
Protokollierte Verpackung und Dtenschutzrechtlicher Transport Ihrer Kundenakten, in ganz Deutschland
Wir bereiten die Kundendaten für das Scannen vor und Digitalisieren mit modernster Scan-Hardware
Strengste Einhaltung aller Datenschutzrechtlicher Vorgaben wie DSGVO
Speicherung & Archivierung in der DMS-Cloud auf Wunsch
Elektronische Kundenakten: Platz, Zeit & Kosten sparen
Im Zeitalter der Digitalisierung ist die schnelle Verfügbarkeit von Informationen selbstverständlich geworden. Dies zeigt sich besonders im Kundenservice Bereich, die Kunden erwarten schnelle Antworten und zeitnahe Reaktion auf Anfragen. Umso wichtiger ist es alle relevanten Kundendaten schnell digital verfügbar zu haben.
Die Digitale Kundenakte schafft hier Abhilfe, und wir Scannen dafür Ihre Kundenakten, Ordner und Dokumente digital ein.
Vorteile & Nutzen
Wenn Sie Ihre Kundenakten und Kundendaten durch unseren Scanservice Digitalisieren lassen, steigern Sie die Effektivität Ihres Kundenservice in vielen Bereichen. Ganze Prozesse können digital abgebidelt werden, durch spezielle Software Lösungen im DMS (Dokumentenmanagement System) Bereich, sind bereits viele Prozesse digital abgebildet und müssen nicht neu definiert werden.
Weiter Vorteile DIgitaler Kundenakten:
Finden & Anzeigen
Informationen und Kundendaten FINDEN und ANZEIGEN in wenigen Sekunden
Jedes Digitale Dokument einer Kundenakte wird nach Ihren Vorgaben gespeichert. Wir erfassen Datenfelder wie Kundennummer, Kundenname, Betreff uvm. Nach diesen eindeutigen Kriterien lässt sich jedes benötigte Dokument (wie Rechnungen, Bestellung oder Schriftverkehr) gezielt und in Sekunden FINDEN und anzeigen.
Beantworten Sie die Anfragen Ihrer Kunden live am Telefon anstatt Rückrufe vereinbaren zu müssen.
Platzersparnis
Digitale Kundenakten sparen lehr als 99% des Platzbedarfs von analogen Akten
Die Verwaltung von Kundenakten kostet nicht nur Zeit, vor allem nimmt sie auch wertvollen Platz in Anspruch. Digital auf dem Firmennetzwerk oder in unserer Smart-Cloud Archiviert benötigen die Unterlagen keinen physischen Platz mehr. Denn die Original Dokumente dürfen vernichtet werden, für Kundenakten besteht keinerlei gesetzliche Aufbewahrungspflicht.
Vertrieb optimieren
Geben Sie Ihren Aussendienst Mitarbeitern im Vertrieb die Möglichkeit auch mobil Online auf Kundendaten zugreifen zu können. Durch Archivierung der Kundenakten beispielsweise in unserem Online Archiv, sind die Daten jederzeit überall verfügbar (Benutzer & Passwort gesichert!). Durch Verknüpfung der Digitalen Kundenakte mit Ihrem CRM oder ECM Software System im Unternehmen, können alle relevanten Support Anfragen in Sekunden bearbeitet werden.
Unser Onlien Archiv bieten wir gemeinsam mit unserem Partner Amagno GmbH an.
DSGVO
Laut DSGVO hat jeder Kunde, ob gewerblich oder Privat, das Recht auf Auskunft darüber, welche Daten beim Dienstleister über ihn gespeichert sind. Dieser Auskunft kann durch ein Elektronisches Archiv innerhalb weniger Sekunden und nur ein paar Mausklicks nachgekommen werden. Geben Sie lediglich den Kundennamen oder Kundennummer im Digitalen Archiv als Suchbegriff ein, und sehen sofort alle diesen Kunden betreffenden Dokumente.
„Recht auf Vergessen“
Durch Digitale Kundenakten stellen Sie das "Recht auf Vergessen" gemäß DSGVO mit wenigen Mausklicks sicher.
Basierend auf der Auskunftsfähigkeit, sind Sie mithilfe einer Digitalen Kundenakte ebenso schnell in der Lage dem „Recht auf Vergessen“ nachzukommen, also die Kundendaten zeitnah zu löschen. Diese Löschung betrifft natürlich nur die Dokumente, die Sie nicht zwingend zur Erfüllung Ihrer Leistung benötigen. Und genau hier hilft ein Elektronisches Archiv ebenfalls, denn die Kundendaten können nach Priorität differenziert gespeichert, und entsprechend gelöscht werden.
