
Zentrale Steuerung und Überwachung aller Workflows
Bereits seit der Gründung von Smart-Store im Jahr 1997 kamen dafür verschiedene Tools zur Digitalisierung zum Einsatz. Im Laufe von 27 Jahren hat sich ein „bunter Blumenstrauß“ unterschiedlichster Softwarelösungen angesammelt, die für verschiedene Anforderungen genutzt wurden.
„Wir hatten eine Vielzahl an Programmen, durch die wir die digitalen Daten geschleust haben, um am Ende die Images und Meta-Daten zu erhalten, die der Kunde benötigt“, erklärt Frank Czerwinski, Gründer und Geschäftsführer von Smart-Store.
Teilweise waren bis zu sechs verschiedene Softwaretools an einem einzigen Prozess beteiligt, um Aufgaben wie Texterkennung, die Erstellung von PDF/A-Dateien und die Extraktion von Metadaten zu erledigen.
„Das hat nicht nur Zeit bis zum Auftragsabschluss gekostet, sondern jeder kleinste Fehler hatte Auswirkungen auf die folgenden Arbeitsschritte“, so Czerwinski weiter.
Warum DocYard? Die Suche nach einer ganzheitlichen Lösung
Bis 2023 waren sowohl die Anzahl der gleichzeitigen Aufträge als auch die zu verarbeitenden Datenmengen so stark gestiegen, dass eine grundlegende Lösung gefunden werden musste, um die Abläufe verlässlich zu koordinieren und alle Prozesse von A bis Z abzubilden. Nach intensiver Marktrecherche, zahlreichen Präsentationen und Tests fiel die Wahl schließlich auf die Plattform DocYard.
Docyard ist vollumfängliche Integrationsplattform, die nahezu alle Prozesse der Scandienstleistung in einer einzigen Lösung vereint. Die Software modular aufgebaut, sodass selbst kleinste oder spezifische Arbeitsschritte über einzelne Bausteine konfiguriert werden können. Dazu zählen auch analoge Prozesse wie Warenannahme (Akteneingang) oder Belegvernichtung.
Sämtliche Arbeitsschritte sowie deren Ergebnisse werden zeitnah überwacht, präzise dokumentiert und bleiben auch zu einem späteren Zeitpunkt vollständig nachvollziehbar.
Durchlaufzeiten massiv gesenkt
Czerwinski zeigt sich besonders begeistert von der gesteigerten Produktivität: „Neben der frühzeitigen Erkennung von Fehlerquellen konnten auch die Durchlaufzeiten unserer Aufträge um bis zu 40 Prozent verkürzt werden. Was hilft es mir, wenn meine Scanner 200 Blatt pro Minute scannen können, ich aber im Nachgang stundenlang Dateien von links nach rechts schiebe?“
Vor allem die Integration von Zeichnungen und Großformaten war in der Vergangenheit sehr zeitaufwändig und kompliziert. Diese müssen mit speziellen A0-Scannern einzeln digitalisiert werden. „Wir platzieren Platzhalter dort, wo sich im physischen Aktenordner die Zeichnung befand. DocYard setzt die Digitalisate automatisch genau an der Stelle ein. Das ist ein echter Gamechanger, die Zeitersparnis ist enorm!“, erklärt Betriebsleiter Florian Wiederhold.
Organisatorischer Kraftakt und Investition in die Zukunft
Allerdings war die Entscheidung für DocYard nicht nur ein technologischer, sondern auch eine finanzielle Herausforderung. „Unser IT-Lieferant hat uns bei der Serverbestellung gefragt, ob wir in die Raketenwissenschaft eingestiegen sind“, scherzt Czerwinski. „Wenn man bedenkt das wir pro Monat bis zu fünf Millionen Pdf-Dateien erzeugen, dann ist da schon einiges an Rechenleistung nötig, um das zu steuern und zu verarbeiten!“
Die Einführung von DocYard war ein anspruchsvolles Unterfangen, das nahezu sechs Monate intensiver Arbeit erforderte. Während dieser Zeit wurden alle bestehenden Prozesse grundlegend überarbeitet und auf die neue Plattform umgestellt.
Doch der Aufwand hat sich gelohnt: „Wir sind bestens für die Zukunft aufgestellt. Mit DocYard können wir weiterwachsen und jede noch so spezielle Kundenanforderung effizient und zeitnah erfüllen“, resümiert Czerwinski zufrieden und betont, dass noch längst nicht alle Potenziale ausgeschöpft sind. Smart-Store steht in kontinuierlichem Austausch mit dem Softwareanbieter DocYard und entdeckt dabei immer wieder neue Ansätze, um Kundenwünsche optimal umzusetzen.
Mehr Informationen zu den Leistungen und Möglichkeiten die Smart-Store nun mit DocYard nutzen kann finden Sie unter https://www.docyard.eu/de/




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