FAQ für Ihren Angebotsvergleich

Die Kosten einer Digitalisierung sind sehr individuell zu berechnen und hängen vor allem davon ab, in welcher Form digitalisiert wird und natürlich, was für Akten Sie haben. Die einwandfreie Verarbeitung für eine rechtssichere digitale Archivierung braucht neben professioneller Software und leistungsstarker Hardware auch entsprechend qualifiziertes und geschultes Personal. Fundierte Erfahrung und umfangreiche Kenntnisse über die revisionssichere Digitalisierung sind mindestens genauso wichtig, wie professionelle Werkzeuge. Unser Preisrechner gibt Ihnen unter Berücksichtigung Ihrer gewünschten Eckdaten schon einen ersten Überblick über mögliche Kosten.

Unsere Messwerte aus über 500.000 Akten & Ordnern haben ergeben, dass ein breiter Ordner durchschnittlich 433 Blatt enthält. 400 Blatt für einen „normalen“ Ordner ist somit unsere rechnerische Grundlage. Angebote, die von 300 Blatt oder gar 200 Blatt ausgehen sind unrealistisch. Ein breiter Ordner kann maximal 700 Blatt beinhalten, ein so extrem gefüllter Ordner lässt sich aber kaum noch schließen, dies ist die seltene Ausnahme.

Um Ihnen im Vorfeld eine ungefähre Einschätzung zu geben, mit wie viel Blatt in Ihrem Fall gerechnet werden sollte, haben wir zwei Beispielfotos:

Oftmals wird die Abrechnung auf Blattbasis angeboten, weil bei dieser Abrechnungsmethode nur bezahlt wird, was auch verarbeitet wurde. Das stimmt nur theoretisch.

Wird zum Beispiel eine Durchschnittsmenge von 300 Blatt angenommen, so dient dies lediglich einer Preiskosmetik im Vorfeld.

Selten ist dann die tatsächliche Blattanzahl mit der im Angebot angegebenen Blattzahl identisch. Die Praxis zeigt, dass meist erheblich mehr Blätter verarbeitet wurden, als im Angebot kalkuliert. Das Ergebnis: Die Abrechnung ist um ein Vielfaches höher als der Angebotspreis.

Wie oben erwähnt sind 400 Blatt pro Ordner ein realistischer Wert.

Hinweis: Es ist schwer, im Vorfeld die Blätter aller Ordner zu zählen, um einen Gesamtpreis zu ermitteln. Die Anzahl der zu digitalisierenden Ordner zu ermitteln, ist hingegen relativ einfach. Daher ist die Abrechnung auf Ordnerbasis nach unserer Erfahrung die fairste und transparenteste Abrechnung, vor allem schützt Sie vor bösen Überraschungen bei der Endabrechnung.

Unsere Endabrechnungen decken sich überwiegend mit unserem Angebot, leider scheint dies aber im Wettbewerbsvergleich die positive Ausnahme zu sein.

Grundsätzlich gibt es in der Praxis nur 4 verschiedene Ablageformen:

Schmale Ordner

Ordnerrücken sind ca. 4 cm breit

Breite Ordner

Ordnerrücken sind ca. 8 cm breit

Hängemappen

Eine Art „Schnellhefter“, die in Schränken eingehängt sind

Papierstapel Lose

Papierstapel oder auf einem Plastikstreifen geheftet

Wenn Sie die Anzahl Ihrer Akten, Ordner oder Hängemappen nicht genau ermitteln können, ist dies zunächst nicht kritisch, für eine erste Preisinformation ist eine Größenordnung völlig ausreichend.

Im Grunde gibt es nur drei Varianten der Archivierung, hieraus ergibt sich meist ganz zwangsläufig die Anzahl der Dokumente pro Ordner:

Pro Ordner

Es wird eine PDF-Datei pro Ordner erzeugt: entsprechend ist 1 Ordner = 1 Dokument

Pro Register

Die Ordner enthalten sog. Register bzw. Trenner (Bsp. A-Z, oder beschriftete Papplaschen), die zur Grundlage der Dokumententrennung dienen sollen. Hier kann die Anzahl zwar stark variieren, jedoch zeigen unsere Erfahrungswerte, dass durchschnittlich 15 Dokumente pro Ordner enthalten sind. Für eine erste Preisindikation sollte dies als Grundlage genommen werden.

Pro Vorgang

Dies ist die bei weitem aufwendigste Archivierungsform. Für jeden Vorgang eines Ordners wird ein Dokument erzeugt, die Anzahl kann hier extrem variieren. Hier ist es wichtig die durchschnittliche Blattzahl eines Dokumentes zu ermitteln, dividiert man dann die Blattzahl des Ordners mit der Blattzahl pro Vorgang, ergibt sich die Dokumentenzahl.