Richtig digital verwalten
Zur Verwaltung Ihrer Digitalen Kundenakten sollten Sie ein Dokumentenmanagement einsetzen, zumindest wenn es sich um aktuellere Kundendaten handelt. Ältere Unterlagen die Sie lediglich noch zu Servicezwecken aufbewahren, und auf die nur noch selten zugegriffen wird, können aber als PDF Dateien in einer Baumstruktur (Datei-Verzeichnisse) abgelegt und gespeichert werden.
Mithilfe eines Dokumenten Management Systems (kurz: DMS) können Kundenakten differenzierter archiviert, und somit noch schneller und effektiver recherchiert werden. Außerdem dient ein DMS dazu, die Kundenakten auch regelmäßig um aktuelle Dokumente und Belege zu erweitern.
Mit unserem Online Archiv, der Smart-Cloud bieten wir Ihnen ein vollwertiges DMS als CLOUD Variante zu geringen monatlichen Nutzungsgebühren an. Gerne richten wir Ihnen einen Testzugang ein, damit Sie live testen können wie einfach und effektiv sich Kundenakten und Kundendaten verwalten und recherchieren lassen.
Ein bestehendes Kundenakten Archiv, mit abgeschlossenen Vorgängen, kann wiederum als PDF Dateien mit Volltexterkennung gespeichert werden, auch hier lassen sich Kundendaten innerhalb kürzester Zeit finden und anzeigen. Eine Archivierung in einer PDF Baumstruktur kann beispielsweise zum Einsatz kommen wenn Sie eine Firma übernommen haben und die Kundenakten in Ihr Archiv übernehmen müssen/wollen. Nutzen Sie zur Digitalisierung und Archivierung bestehender Kundenarchive in Akten und Ordnern unseren Scanservice.
Verknüpfung CRM & ERP
Binden Sie die Digitale Kundenakte in Ihr CRM oder ERP System ein, und erhalten somit alle benötigten Hintergrundinformationen in einer Übersicht zu jedem Vorgang. Auch Daten & Dokumente aus einem CRM oder ERP System können in eine Digitale Kundenakte übernommen werden, so das diese zu einem zentralen Dokumentenpool wird.
Auch wenn Sie in Inhrem Unternehmen ein klassisches DMS (Dokumenten Management System) einsetzen, können wir Ihnen die Digitalen Kunden Akten zum sofortigen Import erstellen.
Optimieren Sie durch diesen zentralen Dokumentenpool Ihren Vertrieb und Support.
Möchten Sie Ihre Kundenakten Digitalisieren?
Jetzt hier anfragenAblauf Scandienstleistung
Wir Scannen und Archivieren Ihre Kundenakten und Kundendaten die in Ordnern und Akten vorliegen, damit Sie alle Vorteile der Digitalen Archivierung nutzen können, um Ihren Kundenservice zu optimieren und Digital umzustellen.
Für die Digitalisierung und Elektronische Archivierung Ihrer Kundenakten & Kundendaten bieten wir folgende Services & Leistungen:
Preisermittlung
Kostenlose Probearchivierung von 2-5 Kundenakten
Zunächst ermitteln wir den Aufwand für die Digitalisierung Ihrer Kundenakten. Im Idealfall stellen Sie uns hierfür 2-5 Kundenakten zur Verfügung, die wir einmal komplett Digitalisieren. Die Originalakten erhalten Sie abgeheftet zurück. Zusätzlich erhalten Sie die Digitalen Daten als Download oder auf DVD, zusammen mit einem detaillierten Angebot und Vorschlägen zur Umsetzung. Dieses Angebot einer Probearchivierung ist kostenlos und unverbindlich. Es hilft uns Ihnen einen exakten Preis pro Akte zu berechnen, und Ihnen in der Praxis die Arbeit mit digitalen Daten zu testen, und die Scanergebnisse zu sichten.
Aktenverpackung & Aktenabholung
Im Auftragsfall übernehmen wir auch die Verpackung und den Transport der Akten. Dies findet nur mit eigenem Personal und Fuhrpark statt, und selbstverständlich streng nach den Vorgaben des Datenschutzes. Den Service der Verpackung und Abholung bieten wir Bundesweit an.
Zwischenlagerung & Scan on Demand
Je nach zu verarbeitender Menge, werden die Kundenakten zunächst in unser Sicherheitsaktenlager eingelagert. Sofort nach Eingan im Aktenlager können sie dringend benötigte Akten und Dokumente umgehend anfordern, wir stellen Ihnen diese als Digitale Daten innerhalb eines Arbeitstages zur Verfügung. Dieser Service des „Scan on Demand“ ist in unseren Leistungen immer inbegriffen.

