DocuWare DMS - Dokumentenmanagement-System in der Cloud

Ein Dokumentenmanagement-System (DMS) ist ein digitales Archiv und damit die zentrale Plattform für Geschäftsdokumente in Unternehmen. Es erfasst, strukturiert und archiviert Informationen zentral anstatt verstreut auf Laufwerken, E-Mail-Postfächern oder Datei-Verzeichnissen. Das spart nicht nur Zeit bei der Recherche, sondern sorgt für Transparenz und Nachvollziehbarkeit in allen Prozessen. Zudem lassen sich wiederkehrende Abläufe einfach automatisieren und Fehler vermeiden.

DocuWare Cloud bringt diese Funktionen in eine sichere Cloud-Umgebung. Sie benötigen keine eigene Server-Infrastruktur. Besonders für wachsende Unternehmen und verteilte Teams bietet das Cloud DMS von DocuWare eine flexible und skalierbare Alternative zu klassischen On-Premise-Systemen.

Rechtssichere Archivierung in der Cloud

Ein wesentlicher Vorteil liegt in der Rechtssicherheit des Cloud-Archivs: DocuWare speichert alle Dokumente revisionssicher gemäß GoBD und schützt sensible oder personenbezogene Daten vor unbefugtem Zugriff. Die Nutzung von DocuWare stellt einen entscheidenden Faktor für die Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten und Datenschutzvorgaben dar.

 

Das Cloud-Archiv von DocuWare bietet:

• Zentrale Erfassung und strukturierte Ablage aller Dokumente - alles an einem Ort
• Rechtssichere Archivierung nach GoBD & DSGVO etc.
• Cloud statt eigenem Server für weniger Wartung und mehr Flexibilität
• Workflows automatisieren, Durchlaufzeiten senken und Fehler minimieren

 

DocuWare Cloud kombiniert Effizienz mit Sicherheit. So behalten Sie jederzeit Kontrolle über Ihre Informationen.

 

Mit DocuWare digitalisieren Sie den kompletten Dokumentenfluss in Ihrem Unternehmen - von der Erfassung bis zur sicheren Archivierung.

 

1. Dokumentenerfassung aus verschiedenen Quellen

Ob gescannte Papierdokumente, Office-Dateien, PDFs oder E-Mails - DocuWare sammelt alle Unterlagen automatisch aus verschiedenen Quellen und speichert Sie an einem zentralen Ort. Auch mobil erfasste Dokumente werden direkt übernommen.

2. Intelligente Indexierung

Mit Intelligent Indexing erkennt DocuWare wichtige Inhalte wie Textfelder (Kundennummer, Rechnungsnummer, Datum etc.) und Metadaten (z.B. Dokumententyp) automatisch, ordnet sie korrekt zu und legt sie im entsprechenden Geschäftsprozess ab. Dadurch werden Dokumente selbstständig an die richtige Position im Workflow weitergeleitet, beispielsweise zur Freigabe in der Buchhaltung.

3. Digitale Archivierung und Zugriff

Alle Dateien und Dokumente werden revisionssicher in einem geschützten und strukturierten Dokumenten-Pool gespeichert. Zugriffsrechte und Verschlüsselung sorgen für maximalen Datenschutz.

4. Kollaboration im Team - überall

Dokumente erfassen, Dokumente teilen, Freigaben und Genehmigungen sind ortsunabhängig möglich und erfolgen über automatisierte Workflows. Ihre Teams haben Zugriff (Webclient, Mobile-App, Tablet etc.) von überall, ob im Homeoffice, im Büro oder mobil von unterwegs.

5. Integration & Kontrolle

DocuWare lässt sich nahtlos in bestehende Anwendungen Ihres IT-Ökosystems, wie ERP-, CRM- oder Buchhaltungssystem einbinden. Dadurch werden Prozesse nicht nur digitalisiert, sondern auch beschleunigt und weniger fehleranfällig.

Fordern Sie gerne über unseren Vertrieb Ihren individuell für Sie konfigurierten Testzugang bei uns als erfahrenen Partner in Deutschland an. Als zertifizierter DocuWare Partner mit langjähriger Erfahrung im Dokumentenmanagement erstellen wir Ihnen Ihr erstes digitales Archiv in der DocuWare Cloud und dem zugehörigen Support.

