
Digitalisierung & digitale Transformation - was ist der Unterschied?
Die Begriffe "Digitalisierung", "Digitalisierung 4.0" sowie "Digitale Transformation" werden oft synonym verwendet, haben aber unterschiedliche Bedeutungen. Es ist wichtig, diese Begriffe klar voneinander abzugrenzen, um ein besseres Verständnis zu gewinnen:
Was bedeutet Digitalisierung?
Der Begriff Digitalisierung bezieht sich auf den Prozess der Umwandlung analoger Informationen oder Abläufe in elektronische Formate. Dies kann die Konvertierung von physischen Dokumenten in elektronische Dateien, die Automatisierung von manuellen Prozessen oder die Einführung digitaler Lösungen in Unternehmen umfassen.
Digitalisierung betrifft in der Regel spezifische Aspekte oder Bereiche innerhalb eines Unternehmens, wie beispielsweise die Einführung einer digitalen Buchhaltungssoftware oder das Scannen von Papierakten sowie die Implementierung eines Dokumentenmanagementsystems.
Was ist Digitalisierung 4.0?
Die Digitalisierung 4.0 markiert die vierte Phase der industriellen Revolution. Im Vergleich zur dritten industriellen Revolution, die sich hauptsächlich auf die Automatisierung von Maschinen und wiederkehrender Arbeitsabläufe mittels Computertechnologie und Elektronik konzentrierte, zeichnet sich die Digitalisierung 4.0 (auch bekannt als Industrie 4.0) durch die Einführung cyber-physischer Systeme (CPS), umfassende Vernetzung und datengetriebene Prozesse aus.
CPS bezeichnet die Integration von computergesteuerten Mechanismen, Software und vernetzter Informationstechnologie zur Kontrolle physischer Einheiten (z.B. Maschinen in der Produktion).
Diese Systeme sind in der Lage, kontinuierlich Informationen aus der realen Welt zu sammeln, zu analysieren und darauf basierend intelligente Entscheidungen zu treffen sowie entsprechende Aktionen auszuführen.
Was ist digitale Transformation?
Die digitale Transformation bezeichnet einen umfassenden strategischen Prozess, bei dem Unternehmen, Organisationen oder öffentliche Verwaltung traditionelle Geschäftsmodelle, Prozesse und Services durch den Einsatz digitaler disruptiver Technologien grundlegend verändern, optimieren oder neue schaffen.
Unter disruptiv ist hierbei eine Ablösung einer etablierten traditionellen Technologie durch technische Innovationen zu verstehen, welche in dieser Form noch nicht bekannt waren.
Das Ziel ist es, die Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens zu steigern, indem nicht nur einzelne Prozesse digitalisiert werden, sondern auch die gesamte Geschäftsstrategie neu ausgerichtet wird, um die Möglichkeiten und Herausforderungen der digitalen Ära optimal zu nutzen.
Sie beinhaltet eine grundlegende Veränderung von Geschäftsmodellen, Prozessen und Strukturen durch den gezielten Einsatz digitaler Technologien, Daten sowie cyber-physischer Systeme und geht einher mit einem grundlegenden Wandel der Unternehmenskultur.
Insgesamt könnte man sagen, dass die Digitalisierung ein Teil eines digitalen Veränderungsprozesses ist, da sie die ersten Schritte darstellt, um eine Organisation auf den Weg zur digitalen Wettbewerbsfähigkeit zu bringen.
- Vernetzung und Integration von Geschäftsprozessen, IT-Systemen und Maschinen (IoT)
- Automatisierung von datengetriebenen Prozessen
- Datengetriebene Dienstleistungen
- Digitalisierung der Kommunikation zwischen Unternehmen/Dienstleister und Kunden (Mieter, Kunden, Kreditnehmer etc.)
Was ist das Büro 4.0?
