Diese Löschung betrifft natürlich nur die Dokumente, die Sie nicht zwingend zur Erfüllung Ihrer Leistung benötigen. Und genau hier hilft ein Elektronisches Archiv ebenfalls, denn digitale Kundendaten können nach Priorität differenziert gespeichert, und entsprechend gelöscht werden.
Dokumente digital verwalten im DMS
Zur Verwaltung Ihrer digitalen Kundenakten ist die Implementierung eines Dokumentenmanagement-Systems (DMS) unerlässlich. Ein DMS fungiert als zentraler Speicherort für Kundeninformationen aus verschiedenen Quellen und Abteilungen, wodurch Datensilos komplett abgebaut werden.
Mitarbeiter mit entsprechenden Berechtigungen haben ortsunabhängigen Zugriff auf alle relevanten Belege und Dokumente, um Kundenanliegen schnell bearbeiten zu können. Darüber hinaus wird die Zusammenarbeit zwischen Abteilungen gestärkt, da alle Änderungen und Vorgänge protokolliert werden und Versionisierung sicherstellt, dass alle Beteiligten stets mit der aktuellen Dokumentenversion arbeiten.
Durch die Automatisierung von Workflows mittels DMS können Fehler bei manuellen Bearbeitungsschritten vermieden und eine zeitnahe Bearbeitung von Kundenanfragen gewährleistet werden.
Ein DMS ermöglicht zudem eine differenzierte Archivierung von Kundenakten, wodurch eine noch schnellere und effektivere Recherche möglich ist. Außerdem dient es dazu, die Kundenakten kontinuierlich mit aktuellen Dokumenten und Belegen zu aktualisieren.
Als DocuWare Cloud-Partner bieten wir Ihnen eins der leistungsstärksten DMS als CLOUD Variante zu einer monatlichen Nutzungsgebühren an. Gerne richten wir Ihnen einen Testzugang ein, damit Sie live testen können wie einfach und effektiv sich Kundenakten und Kundendaten verwalten und recherchieren lassen.
PDF-Archivierung
Ältere Unterlagen die Sie lediglich noch zu Servicezwecken aufbewahren, und auf die nur noch selten zugegriffen wird, können aber als PDF-Dateien in einer Baumstruktur (Datei-Verzeichnisse) abgelegt und gespeichert werden.
Ein bestehendes Kundenakten-Archiv, mit abgeschlossenen Vorgängen, kann wiederum als PDF-Dateien mit Volltexterkennung gespeichert werden. Auch mit einem PDF-Archiv haben Sie einen Überblick über Kundendaten und können Dokumente innerhalb kürzester Zeit finden und anzeigen.
Eine Archivierung in einer PDF-Baumstruktur kann beispielsweise zum Einsatz kommen wenn Sie eine Firma übernommen haben und die Kundenakten in Ihr Archiv übernehmen müssen/wollen. Nutzen Sie zur Digitalisierung und Archivierung bestehender Kundenarchive in Akten und Ordnern die Lösungen unseres Scanservices.
Verknüpfung CRM & ERP
Binden Sie die Digitale Kundenakte in Ihre CRM, ERP oder sonstige Software für die Verarbeitung von Kundendaten ein, und erhalten somit alle benötigten Hintergrundinformationen in einer Übersicht zu jedem Vorgang. Auch Daten & Dokumente aus einem CRM oder ERP System können in eine Digitale Kundenakte übernommen werden, so das diese zu einem zentralen Dokumentenpool wird.
Auch wenn Sie in in Ihrem Unternehmen ein klassisches DMS (Dokumenten Management System) einsetzen, können wir Ihnen die digitale Kundenakten zum sofortigen Import erstellen.
Optimieren Sie durch diesen zentralen Dokumentenpool Ihren Vertrieb und Support.
Datenintegration in CRM-Anwendungen
Extrahierte Kundendaten können unter anderem in folgende Systeme importiert werden:
- Salesforce
- Microsoft Dynamics 365
- HubSpot CRM
- Zoho CRM
- Bitrix24
Was kostet die Digitalisierung meiner Kundenakten?
Preis ermittelnAblauf Scandienstleistung
Wir Scannen und Archivieren Ihre Kundenakten und Kundendaten, die in Ordnern und Akten vorliegen, damit Sie alle Vorteile der Digitalen Archivierung nutzen können, um Ihren Kundenservice und Support zu optimieren und digital umzustellen.
Für die Digitalisierung und Elektronische Archivierung Ihrer Kundenakten & Kundendaten bieten wir folgende Services & Leistungen:
Preisermittlung
Kostenlose Probearchivierung von 2-5 Kundenakten
Zunächst ermitteln wir den Aufwand für die Digitalisierung Ihrer Kundenakten. Im Idealfall stellen Sie uns hierfür 2-5 Kundenakten zur Verfügung, die wir einmal komplett Digitalisieren. Die Originalakten erhalten Sie abgeheftet zurück. Zusätzlich erhalten Sie die Digitalen Daten als Download oder auf DVD, zusammen mit einem detaillierten Angebot und Vorschlägen zur Umsetzung. Dieses Angebot einer Probearchivierung ist kostenlos und unverbindlich. Es hilft uns Ihnen einen exakten Preis pro Akte zu berechnen, und Ihnen in der Praxis die Arbeit mit digitalen Daten zu testen, und die Scanergebnisse zu sichten.