Belegvorbereitung
Wir bereiten Ihre Kundendaten für das Scannen vor. Wir entfernen Heftungen, Klammerungen und kleben Haft Notizen auf Leerseiten. Durch das Aufkleben von Barcodes sorgen wir für die Dokumententrennung und Zuordnung der Dokumente zu einer Kategorie wie Auftrag, Bestellung oder Schriftverkehr.
Scannen & Digitalisieren
Die bei der Belegvorbereitung entstandenen Einzelseiten Scanne wir mit Hochleistungsscannern ein. Vorder- und Rückseite scannen wir gleichzeitig (Leerseiten werden automatisch gelöscht). Wir Scannen in Farbe oder Schwarz/Weiß, der Preis ist identisch. In jedem Fall sorgen unsere Scanner der neuesten Genration für 100% Vollständigkeit und Lesbarkeit aller Dokumente.
Datenerfassung / Indizierung
Wir erfassen pro Dokument oder pro Kundenakte die Begriffe und Indizes, die Sie benötigen um schnell und unkompliziert Dokumente recherchieren zu können.
Für Kundenakten sind dies meistens:
- Kundenname
- Kundennummer
- Artikel
- Betreff
- Datum
Nach diesen Datenfeldern, bzw. auch einer Kombination aus diesen Daten, lassen sich Kundenakten schnell und einfach finden.
Ausgabe /Archivierung
Die Digitalen Scans der Kundendaten und die erfassten Indizes speichern und archivieren wir in dem von Ihnen benötigtem Format. Wenn Sie ein DMS (Dokumenten Management System) nutzen, erhalten Sie die Digitalen Daten indem Importformat, welches Ihr DMS zur Implementierung benötigt. Alternativ speichern wir Ihre Kundenakten als PDF Dateien in einer übersichtlichen, und leicht nachvollziehbaren Baumstruktur (Verzeichnisebenen nach Kundennamen und/oder Kundennummer).
Wenn Sie die von uns digitalisierten Informationen und Dokumente in ein CRM, ECM oder anderes Software System importieren möchten, stellen wir Ihnen die Daten selbstverständlich in dem dafür benötigten Importformsat zur Verfügung.
Wenn Sie unsere Smart-Cloud zur Verwaltung Ihrer Kundenakten einsetzen möchten, sind die digitalen Dokumente unmittelbar nach dem Scannen in der DMS Cloud verfügbar.
Belegvernichtung / Verbleib Originale
Nachdem Sie die Digitalen Ergebnisse ausreichend überprüft haben, und uns eine schriftliche Freigabe zur Vernichtung der Originale erteilt haben, übernehmen wir auch die Aktenvernichtung. Sollte eine Vernichtung der Original Kundenakten nicht gewünscht sein, können wir diese auch für einen längeren Zeitraum in unserem Aktenlager einlagern oder Ihnen die Akten zur weiteren Verwendung oder Lagerung zurückliefern.
Gesetzliche Grundlagen
Kundenakten und Kundendaten unterliegen grundsätzlich NICHT der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht, außer es handelt sich um Auftragsbezogene Dokumente. Wie Sie also diese Unterlagen aufbewahren, ob Digital oder Analog in Papierform, bleibt Ihnen überlassen. Sind allerdings Personenbezogene Daten enthalten, unterliegen die Dokumente dem Datenschutzvorgaben, und somit auch der DSGVO. Die DSGVO unterstützt grundsätzlich die Digitale Archivierung von Dokumenten, es sollten lediglich einige Kriterien beachtet werde. Hierzu zählen klar definierte Zugriffsberechtigungen, und unmittelbare Verfügbarkeit der Dokumente.
Durch Anpassung des §147 Abs.1 Nr.4a vom 08.03.2003 hat das Bundesfinanzministerium jedem Steuerpflichtigen die Erlaubnis erteilt, seine Aufbewahrungspflichtigen Unterlagen auch bildlich & digital auf Datenträgern aufzubewahren.
Als Scandienstleister mit mehr als 20 Jahren Erfahrung im Umgang mit Kundenakten und Kundendaten, können wir Ihnen eine 100% Erfüllung der gesetzlichen Vorgaben bzgl. Datenschutz und DSGVO garantieren.
Referenzen
Wir arbeiten für Kunden und Unternehmen in ganz Deutschland. Unseren Scanservice für die Archivierung von Kundenakten und Kundendaten bieten wir Deutschlandweit an, ebenso wie die Aktenverpackung und den Transport.
Nehmen Sie gerne Kontakt auf, wenn Sie Ihre Kunden Daten DIgital archivieren möchten.




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