Docuware Scanservice

DocuWare Scanservice: Scannen für Ihr Docuware DMS

Sie setzen das DocuWare DMS in Ihrem Unternehmen zur täglichen Archivierung Ihrer Eingangsbelege ein?

Sie möchten zusätzlich aber auch Ihre bestehendes Archiv an Akten in DocuWare archivieren?

Der Aufwand für die Digitalisierung des Altarchivs ist zu aufwendig oder die Qualität entspricht nicht den Ansprüchen?

 

 

Dann nutzen sie unseren Scanservice für DocuWare.

Als Scandienstleister bieten wir unseren Scanservice auch für die unterschiedlichsten DMS und Archivsysteme an.

Mit unserem Scanservice für DocuWare scannen wir Akten und Dokumente für den automatisierten Import in das DocuWare Dokumentenmanagement System.

Scanservice VS Selber Scannen

Wenn Sie nicht selber Ihre Aktenordner Scannen möchten oder können, übernehmen wir diese Archivierung gerne für Sie. Ebenso wenn Sie Ihre regelmäsige Ablage nicht selbst Digitalisieren/Scannen möchten, nutzen Sie unseren tagesaktuellen Scanservice für den Digitalen Posteingang.

DocuWare bietet als eines der führenden Deutschen Dokumentenmanagementsysteme verschiedene Schnittstellen und Möglichkeiten um Dokumente von externen Quellen zu importieren und zu archivieren.

DocuWare Import

Um Dokumente in DocuWare importieren zu können, müssen gewisse technische Voraussetzungen erfüllt sein. DocuWare erwartet die Digitalen Bilder, also die Scans, im PDF Format. Die Indizes, also die Indexkriterien nach denen das Dokument in DocuWare abgelegt werden soll, werden zusätzlich zur PDF Datei als XML Datei übergeben.

Docuware Scanservice

Wir sorgen mit unserem Scanservice dafür, das Sie die Digitalisierten Akten und Dokumente problemlos mit nur wenigen Mausklicks in DocuWare importieren können.

Unabhängig davon ob Sie uns mit der Digitalisierung größerer Aktenmengen oder mit dem Scannen Ihrer reglmäßigen Ablage (täglich/wöchentlich/monatlich) beauftragen, die klassischen Arbeitsschritte zur Archivierung in einem Dokumentenmanagement wie DocuWare sind im Grunde immer gleich.

Wie ein Scanservice für DocuWare exemplarisch abläuft:

- Akten & Belegabholung

  • Unser Kurierdienst holt die Akten & Dokumente termingetreu bei Ihnen ab, oder Sie senden uns diese per Pakte zu. Wir dokumentieren und protokollieren die Übergabe.

- Zwischenlagerung

  • Größere zu Scannende Aktenmengen werden zunächst Datenbankgestützt in unserem Aktenlager zwischengelagert. Somit können wir Ihnen dringend benötigte Belege und Informationen auch während des Verbleibs bei uns schnell zur Verfügung stellen.

- Belegaufbereitung

  • Im ersten Arbeitsschritt werden die Akten und Belege für den Scanvorgang vorbereitet. Klammerungen werden entfernt, Barcodes werden zur späteren digitalen Heftung angebracht.

- Scannen / Digitalisieren

  • Wir Scannen Ihre Dokumente Farblich, Schwarz/Weiß oder in Graustufen. Mit Auflösungen von 100DPI bis 600DPI. In bester Qualität mit Hochleistungsscannern die bis zu 200 Blatt pro Minute verarbeiten, Vorder und Rückseite gleichzeitig (Leerseiten werden gelöscht).

- Datenerfassung

  • Jedes digitale Dokument wird von uns mit den Indizes/Suchbegriffen Verschlagwortet unter denen Sie es im Dokumentenmanagement System finden wollen.

- Speicherung & Übergabe

  • Die Digitalen Daten (Scans & Index) werden im speziellen DocuWare Importformat gespeichert und Ihnen Online zum Abruf bereitgestellt. Wenn wir einen Zugang zu Ihrem DocuWare System haben können wir die Daten auch direkt in Ihr DMS einspielen.

Die digitalisierten Dokumente und Akten stehen Tagesaktuell sofort im DocuWare System zur Verfügung. Sie müssen selbst nicht mehr tätig werden. Als ISO zertifizierter Scandienstleister sind alle unsere Prozesse nach höchsten Qualitätsstandards aufgebaut und dokumentiert.

Abschließende Aktenvernichtung / Lagerung

Wir übernehmen am Ende auch die Vernichtung Ihrer Akten und Papiere sofern Sie dies Wünschen und uns eine Freigabe zur Vernichtung erteilen. Alternativ liefern wir die Originale an Sie zurück oder können diese auch über einen längeren Zeitraum in unserem Aktenlager einlagern.

Rechtliche Grundlagen & Datenschutz

Wir arbeiten streng nach den Anforderungen der GOBD und garantieren eine 100% rechtssichere Digitalisierung und Archivierung Ihrer Dokumente. Revisionssicherheit, Nachvollziehbarkeit und eine lückenlose Dokumentation durch beispielsweise eine Verfahrensdokumentation sind fester Bestandteil unserer Scandienstleistung für DocuWare.

Preise DocuWare Scanservice

Über die Digitalisierung eines Musterordners direkt zum Import in Ihr DocuWare System ermitteln wir kostenlos und unverbindlich einen Preis pro Aktenordner bzw. pro gescanntem Vorgang. Eine externe Digitalisierung ist in jedem Fall wirtschaftlicher und effektiver als das Scannen in Eigenregie.

 

Angebot zu DocuWare

Wir beraten Sie gerne zu unserem DocuWare Scanservice. Kontaktieren Sie uns.

Kostenlose Info Hotline0800 396 76 00
03.png

Sie haben Fragen oder wünschen Beratung?

Wir freuen uns über Ihren Anruf: 0800 396 76 00 Kostenlose Rufnummer

Sie möchten ein Angebot oder mehr Infos anfordern?

Dann schreiben Sie uns doch an: info@smart-store.de

Sie möchten mit uns Kontakt aufnehmen?

Dann nutzen Sie unser Formular: Zum Kontaktformular