Warum ein Dokumentenmanagement-System (DMS) wie DocuWare?
DocuWare zählt zu den Spitzenlösungen im Bereich Dokumentenmanagement für Unternehmen. Die SaaS-Variante bietet dem Nutzer ein umfassendes Paket an Möglichkeiten und Funktionen zu unschlagbaren Konditionen.
Fehler minimieren - Effizienz steigern
Dank der Workflow-Automation werden Fehler, die durch manuelle Bearbeitung von Abläufen entstehen können, minimiert, und die Durchlaufzeiten von Dokumenten werden erheblich verkürzt.
DocuWare ist eine intelligente Lösung, die sich besonders gut für die digitale Transformation eignet, insbesondere bei der standortübergreifenden Zusammenarbeit von Teams und Abteilungen.
Arbeiten mit DocuWare hilft Ihnen dabei, sich auf das Wesentliche in Ihrem Business zu konzentrieren, Kosten zu sparen und somit den Gewinn zu steigern.
Rechtssicherheit & Datenschutz
Mit DocuWare lassen sich beliebige Geschäftsdokumente digitalisieren, indexieren und revisionssicher archivieren. Darüber hinaus sorgen umfangreiche Sicherheitsfunktionen für den Schutz sensibler Daten (DSGVO) sowie Fremdzugriff oder Datenverlust (Backupsysteme).
Sie möchten DocuWare kennenlernen? Jetzt konfigurierten Testzugang anfordern!
Testzugang anfordern!Finden statt Suchen
In DocuWare speichern Sie alle Unternehmensdokumente, hinterlegt mit individuellen Suchbegriffen und zusätzlich mit Volltext intelligent verschlagwortet. Somit finden Sie jedes gewünschte Dokument, ob Projekt- bezogen oder als einzelnen Vorgang, innerhalb von Sekunden. DocuWare ist ein System für ein intelligentes Dokumentenmanagement und effizientes Arbeiten mit Geschäftsunterlagen und Daten auf Basis einer Software.
Gesetzliche Vorgaben einhalten
Als Unternehmen unterliegen Ihre buchhalterischen und steuerlich relevanten Unterlagen der Revisionssicherheit. DocuWare bietet Ihnen automatische Lösungen für alle Aspekte einer revisionssicheren Archivierung Ihrer digitalen Daten - ganz ohne Mehraufwand.
Workflows: Dokumente automatisch steuern
Mit DocuWare automatisieren Sie digitale Workflows, die bisher weitgehend analog durch die verschiedenen Abteilungen und Zuständigkeiten mühsam gelenkt wurden. Mit entsprechenden Workflows verkürzen Sie Durchlaufzeiten um ein Vielfaches, Prozesse werden für jeden transparent und durch strenge Protokollierung jederzeit nachvollziehbar.
Ortsunabhängiges Dokumentenmanagement
Durch Nutzung der sicheren DocuWare Cloud haben Sie von jedem mobilen oder stationären Endgerät mit Internetzugriff Zugriff auf alle Ihre Dokumente und Daten für Ihr Business. Darüber hinaus ermöglicht die Cloud-Plattform eine nahtlose Kollaboration zwischen Teammitgliedern, unabhängig von ihrem Standort, was die Effizienz und Produktivität Ihres Unternehmens weiter steigert.
Kostenloser Testzugang
Fordern Sie gerne über unseren Vertrieb Ihren individuell für Sie konfigurierten Testzugang bei uns als erfahrenen Partner in Deutschland an. Als zertifizierter DocuWare Partner mit langjähriger Erfahrung im Dokumenten Management erstellen wir Ihnen Ihr erstes digitales Archiv in der DocuWare Cloud und dem zugehörigen Support.
Zusätzlich bieten wir Ihnen über den Vertrieb auch gerne eine kostenlose Probearchivierung Ihrer Belege an, die Sie umgehend ebenfalls in der DocuWare Testlizenz einsehen und bearbeiten können.
Sie können Belege aus verschiedenen Quellen in DocuWare archivieren:
Intelligent Indexing mit DocuWare
DocuWare wertet jedes Dokument nicht nur per Volltext aus und hinterlegt die Texte als Suchbegriffe, DocuWare setzt das sog. „Intelligent-Indexing“ ein, eine intelligente Indizierung. Intelligent-Indexing erkennt automatisiert die relevanten Suchbegriffe Ihrer Unterlagen. Rechnungsnummern, Buchungsdatum, Absender usw. werden automatisch erkannt und dem Dokument zugeordnet und dienen dazu Dokumente gezielt und schnell zu finden und anzuzeigen. Mit Intelligent-Indexing als Lösung sparen Sie wertvolle Zeit bei der Ablage der Dokumente, indem Sie kaum noch manuell Daten eingeben müssen.