Unsere Erfahrungswerte gehen bei der Archivierung pro Vorgang von 150 Dokumenten pro Ordner aus.

Ein Blatt besteht immer aus einer Vorder- und einer Rückseite. Bei einer digitalisierten Seite spricht man auch von einem „Image“.

Wir kalkulieren unsere Angebote pro Blatt und nicht pro Seite. Wir scannen bei jedem Blatt immer die Vorder- und die Rückseite gleichzeitig, man nennt dies auch Duplex-Scanverfahren. Wobei nur „echte“ Rückseiten auch gespeichert werden, also Seiten, die nicht leer sind.

Da wir pro Blatt kalkulieren, spielt der Anteil der zu speichernden Rückseiten keine Rolle, es entstehen keinerlei Mehrkosten für Rückseiten.

Wird Ihnen die Abrechnung pro Seite angeboten und Ihre Dokumente enthalten beispielsweise auf der Rückseite immer eine AGB, so wird diese immer ebenfalls gescannt, gespeichert und auch abgerechnet.

Wird also die Abrechnung pro Seite angeboten, kann sich der im Vorfeld angenommene Ordnerpreis schnell verdoppeln.

Gleiches gilt, wenn der Begriff IMAGE verwendet wird, wird in einem Angebot von Abrechnung pro IMAGE gesprochen, so werden auch Rückseiten abgerechnet.

Unser TIP: Achten Sie beim Angebotsvergleich auf die verwendeten Begriffe (Blatt, Seite, Image).

Als Auftraggeber sollten Sie in erster Linie hervorragende Qualität erwarten dürfen, in welcher Auflösung gescannt wird sollte in diesem Fall zweitrangig sein. Denn qualitativ hochwertige Leistungsscanner, wie die von uns eingesetzten INOTEC Scanner, liefern bereits bei 200DPI optimale Qualität.

Eine Auflösung von 300DPI wird oftmals mit dem späteren DMS oder der Qualität der Texterkennung begründet, beides ist nur bedingt korrekt.

Wichtiger zu wissen ist, dass digitale Dokumente mit einer Auflösung von 300DPI erheblich mehr Speicherplatz benötigen als Dateien mit 200DPI Auflösung.

Wir liefern Ihnen qualitativ extrem hochwertige Digitalisate mit 200DPI und empfehlen dies grundsätzlich zur Archivierung. Wird Ihnen direkt 300DPI empfohlen, ist dies meist ein Zeichen von minderwertigerer Scanhardware.

Jedes Digitalisierungsprojekt ist individuell. Jeder Kunde hat spezielle Wünsche und Vorgaben. All dies muss in der Verarbeitung berücksichtigt werden. Wir dokumentieren alle Details eines Auftrags aufwendig in unserem Produktionssystem, konfigurieren die Software und richten die Scanner entsprechend ein.

Zusätzlich nehmen wir uns viel Zeit, um unsere Mitarbeiter genauestens auf den Auftrag einzuweisen. All dies kostet Zeit, die aber wichtig ist, um hohe Qualität und Sicherheit zu gewährleisten. Diesen Aufwand berechnen wir einmalig mit einer Jobeinrichtung. Diese Position im Ordnerpreis zu inkludieren, entspricht nicht unserem Anspruch von Fairness und Transparenz. So wissen Sie, wofür Sie bezahlen.

Die Datenerfassung ist bei uns aus Gründen der Qualitätssicherung ein größtenteils manueller Arbeitsvorgang. Für bestimmte Bereiche (z.B. Belegtyperkennung, Kategorisierung etc.) lassen wir uns durch Software / künstliche Intelligenz unterstützen, aber auch da ist die menschliche Komponente unverzichtbar. Die Kosten pro Minute und nicht pro Zeichen zu berechnen, hat sich in der Vergangenheit als der fairste und beste Weg bewährt. Ein Standardwert für die Anzahl an Zeichen pro Ordnerbeschriftung ist quasi nicht zu ermitteln. Zusätzlich kann eine lange Bezeichnung aus einfachen Wörtern oder Zahlenfolgen manchmal schneller erfasst werden als ein kurzes kryptisches Wort in Handschrift. Durch die Berechnung pro Minute bezahlen Sie nur für geleistete Arbeit und unsere Mitarbeiter werden fair entlohnt.

Durch die vielen Akten und Ordner, die wir jedes Jahr digitalisieren, können wir mithilfe der regelmäßigen Messung von Zeiten erste Angebote auf Basis unserer Erfahrungswerte erstellen. Sollten Sie einen persönlichen, ganz individuellen Preis haben wollen, dann können wir den anhand einer Probearchivierung für Sie ermitteln.