Aktenverpackung & Aktenabholung
Im Auftragsfall übernehmen unsere Mitarbeiter auch die Verpackung und den Transport der Akten. Die Aktenabholung findet nur mit eigenem Personal und Fuhrpark statt, und selbstverständlich streng nach den Vorgaben des Datenschutzes. Den Service der Verpackung und Abholung bieten wir bundesweit an.
Zwischenlagerung & Scan on Demand
Je nach zu verarbeitender Menge, werden die Kundenakten zunächst in unser Sicherheitsaktenlager eingelagert. Sofort nach Eingang im Aktenlager können sie eine dringend benötigte Akte oder Dokumente umgehend anfordern, wir stellen Ihnen diese als Digitale Daten innerhalb eines Arbeitstages zur Verfügung. Dieser Service des „Scan on Demand“ ist in unseren Leistungen immer inbegriffen.
Belegvorbereitung
Unsere geschulten Mitarbeiter bereiten Ihre Akten für das Scannen sorgfältig vor. Dafür entfernen wir entfernen Heftungen, Klammerungen und kleben Haft Notizen auf Leerseiten. Durch das Aufkleben von Barcodes sorgen wir für die Dokumententrennung und Zuordnung der Dokumente zu einer Kategorie wie Auftrag, Bestellung oder Schriftverkehr.
Scannen & Digitalisieren
Die bei der Belegvorbereitung entstandenen Einzelseiten Scanne wir mit Hochleistungsscannern ein. Vorder- und Rückseite scannen wir gleichzeitig (Leerseiten werden automatisch gelöscht). Wir Scannen in Farbe oder Schwarz/Weiß, der Preis ist identisch. In jedem Fall sorgen unsere Scanner der neuesten Genration für 100% Vollständigkeit und Lesbarkeit aller Dokumente.
Datenerfassung / Indizierung
Wir erfassen pro Dokument oder pro Kundenakte die Begriffe und Indizes, die Sie benötigen um schnell und unkompliziert Dokumente recherchieren zu können.
Für Kundenakten sind dies meistens:
- Kundenname
- Kundennummer
- Artikel
- Betreff
- Datum
Nach diesen Datenfeldern, bzw. auch einer Kombination aus diesen Daten, lassen sich Kundenakten schnell und einfach finden.
Ausgabe /Archivierung
Die Digitalen Scans der Kundendaten und die erfassten Indizes speichern und archivieren wir in dem von Ihnen benötigtem Format. Wenn Sie ein DMS (Dokumenten Management System) nutzen, erhalten Sie die Digitalen Daten indem Importformat, welches Ihr DMS zur Implementierung benötigt. Alternativ speichern wir Ihre Kundenakten als PDF Dateien in einer übersichtlichen, und leicht nachvollziehbaren Baumstruktur (Verzeichnisebenen nach Kundennamen und/oder Kundennummer).
Wenn Sie die von uns digitalisierten Informationen und Dokumente in ein CRM, ECM oder anderes Software System importieren möchten, stellen wir Ihnen die Daten selbstverständlich in dem dafür benötigten Importformsat zur Verfügung.
Wenn Sie unsere Smart-Cloud zur Verwaltung Ihrer Kundenakten einsetzen möchten, sind die digitalen Dokumente unmittelbar nach dem Scannen in der DMS Cloud verfügbar.
Belegvernichtung / Verbleib Originale
Nachdem Sie die Digitalen Ergebnisse ausreichend überprüft haben, und uns eine schriftliche Freigabe zur Vernichtung der Originale erteilt haben, übernehmen wir auch die Aktenvernichtung. Sollte eine Vernichtung der Original Kundenakten nicht gewünscht sein, können wir diese auch für einen längeren Zeitraum in unserem Aktenlager einlagern oder Ihnen die Akten zur weiteren Verwendung oder Lagerung zurückliefern.
Gesetzliche Grundlagen
Kundenakten und Kundendaten unterliegen grundsätzlich NICHT der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht, außer es handelt sich um Auftragsbezogene Dokumente. Wie Sie also diese Unterlagen aufbewahren, ob Digital oder Analog in Papierform, bleibt Ihnen überlassen. Sind allerdings Personenbezogene Daten enthalten, unterliegen die Dokumente dem Datenschutzvorgaben, und somit auch der DSGVO. Die DSGVO unterstützt grundsätzlich die Digitale Archivierung von Dokumenten, es sollten lediglich einige Kriterien beachtet werde. Hierzu zählen klar definierte Zugriffsberechtigungen, und unmittelbare Verfügbarkeit der Dokumente.
Durch Anpassung des §147 Abs.1 Nr.4a vom 08.03.2003 hat das Bundesfinanzministerium jedem Steuerpflichtigen die Erlaubnis erteilt, seine Aufbewahrungspflichtigen Unterlagen auch bildlich & digital auf Datenträgern aufzubewahren.
Als Scandienstleister mit mehr als 20 Jahren Erfahrung im Umgang mit Kundenakten und Kundendaten, können wir Ihnen eine 100% Erfüllung der gesetzlichen Vorgaben bzgl. Datenschutz und DSGVO garantieren.
Referenzen
Wir arbeiten für Kunden und Unternehmen in ganz Deutschland. Unseren Scanservice für die Archivierung von Kundenakten und Kundendaten bieten wir Deutschlandweit an, ebenso wie die Aktenverpackung und den Transport.
Kontaktieren Sie gerne unseren Support, wenn Sie Ihre Kunden Daten digital archivieren möchten.
Wir sind Ihr Partner für Digitalisierung & Archivierung.
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