- Benutzerfreundliche Oberfläche: Die meisten Funktionen sind intuitiv bedienbar, schnelle Einarbeitung auch für ungeübte Benutzer
- Einfache Administration: Nehmen Sie wichtige Einstellungen und Konfigurationen in der Software ganz einfach selber vor. Unterstützung erhalten Sie bei Fragen von unserem erfahrenen Support
- Schnelle Integration: DocuWare kann bereits innerhalb 24 Stunden in Ihrem Unternehmen eingesetzt werden
- Absolute Datensicherheit: Speicherung ausschließlich auf Servern in Deutschland gemäß aktuellster Datenschutzvorgaben
- Flexible Skalierbarkeit: Passen Sie DocuWare jederzeit an Ihre aktuellen Bedürfnisse und Prozesse an.
- Mobiler Zugriff: Zugriff per Web Client, Handy, Tablet: An jedem Ort der Welt mit Internetzugang
DocuWare kommt unter Anderem in folgenden Bereichen perfekt zum Einsatz:
Buchhaltung & Finanzen des Kunden
Optimieren Sie Ihre Aus- und Eingangsrechnungen durch eine vollständig papierlose Lösung.
Mittels digitaler Stempel steuern Sie in DocuWare den Belegfluss und verkürzen Laufzeiten von Tagen auf wenige Minuten oder gar Sekunden. Jeder Bearbeitungsschritt wird dabei penibel dokumentiert und ist nachvollziehbar. Nutzen Sie Skonto optimal aus, geben Sie Informationen ad hoc auf Nachfrage und vor allem, finden Sie alle zu einem Auftrag gehörenden Dokumente mit nur wenigen Mausklicks.
Digitaler Posteingang
Stellen Sie Ihren Posteingang im Unternehmen komplett digital um und ordnen eingehenden Schriftverkehr automatisiert den zuständigen Mitarbeitern zu. Zusätzlich kann DocuWare über Vertreterregelungen und Wiedervorlagen dafür sorgen, dass kein Brief unbearbeitet bleibt.
Personalwesen
Archivieren Sie alle Unterlagen der Personalabteilung zentral in DocuWare, jedes Dokument wird individuell kategorisiert, wodurch gesetzliche Aufbewahrungspflichten und Fristen perfekt eingehalten werden. Zusätzlich erfüllen Sie Ihre Auskunftspflicht gegenüber den Mitarbeitern nahezu ohne zeitlichen Mehraufwand oder Verzögerung.
Vertriebs-Lösung
Archivieren, teilen und bearbeiten Sie Verträge, Angebote und alle anfallenden Vertriebsunterlagen. Mittels Workflow Technik lassen sich Anfragen schneller bearbeiten. Bei Kundenrückfragen sind alle Informationen sofort für alle Berechtigten verfügbar.
Das papierarme Büro
Mit DocuWare keine Utopie, sondern die Lösung inklusive Archivierung. Noch ist das papierlose Büro nahezu unmöglich. Mithilfe eines Dokumentenmanagement-Systems (DMS) wie DocuWare ist das papierarme Büro als Lösung problemlos umsetzbar und der erste große Schritt in eine papierlose Zukunft.
Was kann DocuWare noch? Weitere Funktionen & Lösungen
- Barcodeerkennung
- Mobile Upload
- Integration MS Teams
- Indexdaten exportieren
- Import aus SAP
Der Einsatz von DocuWare erhöht zudem die Sicherheit für das digitale Dokumentenmanagement in Ihrem Business:
- Prozesstransparenz
- Zugriffskontrolle
- Back-Up-Funktionen
- Verschlüsselung
DMS-Partner mit Scanservice
Wir scannen als erfahrener Partner für Ihr Unternehmen nicht nur große Mengen Dokumente und Akten, wir unterstützen Sie als DocuWare Partner auch bei der Verwaltung und täglichen Arbeit, sowie dem Support mit diesen Dokumenten. Weiterhin bieten wir im Vertrieb maßgeschneiderte Lösungen durch erfahrene Mitarbeiter für Ihr Unternehmen an.
Elementarer Teil unseres Scanservice ist es, für jedes am Markt erhältliche DMS sofort einsatzfähige, digitale Dokumente zu erzeugen. Aus diesem Grund haben wir uns im Laufe der Jahre einen umfangreichen Überblick über die unterschiedlichsten Systeme erarbeitet.
Aufgrund dessen haben wir uns als erfahrener Dienstleister im Bereich digitaler Archivierung nicht nur für DocuWare als DMS System für unsere firmeneigene Archivierung entschieden, sondern sind auch als erfahrener, zertifizierter DocuWare Händler zugelassen.
DMS in der Cloud
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