Prozessakten Scannen und Archivieren

Wir leisten aber noch viel mehr.

Sie sind Anwalt und haben bei Gericht Akteneinsicht beantragt?

Die Akten stehen Ihnen aber nur für einen kurzen Zeitraum zur Verfügung?

Das ist leider normal, genauso normal wie viele Kanzleien dann diese Prozessakten fotokopieren um ausreichend Zeit zu gewinnen, sich mit den Unterlagen zu beschäftigen. Unser Scanservice ist die optimale Alternative zu den Fotokopien.

Wir Scannen Ihre Prozessakten innerhalb kürzester Zeit ein (meist tagesaktuell), und stellen Ihnen die Dokumente Digital zur Verfügung. Inklusive Volltexterkennung und klarer Aktenstruktur, können Sie die enthaltenen Informationen innerhalb von Sekunden recherchieren und analysieren.

Pro Tag können wir bis zu 200.000 Dokumente (100 Ordner) digitalisieren und Scannen.

Auf Wunsch übernehmen wir auch den Rückversand der Prozessakten direkt an das Gericht.

Wie finde ich ein Dokument ? Wie sieht die Arbeit mit digitalen Prozessakten & Ordner aus?

Nach dem Vorbereiten der Prozessakten (Entklammern, Haftnotizen auf Leerblätter kleben usw.), und dem Scannen der Unterlagen erfassen wir zu jeder Akte die Suchbegriffe die Sie benötigen um die Dokumente schnell digital Finden zu können.

Für Prozessakten sind dies in erster Linie Aktenzeichen sowie die Namen der beiden Parteien, ggf. auch noch den Betreff und den Jahrgang pro Dokument.

Diese Daten bilden sowohl den Dateinamen der PDF Dateien, als auch die Grundlage für eine Baumstruktur.

Sie können die so verschlagworteten Dokumente aber auch in ein Dokumenten Management System oder eine Kanzleiverwaltung importieren.

Vor allem aber können Sie die Digitalen Dokumente und Ordner am PC und auch Laptop/Pad sichten und bearbeiten. Jedes Dokument ist innerhalb von Sekunden verfügbar.

Stellen Sie sich vor, bei Gerichtsterminen nicht mit Ordnern sondern nur mit einem Laptop zu erscheinen.

Neben dem zeitnahen digitalisieren und scannen von Prozessakten die Ihnen lediglich für einen kurzen Zeitraum zur Verfügung stehen, ist die Digitale Archivierung von abgeschlossenen Mandaten und Prozessakten besonders effektiv. Auch diese Akten müssen für mindestens 10 Jahre aufbewahrt werden, aus historischen oder für eigene Recherchezwecke ist es sogar sinnvoll Akten darüber hinaus vor zu halten.

Wenn Sie abgeschlossene Mandate und Prozessakten durch unseren Scanservice Digital archivieren lassen, stehen Ihnen die Dokumente für einen nahezu unbegrenzten Zeitraum zur Recherche und Ansicht zur Verfügung. Die Originale dürfen vernichtet werden, bis auf die Urteile, Origianle wie Urteile sortieren wir für Sie aus und liefern Ihnen diese zurück. Alle weiteren Unterlagen und Dokumente werden datenschutzrechtlich vernichtet und verschwenden keinerlei wertvollen Platz und Zeit in der Suche.

Mit der Elektronischen Archivierung von Ordner und Prozessakten sparen Sie neben Zeit bei der Recherche, vor allem aber auch Platz bei der Aufbewahrung. Digitale Dokumente benötigen im Vergleich zum Papier keinen Platz für die Aufbewahrung. Eine DVD speichert beispielsweise bis zu 400 Standard Akten Ordner, auf Servern ist die Speicherkapazität nahezu unbegrenzt.

Unseren Scanservice berechnen wir pro Ordner bzw. Prozessakte. Den Aufwand kalkulieren wir gerne anhand einer kostenlosen Probearchivierung oder einiger Eckdaten die Sie uns freundlicherweise nennen. Im Falle einer Probearchivierung benötigen wir einige repräsentative Prozessakten, die wir komplett für Sie digitalisieren und nach Abschluss wieder im Original an Sie zurück liefern.

Auf Basis dieser Probe erhalten Sie ein detailliertes Angebote und die entstandenen digitalen Ergebnisse.

Pro Prozessakte berechnen wir für die Digitalisierung zwischen 3,50€ und 8,50€ inklusive aller anfallenden Tätigkeiten exklusive Aktenabholung.

Wenn Sie unseren Scanservice zur Digitalisierung Ihrer Prozessakten nutzen möchten, könnte ein klassischer Ablauf wie folgt aussehen:

Wir arbeiten für Kunden aus dem gesamten Bundesgebiet. Wir Digitalisieren, Scannen und archivieren für Kanzleien jeder Größe und Sparte.

Wir übernehmen die Aktenlogistik bundesweit mit eigenen Mitarbeitern.

Unsere Abläufe sind ISO zertifiziert und wir arbeiten streng nach Datenschutzvorgaben wie auch der DSGVO