Im Büro 3.0 wird der Einsatz von Computern und Internet, die reine Digitalisierung analoger Dokumente und Akten sowie die zentrale Ablage von digitalen Dokumenten an einem zentralen Ort (Single-Point-of-Truth) zu grundlegenden Prinzipien der Arbeitsorganisation und Informationsverwaltung für Menschen.
Mit dem Übergang zum Büro 4.0 werden neben der verstärkten Nutzung von Cloud-Diensten und Künstlicher Intelligenz auch Aspekte wie die Automatisierung wiederkehrender Aufgaben, die Implementierung von Data-Analytics-Tools zur Entscheidungsfindung sowie die Integration von Internet-der-Dinge-Geräten (IoT) zur Optimierung von Arbeitsabläufen und Ressourcenmanagement von Bedeutung sein.
Was ist Industrie 4.0?
Industrie 4.0 bezeichnet die Digitalisierung der Produktion in der Industrie mittels vernetzter, automatisierter Technologien. Sie fußt auf dem Austausch von Informationen und der Selbststeuerung von Maschinen ohne menschliches Eingreifen.
Menschen werden als zentrales Steuerungselement durch autonome Systeme ersetzt. Dies ermöglicht eine effizientere, flexiblere und transparentere Umgebung der Produktion, in der menschliche Arbeitskräfte sich auf komplexe Aufgaben fokussieren können, während die Routinearbeiten in der Industrie von Maschinen übernommen werden.
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Jetzt anfragenTreibenden Kräfte des digitalen Wandels
Eine Vielzahl innovativer Technologien fungieren zudem als treibende Kräfte eines digitalen Wandels von Unternehmen, Wirtschaft und Industrie.
Dazu gehören z.B.
Cloud-Computing
Cloud-Computing umfasst die Bereitstellung verschiedener IT-Dienste über das Internet, darunter Server, Speicherplatz sowie Software. Die Nutzung von Cloud-Lösungen bietet Flexibilität, Skalierbarkeit und ermöglicht schnelle Innovationen, ohne dass eigene Serverinfrastrukturen benötigt werden, was es zu einer zentralen Technologie für mobiles Arbeiten macht.
Software-as-a-Service (SaaS)
Software as a Service (SaaS) ermöglicht die Nutzung von Softwareanwendungen über das Internet mittels Abonnementdienst, ohne dass sie lokal installiert werden müssen, was Flexibilität und ortsunabhängigen Zugriff über den Webbrowser bietet.
Digitale Plattformen
Eine digitale Plattform ist eine Infrastruktur, die Nutzern Interaktion, Dienstleistungsaustausch, Transaktionen und Content Sharing ermöglicht, indem sie Anbieter und Nutzer verbindet. Beispiele sind soziale Netzwerke, Online-Marktplätze und App-Stores.
Big-Data
Big Data sind komplexe Datensätze aus verschiedenen Quellen, die in hohem Volumen, großer Vielfalt sowie hoher Geschwindigkeit anfallen, was herkömmliche Datenverarbeitungstechniken vor Herausforderungen stellt.
Internet-of-Things (IoT)
Das Internet der Dinge (IoT) verknüpft physische Geräte und Maschinen mit Sensoren und Konnektivität, um Daten zu erfassen, zu übertragen und auszutauschen, ob in Industrie & Produktion oder im Haushalt.
Künstliche Intelligenz (KI)
Künstliche Intelligenz (KI) nutzt Algorithmen und Modelle für Datenanalyse, Mustererkennung, Entscheidungsfindung und Problemlösung, um menschliche Denkfähigkeiten zu imitieren. Das Ziel von KI besteht darin, menschliche Aufgaben in Zukunft effizienter und präziser auszuführen.
Wie wirkt sich die Digitalisierung auf die Arbeitswelt der Zukunft aus?
Eine vollständige Ersetzung von Menschen durch künstliche Intelligenzen ist in absehbarer Zukunft unwahrscheinlich. Vielmehr wird das Arbeiten in zahlreichen Jobs durch den Einsatz intelligenter Lösungen unterstützt, beispielsweise in Form von Kommunikations- und Informationstechnologien.
