Rentenunterlagen - wie lange aufbewahren?

Rentner oder angehende Ruheständler müssen bestimmte Dokumente aufbewahren, weil sie oft noch Jahre später als Nachweis benötigt, werden können. Die Rentenversicherung, das Finanzamt, Krankenkassen oder Pflegeeinrichtungen können Unterlagen anfordern, um Ansprüche zu prüfen oder Leistungen korrekt zu berechnen.

Fehlen diese Nachweise, kann das zu Verzögerungen, Rückfragen oder im schlimmsten Fall zu finanziellen Einbußen führen.

Besonders kritisch wird es, wenn Zeiten im Versicherungsverlauf nicht belegt werden können oder wenn das Finanzamt Belege zur Steuerpflicht im Rentenalter anfordert.

Gesetzliche Aufbewahrungsfrist für Rentenunterlagen?

Nein, es besteht keine gesetzlich bindende Aufbewahrungsfrist für Rentenunterlagen bei Privatpersonen. Zur Sicherung rentenrelevanter Zeiten wird jedoch empfohlen, solche Dokumente lebenslang aufzubewahren.

Allgemeine Dokumente für den Rentenantrag

Diese Unterlagen sichern die eindeutige Identifikation, die korrekte Zuordnung des Versicherungskontos und die ordnungsgemäße Auszahlung sowie steuerliche Meldung der Rente:

• Personendokument zum Nachweis der Identität (Personalausweis, Reisepass, Geburtsurkunde etc.)
• Rentenversicherungsnummer für die korrekte Zuordnung des Versicherungskontos
• Nachweis der Krankenversicherung/Pflegeversicherung (z.B. Versichertenkarte), um zu klären, ob eine Pflichtversicherung in der Krankenversicherung der Rentner (KVdR) vorliegt oder ob Beiträge zur Krankenversicherung anderweitig abgeführt werden müssen.
• Steueridentifikationsnummer, damit die Rentenzahlungen dem Finanzamt gemeldet werden können
• Internationale Bankverbindung (IBAN + BIC) für die Überweisung der Rente

Damit die Rentenversicherung Ihre Rentenansprüche korrekt berechnen kann, müssen Sie berufliche Stationen, Beitragszeiträume und versicherungspflichtige Einkommen nachweisen. Diese Unterlagen sind für die Rentenfeststellung besonders wichtig.

• Letzte Rentenauskunft, um Vollständigkeit aller erfassten Versicherungszeiten zu festzustellen

Um ggf. nicht erfasste Zeiten zu belegen, sollten beispielsweise folgende Dokumente für den Rentenantrag aufbewahrt werden:

Berufsausbildung

• Ausbildungsvertrag: Belegt Beginn, Dauer, Art und Betrieb der Ausbildung
• Kammerbescheinigung: Offizieller Nachweis einer anerkannten Berufsausbildung
• (Berufs-)Schulzeugnisse: Belegt schulischen Teil der Ausbildung
• Sozialversicherungsnachweise: Zeigen, ob und wie Beiträge gezahlt wurden
• Prüfungszeugnis: Belegt das Ende und Bestehen der Ausbildung

Arbeitslosigkeit

• Bescheide der Agentur für Arbeit: Bestätigung von Zeiten des Bezugs von ALG I oder ALG II

Krankheit

• Bescheide der Krankenkasse über Krankengeldzahlung: Bei längerer Krankheit sollten rentenrechtliche Anrechnungszeiten belegt werden können
• Bescheide über Übergangsgeld

Kinder

• Geburtsurkunden der Kinder: Nachweis über Mutter- bzw. Vaterschaft (bzw. Erziehungsberechtigung) für die Anrechnung von Kindererziehungszeiten

Quelle: Deutsche Rentenversicherung

Lohnunterlagen mindestens bis zur endgültigen Rentenfestsetzung, idealerweise aber lebenslang, aufbewahrt werden.

Auch wenn Rentner keine gesetzliche Pflicht haben, alte Lohnabrechnungen oder Lohnzettel aufzubewahren, können diese dennoch wichtig sein.

Lohnabrechnungen dienen der endgültigen Rentenberechnung, insbesondere wenn es Lücken oder Fehler bei der Meldung sozialversicherungspflichtiger Beschäftigungen gibt. In solchen Fällen können sie als Nachweis gegenüber der Rentenversicherung verwendet werden.

Es besteht keine Aufbewahrungspflicht für die jährliche Renteninformation der Deutschen Rentenversicherung. Dennoch empfehlen wir die Renteninformation lebenslang zu archivieren.

Die Renteninformation ist ein jährliches Schreiben der Deutschen Rentenversicherung für Versicherte ab 27 Jahren mit mindestens fünf Beitragsjahren. Sie gibt einen Überblick über den aktuellen Stand der Rentenansprüche, eine Prognose zur Altersrente und zeigt mögliche Lücken im Versicherungsverlauf auf.

Wer seine Renteninformationen regelmäßig sichert, schafft sich damit ein persönliches Archiv der eigenen Erwerbsbiografie – und sorgt für Klarheit, Nachvollziehbarkeit und Sicherheit im Rentenverfahren.

Quelle: Volksbanken Raiffeisenbanken

Auch für die Renteninformation gibt es keine gesetzliche Aufbewahrungsfrist, wir empfehlen allerdings die dauerhafte lebenslange Aufbewahrung.

Die Rentenauskunft ist ein ausführliches Dokument der Deutschen Rentenversicherung, das vor dem 55. Lebensjahr nur auf Antrag erstellt wird. Danach erfolgt die Zusendung alle drei Jahre.

Sie enthält eine detaillierte Berechnung der voraussichtlichen Altersrente, basierend auf dem bisherigen Versicherungsverlauf, und berücksichtigt dabei verschiedene Rentenarten wie die Regelaltersrente oder Erwerbsminderungsrente.