Zusätzlich bieten wir Ihnen über den Vertrieb auch gerne eine kostenlose Probearchivierung Ihrer Belege an, die Sie umgehend ebenfalls in der DocuWare Testlizenz einsehen und bearbeiten können.

DocuWare ist ein vielseitiges Cloud DMS und lässt sich flexibel in nahezu allen Unternehmensbereichen einsetzen.

Hier einige typische Anwendungsfelder von DocuWare Cloud.

Rechnungsprüfung und Finanzprozesse

Automatisieren Sie die Bearbeitung von Eingangs- und Ausgangsrechnungen. DocuWare liest Belegdaten (wie Rechnungsnummern etc.) automatisch aus, leitet sie zur Freigabe weiter und archiviert sie revisionssicher.

Dadurch verkürzen Sie Durchlaufzeiten in der Rechnungsverarbeitung und senken das Fehlerrisiko durch manuelle Bearbeitung. Skontofristen werden optimal genutzt und der gesamte Prozess gestaltet sich transparent und nachvollziehbar.

Vertragsmanagement & Fristenkontrolle

Mit DocuWare Cloud behalten Sie Vereinbarungen stehts im Blick. Vertragsunterlagen werden zentral gespeichert. Fristen, Laufzeiten und Verantwortlichkeiten sind jederzeit von überall einsehbar, automatische Erinnerungen verhindern Versäumnisse (Kündigungs-/Verlängerungsfristen).

Digitale Freigaben vereinfachen Abstimmungen und reduzieren den Aufwand im Vertragsmanagement erheblich.

Human Resources / Personalwesen

Wechseln Sie mit DocuWare Cloud auf die digitale Personalakte. Das DMS speichert Bewerbungen, Arbeitsverträge und sonstige Mitarbeiterunterlagen zentral und DSGVO-konform. Zugriffsrechte sorgen dafür, dass personenbezogene Daten nicht in falsche Hände geraten.

Mit Erinnerungsfunktionen haben sie Löschfristen und Aufbewahrungspflichten immer auf dem Schirm.

Beschaffung, Einkauf und Lieferantenmanagement

Vom Angebot bis zur Zahlung: DocuWare verknüpft Bestellungen, Lieferscheine und Rechnungen zu einem durchgängigen und transparenten Prozess. So behalten ihre Einkaufsteams jederzeit den Überblick über Lieferantenbeziehungen, Freigaben und Budgetstände.

Datenschutz- und Compliance Dokumentation

Richtlinien, Prüfberichte oder Datenschutzmaßnahmen lassen sich zentral dokumentieren und revisionssicher speichern. DocuWare sorgt für lückenlose Nachweise und macht ihr Unternehmen jederzeit auditbereit. DocuWare speichert Ihre Dokumente so, dass sie geschützt sind gegen Manipulation, Verlust oder Löschung und sensible Daten effektiv geschützt werden. Mit DocuWare erfüllen Sie speilend Anforderungen nach DSGVO oder GoBD.

Kundenservice & Reklamationsmanagement

Bearbeiten Sie Kundenanfragen oder Reklamationen schneller und nachvollziehbar. Alle E-Mails, Dokumente oder Formulare aus der Kundenkommunikation sind zentral abrufbar, sodass Ihr Support-Team jederzeit auf vollständige Informationen zugreifen und Rückfragen sofort bearbeiten kann.

Als zertifizierter DocuWare-Partner verbindet Smart-Store fundiertes Know-how im Dokumentenmanagement mit langjähriger Erfahrung im Scanservice für Unternehmen und Behörden. Wir digitalisieren Ihre Akten, erfassen relevante Metadaten und erstellen passgenaue Importdaten für DocuWare.

Wir begleiten Sie bei der Einführung des Cloud-DMS von DocuWare - von der Digitalisierung Ihrer Akten bis zur revisionssicheren Archivierung in der Cloud. Unsere Kunden schätzen dabei die Kombination aus technischer Expertise und praxisnaher Beratung.

Ob mittelständisches Unternehmen oder Konzern: Wir sorgen dafür, dass Ihre digitale Archivierung mit DocuWare reibungslos funktioniert und sich nahtlos in Ihre Abläufe einfügt.