Scanservice für die digitale Schadenakte
- ISO-zertifizierter (9001:2015) Full-Service-Scandienstleister
- Datenschutz und Compliance (DSGVO, GoBD)
- Indexierung & OCR-Texterkennung
- Für jedes DMS geeignet
- Dokumententrennung pro Ordner/Register/Vorgang
- Verfahrensdokumentation
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Was ist eine digitale Schadenakte?
Eine digitale Schadenakte ist das elektronische Pendant zur klassischen Papierakte im Schadenmanagement der Versicherungen. Sie bündelt alle Unterlagen und Dokumente, welche in einem Schadenfall relevant sind an einem zentralen Ort. Die digitale Schadenakte ist damit ein effektives Werkzeug für Versicherungen, Schadenfälle vollständig digital abzuwickeln.
Die Dokumentation eines Schadensfalls wird revisionssicher und nachvollziehbar gespeichert und ist zudem vor unbefugtem Zugriff geschützt - was in einem Aktenarchiv oftmals nicht der Fall ist!
Jede Information, die bisher in Aktenordnern, auf Laufwerken oder E-Mail-Postfächern verteilt lag, ist damit innerhalb von Sekunden auffindbar und per Volltextsuche durchsuchbar.
Digitale Schadenakte im DMS – Grundlage für effiziente Prozesse
Ein Dokumentenmanagement-System (DMS) bildet die technische Grundlage der digitalen Schadenakte. Ein DMS ist eine Software für die zentrale, strukturierte und digitale Archivierung von Dokumenten zu einem Schadenfall.
Für Versicherungen ist ein DMS notwendig, um Ordnung und Nachvollziehbarkeit im Schadenmanagement zu gewährleisten.
Zugriffsrechte, Protokollierung und Versionisierung sorgen beispielsweise für Datensicherheit und Compliance. Zudem lassen sich Workflows abbilden, wodurch Dokumente automatisch zugeordnet und Vorgänge effizient bearbeitet werden können.
Tipp: Wir setzen auf DocuWare als zuverlässige DMS-Lösung. Damit lassen sich digitale Schadenakten strukturiert verwalten, Workflows im Schadenmanagement automatisieren und Dokumente revisionssicher archivieren.
Weitere Informationen zum DMS finden Sie auf unserer Infoseite zu DocuWare.
Was ist digitales Schadenmanagement
Digitales Schadenmanagement bezeichnet die softwarebasierte digitale Abwicklung und Steuerung von Schadenfällen im Versicherungswesen.
Der digitale Schadenmanagementprozess umfasst dabei alle Schritte von der Schadenmeldung über die Prüfung und Bearbeitung bis hin zur Regulierung und Dokumentation.
Ziel ist es, die Schadensregulierung schneller, effizienter sowie Compliance-konform zu gestalten und dem Kunden einen bestmöglichen Service zu bieten.
Vor welchen Herausforderungen steht das Schadenmanagement heute?
Das Schadenmanagement steht heute vor vielfältigen Herausforderungen. Neben dem Fachkräftemangel erschweren veraltete Prozesse, Medienbrüche (digital und analog) und verstreute Datenquellen eine effiziente Bearbeitung von Schadenfällen.
Informationen liegen oftmals in verschiedenen Systemen oder auf persönlichen Laufwerken, wodurch Wissen an einzelne Mitarbeiter und Standorte gebunden bleibt. Das führt nicht nur zu fehlender Transparenz, sondern auch zu doppelten Bearbeitungen und erhöhtem Abstimmungsaufwand.
Medienbrüche abbauen und alles an einem Ort speichern
Um die Herausforderungen in der Schadenregulierung digital zu meistern ist der konsequente Abbau von Medienbrüchen unverzichtbar. Alle Unterlagen müssen in digitaler Form an einem zentralen Ort gespeichert werden, damit Sie innerhalb von Sekunden jeden Beleg recherchieren können und das unabhängig von dem Ort an dem Sie arbeiten.
Erst wenn die bestehenden Schadenakten und sonstigen Papierdokumente gescannt und digital archiviert wurden, können Workflows automatisiert, transparent und standortübergreifend funktionieren.
Hier setzt unser Scanservice an.
Vorteile der digitalen Schadenakte
Neben den allgemeinen Vorzügen der Aktendigitalisierung, wie Platzersparnis und dem Schutz vor physischen Einflüssen, bietet das Scannen von Schadenakten im Rahmen eines digitalen Schadenmanagements erhebliche Vorteile für die Mitarbeitenden von Versicherungen.
- Schnelle Bearbeitung von Schadenfällen: Alle Dokumente an einem Ort verfügbar, Suchzeiten werden minimiert und Prozesse automatisiert
- Mehr Transparenz: Schadenfälle werden vollständig und nachvollziehbar dokumentiert.
- GoBD- und DSGVO-konform: Die digitale Schadenakte schützt vor Verlust, Manipulation oder unbefugtem Zugriff und erfüllt Compliance-Anforderungen
- Entlastung der Mitarbeiter: Automatisierte Workflows reduzieren die Durchlaufzeiten und verhindern Fehler durch manuelle Bearbeitung
- Kollaboration: Mitarbeiter können von jedem Ort auf Schadensakten zugreifen und Schadensfälle bearbeiten
- Integration von KI: Künstliche Intelligenz unterstützt beim Abbau von Fehlern in der Schadenregulierung
Bedenken Sie: Nach Abschluss eines Schadenfalls, müssen die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen eingehalten werden. Die digitale Archivierung spart Platz und garantiert schnellen Zugriff auf Schadenunterlagen.
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