Handakten Scannen und Archivieren

Auch in Kanzleien setzt sich die Digitalisierung immer mehr durch, Diktate werden digital aufgenommen, Signierte E-Mails verschickt, und mit den Gerichten digital kommuniziert. Trotzdem wollen viele Rechtsanwälte nicht auf Ihre Papierakten verzichten.

Ein Grund mag darin liegen, das nach wie vor viele Dokumente im Original aufbewahrt werden müssen. Unterlagen wie Vollstreckungstitel, Urteile oder Schuldscheine können zwar Digitalisiert werden, sollten aber weiterhin im Original vorhanden sein.

Dabei führt spätestens seit der Einführung von eJustiz und eGovernment die reine „Papier Akte“ zu einem Medienbruch.

Als Scandienstleister mit mehr als 20 Jahren Erfahrung in der Digitalen Archivierung, u.a. auch von tausenden von Handakten für Rechtsanwaltskanzleien jeder Größe, haben wir Techniken entwickelt, die auch Ihnen helfen können Ihre Handakten zu Scannen und Digital zu archivieren.

Die Digitale Handakte - auch eAkte genannt - hat zahlreiche Vorteile, gegenüber der Papier-Handakte:

Trotz guter Strukturierung, kommt es gerade bei Rechtsanwaltsakten oft vor, das nach bestimmten Stichworten gesucht wird. Wir speichern in Ihrer Digitalen Handakte auch immer die Texterkennung (OCR). Alle enthaltenen Druckdaten werden somit ausgewertet, und stehen zur Recherche zur Verfügung. Selbst einzelne Begriffe oder Daten werden innerhalb von Sekunden gefunden und angezeigt.

Wir können zu jedem Dokument der Akte Metainformationen zum Inhalt speichern, durch diese zusätzlichen Informationen ist es leicht fremde Dokumente (z.b. von der Gegenseite) auszuwerten, und sogar in den eigenen Dokumentenbestand, die eigene Digitale Handakte zu übernehmen.

Urteile, Vollstreckungstitel oder Schuldscheine sollte wie eingangs erwähnt, weiterhin im Original aufbewahrt werden, während der übrige Teil – meist Schriftverkehr – vernichtet werden darf.

Wenn Sie uns mit der Digitalisierung Ihrer Handakten beauftragen, wenden wir eine spezielle Technik an, bei der wir den Bezug von Digitaler Handakte zu Originalen für Sie herstellen. Aufbewahrungspflichtige Dokumente werden von uns zwar gescannt, Ihnen aber später separat wieder zur eigenen Verwahrung zurückgegeben. In der Digitalen Rechtsanwaltsakte befindet sich zu dem gescannten Dokument, dann ein eindeutiger Verweis auf das Original.

Diese Originale sind in speziell gekennzeichneten Ordner abgelegt, die es Ihnen ermöglichen Originale im seltenen Bedarfsfall, zu einem Mandat innerhalb von wenigen Minuten zur Verfügung zu haben.

Dokumente die Sie elektronisch erhalten, beispielsweise aus dem beA, können Sie direkt in die Digitale Handakte abspeichern. Auch Schriftstücke die selbst elektronisch erstellen, können ohne zusätzlichen Ausdruck direkt in der eAkte archiviert werden.

Natürlich besteht für Rechtsanwälte weiterhin die Verschwiegenheitspflicht, von daher ist es elementar auch bei der Digitalen Archivierung von Anwaltsakten darauf zu achten, dass der Zugriff Dritter auf die Digitale Handakte verhindert wird. Als Scandienstleister achten wir streng auf die Einhaltung aller Regelungen zum Datenschutz, insbesondere der DSGVO. Alle unsere Mitarbeiter sind nach dem Datenschutz auf die Geheimhaltung und Sorgfaltspflicht verpflichtet.

Wir erstellen zu jedem Auftrag entsprechende Dokumente wie Geheimhaltungserklärung und Auftragsvereinbarung.

Es empfiehlt sich aber insbesondere die alten Handakten von abgeschlossenen Mandaten zu Scannen und Digital zu archivieren. Hier sind die Effekte bzgl. Platzersparnis und Erleichterung im späteren Zugriff besonders stark spürbar. Für die Digitale Archivierung aktueller Mandate, sollte eine entsprechende Software eingesetzt werden, während alte Akten auch ohne zusätzliche Technik Digital archiviert werden können. Aufwand und Kosten für das Scannen abgeschlossener Mandate und deren Papier Handakten sind um ein vielfaches geringer als bei aktuellen Mandaten.

Handakten die Digital gespeichert als PDF-A Dateien, mit dem Aktenzeichen und dem Mandatsnamen im Dateinamenarchiviert werden, lassen sich sehr schnell recherchieren. Das PDF-A Format erfüllt die Kriterien der Revisionssicherheit und bietet ausreichend Funktionen wie Texterkennung und digitale Lesezeichen, um effektiv und Zeitsparend mit den Handakten arbeiten zu können.

Als ISO zertifizierter Scandienstleister übernehmen wir den kompletten Service für die Digitalisierung und elektronischen Archivierung Ihrer Handakten.

Im Folgenden Skizzieren wir Ihnen den groben Ablauf einer Handakten Digitalisierung:

Wir bieten unseren Digitalisierungs- Service für Kanzleiene und Rechtsanwälte aus ganz Deutschland an.

Für alle Rechtsgebiete und unabhängig vom Umfang des Archivs.

Sprechen Sie uns gerne an wenn Sie weitere Informationen und Angebote benötigen