Firmenumzug ohne Akten

Firmenumzug ohne Akten & Ordner

Akten & Ordner bei Firmenumzug nicht mitnehmen

Am neuen Standort nach Firmenumzug wertvollen Platz sparen

Wohin mit den Akten?

 

Wenn Sie Ihren Firmenumzug planen, wird auch die Frage „Wohin mit den Akten?“ eine wichtige Rolle spielen. Dabei können wir Ihnen helfen.

Ziehen Sie nicht mit Ihren Akten um!

Ziehen Sie mit einer Festplatte voll Akten um!

Wir Scannen und Archivieren Ihre Akten & Ordner im Rahmen Ihres Firmenumzugs für sie ein. So müssen Sie am neuen Standort in den neuen Büros keinen Platz für das Archiv oder Aktenschränke einplanen.

Dabei übernehmen wir auch das Verpacken und Transportieren der Akten & Ordner, und das erheblich günstiger als ein Umzugsunternehmen oder eine Umzug Spedition. Sie müssen nicht mit eigenem Personal tätig werden, bei einem Umzug haben sie auch so schon genug zu tun.

Wir kümmern uns auch um die Frage:

Was darf vernichtet werden und was muss weiterhin aufbewahrt werden?

Auf Wunsch übernehmen wir auch die Aktenvernichtung. Wir sorgen dafür das Ihr Archiv und Ihre Aktenschränke zum Umzugstermin leer sind und Sie lediglich mit einer Festplatte oder wenigen Datenträgern wie DVD umziehen.

Am neuen Standort können Sie sofort mit den Digitalen Akten & Ordner arbeiten.

Wir Scannen & Digitalisieren Blatt für Blatt und speichern die Akten als PDF Dateien nach Ihren Wünschen und so, das Sie die Dokumente innerhalb von Sekunden wieder finden.

Die Vorteile der Elektronischen Archivierung bei einem Firmenumzug:

  • Keine Platzbedarf am neuen Standort
  • Geringe Transport- und Verpackungskosten
  • Fullservice für Ihre Akten
  • Welche Akte kann weg? Welche Akten müssen aufbewahrt werden?
  • Digitale Akten nach Umzug sofort einsatzfähig
  • Sekundenschnelles Finden digitaler Dokumente
  • Einfaches Erfüllen rechtlicher Vorgaben gemäß GOBD

Was kostet das Akten Scannen im Rahmen eines Firmenumzugs?

Weniger als der Umzug und die neue Verräumung Ihrer Akten!

Wir berechnen pro zu Archivierendender Akte 15,-€.

In diesem Preis sind alle Tätigkeiten enthalten, die notwendig sind um Ihre Akten Digital zu archivieren.

Lediglich die Verpackungs- und Transportkosten kommen einmalig hinzu. Als Profis mit mehr als 21 Jahren Erfahrung im Bereich der Aktenlogistik, können wir diesen Service günstiger anbieten als ein Umzugsunternehmen.

Unser spezielles Angebot für Firmenumzüge ohne Akten:

Wir berechnen pro Akte für Verpackung & Transport

zwischen 0,20€ und 0,30€

im Rahmen Ihres Firmenumzugs

Die so gesparten Kosten können Sie in die Digitalisierung investieren. Die zusätzlich gesparten Aufwendungen für Archivraum und ggf. Aktenschränke und Regale im Rahmen eines Firmenumzugs, machen die Digitalisierung Ihrer Akten zu einer günstigen und effektiven Alternative. 

Wir holen Deutschlandweit Akten ab

Ob kleinere Mengen ab 50 Ordner oder große Archive mit mehreren Tausend Ordnern. Wir arbeiten Deutschlandweit und holen und verpacken die Akten immer mit eigenem Personal vor Ort.

Unsere Kunden stammen aus München, Stuttgart, Berlin, Hamburg, Köln oder Dortmund, mehr als 500 Firmen haben uns Ihr Vertrauen für die Digitalisierung und Archivierung Ihrer Akten geschenkt und wurden nicht enttäuscht.

Welche Akten und Dokumente können Digital archiviert werden?

Wir archivieren und Digitalisieren bei Firmenumzügen alles was an Papier anfällt. Von Aktenordnern, Karteischränken bis hin zu Zeichnungsarchiven aus Zeichnungsschränken.

