10 Millionen Seiten in 5 Monaten archiviert

Archivlösung für einen Standort im Wandel

Im Zuge einer Standortumstrukturierung stand einer der weltweit größten Schiffsmotorenhersteller im Jahr 2024 vor der Herausforderung, ein umfangreiches Aktenarchiv an einem norddeutschen Standort zu digitalisieren.

Da Teile des Standorts, einschließlich des Archivs, veräußert werden sollten, entfiel der Lagerraum für die Aktenbestände. Gleichzeitig blieb der Standort als Servicezentrum erhalten, wodurch ein schneller und zuverlässiger Zugriff auf technische Dokumentationen essenziell blieb.

Eine externe Lagerung kam für den Kunden nicht infrage, da Servicemitarbeiter jederzeit Zugriff auf die Dokumente benötigten. Zudem entsprach eine rein analoge Archivierung nicht den Innovationsansprüchen des Unternehmens.

2024 war klar: Gesucht wurde ein Digitalisierungspartner, der beim Scannen genauso leistungsstark ist wie der Kunde im Bau von Schiffsmotoren. Bei der Suche nach Scandienstleistern im norddeutschen Raum stieß man auf die Smart-Store GmbH.

Bereits nach den ersten Gesprächen war klar: Mit 4 Millionen gescannten Belegen pro Monat bietet Smart-Store nicht nur einen hochleistungsfähigen Scanservice, sondern verfügt dank jahrelanger Erfahrung mit großen Bestandsarchiven auch über bewährte Prozesse und Techniken, die eine wirtschaftliche Digitalisierung der Akten ermöglichen.

Das Projekt war auf fünf Monate terminiert, in denen folgende Ziele erreicht werden sollten:

• 10 Millionen Seiten digitalisieren
• 25.000 Aktenordner, 30.000 großformatige Pläne und 40.000 Hängemappen verarbeitet
• digitale Daten in die SharePoint-Umgebung des Kunden integrieren
• alle Papierdokumente abschließend vernichten

Smart-Store entwickelte ein Konzept, um die 10 Millionen Seiten effizient zu verpacken, zu transportieren und innerhalb von fünf Monaten zu digitalisieren.

Dabei setzten ausschließlich festangestellte Fachkräfte alle Arbeitsschritte um – von Verpackung und Transport über Belegvorbereitung bis hin zum Scannen und der präzisen Indexierung. Der Einsatz von Leiharbeitern oder studentischen Hilfskräften wird bewusst vermieden.

Auch für spezielle Anforderungen, wie zahlreiche kleine Mappen in Hunderten Kartons, fanden sich wirtschaftliche Lösungen, etwa die Erstellung einer PDF-Datei pro Karton. Durch OCR blieben alle Informationen schnell auffindbar.

Dank der sorgfältigen Vorarbeit konnten benötigte Dokumente aus drei Millionen Vorgängen innerhalb eines Arbeitstags digital bereitgestellt werden – oft schneller als zuvor aus dem eigenen Archiv.

Während des gesamten Projekts erfolgte ein enger digitaler Austausch zwischen den Verantwortlichen. Tagesaktuelle Scanprotokolle gewährleisteten eine transparente und reibungslose Abwicklung.

Das Digitalisierungsprojekt wurde im Januar 2025 erfolgreich abgeschlossen. Seither arbeiten die Mitarbeiter vollständig digital und greifen standortunabhängig und in Sekundenschnelle auf alle technischen Dokumentationen und Unterlagen in der SharePoint-Umgebung zu.

Nach einer gründlichen Qualitätskontrolle durch das Qualitätsmanagement des Kunden konnten sämtliche Originalunterlagen bedenkenlos vernichtet werden. Die Umstellung auf ein digitales Dokumentenmanagement spart nicht nur erheblich Platz und Kosten, sondern hat auch die Effizienz im Servicebereich deutlich gesteigert.

Darüber hinaus brachte die Digitalisierung einen unerwarteten Mehrwert: Verloren geglaubte Unterlagen, die zuvor falsch abgelegt worden waren, konnten wiedergefunden und nutzbar gemacht werden.

Das Projekt zeigt eindrucksvoll, dass selbst komplexe und gewachsene Archivbestände in kurzer Zeit sicher, effizient und nachhaltig digitalisiert werden können – mit einem Partner, der nicht nur technische Kompetenz, sondern auch Verantwortung übernimmt.

Der Kunde hob besonders die Flexibilität und Zuverlässigkeit von Smart-Store hervor, auch im Umgang mit unerwarteten Herausforderungen und individuellen Anforderungen.