Reisekostenabrechnungen Scannen und Archivieren

Sie müssen keine Bon´s Tackern, Quittungen aufkleben, oder versuchen die Fahrkarte zu lochen. Übergeben Sie uns Ihre Reisekostenabrechnungen, ob alt oder aktuell, wir Scannen und Digitalisieren Ihre Reisekostenabrechnung.

Unsere Scanner können auch kleinste Belege im automatischen Einzugsverfahren problemlos verarbeiten und einscannen. Wenn Sie uns mit der Digitalisierung und Archivierung Ihrer Reisekostenabrechnungen beauftragen, bündeln Sie zukünftig alle Belege nur noch, und übersenden uns diese Bündel, oder lassen sie durch unseren Kurierdienst abholen.

Wir Scannen alle Reisekostenbelege und Rechnungen tagesaktuell ein, und stellen sie Ihnen umgehend als elektronische Dokumente Digital zur Verfügung.

Verschlagwortet nach Mitarbeitername, Reisenummer, Datum oder auch Abteilung und Reisegrund.

Mit der Digitalen Reisekostenabrechnung in unserer Smart-Cloud (oder jedem anderen Software -   Abrechnungssystem), können Sie auch analoge und elektronische Dokumente kombinieren. Mitarbeiter die Ihre Auflistung Digital erstellen, fügen diese auch ganz einfach per Digitalem WorkFlow den gescannten Original Quittungen, Belegen und Bon´s hinzu.

Somit entsteht eine vollständige Digitale Reisekostenabrechnung die zentral in einem Dokumentenpool alle zugehörigen Belege speichert.

Jeder der schon einmal in abgehefteten Reisekostenabrechnungen in Papierform etwas gesucht, weiß wie aufwendig es sein kann sich durch Stapel kleiner Belege und unterschiedlicher Formate zu blättern. Langes Suchen und Blättern entfällt bei Digitalen Reisekosten Belegen komplett.

Wir erfassen zu jeder Reisekostenabrechnung die Schlagwörter die Sie benötigen, um die Abrechnung schnell und einfach Finden zu können.

Dies sind Felder wie:

Da wir jede PDF Datei zusätzlich mit einer Texterkennung speichern, können Sie auch nach Stichworten suchen. Suchen Sie beispielsweise nach einer Fahrkarte mit einem bestimmten Zielort, oder einem Bewirtungsbeleg aus einem bestimmten Restaurant, so finden Sie diesen Beleg durch Eingabe des Stichwortes (Zielort oder Restaurant) innerhalb von Sekunden.

Auch über den gesamten Bestand an Reisekostenbelegen lässt sich nach Stichworten, Mitarbeiternamen oder sogar Beträgen recherchieren und Dokumente & Informationen innerhalb von Sekunden anzeigen.

Finden Sie jede Rechnung in Sekunden mit nur wenigen Mausklicks.

Wir Scannen für Sie sowohl Ihre Bestandsakten mit Reisekosten Abrechnungen der vergangenen Jahre ein, als auch aktuelle Reisekostenabrechnungen. Wobei die Digitalisierung und Archivierung von aktuellen Abrechnungen am effektivsten ist, und die meisten Kosten spart.

Nutzen Sie unsere Scandienstleistung um Ihre aktuellen Belege und Rechnungen zeitnah zu Digitalisieren, und sparen bis zu 80% des Aufwands für die Ablage der Belege ein. Kein Klammern, Lochen, Sortieren oder aufkleben mehr. Wir übernehmen Ihre Abrechnungen wie Sie sie uns übergeben, und liefern Ihnen sortierte, qualitativ hochwertige Scans zurück.

Gleiches gilt natürlich auch für die Elektronische Archivierung abgeschlossener Reisekostenabrechnungen aus Akten und Ordnern. Nur ist auch hier der Aufwand für die Belegvorbereitung für uns auch größer als bei Aktuellen Belegen. In jedem Fall aber spart auch die Digitalisierung Ihrer abgelegten Reisekostenabrechnungen Zeit, Platz und Kosten.

Senden Sie uns Ihre Reisekostenabrechnungen regelmäßig zu, sobald diese beispielsweise verbucht sind, und wir Scannen alle Dokumente tagesaktuell ein. Das Ergebnis erhalten Sie Digital Online zum Download über einen gesicherten Zugang. Die Digitalen Dokumente können Sie direkt benutzen, da wir eine übersichtliche Elektronische Baumstruktur aus PDF Dateien als Verzeichnisbaum erstellen.

Wir liefern Ihnen die digitalen Daten aber auch in einem Format, das Ihr Dokumentenmanagement oder anderes Abrechnungssystem benötigt, um die Dokumente automatisiert zu importieren.

Setzen Sie ein Dokumenten Management System (DMS) zur Verwaltung Ihrer Reisekostenabrechnungen ein, so liefern wir Ihnen die Daten zum automatisierten Import in diese Software, oder auch zum Import in jedes andere Abrechnungssystem.

Gemeinsam mit Ihnen erzeugen wir das Elektronische Archiv zur Verwaltung Ihrer Reisekosten.

Aber auch wenn Sie noch keine Software zur Verwaltung Ihrer Reisekosten im Einsatz haben, können wir Ihnen die Digitalen Dokumente entweder in unserer Smart-Cloud zur Verwaltung, Bearbeitung, Recherche und Archivierung zur Verfügung stellen. Oder wir liefern Ihnen die Daten in einer übersichtlichen. Leicht zu bedienenden Verzeichnisstruktur:

Reisekostenabrechnungen müssen ebenfalls, wie Buchhaltungsunterlagen und Rechnungen, 10 Jahre aufbewahrt werden. Aber gerade im Falle von Reisekosten Belegen wie Quittungen und Bon´s kann dies bei Thermopapier zum Problem werden. Ein wichtiger Grund diese Belege digital in bester Qualität aufzubewahren, und vor allem durch einen professionellen Scanservice digitalisieren zu lassen.

Mit Schreiben vom 8.März 2003 hat das Bundesministerium für Finanzen durch §147 Abs.1 Nr.4a jedem Steuerpflichtigem die Erleichterung genehmigt, Aufbewahrungspflichtige Unterlagen auch bildlich auf Datenträger zu speichern. Ausnahme sind amtliche Urkunden wie Zeugnisse, Bescheinigungen und Genehmigungen.

Dementsprechend dürfen auch Reisekostenabrechnungen Digital archiviert, und die Originale entsprechend vernichtet werden.

Bei der Digitalisierung aktueller Reisekosten ist es aber wichtig, eine entsprechende Verfahrensdokumentation zu erstellen, auch dies bieten wir Ihnen im Rahmen einer Beauftragung unseres Scanservices.

Wenn Sie unseren Scanservice zur Digitalen Archivierung Ihrer Reisekostenabrechnungen nutzen wollen, könnte ein klassischer Ablauf wie folgt aussehen:

Wir arbeiten für Kunden aus dem gesamten Bundesgebiet. Wir Digitalisieren, Scannen und archivieren für Kunden aus allen Branchen. Zu unseren Kunden im Bereich Reisekostenabrechnungen zählen DOW Chemical, NGK Spark Plug oder BCD Travel Germany.

Wir kommen in ganz Deutschland mit eigenen Mitarbeitern und KFZ zur Belegabholung und Verpackung.

Fordern Sie gerne eine kostenlose Probearchivierung eines Ordners oder Belegquerschnitts Ihrer Dokumente an, und wir erstellen Ihnen kostenlos und unverbindlich ein ausführliches Angebot mit konkreten Preisen und Vorschlägen für Ihre Anforderung.