Klassische Belegart für eine Digitale Archivierung sind unter Anderem:

  • Rechnungsordner
  • Buchhaltungsordner
  • Ordner mit Schriftverkehr
  • Transport und Speditionsordner
  • Personalakten
  • Spesen- und Reisekosten
  • Und alles was in einem Unternehmen an Papier anfällt
Akten bei Firmenumzug Scannen

Wie läuft eine Digitalisierung der Akten im Rahmen eines Firmenumzugs ab?

  1. Wie jedes andere Umzugsunternehmen machen wir eine Bestandsaufnahme. Wir stellen aber auch Fragen danach wie Sie Ihre Akten später digital wieder finden möchten.

Und wir bieten Ihnen eine kostenlose Probearchivierung von EINER Akte PRO BELEGART an. Sie können unverbindlich im Vorfeld die Arbeit mit digitalen Akten testen.

  1. Im Auftragsfall kommen wir mit eigenem Personal, Material und Transportmitteln und verpacken die Akten in Ihrem Unternehmen. Akten die nicht mehr der Aufbewahrungspflicht unterliegen entsorgen wir nach Abstimmung mit Ihnen direkt vor Ort in Container.

Die übrigen Akten verpacken wir protokolliert und dokumentiert in Transportbehältnisse.

  1. Aktenlagerung oder Scannen

Für alle Akten die nicht vernichtet werden sollen oder dürfen haben Sie noch die Wahl ob wir diese lediglich für einen längeren Zeitraum in unserem Aktenlager einlagern, oder ob wir diese wie empfohlen Digital Archivieren dürfen. 

  1. Einzuscannende Akten werden im ersten Arbeitsschritt der Digitalisierung von uns entsprechend vorbereitet. Wir entfernen Klammerungen wie Tackernadeln, kleben kleine Haft-Notizen und Quittungen auf Rückseiten oder leere Blätter und sorgen mittels Barcodes für die spätere Dokumententrennung.
  2. Wir Scannen und Digitalisieren die Akten Blatt für Blatt mit Hochleistungsscannern (150 Blatt pro Minute an 5 Scannern). Wir Scannen Vorder- & Rückseite gleichzeitig (Leerseiten werden gelöscht). Schwarz/Weiß oder Farbe ist ebenso möglich wie verschieden Auflösungen und Formate von DIN-A7 bis DIN-A0 (Pläne & Zeichnungen).
  3. Abschließend erfassen wir zu jedem Dokument und jeder Akte die Suchbegriffe die Sie benötigen, um die Akten später digital innerhalb von Sekunden finden zu können. Zusätzlich speichern wir in jeder PDF Datei eine Volltexterkennung, damit Sie auch nach einzelnen Begriffen und Daten suchen können.
  4. Das Ergebnis erhalten Sie auf Datenträgern wie DVD oder einer externen Festplatte zru freien Verwendung. Beispielsweise um die digitalen Daten und Dokumente in Ihr Netzwerk zu kopieren oder in eine ggf. vorhandenes DMS (Dokumentenmanagement System) zu importieren.
  5. Die Originalakten verwahren wir noch einen gewissen Zeitraum bis wir diese nach Ihrer Freigabe vernichten.

Die Rechtlichen Aspekte einer Elektronischen Archivierung

Der Gesetzgeber hat die Digitale Aufbewahrung von Unterlagen und Aufzeichnungen grundsätzlich erlaubt, sofern einige wichtige Kriterien eingehalten und umgesetzt werden. Hierzu zählen Aspekete wie die Revisionssicherheit (Unveränderbarkeit), der unmittelbare Zugriff, die Nachvollziehbarkeit und die Inhaltoiche Vollständigkeit. Beauftragen Sie uns mit der Digitalisierung Ihrer Akten, Ordner und Dokumente, garantieren wir Ihnen eine volltsändige Erfüllung aller gesetzlichen Anforderungen und Grundlagen für die Elektronische Archivierung Ihrer Dokumente.

Wir informieren

Bei weiteren Fargen zur Digitalen Archivierung, insbesondere für unser spezielles Angebot bei Firmenumzügen, und wie Sie nicht Ihre Akten mitumziehen müssen, freuen wir uns auf Ihre Kontaktaufnahme.

 

Ohne Akten umziehen

Geben Sie uns Ihre

Akten & Ordner

Wir Scannen!

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