Manuelle Routinen werden zunehmend automatisiert werden, um Fehler zu vermeiden und die Effizienz zu steigern.
Dadurch können sich Menschen bei der Arbeit auf die Aufgaben konzentrieren, welche ein hohes Maß an Kreativität, zwischenmenschlicher Fähigkeiten sowie komplexe Problemlösungen erfordern. Dies betrifft insbesondere Arbeitsschritte, welche einer automatisierten Produktion vor- und nachgelagert sind.
Darüber hinaus werden Arbeitnehmer die Flexibilität haben, zeit- und ortsunabhängig zu arbeiten, zum Beispiel aus dem Homeoffice. Dateien und Dokumente befinden sich in der Cloud und Videokonferenzen (z.B. über Zoom oder Teams) ersetzen Konferenzen und Besprechungen.
Für das Arbeiten der Zukunft wird die Fähigkeit des Einzelnen entscheidend sein, neue technologische Lösungen zu zu verstehen, zu adaptieren und kreativ einzusetzen.
Vorteile Digitalisierung 4.0
- Steigerung der Produktivität: Mehr Produktivität: Durch Automatisierung und optimierte Prozesse können Mitarbeiter effizienter arbeiten und mehr Aufgaben in kürzerer Zeit erledigen.
- Optimierte Ressourcennutzung: Die Digitalisierung ermöglicht eine genauere Überwachung und Steuerung von Ressourcen wie Arbeitszeit, Materialien und Maschinen, was zu einer effizienteren Nutzung führt.
- Verbrauchsgesteuerte Versorgung: Durch die Erfassung und Analyse von Verbrauchsdaten können Unternehmen ihre Versorgungsketten besser steuern und Materialien nur dann bestellen oder produzieren, wenn sie benötigt werden, was zu einer Reduzierung von Überbeständen und Verschwendung führt.
- Datengesteuerte Entscheidungen: Die Verfügbarkeit von Echtzeitdaten ermöglicht es Unternehmen, fundierte Entscheidungen zu treffen, indem sie Daten analysieren und Trends erkennen, um ihre Geschäftsprozesse kontinuierlich zu verbessern.
- Big Data: Die Analyse großer Datenmengen ermöglicht es Unternehmen, Muster und Trends zu identifizieren, die sie bei der Optimierung ihrer Betriebsabläufe unterstützen können, sei es bei der Planung von Produktion und Lagerhaltung oder bei der Personalverwaltung.
Herausforderungen Digitalisierung 4.0
Neben allen Chancen, die die Digitalisierung 4.0 mit sich bringt, gilt es auch bestimmte Herausforderungen zu meistern.
Kultureller Wandel
Das Arbeiten in agilen Teams, hybrides Arbeiten und die Ausweitung von Homeoffice und Remote-Work oder auch die flexible Gestaltung von Arbeitszeitmodellen sind entscheidende Elemente von New Work und neuer Unternehmenskultur und müssen entsprechend organisiert werden.
Flexible Raum- und Gebäudenutzung
Desksharing wird als wegweisendes Konzept angesehen, um die Nutzung von Arbeitsplätzen zu optimieren. Zusätzlich erfahren Ruhebereiche und Open-Spaces zur sozialen Interkation im Rahmen digitaler Transformationsprozesse eine verstärkte Berücksichtigung.
Hardware und Software
Für die digitale Transformation werden Technologien eine entscheidende Rolle spielen, welche die Zusammenarbeit (Kollaboration) und Kommunikation erleichtern. Unternehmen sollten daher verstärkt in digitale Arbeitsplatzlösungen investieren, die es den Mitarbeitern ermöglichen, unabhängig von ihrem Standort effizient zusammenzuarbeiten.
Datenschutz und Cybersecurity
Die Digitalisierung 4.0 schafft neue Angriffsvektoren für Cyberattacken und erfordert verstärkte Maßnahmen im Bereich IT-Sicherheit und Datenschutz. Insbesondere im Bereich Datenschutz gelten hohe Standards.
