DocuWare Scanservice: Scannen für Ihr DocuWare DMS

Am Anfang der Digitalisierung steht fast immer eine Frage: Die Dokumente und Akten selber scannen oder lieber durch einen Scandienstleister scannen lassen?

Diese Überlegung ist gut und sollte unbedingt in die Planung der Archivdigitalisierung mit einfließen. Für eine gute und rechtssichere Archivierung müssen die digitalen Belege ein paar Voraussetzungen erfüllen. Bei der Planung sollte man überlegen, ob man diese Voraussetzungen erfüllen kann. Die richtige Hardware, ein wenig Recherche zu den idealen Einstellungen und ausreichend Arbeitszeit um den Scan durchzuführen, sollten vorhanden sein. Besonders bei einer größeren Anzahl archivierter Aktenordnern kommt da einiges an Arbeitsstunden zusammen.

Sie haben diese Zeit nicht über? Kein Problem! Die Archivierung übernehmen gerne wir für Sie, wenn Sie Ihre Aktenordner nicht selber scannen möchten oder können. Ebenso, wenn Sie Ihre regelmäßige Ablage nicht selbst digitalisieren/scannen möchten. Dazu nutzen Sie einfach unseren tagesaktuellen Scanservice für den digitalen Posteingang.

Doch egal, ob Sie selber scannen, scannen lassen oder eine Mischung aus beidem: DocuWare ist eine gute Wahl.

DocuWare bietet als eines der führenden Deutschen Dokumentenmanagementsysteme verschiedene Schnittstellen und Möglichkeiten um Dokumente von externen Quellen zu importieren und zu archivieren.

Unser Tipp: Lassen Sie Ihre Aktenordner und Dokumente durch unseren Scanservice für Ihr DocuWare System digitalisieren und sparen Zeit & Kosten.

Um Dokumente in DocuWare importieren zu können, müssen gewisse technische Voraussetzungen erfüllt sein. DocuWare erwartet die digitalen Bilder, also die Scans, im PDF Format. Die Indizes, also die Indexkriterien, nach denen das Dokument in DocuWare abgelegt werden soll, werden zusätzlich zur PDF-Datei als XML Datei übergeben. Scannen Sie Belege selber, hinterlegen Sie anhand einer Eingabemaske ganz einfach die nötigen Informationen zu dem Dokument. Diese Eingabefelder werden bei der Anpassung und Einrichtung Ihres Archivs mit Ihnen festgelegt. Das Füllen der Felder können Sie manuell übernehmen oder ganz einfach aus der Datei per Klick-Füller Wörter, Zahlen oder Daten übernehmen.

Mit unserem Scanservice sorgen wir dafür, dass Sie digitalisierte Akten und Dokumente problemlos mit nur wenigen Mausklicks in DocuWare importieren können. Eine Nacharbeit durch Sie entfällt. Daher eignet sich das besonders für große Archive oder erhöhtes Belegaufkommen.

Unabhängig davon, ob es um die Digitalisierung größerer Aktenmengen oder um das Scannen Ihrer regelmäßigen Ablage (täglich/wöchentlich/monatlich) geht, sind die klassischen Arbeitsschritte zur Archivierung in einem Dokumentenmanagement wie DocuWare im Grunde immer gleich.

Wenn Sie uns mit dem Scan Ihrer Akten und Belege beauftragen, profitieren Sie doppelt. Sie haben zuverlässig und schnell Zugriff auf Ihre Belege in digitaler Form und können sich dank unseres rundum Service 100 % auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren.

Die digitalisierten Dokumente und Akten stehen tagesaktuell sofort im DocuWare System zur Verfügung. Sie müssen selbst nicht mehr tätig werden. Als ISO zertifizierter Scandienstleister sind alle unsere Prozesse nach höchsten Qualitätsstandards aufgebaut und dokumentiert.

DocuWare bietet als System alle Werkzeuge und Mechanismen, die man für die Erfüllung rechtlicher Grundlagen benötigt. Das System ist durch z.B. Versionierung und einstellbare Löschfristen DSGVO sicher und absolut sicher für die Einhaltung der Aufbewahrungspflichten. Mit unserem Scanservice für Ihr DocuWare DMS gehen Sie auf Nummer sicher. Wir arbeiten streng nach den Anforderungen der GOBD und garantieren eine 100 % rechtssichere Digitalisierung und Archivierung Ihrer Dokumente. Revisionssicherheit, Nachvollziehbarkeit und eine lückenlose Dokumentation durch beispielsweise eine Verfahrensdokumentation sind fester Bestandteil unserer Scandienstleistung für DocuWare.

Über die Digitalisierung eines Musterordners direkt zum Import in Ihr DocuWare System ermitteln wir kostenlos und unverbindlich einen Preis pro Aktenordner bzw. pro gescanntem Vorgang. Eine externe Digitalisierung ist in jedem Fall wirtschaftlicher und effektiver als das Scannen in Eigenregie.