Projektdokumentationen Archivieren

Die Archivierung abgeschlossener Projekte betrifft alle Unterlagen und Dokumente die im Laufe des Projektes entstanden sind:

Für die Digitalisierung von Projektdokumentationen aktueller Projekte, bieten wir Ihnen unsere Smart-Cloud an. Ein Online Dokumenten Management System (DMS) mit deren Hilfe Sie Unterlagen und Dokumente aus verschiedenen Quellen, digital an zentraler Stelle in einer übersichtlichen Struktur verwalten können. Auch hier können wir Sie mit unserem Scanservice bei der Digitalisierung größerer analoger Mengen an Papier Dokumenten unterstützen.

Die Vorteile Digitaler Projektdokumentationen

Die Digitalisierung im Allgemeinen bietet für Unternehmen zahlreiche Vorteile, die auch heute noch nicht ausreichend ausgeschöpft werden. Die Digitale Archivierung – also das scannen – von Dokumenten und Unterlagen im speziellen bietet darüber hinaus große Optimierungspotentiale in der Verwaltung und Abwicklung von Projekten:

Sie müssen nicht zwingend eine Software zur Verwaltung Ihrer Projektdokumentationen einsetzen (Siehe unten PDF Archivierung), aber für die Verwaltung und Archivierung aktueller Projektunterlagen ist der Einsatz eines Dokumenten Managements sinnvoll.

DMS Systeme bieten eine Vielzahl von Funktionen die Ihnen die Arbeit erleichtern. Über Versionierung von Dokumenten, klarer Strukturvorgaben bis hin zu komfortablen Suchfunktionen wird alles elektronisch gesteuert und weitgehend automatisch archiviert.   Ein Dokumenten Management importiert automatisiert Dokumente aus verschiedenen Quellen, sei es auf analogem Weg über das Einscannen, den Import von PDF Dateien oder über die Druckerschnittstelle aus anderen Programmen wie Word oder Projektsystemen heraus.

Setzen Sie unsere Smart-Cloud zur Archivierung und Verwaltung Ihrer Projektdokumentationen ein. Unsere Smart-Cloud basiert auf dem bekannten Amagno System und bietet Online alle Funktionen eines vollwertigen DMS.

Kommt keine Software wie ein Dokumenten-Management-System zum Einsatz, ist oft auch eine simple Archivierung in Form von PDF Dateien in einer gut strukturierten Verzeichnisstruktur ausreichend. Gerade wenn es um die Digitale Archivierung abgeschlossener Projekte und deren Unterlagen geht, ist die Speicherung als PDF Dateien völlig ausreichend.

Anhand der bestehenden Ordnerstruktur – Grundlage ist ein Inhaltsverzeichnis oder/und die Orderrückenbeschriftung – sowie der Unterteilung in Register/Trenner, erzeugen wie 1:1 den Aufbau der Digitalen Archivstruktur. Diese wird aus hierarchisch aufgebauten Verzeichnissen (Dateiordnern) aufgebaut, in deren letzter Instanz die PDF Dateien gespeichert sind. Die PDF Dateien sind dabei anhand der Register oder Dokumentenbezeichnungen benannt.

Jeder Benutzer kann sich leicht und schnell orientieren und Dokumente innerhalb von Sekunden Finden und anzeigen. 

Ob die Archivierung der Projektdokumentationen nun in einem DMS System stattfindet oder als PDF Verzeichnisstruktur, in jedem Fall speichern wir jedes Dokument mit einer Volltexterkennung (OCR). Mithilfe der Texterkennung kann innerhalb der digitalen PDF Dokumente nach Stichworten, Texten und Daten gesucht werden. Eine solche Recherche funktioniert im Windows Explorer auch über ALLE PDF Dateien, nach Eingabe der Suchbegriffe werden die PDF Dateien angezeigt, die einen entsprechenden Inhalt haben. Während ein DMS wie unsere Smart-Cloud sofort an die Fundstellen „springt“, muss bei einer reinen PDF Archivierung eine 2.Recherche innerhalb der PDF Datei stattfinden.

Oft beinhalten Projektdokumentationen auch sehr unterschiedliche Formate. Pläne und Zeichnungen liegen oft in den Formaten DIN-A2 bis DIN-A0 vor. Unser Scanservice digitalisiert auch diese Vorlagen und speichert sie in der Digitalen Projektdokumentation. Allerdings sind hier spezielle Konzepte nötig, da Großformate an anderen Scannern Digitalisiert werden wie beispielsweise Schriftverkehr im DIN-A4 Format.

Wir sind seit vielen Jahren spezialisiert auf die Digitalisierung und Archivierung von Projektunterlagen, und haben für jede Anforderung, wie auch für Großformate, spezielle Lösungen zur optimalen Umsetzung entwickelt.

Wir Digitalisieren Ihre Projektdokumentationen sowohl als vollindizierte und durchsuchbare PDF Dateien, als auch für den automatisierten Import in Dokumenten Management Systeme. Preise und Kosten für unsere Scandienstleistung sind in beiden Fällen identisch.

Wir berechnen durchschnittlich pro Aktenordner zwischen

14€ bis 17€

In diesem Preis sind alle Tätigkeiten zur Digitalisierung Ihrer Projektdokumentationen enthalten. Lediglich die Kosten für die Verpackung und den Transport Ihrer Akten berechnen wir separat.

Den für Sie optimalen Preis berechnen wir anhand einiger Eckdaten die Sie uns nennen, oder idealerweise auf Basis einer kostenlosen und unverbindlichen Probearchivierung einiger Testakten bis hin zu kompletten Projekten.

Wir bieten den kompletten umfassenden Service für die Digitalisierung und Archivierung Ihrer Projektdokumentationen und Projektunterlagen. Wahlweise natürlich auch nur einzelne Bausteine aus unseren Leistungen:

Wir arbeiten für Unternehmen aus ganz Deutschland, aus nahezu jeder Branche und Größenordnung zählen Firmen zu unseren Kunden. Namhafte Kunden wie Siemens, KUKA, Airbus haben uns bereits mit der Digitalisierung Ihrer Projektunterlagen beauftragt, aber auch viele kleine Unternehmen oder auch Ingenieure, Architekten oder Bauunternehmen zählen zu unseren Kunden.

Wir Scannen und Digitalisieren aktuell bis zu 100.000 Belege pro Tag, was ca. 200 Aktenordnern entspricht. Als ISO zertifizierter Scandienstleister sind unsere Prozesse genauestens Dokumentiert und auf Qualität und Kundenservice ausgerichtet. Wir arbeiten streng nach Datenschutzvorgaben.

 Sprechen Sie uns an, wir finden für (fast) jede Anforderung die effektivste Lösung.