Was kostet die Aktendigitalisierung?
Jetzt anfragenDokumentenmanagement 4.0
Die Basis für die Digitalisierung 4.0 Ihres Dokumentenmanagements besteht in der Nutzung eines Dokumentenmanagements-Systems (DMS) als ihr digitales Archiv und Single-Point-of-Truth (SPoT) für die Ablage und Archivierung Ihrer Geschäftsdokumente und vieler weiterer Daten. Papierbasierte Prozesse werden weites gehend abgeschafft und Workflows automatisiert, um auch den Personalaufwand für das Dokumentenmanagement zu minimieren.
Künstliche Intelligenz für die Dokumentenverarbeitung
Die Digitalisierung 4.0 revolutioniert das Dokumentenmanagement durch Technologien wie Intelligent Document Processing (IDP) und Large Language Models (LLM). IDP nutzt künstliche Intelligenz und maschinelles Lernen, um Dokumente zu erfassen, zu klassifizieren und zu verarbeiten. Es automatisiert Workflows, reduziert den manuellen Aufwand und optimiert den gesamten Prozess des Dokumentenmanagements. Durch die Digitalisierung von Akten und Geschäftsunterlagen werden immense Einsparungen bei Kosten und Zeit ermöglicht.
Akteninhalte automatisiert auswerten
Die Kombination von KI und OCR (optische Zeichenerkennung) markiert einen Meilenstein in der inhaltlichen Analyse und Auswertung der Inhalte von Akten und sonstigem digitalisiertem Schriftgut. Large Language Models (LLM) sind beispielsweise in der Lage, Aufgaben zu automatisieren, darunter Textgenerierung, automatische Zusammenfassungen, Risikoanalyse, Markt- und Wettbewerbsanalysen, Vertragsanalyse, Stimmungs- und Meinungsanalyse sowie Text-zu-Sprache-, Text-zu-Bild- und Text-zu-Video-Konvertierung.
Die Potenziale für die inhaltliche Verarbeitung von Akten und Dokumenten mittels Large Language Models sind umfangreich und bieten zahlreiche Möglichkeiten für Unternehmen, ihre Prozesse zu optimieren und wertvolle Einblicke aus ihren Daten zu gewinnen. Die Nutzung von künstlicher Intelligenz im Dokumentenmanagement verspricht nicht nur eine Steigerung der Effizienz, sondern auch eine Verbesserung der Entscheidungsfindung und eine Reduzierung von Risiken.
Fazit
Während Digitalisierung 4.0 eine neue Ära der umfassenden Vernetzung und datengetriebener Prozesse einläutet, ermöglicht die digitale Transformation eine grundlegende Neuausrichtung von Geschäftsmodellen und Prozessen durch den gezielten Einsatz digitaler Technologien. Die Integration von innovativen Technologien wie Cloud-Computing, Künstlicher Intelligenz und Big Data treibt diese Veränderungen voran und eröffnet neue Möglichkeiten für Effizienzsteigerungen, Automatisierung und ein verbessertes Verständnis für die Bedürfnisse von Kunden.
Durch die digitale Transformation des Dokumentenmanagements können Unternehmen erhebliche Fortschritte erzielen, indem sie manuelle Prozesse reduzieren, Transparenz schaffen und neue Erkenntnisse aus ihren Daten gewinnen. Der Einsatz von Intelligent Document Processing (IDP) und Large Language Models (LLM) ermöglicht eine effiziente Verarbeitung und Analyse von Dokumenten, was zu erheblichen Zeit- und Kosteneinsparungen führt.
Insgesamt zeigt sich, dass die Digitalisierung und die damit verbundenen Veränderungen entscheidende Erfolgsfaktoren für Unternehmen sind, um in der heutigen digitalen Ära wettbewerbsfähig zu bleiben, neue Geschäftsmodelle für die Zukunft zu entwickeln und Nachhaltigkeit sicherzustellen.
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