Fahrzeugakten Scannen und Archivieren

In herkömmlichen, analogen Fahrzeugakten werden alle Dokumente gesammelt, die im Laufe eines Lebenszyklus eines Fahrzeugs entstehen: Vom Kaufvertrag, Reparaturbericht, Serviceberichten über Gutachten und Bilder bis hin zu Kopien der Fahrzeugbriefe.

Je nachdem wie lange ein Fahrzeug Teil des Fuhrparks ist, können hier große Berge an Papier entstehen. Wenn der Fuhrpark eine entsprechende Größe hat, wachsen die aufzubewahrenden Aktenberge entsprechend.

Wir Scannen alle Dokumente einer Fahrzeugakte ein, und Archivieren diese Digital als PDF Dateien. Diese PDF Dateien können entweder direkt in einer Software wie ein Dokumenten Management System (DMS) oder eine andere Verwaltungssoftware importiert werden. Alternativ können die Digitalen Fahrzeugdokumente auch in einer Hierarchisch aufgebauten Verzeichnisstruktur als volldurchsuchbare PDF Dateien gespeichert und archiviert werden.

Somit spart die Digitalisierung Ihrer Fahrzeugakten mehr als 99% des Platzbedarfs. Da jedes Dokument individuell erfasst wird, kann jede Informationen innerhalb von Sekunden gefunden und angezeigt werden. Aufwändiges Blättern und Suchen in Papieren entfällt.

Enthalten die Fahrzeugakten wichtige Originale wie Fahrzeugbrief, Kaufvertrag oder TÜV Unterlagen, so können wir diese nach dem Scannen aussortieren, und separat in neuen Ordnern abheften, damit diese Belege erhalten bleiben. In der Digitalen Akte wird zusätzlich ein Verweis auf die neue Ablage der Originale gespeichert, so dass diese im Bedarfsfall schnell verfügbar sind.

Im täglichen Ablauf arbeiten Sie somit mit den Digitalen Kopien, und nur im seltenen Bedarfsfall mit den Originalen. Die Originalakten werden erheblich ausgedünnt, da alle anderen Dokumente wie Serviceberichte, AU-Untersuchungen, Schriftverkehr oder Rechnungen nach dem Scannen vernichtet werden dürfen und auch sollten.

Nutzen Sie zukünftig unsere Smart-Cloud zur Verwaltung Ihrer digitalen Fahrzeugakten, können Sie den Dokumentenbestand natürlich jederzeit erweitern, aktualisieren und bearbeiten. Genauso wie in dem Fall, das wir die Digitalen Dokumente zum Import in ein Verwaltungssystem liefern, das bereits bei Ihnen im Einsatz ist.

Die Archivierung in einer Verzeichnisstruktur ist hingegen nur bedingt dafür geeignet, um mit aktuellen Dokumenten regelmäßig erweitert zu werden. Sprechen Sie uns an, wir beraten Sie gerne welche Digitale Lösung für Ihre Fahrzeugunterlagen die Optimale ist.

Als Scandienstleister übernehmen wir den kompletten Ablauf um Ihre Fahrzeugakten zu Digitalisieren. Angefangen bei der Abholung der Akten aus ihrem Unternehmen, der Belegvorbereitung, dem Scannen und der Datenerfassung, bis hin zur Aussortierung wichtiger Originale und der Aktenvernichtung der übrigen Dokumente.

Ein Beispielhafter Ablauf:

Wir arbeiten streng nach den Grundlagen und Vorgaben des Datenschutzes wie der DSGVO. Die Fahrzeugakten sind zu jedem Zeitpunkt vor dem Zugriff unberechtigter geschützt, wie auch natürlich die Digitalen Daten. Unsere Mitarbeiter sind auf den Datenschutz verpflichtet, und als ISO zertifiziertes Unternehmen sind unsere Prozesse genauestens Dokumentiert und entsprechend technisch abgesichert.

Mit Schreiben vom 8.März 2003 hat das Bundesfinanzministerium durch §147 Abs.1 Nr.4a jedem Steuerpflichtigem die Erlaubnis erteilt, Aufbewahrungspflichtige Unterlagen auch bildlich auf Datenträger wie DVD oder Servern zu speichern. Ausnahme sind amtliche Urkunden wie Zeugnisse, Bescheinigungen und Genehmigungen.

Wir arbeiten für Kunden aus ganz Deutschland. Auch unseren Abholservice bieten wir selbstverständlich bundesweit an. Zu unseren Kunden zählen u.a. Unternehmen wie Egerland Car Service, zahlreiche Autohäuser aber auch Speditionsunternehmen wie CML Logistics und FIEGE Logistik.

 Wenn Sie Interesse an der Digitalisierung Ihrer Fahrzeugakten haben, freuen wir uns auf Ihre Anfrage.