Zudem zeigt die Rentenauskunft alle gespeicherten Daten und Versicherungszeiten, etwa Beschäftigungsjahre, Kindererziehungszeiten oder Phasen der Arbeitslosigkeit. Sie dient dazu, die eigene Altersvorsorge besser einschätzen zu können, mögliche Lücken im Versicherungsverlauf zu erkennen.

Quelle: Volksbanken Raiffeisenbanken

Der Rentenbescheid ist ein rechtsverbindlicher Verwaltungsakt – deshalb sollte er unbedingt lebenslang aufbewahrt werden. Er dient als Nachweis gegenüber Behörden, Krankenkassen oder im Erbfall.

Der Rentenbescheid ist das offizielle Schreiben der Deutschen Rentenversicherung, mit dem der Beginn und die Höhe deiner Rente verbindlich festgestellt wird.

Wenn Sie zum Ende Ihres Erwerbslebens einen Rentenantrag stellen, erhalten Sie als Bestätigung einen schriftlichen Rentenbescheid, welcher Auskunft über die endgültige Höhe Ihrer Rentenbezüge enthält. Darüber hinaus enthält der Rentenbescheid Informationen zu

• Rentenart
• Beginn des Rentenbezugs
• Rentendauer
• Berechnungsgrundlage
• Versicherungsstatus nach Rentenantritt
• Versicherungsverlauf inkl. aller erfassten Versicherungszeiten

Quelle: Volksbanken Raiffeisenbanken

Die Mitteilung über die Rentenanpassung sollte – insbesondere für steuerliche Zwecke – mindestens zehn Jahre lang aufbewahrt werden.

Die Rentenanpassung informiert jedes Jahr über die neue Höhe der gesetzlichen Rente und dient als wichtiger Nachweis gegenüber dem Finanzamt, da Rentenerhöhungen grundsätzlich steuerpflichtig sind. Die Anpassung erfolgt üblicherweise zum 1. Juli und richtet sich nach der Lohnentwicklung in Deutschland.

Ob Sie als Rentner Steuern zahlen müssen, hängt von der Höhe Ihrer steuerpflichtigen Einkünfte ab. Liegen diese über dem jährlichen Grundfreibetrag, sind Sie grundsätzlich steuerpflichtig. Für das Jahr 2025 beträgt dieser Freibetrag 12.096 €.

Da die gesetzliche Rente zunächst brutto – also ohne Steuerabzug – ausgezahlt wird, müssen viele Ruheständler eine Steuererklärung einreichen, damit ihre Einkünfte im Rahmen der nachgelagerten Besteuerung korrekt erfasst und versteuert werden können.

Quelle: Ihre Vorsorge

Es besteht für Rentner keine Pflicht zur Aufbewahrung von Steuerunterlagen, wir empfehlen aber eine Aufbewahrung von steuerrelevanten Belegen über einen Zeitraum von 10 Jahren.

Für Rentner ist es besonders wichtig, bestimmte Unterlagen aufzubewahren, um dem Finanzamt gegenüber nachweisen zu können, ob und in welcher Höhe die Rente steuerpflichtig ist.

Das will das Finanzamt sehen:

• Rentenbescheid
• Rentenanpassungsmitteilungen
• Rentenbezugsmitteilung
• Belege über Kranken-/Pflegeversicherungen
• Nachweise über Nebeneinkünfte (z.  Miete, Kapitalerträge)
• Steuerbescheide des Finanzamts

Mit unserer professionellen Aktendigitalisierung erhalten Sie einen übersichtlichen und sicheren digitalen Rentenordner, der speziell auf die Bedürfnisse von Rentnern und angehenden Ruheständlern zugeschnitten ist.

Was ist ein digitaler Rentenordner?

Ein digitaler Rentenordner ist eine übersichtliche, elektronisch durchsuchbare Ablage, in der alle wichtigen Dokumente rund um Ihre Rente sicher und platzsparend gespeichert sind – jederzeit griffbereit, egal ob für Anträge, Nachweise oder Rückfragen.
Dazu zählen unter anderem Rentenbescheide, Gehaltsabrechnungen, Versicherungsverläufe, Steuerunterlagen sowie Nachweise zu Kranken- und Pflegeversicherung, Kindererziehungszeiten oder Phasen der Arbeitsunfähigkeit.

Rentenordner scannen lassen

Mit unserem Scanservice digitalisieren wir Ihren gesamten Rentenordner schnell und professionell. Sie senden uns Ihre Rentenunterlagen, wir scannen sämtliche Dokumente und speichern sie als durchsuchbare PDF-Dateien mit integrierter Texterkennung (OCR) – für maximale Übersicht und schnellen Zugriff.

Anstatt lange zu blättern finden Sie jeden Beleg anhand der Stichwortsuche innerhalb von Sekunden.

Verschollene Unterlagen wiederfinden

Im Laufe eines Arbeitslebens sammeln sich zahlreiche Unterlagen an, die für die Rente lebenslang aufbewahrt werden sollten. Wer seine Dokumente in Papierform abheftet, läuft jedoch Gefahr, dass einzelne Belege falsch einsortiert und später nicht mehr auffindbar sind. Durch die Digitalisierung Ihrer Rentenunterlagen schaffen Sie nicht nur Ordnung, sondern finden auch lange vermisste Dokumente wieder.

Wir scannen Ihren gesamten Rentenordner ein und speichern die Unterlagen als durchsuchbare PDF-Dateien. Mithilfe der Suchfunktion können Sie gezielt nach Stichwörtern oder Jahren suchen – statt mühsam jeden Ordner manuell durchzublättern. So lassen sich auch falsch abgeheftete oder verloren geglaubte Belege schnell wiederfinden.