Jedes bei uns digitalisierte Dokument wird auf Vollständigkeit und Dokumentenechtheit im Sinne der Wiedergabe der Inhalte überprüft, und unterliegt hohen Sicherheitsrichtlinien. Dies bestätigen wir Ihnen in mit unseren DoC-SEALS in Form eines speziellen QR-Codes, den wir auf jedes Dokument anbringen. Jedes DoC-SEAL ist eindeutig & einmalig, garantiert die Qualität des digitalen Images und dient auch dazu noch Jahre später exakt den Verarbeitungszyklus des Dokumentes nachzuvollziehen: WANN hat WER WAS mit dem Dokument getan, ist jederzeit anhand des DOK-SEALS nachvollziehbar.
Das DoC-SEAL Scanverfahren basiert auf den Grundlagen der Resiscan Vorgaben und gewährleistet die Revisionssicherheit jedes Dokumentes.
6 Bausteine für Datensicherheit und Qualität:
Das DOC-SEAL Scanverfahren im Ablauf:
- Vertragliche Grundlagen - Vor Verarbeitungsbeginn werden alle notwendigen Dokumente wie AVV und NDA sowie eine entsprechende Auftragsbestätigung erstellt und vom Auftragnehmer und Auftraggeber unterzeichnet.
- Sichere Verpackung & Transport - Ausschließlich mit eigenem Personal und Fahrzeugen transportieren wir die zuvor in sicheren Behältern verpackten Akten und Dokumente. Unsere Fahrzeuge sind GPS überwacht und mit Brandschutztechnik ausgestattet.
- Protokollierung - Alle uns übergebenen Akten und Dokumente werden zuvor Inventarisiert, es wird eine detaillierte Liste erstellt, bei der zu jeder Akte eine eindeutige DoC-SEAL-Ordner Nummer vergeben wird. Diese Liste wird umgehend zur Verfügung gestellt, und dient intern zur Ablaufsteuerung sowie unserem Auftraggeber für das Scan-on-Demand oder individuellen Entscheidungen zur Verarbeitungsweise pro Ordner.
- Belegvorbereitung - Jedes Dokument wird für den Scanvorgang vorbereitet: Entklammern, Beseitigung von Rissen und Falten sowie Anbringung des DoC-SEALS zur Sicherstellung der Dokumentenechtheit und Vollständigkeit
- Digitalisierung - Jedes Dokument wird mittels Hochleistungsscannern gescannt, Vorder- und Rückseite gleichzeitig (Leerseiten können gelöscht werden). Die Scanner verfügen über Sensortechnik, die einen Doppeleinzug oder unvollständiges Scannen nahezu ausschließen. RESISCAN konforme Software sorgt beim Scanvorgang für Dokumentenechtheit.
- Qualitätskontrolle - Während und nach dem Scanvorgang finden permanente Kontrollen der Images statt.
- Datenerfassung - Zu jedem DoC-SEAL Dokument werden neben Produktionsdaten auch Auftragsindividuelle Indizes erfasst. Metadaten die später zur schnellen und eindeutigen Recherche des Dokumentes dienen. Eindeutig beschreibende Indizes wie Rechnungsnummern werden zur Sicherstellung der 100% Genauigkeit von uns manuell erfasst.
- Datenexport - Nach einer weiteren Qualitätskontrolle des gesamten digitalen Datenbestands wird das sog. „Export-Format“ erstellt. Also das Format, das zur Archivierung beauftragt wurde, dies kann entweder ein Format zum Import in ein bestehendes DMS sein oder eine PDF Verzeichnisstruktur mit individuell benannten PDF-Dateien.
- DoC-SEAL Zertifikat - Zum Abschluss der Digitalisierung bestätigen wir Ihnen über ein individuelles Zertifikat die Echtheit, Qualität, Vollständigkeit und Rechtssicherheit aller für Sie erzeugten DoC-SEAL Dokumente mit exakter Angabe der eindeutigen DoC-SEAL Nummern.
- Originale - Die digitalisierten Originale werden entweder nach schriftlicher Freigabe nach DIN-66399 vernichtet, an den Auftraggeber zurück geliefert oder weiterhin eingelagert. Alles speziell nach DoC-SEAL Nummer unterteilbar und dokumentiert.
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